公文處理指引

1、公文處理指引(2013 版)編制_日期_審核_日期_批準_日期_修訂記錄日期修訂狀態(tài)修訂內(nèi)容修訂人審核人審批人目的為規(guī)范公文格式，提高公文辦理的質(zhì)量和效率，特制定本指引。適用范圍適用于集團總部各部門、集團下屬公司（含全資、控股、參股公司）、分公司。術(shù)語與定義無職責(zé)無關(guān)鍵活動描述5.1.公文擬稿規(guī)范公文文種選擇：根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，結(jié)合我司實際，主要公文文種分為 12 類： 1、決定； 2、通告； 3、通知； 4、通報； 5、報告； 6、請示； 7、批復(fù)； 8、意見；9、函； 10、會議紀要； 11、決議； 12、議案。文種要求適用范圍適用于對重要事項或者重大行動做出安一般用于向各

2、公司、集團各部門公布重大決定排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷決策事項。下屬公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者主要用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。周知的事項。適用于批轉(zhuǎn)下屬公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)集團總“通知”可以是下行文、平行文，主要用通知部和不相隸屬單位的公文，傳達要求下屬于批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)公文、傳達集團決策精神、頒公司辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事布規(guī)章制度、任免干部等，在集團內(nèi)使用項廣泛。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情分為表彰性、批評性、傳達性通報。主要通報用于在較大范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤，況。傳達重要精神或情況等。適用于向集團總部或管理部門匯報工作

3、，主要用于向有關(guān)集團總部或管理部門匯報報告反映情況，答復(fù)集團總部或管理部門的詢工作。問。請示適用于向集團總部或管理部門請求指示、主要用于向有關(guān)集團總部或管理部門就重批準。大事項請求指示、批準。批復(fù)適用于答復(fù)下屬公司請示事項。主要針對屬下各企業(yè)請示事項進行答復(fù)。意見可以是上行文、平行文、下行文，主意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。要用于對重要問題提出建設(shè)性見解和解決辦法。適用于不隸屬單位之間商洽工作、詢問和主要用于與不相隸屬的單位之間商洽工函作、詢問和請求答復(fù)、批準，集團使用廣答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。泛。主要用于傳達重要會議精神和決議事項，會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事

4、項。董事會、總辦會、運營會、專項會議使用廣泛。決議用于經(jīng)會議討論通過的主要決策事項。主要用于董事會、監(jiān)事會、總辦會等重要會議討論決定事項。議案適用于按照法律程序提請審議重要事項。集團主要用于提請董事會、監(jiān)事會、等重要會議審議事項。5.2.公文的結(jié)構(gòu)層次及常用單位全稱及簡稱公文結(jié)構(gòu)層次第一層序號為“一”、“二”、 “三”， 第二層次為 （一）、（二）、（三）第三層次為 1、2、3，第四層次為（ 1）、（ 2）、（ 3）公文正文中一般較少使用表格，有表格的，應(yīng)盡量作為附件列示。成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準。用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”。公文中單

5、位稱謂應(yīng)使用標準全稱或規(guī)范化簡稱，不得隨意簡化或變更。集團公文辦理中常用的單位全稱及標準化簡稱有：5.3.公文如何美化字號分層小標題：第一層三號宋體加粗，第二層小三號宋體加粗，第三層小三號仿宋加粗，第四層以下不設(shè)特殊字體。5.3.2.分層序號的數(shù)字選擇：不加括號的分層序號后加頓號；加括號的分層序號后不能加頓號。具體如 1.2.3 。5.3.3.標題和正文的編排位置標題：紅色反線下空二行居中輸入；標題需要回轉(zhuǎn)行時，要做到詞意完整。正文：與標題隔一行分段另起一行的排版處理：始終為另起一行時首行縮進兩個字符。關(guān)于公文分段與結(jié)構(gòu)分段不宜過多，每段文字字數(shù)應(yīng)大體相當(dāng)，字數(shù)、行數(shù)不能太多或太少；公文結(jié)構(gòu)中

6、幾部分之間文字和行數(shù)也應(yīng)大體相當(dāng)；無“三”不成章。制訂措施、闡明觀點等一般不少于三點，但一般不超過六條。為避免層次過多，相似的內(nèi)容可以歸類合并。同一層次的標題，字數(shù)盡量相等，句式盡可能相對。公文內(nèi)在美嚴密的邏輯、清晰的思路。流暢的語言、準確的表達。5.4.公文審批流程發(fā)起區(qū)域、下屬子公司、部門以某知名房地產(chǎn)集團名義發(fā)文的上文渠道：1)各區(qū)域因工作需要，須以某知名房地產(chǎn)集團名義發(fā)文的，應(yīng)通過 OA收發(fā)文管理，文件會簽轉(zhuǎn)相關(guān)職能部門辦理發(fā)文，一般不直接提交人事行政部。常用的上文渠道例如：企業(yè)經(jīng)營、拓展選址方面的文件通過經(jīng)營管理部；企業(yè)資本運作和投資管理方面的文件通過財務(wù)部；日常行政事務(wù)方面的文件通

7、過人事行政部；審計方面的文件通過審計部；人力資源管理方面的文件通過人力資源部；企業(yè)文化、新聞報道方面的文件通過營銷策劃部。具體流程為：主辦部門相關(guān)部門 公文綜管部門（人事行政部）紅頭文選用適用于制發(fā)各類重要公務(wù)文件。“某知名房地產(chǎn)有限公司” ：以某知名房地產(chǎn)有限公司為主體，與其經(jīng)營發(fā)展相關(guān)的發(fā)文，使用廣泛。白頭文選用（信函式公文）適用于制發(fā)的一般性公務(wù)文件。5.4.4.易混淆的流程： 需加蓋某知名房地產(chǎn)有限公司印章但不需正式制發(fā)公文的文件、合同、協(xié)議、函件等，不使用發(fā)文流程，應(yīng)使用用印審批、函件審批或合同審批流程。5.4.5.密級與保密期限涉密文件應(yīng)設(shè)定密級和保密期限，秘密公文的保密期限根據(jù)公

8、文性質(zhì)和具體內(nèi)容確定，一般最短為壹個月，最長為叁拾年。發(fā)文人員必須將密級和保密期限的標識印制在涉密文件封面右上角。涉密文件的管理具體參見保密管理相關(guān)規(guī)定。主題詞標引1)主題詞表：紅頭文必須標引主題詞，主題詞一般由 3 到 5 個詞或詞組組成。公文主題詞的標引參考主題詞表 （見附件 2）執(zhí)行。白頭文不需標引主題詞。主題詞標引的一般規(guī)則主題詞標引方法如下：反映公文內(nèi)容的主題詞即類別詞在前，反映公文形式的主題詞即類屬詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。第一主題詞第二主題詞第三主題詞第四主題

9、詞類別詞第一類屬詞第二類屬詞文種注：涉及多主題的公文標題時，主題詞數(shù)量可多于4 個，但一般最多不超過6 個。類別詞、第一類屬詞、第二類屬詞在主題詞表中選擇，最后一個主題詞為公文文種。詞表中無準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可只標引類別詞，也可根據(jù)公文內(nèi)容自行擬定。主題詞標引要求：主題詞必須準確，要能準確反映全文內(nèi)容特征和歸屬類別。主題詞之間要有一定層次性。不能把主題詞與公文標題混同。主送、抄送規(guī)范公文主送， 行文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容及發(fā)文、收文單位的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送單位，上行文只送一個主送單位，不能多頭主送。確定上行文主送單位的規(guī)范是：請示，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，

10、應(yīng)當(dāng)用抄送形式。公文抄送， 抄送單位是指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。應(yīng)當(dāng)抄送的情況包括：除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)列為抄送單位；向下屬公司或者關(guān)聯(lián)公司的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送集團總部；集團總部向有其它股東的下屬公司行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送下屬公司的另一個股東集團總部；受雙重股東領(lǐng)導(dǎo)的公司向集團總部行文，應(yīng)寫明主送單位和抄送單位；下屬公司因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越過的管理單位；不應(yīng)當(dāng)抄送的情況：請示不得抄送下屬公司；接受抄送公文的單位不必再向其他單位轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送；凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。主送上級單位的公文，不得抄送給主送單位的職能部門。5.5.

11、核稿、復(fù)核、會簽核稿、復(fù)核 是公文流轉(zhuǎn)中的重要環(huán)節(jié)， 具體包括擬稿部門負責(zé)人核稿、公文管理人員核稿、行政管理負責(zé)人復(fù)核，以及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批幾個環(huán)節(jié)。核稿、復(fù)核環(huán)節(jié)主要審核以下方面：是否確有發(fā)文必要，是否確有效用；重要事項是否選用紅頭文行文；對有關(guān)問題未形成共識的，不得正式行文；文件流程是否符合規(guī)范要求；是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策，是否與本單位有關(guān)規(guī)定相抵觸；文種選用是否正確，如“請示”與“申請”、表彰“通報”與表彰“決定”、“請示”與“報告”、“函”與“請示”不能混淆；文字使用是否規(guī)范，包括字詞使用是否規(guī)范、引用資料是否準確、數(shù)字使用是否規(guī)范、段落結(jié)構(gòu)是否清晰、文件格式、公文標題是

12、否準確；公文標題、主送單位、抄送單位及相關(guān)格式是否規(guī)范；主題詞標引是否準確；發(fā)文相關(guān)審批手續(xù)是否齊全。是否按照公司規(guī)范治理的要求行文。 如對投資企業(yè)發(fā)文一般不使用 “遵照執(zhí)行” ，應(yīng)使用“參照執(zhí)行”。涉及承諾函、授權(quán)委托書等具有法律效力、或涉及法律事務(wù)方面的文件，須經(jīng)法務(wù)部門會簽同意后方可發(fā)文。5.6.發(fā)文字號及文件簽發(fā)發(fā)文字號是發(fā)文的登記編號，發(fā)文字號包括單位代字、序號；以某知名房地產(chǎn)有限公司名義制發(fā)的公文，需依據(jù)集團權(quán)責(zé)手冊，由行政總裁或首席運營官簽發(fā)。信函式公文（白頭文）經(jīng)發(fā)文部門經(jīng)理審核后，需提交人事行政部負責(zé)人審核，根據(jù)情況確定是否需要報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。眉首格式， 包括秘密等級和保密期

13、限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。秘密等級及保密期限。商業(yè)秘密分為商密AAA，商密 AA、商密 A。密級用小三號黑體字；頂2)格標識在版心右上角第1行。保密期限用大寫數(shù)字標示。商業(yè)秘密保密期限分為壹個月、叁個月、半年、壹年、貳年、叁年。緊急程度。緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標明“特急”、“緊急”。緊急程度用小3號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1行，兩字之間空 1字；如需同時標識密級與緊急程度，密級頂格標識在版心右上角第 1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。3)簽發(fā)人。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用小三號仿宋，簽發(fā)人

14、后標全角冒號，冒號后用小三號楷體字標識簽發(fā)人姓名。主體格式， 包括標題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章等部分。1)公文標題。公文標題紅色反線下空 2行，小二號宋體加粗。標題中除規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。轉(zhuǎn)發(fā)文件不能以文號作標題。標題居中排列。正文。主送單位名稱下 1行，小三號仿宋，每段左空 2字（首行縮進 2個字符），回行頂格書寫。正文兩端對齊，用小三號仿宋；數(shù)字、英文字母用Times new Roman標識，不能分開回行。附件。在正文下空 1行左空 2字用小三號仿宋標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起

15、裝訂，并在附件左上角第 1行頂格標識。轉(zhuǎn)發(fā)類（批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)等）文件，被轉(zhuǎn)發(fā)的材料不作為附件。版記放置在被轉(zhuǎn)發(fā)材料的后面。印章。單一單位制發(fā)的公文在落款處可不署發(fā)文單位名稱，只標識成文日期。加蓋印章在成文日期上，端正、居中（齊年蓋月）下壓成文日期，印章色為標準藍色或紅色。聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，兩印章相距不超過3毫米。附注。用小三號仿宋，居左空 2字加圓括號標識在成文日期下 1行。“函”須在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話。5.7.蓋印、分發(fā)、存檔5.7.1.公文蓋印， 除會議紀要及工作簡報外，正式公文必須加蓋公章，否則視為

16、無效。未經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，不得用印分發(fā)。因工作需要，確需緊急蓋印、分發(fā)的文件，經(jīng)電話等方式請示簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意后可先行辦理，但必須及時補辦審批手續(xù)。5.7.2.文件分發(fā)， 文件蓋印后須經(jīng)審核無誤后方可正式分發(fā)，分發(fā)方式主要有兩種：電子文件分發(fā)：通過 OA辦公系統(tǒng)發(fā)放文件；紙質(zhì)文件分發(fā)：一般外地企業(yè)通過特快專遞方式寄發(fā)；涉密文件分發(fā)，需要制作下發(fā)表單，簽字領(lǐng)取。主送分發(fā)明細公司領(lǐng)導(dǎo)：發(fā)送某知名房地產(chǎn)有限公司董事及副總裁等領(lǐng)導(dǎo)各公司：發(fā)送各開發(fā)、商業(yè)、物管公司各部門：發(fā)送集團各職能部門文件存檔公文流程辦理完畢后，文件除保存電子文檔外，還需要保存紙質(zhì)文件。至少存檔一份。檔案人員每半年應(yīng)對當(dāng)期發(fā)文進行整

17、理，按照文種分類歸檔，建立文件查詢目錄，以備查閱。具體歸檔要求參照某知名房地產(chǎn)有限公司檔案管理辦法執(zhí)行。5.8.文件催辦、查辦在公文辦理中，應(yīng)做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。擬稿人作為文件發(fā)起者，有跟蹤公文審批、適時催辦的責(zé)任；人事行政部門也應(yīng)跟蹤公文審批流程，行使催辦、查辦職責(zé)。5.9.收文規(guī)范收文來源：在 OA接收電子文件到信箱收取文件接收傳真和郵件接收其它機構(gòu)來文收文種類： 紙質(zhì)文件、電子文件收文篩選： 企業(yè)對收到的文件進行篩選，選出與公司有關(guān)的文件，濾掉無關(guān)的文件。收到下級單位上報的公文，人事行政部門應(yīng)當(dāng)對文件進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。收到上級單位或政府相關(guān)部門來文，由人事行政部門提出擬辦意見，送負責(zé)人批示后辦理。收文登記： 文秘人員將需辦理的文件進行收文登記，并