行政費用管控方案

1、行政部費用管控方案費用管控是公司節(jié)約成本，提升效益的一項重要舉措，需要全體員工共同努力，自覺養(yǎng)成“勤 儉辦公，人人節(jié)流、人人挖潛”的良好氛圍。為更好地落實行政辦公費用節(jié)約的要求，控制不合理 費用開支，將對費用進行細化分析，針對公場地費用、辦公費用、差旅費、車輛費用、福利費、通 訊費、業(yè)務招待費、快遞費、資產(chǎn)管理費等方面提出管控措施。、辦公場地費用2500000.00)2000000.00元 1500000.00(1000000.00金 500000.00 xxxx年辦公場地支付費用一， 一，-二.一9rtPTTkIt0.00123456789101112系列11755945.91498007.

2、91523616.71770257.01699180.11664398.12181476.72065227.12022109.31795957.01753882.90.001.1費用說明辦公場地費含XXX辦公區(qū)、XX總部大廈、XXX辦公區(qū)場地費用，其中場地租賃費和物業(yè)管 理費為固定支出，水費、電費及其他費用為變動費用。1.2管控要點（1）電費：變動費用中，電費支出金額較大且季節(jié)性差異明顯。XXX辦公區(qū)投入使用的本年 度中1-11月電費（含空調(diào)費用）支出達1275948.95元，其中原因有辦公區(qū)范圍較大，空調(diào)電源開關 未能實現(xiàn)區(qū)域控制；下班人員離開辦公區(qū)后，并未及時關閉所在區(qū)域的電源，因此費用存

3、在不合理 浪費現(xiàn)象。（2）場地租賃費用：本年度中，XXX辦公區(qū)場地、XX大廈場地租賃面積較大，實際使用中空 置較多，導致租金支出較大。1.3管控措施序號措施實施方式1設置辦公區(qū)空調(diào)總控1）對辦公區(qū)空調(diào)區(qū)域控制進行評估，與施工單位溝通是否可對辦公區(qū)空調(diào) 開關進行改造加裝總控開關，實行區(qū)域控制。2）改造空調(diào)電源開關為智能開關，實現(xiàn)移動終端進行電源開關控制。2控制加班時段空調(diào)申請1）對加班空調(diào)申請時間進行控制，在11-4月期間，氣溫較低，可對加班 時段空調(diào)進行控制，溫度低于27C則不再申請開啟晚上及周末的加班時段 空調(diào)。3及時關閉辦公區(qū)空調(diào)及對溫度進行調(diào)節(jié)1）設置辦公區(qū)域空調(diào)指示位置圖，并劃分區(qū)域指

4、引圖，引導各區(qū)域晚下班 同事檢查并關閉辦公空調(diào)，節(jié)約用電。2）天氣入冬后，前臺下班巡檢辦公區(qū)時應將空調(diào)全部關閉，個別有需求時 再開啟，減少部分不及時關閉空調(diào)的浪費。3）非夏季時間，中午時段溫度一般較低，應對辦公室區(qū)域空調(diào)進行巡檢檢， 調(diào)節(jié)溫度較低的區(qū)域，節(jié)約資源。4合理租賃辦公場地1）辦公場地租賃時，公司應合理評估實際使用的需求，減少不必要的場地 費用支出。2）評估租賃的固定車位，非必要固定車位減少，或降低月租等級。辦公費用統(tǒng)計人力行政中心采購的辦公用品如文具、復印紙等；其他辦公費如清潔費、日用品、 桶裝水、支裝水及其他辦公費用支出，屬于變動費用支出。2.2管控要點（1）辦公用品及日用品：辦公

5、文具及日常紙巾用品的領用未進行完善的出入庫管理，不能根據(jù) 使用情況分析并采取管理措施。其次領用過程未設置管控，員工對辦公用具不珍惜，節(jié)約意識較差。 第三，目前給員工配置的辦公用品中，部分辦公用品（尺子、計算機、訂書機）等非每人必須的用 具，且新員工入職時配備文具等新用具，離職后進行回收利用，造成資源浪費。（2）辦公用品采購價格：辦公用品如文具、飲用水、復印紙、紙巾等長期固定供應商供貨，對 價格缺乏比對和監(jiān)控。（3）飲用水浪費：使用桶裝飲用水沖洗杯碗現(xiàn)象，或非工作需要取用瓶裝水情況較多，辦公資 源浪費較多。2.3管控措施序號措施實施方式1規(guī)范物品出入庫管理1）設置辦公文具、生活用品出入庫登記表對

6、物品出入庫管理，根 據(jù)出入庫情況對使用情況進行監(jiān)控與分析，適時提前補充庫存， 避免加急采購現(xiàn)象。2）員工領用辦公用品時，對訂書機、尺子、橡皮等可循環(huán)利用的 物品，使用已有的資源進行發(fā)放。2調(diào)整辦公用品領用管理1）設置每周固定時間發(fā)放辦公用品，文具、紙巾等常用消耗品， 固定在每周一、周四集中發(fā)放，并對領用數(shù)量進行控制，其余時 間只作領用登記，非緊急的領用在周二周四領取。2）支裝水不設置開放領用，會議室、外出辦事用水等由前臺補給。3）新辦公區(qū)裝修對直飲水機進行考量，減少桶裝水的使用。3設置辦公用品共享點1）在前臺、文印室區(qū)域設置區(qū)域提供辦公用品共享點，配備訂書 機、起釘器、透明放、膠水等非每人必須

7、的用品，將物品固定在 共享桌上，供大家使用。常用的同事可領用，非常用的同事則可 使用公共資源，減少非必要的領用或相互借用間物品未歸還情況。4統(tǒng)新員工辦公用品配置1）統(tǒng) 新員工入職文具配置標準（配套簽字筆、橡皮、鉛筆、筆 記本、筆筒），其他物品則告知新員工領用規(guī)則，對崗位需要配備 的用具，可增加配備。2）新員工辦公用品實行配置，應提前在新員工入職前配齊放置在 桌面，要求齊全，不要求全新（筆記本除外）離職交接時，要求 員工將桌面的辦公用品交回行政部。3）調(diào)整新員工入職保溫杯為轉(zhuǎn)正時發(fā)放，作為員工轉(zhuǎn)正禮品，減 少入離職頻繁導致的浪費。5辦公文具采購管理1）每隔一季度或半年需要對常規(guī)辦公用品、日用品、

8、飲用水等價 格進行核查，比對不同供應商價格及網(wǎng)上同品牌價格，擇低價進 行采購。遇節(jié)日網(wǎng)絡促銷活動時，應對價格進行參考，適當采購補充庫存。2）金額較大的文具申領（特殊紙張，插線板等）嚴格進行限制和 登記。6設置使用限制1）提醒節(jié)約用紙，與IT溝通設置電腦打印默認雙面，限制單次 打印的份數(shù)，減少打印誤操作導致的紙張浪費。三、差旅費30000.00 題 標 20000.00 軸 10000.00 標0.00坐xxxx年差旅費 Jk 4工_十f 一 / * *123456789101112匕系列12564.5022074.02917.505212.021333.908039.266349.512541

9、.927308.9610416.814507.03156.303.1費用說明差旅費數(shù)據(jù)為人力行政中心外出及出差的交通費、住宿費及差旅補助費用，屬于變動費用支出。3.2管控要點（1）住宿費：外出或出差住宿費存在費用超標現(xiàn)象，制度缺少對應的管控措施，費用超標情況 未能得到控制。（2）外出打車費用：員工外出和出差的打車情況核實過程存在難度。3.3管控措施序號措施實施方式1設置住宿費超標的管 控1）設置住宿費超標情況設置限制，需附詳細清單及中心負責人審 核同意。設置超標額度如：超出20元以上，則從當次出差其他日 期住宿節(jié)約補助中抵扣。2嚴格核查外出關規(guī)定1）核對員工外出或出差打車情況，對于外出或出差打

10、車的時間及 地點做好核查，出差往返打車前往機場的，均需要附說明。不符合 要求的打車票，均退回員工。四、車輛費用車輛費用為公司車輛發(fā)生的加油費、路橋費、保險費、維修費等以及人力行政中心私車公用及 外租車發(fā)生的費用，屬于變動費用支出。4.2管控要點（1）車輛出險導致保險費增加：公司司機無法滿足用車需求時，有員工駕駛公司車輛外出情況， 但因員工外出辦事兼顧駕車，容易疲勞駕駛導致，導致車輛事故，維修費用和保險費增加。（2）私車公用：員工私車公用外出地點較多或外出測試時發(fā)生費用較高，文件中未對私車費用進行額度限制。4.3管控措施序號措施實施方式1合理安排車輛，減少事故發(fā)生1）合理安排司機工作，保證司機休

11、息時間，避免疲勞駕駛導致車輛事故；2）對于員工駕車外出，需要對外出事項進行審核評估，不允許危險 駕駛和疲勞駕駛。2加強車輛使用管理1）加強公司車輛管理制度執(zhí)行，嚴格實行用車登記及費用分攤，司 機記錄當天的使用人、行駛里程，路橋費、停車費。行政部每月根據(jù) 車輛產(chǎn)生的油費、路橋費、停車費等分攤到使用部門。每月匯總并郵 件抄送相關部門負責人知悉。2）設置私車公用一天油費報銷限額，超過400兀的需要提供起止的 里程數(shù)。3）往來私車公用要求提前報備，并在群里互通消息，以接送有往來 需求的同事。五、福利費福利費用統(tǒng)計公司活動如年會、家屬感恩日、生日會、節(jié)日福利、下午茶等活動，及部門活動 費發(fā)生的相關費用，

12、屬于變動費用支出。5.2管控要點（1）驚喜下午茶舉辦次數(shù)較多后發(fā)現(xiàn)，單次抽取人員存在較多不在位置而轉(zhuǎn)贈的情況，無法覆 蓋至每位員工，未能達成活動初衷及效果。（2）文化活動開展形式除吃喝類型外，應更多樣化，提高參與度與企業(yè)文化的關聯(lián)性。5.3管控措施序號措施實施方式1合理調(diào)整活動的開展形式1）下午茶發(fā)放規(guī)則上，應根據(jù)每個區(qū)域人數(shù)比例設置抽取人 數(shù)，如xx、xx、xx區(qū)域人數(shù)差力別較多，則比例設置xx25人/ 次，xx20人/次，xx10人/次的形式，保證抽取輪換的時間一致； 且下午茶設置應針對在崗上班的人員，產(chǎn)假等長期休假人不進 行設置，避免形式主義。2）操作上可提前抽取名單后，當天在辦公室的則

13、安排下午茶， 不在的保留名額至下次抽獎，長期外出不在的則可以發(fā)放兌換 券形式或其他可存放的食品。3）企業(yè)文化活動應考慮其他的形式替代吃喝的形式，強化企 業(yè)文化活動的效果。4）節(jié)日關懷時考慮發(fā)放非實體禮品，無需郵寄費用，給予員 工更大自主選擇性。2控制活動開展成本1）活動舉辦場地應優(yōu)先使用公司內(nèi)部場地資源。2）文化類活動應明確活動人數(shù)及規(guī)則，除特殊原因外過時不 補，減少預留份數(shù)。3）部分活動，如家屬感恩日可以分區(qū)域形式舉辦，做好人均 費用標準預算，各區(qū)域按人數(shù)制定并執(zhí)行計劃。六、通訊費6.1費用說明通訊費用統(tǒng)計公司辦公網(wǎng)絡、固定電話及移動號碼的費用發(fā)生的相關費用，屬于變動費用支出。6.2管控要點

14、（1）公司移動電話號碼管理不到位，移動號碼存在較多無登記人情況。6.3管控措施序號措施實施方式1加強移動號碼的使用管理1）需要與IT做好溝通，對集團繳費移動號碼進行全面梳理，清理 無人使用的號碼。2）員工入離職時，應及時登記移動號碼申領及歸還公司的相應手 續(xù)。7.1費用說明業(yè)務招待費統(tǒng)計行政接待水果及公司備用酒水、禮品采購發(fā)生的相關費用，屬于變動費用支出。7.2管控要點（1）在較多場次接待中，我方接待人員有6:3或7:3的情況發(fā)生，接待支出費用多。（2）業(yè)務招待費支出未進行額度控制，費用使用較多。7.3管控措施序號措施實施方式1加強業(yè)務招待預算管理1）業(yè)務招待費用設置年度預算額度控制，各部門應

15、有定額預算， 超出當年度預算的則不予報銷。2）行政接待當次產(chǎn)生的采買費用算入業(yè)務發(fā)生部門（如水果、點 心等），在招待費額度中進行控制。3）會務場地使用公司內(nèi)部資源代替外部場地租賃。2規(guī)范接待管理1）我方會議接待作陪人員數(shù)量進行對等接待，避免出現(xiàn)人數(shù)差異 較大的情況。2）接待規(guī)格較低時，不再另外配備接待水果或點心。3）接待領用酒的數(shù)量需對領用部門作相應限制，根據(jù)接待人數(shù)合 理控制領用數(shù)量。八、物流運輸費xx年快遞費0.00123456789101112系列119928.210335.018115.018664.015796.018363.031160.430647.128164.226664.8

16、32418.20.0040000.00元 30000.00:20000.00單 10000.008.1費用說明物流運輸費統(tǒng)計XX、XXX辦公區(qū)日常順豐快遞費結(jié)算及其他快遞費用，屬于變動費用支出。8.2管控要點（1）除固定往來班車文件傳遞外，其他時間可傳遞文件的時間不清楚，文件放置在前臺擔心時 效，因而員工選擇自行寄送，造成資源浪費。（2）考慮到快遞的安全性和時效性問題，目前合作快遞公司為順豐快遞，但對于大件物品寄送 時，費用較高。（3）紙杯、公司定制筆記本、各類單據(jù)等都由深圳總部統(tǒng)一制作，各區(qū)域使用時未對庫存進行 提前考量，在緊急時催促以快遞形式發(fā)出。8.3管控措施序號措施實施方式1明確文件傳

17、遞時間1）統(tǒng) 辦公區(qū)文件往來的接口在行政部，每周更新發(fā)布廣深往來 的車輛信息，并固定周一和周四由前臺統(tǒng)一寄送文件，則可保證充 足的文件傳遞時間，其余時間往來的急件也應在前臺登記合并寄 送，則員工集中寄送的意愿比較大，避免單獨寄送。2）可在OA/微信設置查閱入口，供員工查閱文件往來時間。發(fā)布 每周車輛往來的信息，另外選擇兩天如周三或周五為文件統(tǒng) 寄送 時間，讓同事及時清晰文件傳遞的時間。3）提醒各部門同事在物件傳遞時，盡量減少到付件情況。2引入價格較低的快遞公司1）考察申通快遞等價格較低且具備一定保障的快遞公司進行比對， 對于一些非緊急的物品，選擇價格低的快遞公司寄送，節(jié)約成本。3非緊急物品禁止快遞傳遞1）公司定制的辦公用品如筆記本、筆、報銷單、紙杯等，要求各 區(qū)域做好庫存管理，在不同辦公區(qū)傳遞發(fā)放時，禁止緊急發(fā)快遞傳 遞，廣深區(qū)域由司機往來時傳遞，駐外區(qū)域，則選用價格較低的郵 寄方式寄出。九、資產(chǎn)管理費50000.00元位單0.00資產(chǎn)管理費123456789101112系列10.002992.001799.0010410.00.0026986.924440.02946.0025184.25415.000.000.009.1費用說明福利費用統(tǒng)計公司固定資產(chǎn)及低值易耗品的采購費用，屬于變動費用支出。9.2管控要點（1）低值易耗品采購未由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一采購，其價格及質(zhì)量未得到