房地產(chǎn)集團(tuán)控股成本采購(gòu)信息管理工作指引模版

集團(tuán)控股成本采購(gòu)信息管理工作指引1.目的為使成本采購(gòu)管理信息系統(tǒng)在公司各相關(guān)部門得到廣泛應(yīng)用，成為公司內(nèi)部成本采購(gòu)信息交流平臺(tái)，做到資源共享和知識(shí)積累，并保持成本采購(gòu)管理信息錄入的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，提高工作效率，特制定本管理工作指引。2.原則保持信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性；推進(jìn)成本采購(gòu)信息和管理過程標(biāo)準(zhǔn)化，包括標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程、標(biāo)準(zhǔn)化的輸出報(bào)表形式；保持程序功能的持續(xù)改進(jìn)、不斷完善。以合同為主線，保證信息錄入的及時(shí)完整、真實(shí)有效，過程做到流程規(guī)范、分類明晰、管理規(guī)范。3.適用范圍成本采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的升級(jí)、使用、維護(hù)，以及成本管理所需信息的收集、整理與錄入。4.主要內(nèi)容：4.1信息化系統(tǒng)實(shí)施工作小組4.1.1集團(tuán)采購(gòu)職能部門與集團(tuán)成本職能部門共同討論確定工作小組成員，并按照授權(quán)手冊(cè)規(guī)定審批通過后正式任命。成員角色包括：組長(zhǎng)一名、集團(tuán)執(zhí)行人員、集團(tuán)數(shù)據(jù)錄入人員、下屬地產(chǎn)公司執(zhí)行人員、下屬地產(chǎn)公司數(shù)據(jù)錄入人員。4.1.2組長(zhǎng)工作職責(zé)：明確軟件管理系統(tǒng)的定位、開發(fā)方向，統(tǒng)籌軟件管理系統(tǒng)的實(shí)施。4.1.3集團(tuán)執(zhí)行人員工作職責(zé)：實(shí)施軟件管理系統(tǒng)的開發(fā)、培訓(xùn)工作，解決遺留的數(shù)據(jù)問題，及時(shí)解決軟件管理系統(tǒng)在使用過程發(fā)現(xiàn)的所有問題。4.1.4下屬地產(chǎn)公司執(zhí)行人員工作職責(zé)：對(duì)下屬地產(chǎn)公司軟件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.1.5成本執(zhí)行人員對(duì)合同變更（簽證、索賠、罰款等）、結(jié)算、以及將來成本目標(biāo)、成本動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.1.6采購(gòu)執(zhí)行人員對(duì)供應(yīng)商信息（名稱是否重復(fù)、考察記錄、履約評(píng)估、年度評(píng)估等）、招標(biāo)管理信息、合同信息的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.1.7財(cái)務(wù)執(zhí)行人員對(duì)付款信息（付款申請(qǐng)、付款計(jì)劃、付款審核等）的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.1.8組員工作職責(zé)：負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的錄入，具體分工如附件《成本采購(gòu)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入分工》所示5.1信息化系統(tǒng)實(shí)施與開發(fā)工作5.1.1集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)采購(gòu)部分和成本采購(gòu)結(jié)合部分功能的實(shí)施及其二次開發(fā)工作。5.1.2集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)收集用戶在使用過程中對(duì)系統(tǒng)提出的意見，在一定階段，對(duì)意見進(jìn)行需求分析，需求按照授權(quán)手冊(cè)規(guī)定審批通過后，二次開發(fā)方可實(shí)施。6.1信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)維護(hù)工作6.1.1系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定6.1.1.1集團(tuán)正式成立了新的分公司，集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)提供在信息管理系統(tǒng)增加新公司的相關(guān)信息（包括公司名稱、架構(gòu)、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目公司、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、期別）至集團(tuán)IT部門，IT部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)定。6.1.1.2在相關(guān)系統(tǒng)參數(shù)信息發(fā)生變化，集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)提出變更需求，集團(tuán)IT部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)參數(shù)變更的實(shí)施。6.1.2崗位與數(shù)據(jù)授權(quán)6.1.2.1集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)根據(jù)集團(tuán)及下屬地產(chǎn)公司架構(gòu)特點(diǎn)，制定信息管理系統(tǒng)的崗位與數(shù)據(jù)授權(quán)方案，按照授權(quán)手冊(cè)流程審批通過方可按照崗位與數(shù)據(jù)授權(quán)方案實(shí)施。集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)提供崗位與數(shù)據(jù)授權(quán)方案，集團(tuán)IT部門負(fù)責(zé)授權(quán)方案的實(shí)施。6.1.2.2如果集團(tuán)或者下屬地產(chǎn)公司架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而影響信息管理系統(tǒng)的授權(quán)應(yīng)用，集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)提出修改方案，必要時(shí)組織會(huì)議討論，修改方案按照授權(quán)手冊(cè)流程審批通過后方可實(shí)施。6.1.3用戶授權(quán)6.1.3.1集團(tuán)及所有下屬地產(chǎn)公司新入職、與本系統(tǒng)相關(guān)的員工，集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)根據(jù)該員工所屬部門、崗位、崗位與數(shù)據(jù)授權(quán)方案提出該用戶的授權(quán)方案，集團(tuán)IT部門負(fù)責(zé)用戶授權(quán)的設(shè)定。6.1.3.2如果員工崗位發(fā)生調(diào)整，相應(yīng)授權(quán)也需要進(jìn)行調(diào)整，實(shí)施過程同新增用戶。7.1信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入與檢查7.1.1需要錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需要錄入信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)從內(nèi)容上包括：供應(yīng)商信息：基本信息、考察情況、履約評(píng)估情況、年度評(píng)估情況、信息反饋招標(biāo)工程信息：基本信息、邀請(qǐng)投標(biāo)人、投標(biāo)人投標(biāo)情況、招標(biāo)過程資料、關(guān)聯(lián)中標(biāo)合同合同/非合同信息：合同基本信息、相關(guān)附件、合同關(guān)聯(lián)信息合同變更（簽證、索賠、罰款等）信息：合同變更基本信息、相關(guān)附件合同結(jié)算信息：結(jié)算基本信息（結(jié)算單號(hào)、結(jié)算金額、結(jié)算日期、保修金額、保修年限）、結(jié)算相關(guān)合同、相關(guān)附件付款信息：付款申請(qǐng)、付款計(jì)劃、付款審核、付款登記數(shù)據(jù)錄入的分工數(shù)據(jù)錄入的分工參考附件《成本采購(gòu)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入分工》7.1.2數(shù)據(jù)的檢查7.1.2.1集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)檢查下屬公司供應(yīng)商、招投標(biāo)信息、合同信息錄入的正確性7.1.2.2集團(tuán)成本職能部門負(fù)責(zé)檢查下屬公司合同變更目標(biāo)成本數(shù)據(jù)錄入的正確性7.1.2.3集團(tuán)財(cái)務(wù)職能部門負(fù)責(zé)檢查下屬公司付款數(shù)據(jù)錄入的正確性8.1信息化系統(tǒng)的培訓(xùn)集團(tuán)采購(gòu)職能部門負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)的推廣培訓(xùn)工作，培訓(xùn)范圍包括系統(tǒng)描述、功能模塊功能介