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PracticalBusinessWriting
ByShaotingLiGuangzhouOpenUniversityModule2
ExternalCorrespondenceTask1
LettersofInvitation01
Understandtheformatandcontentofinvitationletters/cards02Howtowritewarmandappropriateinvitationletters/cards03
HowtoacceptordeclineaninvitationletterBriefingAninvitationisarequesttoattendanevent.WhatisaninvitationTask1LettersofInvitationHowtoinvitepeopleSendingMailedInvitations
SendingEmailedInvitations
InvitingGuestsInPerson
InvitingGuestsoverthePhone
SendingSocialMediaInvitations
Task1LettersofInvitationWhatisaninvitationletterinbusinesscontext商務(wù)禮儀活動邀請函是活動主辦方為了鄭重邀請其合作伙伴(投資人、材料供應(yīng)方、營銷渠道商、運輸服務(wù)合作者、政府部門負責人、新聞媒體朋友等)參加其舉行的禮儀活動(公司成立、周年慶典,或舉行產(chǎn)品發(fā)布會或展覽會等)而制發(fā)的書面函件。一般都需要秘書起草邀請函,并發(fā)到相關(guān)單位及個人。發(fā)函時,應(yīng)給對方留出足夠的時間,供對方考慮并作出安排。Task1LettersofInvitationWhatdoesaninvitationconsistof
Requestingsomeone’spresenceStatingthespecificevent
Settingthetimeandplace
Task1LettersofInvitationCaseStudiesWhat’sthepurposeofwritingthisinvitationletter?Whatarethefeaturesofaneffectiveinvitationletter?Whatshouldbeincludedinaninvitationletter?Task1LettersofInvitationSampleAnalysisOpeningGiveawarm,personalgreetingTask1LettersofInvitationHowtotenderinvitation正式的邀請Youarecordiallyinvitedto…Wetakegreatpleasureininvitingyouto…較為正式的邀請Ishouldliketoinviteyouto…Youareinvitedto…非正式的邀請Pleasecometo…Wouldyouliketocometo…?Task1LettersofInvitation2.FocusProvideinformationabouttheinvitationintermsof“who,what,where,when,whyandhow”SampleAnalysisTask1LettersofInvitationHowtoofferdetailedarrangementWearegivingaluncheonat…(place)at…(time)on…(date)tointroduce…(product).Thepresentationwilltakeplaceat…(place)at…(time)on…(date).Task1LettersofInvitation3.ClosingExpressthehopethatthepersontowhomyouarewritingwillbeabletoattendSampleAnalysisTask1LettersofInvitationExpecttoattendIhopeyouarenottoobusytocome.
期望你在百忙中光臨。Wewouldbeverydelightedifyoucouldhonoruswithyourpresence.
如能賞光我們將非常高興。Pleaseconfirmyourparticipationatyourearliestconvenience.
是否參加,請早日告知。Task1LettersofInvitationItisnicetoalsoincludedirectionsandexpectedattireBesuretomailthemaminimumof3weeksbeforesaideventNotes
Task1LettersofInvitationThefeaturesofeffectivelettersarebriefnessandwarmth.Thetoneoftheselettersisgenerallypoliteandsemi-formal.Itshouldhasanelementofpersuasion,asthepurposeoftheletterisnotmerelytoinvite,butalsotoensuretherecipientagreestoattendtheevent.ThefeaturesofaneffectiveinvitationletterTask1LettersofInvitationCompletethefollowingchartwiththeinformationgiveninSample2
Host/Hostess
Person(s)invited
Socialevent
Thedateandtime
Place
ReasonTask1LettersofInvitationP.S.BringtheenclosedcardandwewillswapitforafreeminiGizmo.備注:請帶上隨函附注的小卡片,可以免費兌換一個微型Gizmo。Postscript
(信末的)附言,再者,又及Task1LettersofInvitationCharactersofaninvitationcard
tobewritteninthethirdpersontobeplacedinthemiddleofthecard
including:host/hostess;personinvited;event;timeandplace
R.S.V.P.=Pleasereplyabbr.forrépondezs'ilvouspla?tTask1Lettersof
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