文書與檔案概論課件

文書與檔案2015.3瀟瀟文書與檔案2015.31關(guān)于課程的說明文書與檔案管理是一門多學(xué)科知識的邊緣（交叉）學(xué)科，綜合運用了文書學(xué)、檔案學(xué)、行政管理學(xué)、圖書館學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)等理論與方法。教學(xué)目的：通過本課程的學(xué)習(xí)學(xué)生能掌握文書檔案工作的基本知識，公文的概念、特點、要求等，能進(jìn)行文書處理、文件的整理與歸檔，以及紙質(zhì)檔案管理和新型載體檔案管理等。著重于文書檔案的歸檔整理與保管等工作的具體實踐，使學(xué)生掌握文書歸檔及檔案管理的事務(wù)性操作流程，培養(yǎng)學(xué)生文秘工作與檔案管理工作方面的動手能力。關(guān)于課程的說明文書與檔案管理是一門多學(xué)科知識的邊2參考書目《檔案學(xué)概論》：馮惠玲、張輯哲主編，21世紀(jì)檔案學(xué)系列教材，中國人民大學(xué)出版社出版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》：陳兆娛、和寶榮主編，中國人民大學(xué)出版社出版《文書工作與檔案管理》：趙映誠主編，高等教育出版社出版，2006年版,2013年第3版參考書目《檔案學(xué)概論》：馮惠玲、張輯哲主編，21世紀(jì)檔案學(xué)系3《文書與檔案》考核方式N+2N1:課程論文（讀書筆記）N2:期中考試N3:實訓(xùn)報告3篇（編組4-6人）期末考試《文書與檔案》考核方式N+24第一章文書與檔案概述第一節(jié)文書與檔案第二節(jié)文書工作與檔案管理第三節(jié)企業(yè)文書工作及其質(zhì)量控制（補充）第一章文書與檔案概述第一節(jié)文書與檔案5第一節(jié)文書與檔案主要內(nèi)容包括：１、文書與檔案的含義２、文書的性質(zhì)、特點與作用３、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別第一節(jié)文書與檔案主要內(nèi)容包括：6文件轉(zhuǎn)化成檔案的條件

文件

檔案

辦完有價值整理、歸檔保存文書公文文件轉(zhuǎn)化成檔案的條件辦完文書7一、文書的含義

（一）文書

p2-3

1、文書的概念。文書是行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。1）文書是一種文字材料，即書面材料；2）文書有特定的格式；3）文書具有應(yīng)用性；4）文書具有具體的目的性、針對性；5）文書形成和使用的主體是社會組織(黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位)或個人（家庭、家族）。

6）社會活動一般包括公務(wù)和私人活動。一、文書的含義（一）文書p2-82.書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲骨、青銅、竹木簡冊、縑帛、紙張（宣紙）、機制紙其它國家文書書面材料的演變：泥版、紙草、棕櫚葉、樺樹皮、羊皮紙、機制紙p102.書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲9

3、文書的用途和格式

交流形式的增加：公務(wù)文書——私人文書社會組織功能的拓展：公共事務(wù)——專用文書

數(shù)量：清代上百種——民國5種——﹖文學(xué)作品？圖書情報？檔案材料？

3、文書的用途和格式10

文書形成和使用的主體包括兩個：個人和社會組織。文書可分為：私人文書和公務(wù)文書。其中，私人文書的特點：1）作者是私人或家庭；2）內(nèi)容是私人事務(wù)；3）制作、處理、保存自己決定。國家檔案私人檔案文書形成和使用的主體包括兩個：個人和社會組織。國家檔案11（二）公文

p4-5

1.公文的概念

即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。（區(qū)別于私人文書）

廣義？狹義？

行政機關(guān)（黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體）在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。（二）公文p4-5122.公文的特點

1）制發(fā)公文者必須是法定的機關(guān)、組織及其負(fù)責(zé)人；2）是在管理過程中形成并使用的；3）具有規(guī)范體式并經(jīng)過一定的處理程序制成；4）是依法行政和開展公務(wù)活動的重要工具。2.公文的特點13

（三）文件

文件的概念p5

廣義：指組織或個人為處理事務(wù)而制作的紀(jì)錄有信息的一切材料。包括公文和私人文件，以文字為主要紀(jì)錄方式的書面文件，以線條、紋路、明暗反差為紀(jì)錄方式的圖樣文件，以錄音、攝像、計算機存儲為紀(jì)錄方式的音像文件及電子文件等。

狹義：僅指機關(guān)形成的具有完整體系和處理程序的公文。

計算機技術(shù)應(yīng)用中的專門術(shù)語：即在內(nèi)容上是指在計算機信息存儲中，由若干個有關(guān)紀(jì)錄構(gòu)成的信息集合；在形式上是指光盤、磁帶、磁盤及紙帶等。（三）文件文件的概念p514（四）文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別

p5-61）從外延看廣義文件>文書>公文>狹義文件；

2）有時文書、文件、公文的基本含義又是一致的，可以通用；3）文書一詞出現(xiàn)最早（秦漢時期），其次為公文（三國以后），最后為文件（清朝末年）；4）現(xiàn)在習(xí)慣上用公文，稱文書工作。

（四）文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別p5-615應(yīng)用文與文書的聯(lián)系和區(qū)別？6古代的應(yīng)用文就是文書。

應(yīng)用文是行文主體在社會活動中為處理事務(wù)和進(jìn)行交際需要而形成并使用的具有約定俗成體式和普遍通行的實用性文體和文字材料。文書是應(yīng)用型的文字材料，廣義文書與應(yīng)用文含義一致。應(yīng)用文的范圍較廣，外延較寬。

對聯(lián)、學(xué)術(shù)論文、求職信、賀信、請?zhí)麘?yīng)用文與文書的聯(lián)系和區(qū)別？6古代的應(yīng)用文就16

（五）關(guān)于檔案

p6-7

1、檔案的概念

檔案是機關(guān)、組織、個人在社會活動中形成時，作為歷史紀(jì)錄保存起來以備查考的，作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料。

1）檔案是在社會實踐活動中形成的；2）檔案是由文書及信息有條件轉(zhuǎn)化而來；3）檔案是原始紀(jì)錄。（五）關(guān)于檔案p6-7172.檔案的屬性與特點屬性：

（1）來源的廣泛性。 （2）形成的條件性。（利用的價值性）

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。 其二，對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。 （3）記錄方式和載體形式的多樣性。 （4）原始的記錄性。（5）科學(xué)文化性。P8特點：系統(tǒng)性、選擇性、保存性p92.檔案的屬性與特點屬性：18區(qū)別：文書的屬性與特點8-9

本質(zhì)屬性：現(xiàn)實執(zhí)行性（1、文書由執(zhí)行性；2、文書的執(zhí)行性必須在一定是時間內(nèi)，即現(xiàn)實執(zhí)行性。）

其他屬性：政治性機密性知識信息性······

區(qū)別：文書的屬性與特點8-9本質(zhì)屬性：現(xiàn)實19

文書的特點

1、法定的作者。法定作者是依法成立，能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和義務(wù)的機關(guān)和組織。法定的作者是指發(fā)文的名義。（注意辨析！）

2、法定的權(quán)威和效力。公文是有由法定作者制定和發(fā)布的，法定作者和其法定的職權(quán)賦予公文法定的權(quán)威和效力。3、特定的程式性。特定的程式是指公文有規(guī)范的名稱、格式、處理程序等，它有助于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性。文書的特點203、檔案的類別檔案的形式多樣，類別不同。p7文書檔案：行政管理檔案（黨政、人物、家庭檔案）科技檔案：圖紙、設(shè)計任務(wù)書、科研報告專門檔案：會計、人事、訴訟、病例、婚姻登記、工商注冊登記等檔案、聲像檔案（特種檔案）數(shù)字（電子）檔案檔案數(shù)字化

3、檔案的類別檔案的形式多樣，類別不同。p7214、文書與檔案的作用

文書的作用9-10

1、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用2、行為規(guī)范作用3、公務(wù)聯(lián)系和知照的作用4、憑據(jù)記載作用5、傳遞信息與宣傳教育作用4、文書與檔案的作用文書的作用9-1022比較：檔案的作用10

查考依據(jù)作用；歷史憑證作用；科研基礎(chǔ)和條件。比較：檔案的作用10235、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別11

（一）兩者的聯(lián)系

1、紀(jì)錄和反映人們社會實踐活動的功用相同；基本相同的物質(zhì)載體現(xiàn)實或歷史活動的記錄2、兩者的內(nèi)容和格式一致；檔案源于文書文書是分散的檔案，檔案是集中保存的文書

3、兩者互為因果。

前身歸宿文書的形成，也可能要參考檔案

5、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別11（一）兩者24（二）兩者的區(qū)別

1、兩者的性質(zhì)和形式不同；現(xiàn)行效用零散單份歷史信息組合集中多份

2、兩者的目的和作用不同；

處理現(xiàn)實事務(wù)，工具作用發(fā)揮歷史價值作用

3、兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同。現(xiàn)行應(yīng)用，一旦處理完畢便失去了現(xiàn)實效用檔案具有長期性、永久性，時間越久價值越大（二）兩者的區(qū)別25補充知識：如何理解企業(yè)文件與企業(yè)檔案

企業(yè)文件是指企業(yè)在管理活動、技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中正在制成和執(zhí)行的文件。企業(yè)檔案是指完成執(zhí)行效用后的有保存價值的備查、備考文件。補充知識：如何理解企業(yè)文件與企業(yè)檔案企業(yè)文件是26

1、企業(yè)文件的特性

1）形成的職能性（文件是企業(yè)在管理、技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中以職能為基礎(chǔ)按部門、專業(yè)特征形成的）；2）內(nèi)容的變化性（科技文件的內(nèi)容在不斷的完善）；3）效用的執(zhí)行性（文件作為工作成果的表現(xiàn)形式和指導(dǎo)工作的依據(jù)，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行。如ISO9000國際質(zhì)量認(rèn)證活動）。

3、企業(yè)檔案的特性。包括效用的憑證性和載體的固態(tài)性。

p135：吳寶康：檔案的基本價值可分為憑證價值與參考價值。1、企業(yè)文件的特性27

2、企業(yè)文件與檔案的構(gòu)成：

1）管理性文件與檔案，包括經(jīng)營管理類，行政管理類，組織保障類，科技與生產(chǎn)管理類。2）科研類文件與檔案，包括科研類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類。3）會計文件與檔案，如會計類。4）干部職工文件與檔案，如人事類。2、企業(yè)文件與檔案的構(gòu)成：283、結(jié)合實際進(jìn)行企業(yè)檔案分類

企業(yè)檔案分類一定要結(jié)合本單位檔案的實際,切莫脫離實際憑空立類，人為地使檔案分類與檔案實際相分離。二級類目最簡單的方法就是按機構(gòu)職能（結(jié)合問題）進(jìn)行分類。

如一個集團企業(yè)（包括黨群組織）有行政管理職能又有業(yè)務(wù)管理職能，在管理過程中形成的文件材料實際上都屬于文書檔案。

3、結(jié)合實際進(jìn)行企業(yè)檔案分類企業(yè)檔案分類一定29第二節(jié)文書工作與檔案管理P12-15第二節(jié)文書工作與檔案管理30一、文書工作與檔案管理的含義

（一）文書工作的含義與特點

p12文書工作也稱文書處理工作，主要是指公文的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。

特點：服務(wù)性、管理性、程序性、時效性

（二）檔案管理的含義和特點（比較）檔案管理也稱檔案工作，它是通過科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。

特點：服務(wù)性、管理性、政治性、機要性。一、文書工作與檔案管理的含義（一）文書工作的含義31二、文書工作的任務(wù)和內(nèi)容

（一）文書工作的任務(wù)

根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量的形成機關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。

（二）文書工作的三大環(huán)節(jié)

公文形成，前提環(huán)節(jié)公文處理，中心環(huán)節(jié)公文管理，歸結(jié)環(huán)節(jié)二、文書工作的任務(wù)和內(nèi)容（一）文書工作的任務(wù)32

（三）文書工作的內(nèi)容

1、公文的（草擬、審核、簽發(fā)）復(fù)核、登記和分送；2、公文的（繕印、用?。┑怯洝⒎职l(fā)等；3、公文的簽收、登記、審核、擬辦；4、公文的批辦、承辦、注辦；5、會議、匯報的記錄與整理；6、公文的平時歸卷、提供借閱與保管；7、公文的系統(tǒng)整理與歸檔；……（三）文書工作的內(nèi)容33比較：檔案管理工作的任務(wù)和內(nèi)容13 （1）檔案管理工作的基本任務(wù)

堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源；逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。

（2）檔案管理工作的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用6項工作。

這些工作主要是在檔案室和檔案館進(jìn)行的。檔案管理工作的八項內(nèi)容可以從理論上劃分為兩個基本方面，即檔案的實體管理和檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用。比較：檔案管理工作的任務(wù)和內(nèi)容13 （1）34三、文書工作的基本原則和要求

（一）文書工作的基本原則p13：實事求是準(zhǔn)確規(guī)范精簡高效安全保密實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用、高效率地做好文書工作。

（二）文書工作的要求P13準(zhǔn)確、及時、安全、保密三、文書工作的基本原則和要求（一）文書工作的基本35比較：檔案管理工作的基本原則和要求

（1）檔案管理工作的基本原則

《中華人民共和國檔案法》：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。”

（2）檔案管理工作的具體要求：14

完整安全有效

完整，即檔案的收集要做到齊全完整，沒有疏漏。安全，主要是保證檔案的物質(zhì)安全和政治安全，防止自然和人為的損壞，不丟失，不泄密。有效，即能夠有效地提供利用，充分發(fā)揮檔案的作用。比較：檔案管理工作的基本原則和要求36四、文書工作與檔案管理工作的聯(lián)系與區(qū)別14-15

（一）文書工作與檔案工作的聯(lián)系

1、兩者工作對象相近；2、某些工作環(huán)節(jié)相同；3、兩者互為因果；

4、兩者對工作人員的基本素質(zhì)要求相同。

（二）文書工作與檔案管理工作的區(qū)別

1、工作任務(wù)不同；2、服務(wù)對象不同；3、工作的目的不同；4、工作的具體內(nèi)容不同。四、文書工作與檔案管理工作的聯(lián)系與區(qū)別14-1537第三節(jié)文書工作的組織機構(gòu)與人員P15-一、文書工作組織機構(gòu)二、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)三、文書責(zé)任制度四、文書工作的歷史沿革第三節(jié)文書工作的組織機構(gòu)與人員P15-38一.文書工作組織機構(gòu)

文書工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)是各級黨政機關(guān)和負(fù)責(zé)人；

管理機構(gòu)是各級黨政機關(guān)辦公廳(室)。

最高管理機構(gòu)是中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳，分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作，各級黨政機關(guān)辦公廳（室）設(shè)立文秘部門或配備專職人員負(fù)責(zé)文書處理工作。文書工作擔(dān)負(fù)的不是機關(guān)的某一項專業(yè)職能，而是綜合職能，因此，文書部門是機關(guān)綜合機構(gòu)即秘書部門的一個組成部分。

一.文書工作組織機構(gòu)文書工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)是各級黨政39二.文書工作的組織形式

文書工作的組織形式是指文書工作機構(gòu)的設(shè)置和文書工作各個環(huán)節(jié)分工所采取的形式，主要有兩種形式。

集中形式分散形式（1）集中與分散是相對的，任何一個機關(guān)都不可能將文書工作全部集中到辦公秘書部門完成，也不可能全部分散到各職能部門完成。但無論是集中還是分散形式，辦公室在文書工作中總是起主導(dǎo)作用，只是文書工作的承辦兩不同而已。（2）文書工作一般集中在文書部門完成，各職能部門不配備專門文書人員，主要體現(xiàn)集中形式的特點。（3）影響文書工作組織形式的主要因素：⊙機關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職能和范圍；⊙機關(guān)文書量的多少；⊙機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次和數(shù)量；⊙機關(guān)所屬辦公部門位置是否集中，機關(guān)人員的配備等。二.文書工作的組織形式文書工作的組織形式是指文40(一)文書工作的機構(gòu)設(shè)置與組織領(lǐng)導(dǎo)

1、文書工作的機構(gòu)一般地說，各機關(guān)的文書工作都納入機關(guān)中心機構(gòu)（即辦公室或者秘書處、科）工作范圍之內(nèi)。就政府機關(guān)而言，政府辦公室是政府機關(guān)文書工作的中心機構(gòu)，對政府各職能部門的文書工作負(fù)有組織指導(dǎo)作用，但他并不能代替各個職能部門文書工作的具體任務(wù)。

屬于為領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門服務(wù)的機構(gòu)之一。包括專兼職文書工作人員。(一)文書工作的機構(gòu)設(shè)置與組織領(lǐng)導(dǎo)1、文書工作的機構(gòu)412、設(shè)置要求文書部門的任務(wù)主要是形成文書、處理文書、保管文書。機構(gòu)設(shè)置大體有兩種情況：1、大機關(guān)在辦公廳（室）下設(shè)文書處、文書科。2、小機關(guān)只在辦公室設(shè)專職或兼職文書。2、設(shè)置要求42比較：檔案工作機構(gòu)16

檔案室：各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)。7種類型

檔案館：黨和國家集中保管檔案的基地，是國家法定的專門永久保管檔案的機構(gòu)。性質(zhì)上屬于各級黨委和政府的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)。（中央、地方和專業(yè)檔案館）

檔案事業(yè)管理機構(gòu)：各級檔案局、處等，是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門。比較：檔案工作機構(gòu)16檔案室：各機關(guān)、團433、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)文書部門主要接受本機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)17也接受上級文書部門對文書工作的指導(dǎo)

1、從全國來說，目前黨、政、軍系統(tǒng)的文書工作分別由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、中央軍委辦公廳負(fù)責(zé)指導(dǎo)。2、從一個機關(guān)來說，文書工作由本機關(guān)的秘書長或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。3、從上下級機關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳（室）有責(zé)任對其所屬機關(guān)單位的文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳有責(zé)任對同級各部門的文書工作進(jìn)行管理）4、檔案部門有責(zé)任對機關(guān)歸檔文書歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)督和檢查。3、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)文書部門主要接受本機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)44比較：檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)17-18檔案工作是在黨和國家的領(lǐng)導(dǎo)下，通過檔案事業(yè)管理機構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理的。國家檔案局是全國檔案事業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)。各地檔案局（處、科）在地方黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)統(tǒng)一掌管地方檔案事務(wù)，對所屬地區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，在業(yè)務(wù)上受上級檔案管理機關(guān)的指導(dǎo)。比較：檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)17-18檔案工45三.文書責(zé)任制度三.文書責(zé)任制度46四.文書工作的歷史沿革（一）中國文書機構(gòu)的演變發(fā)展商末周初：秘書機構(gòu)

太史寮

天府（國家典制及官府檔案）四.文書工作的歷史沿革（一）中國文書機構(gòu)的演變發(fā)展47秘書機構(gòu)主要有：西漢成帝“尚書臺”（后改為“尚書省”）

魏文帝“中書省”“門下省”

隋唐“中書省”“門下省”“學(xué)士院”（翰林院）

宋“中書省”“門下省”“樞密院”

元“中書省”“行中書省”、“行樞密院”

明“內(nèi)閣”（設(shè)中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務(wù)廳”“尚寶司”

清“內(nèi)閣”“翰林院”“軍機處”（設(shè)方略館、內(nèi)翻書房）“通政使司”“奏事處”秘書機構(gòu)主要有：西漢成帝“尚書臺”（后改為“尚書省”）48

如：清雍正年間設(shè)立的軍機處,主要負(fù)責(zé)國家日常事務(wù),軍機大臣一般負(fù)責(zé)日常的重大事務(wù),而軍機章京更多地承擔(dān)了管理文書、檔案的重任。充當(dāng)軍機章京的一般是一些筆帖式和內(nèi)閣中書。他們主要負(fù)責(zé)收發(fā)文書、繕修檔案、匯抄檔冊以及管理軍機處方略館大庫檔案。文書與檔案概論49秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍，主要有：

御史大夫尚書令（尚書仆射、尚書郎）、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學(xué)士、長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍50晚清時期的秘書工作

秘書工作開始參照外國制度設(shè)“總理各國事務(wù)衙門”（后改外務(wù)部），下設(shè)“司務(wù)廳”掌管辦理外事文書往來與一應(yīng)秘書工作。各省設(shè)“咨議局”1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設(shè)“承宣廳、制誥局”，負(fù)責(zé)秘書工作。陸軍部首先設(shè)置“承政司”，下設(shè)“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設(shè)“秘書員”。隨著洋務(wù)運動的發(fā)展，不僅清王朝各級政府普遍有了完整的秘書機構(gòu)，一些廠礦企業(yè)中也設(shè)有文書檔案機構(gòu)。晚清時期的秘書工作秘書工作開始參照外國制度51中華民國臨時政府時期:

總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)秘書長一人。秘書處下設(shè)總務(wù)科、財務(wù)科、民政科、文犢科、通譯科、電報科、收發(fā)所、招待所。各省都督府設(shè)秘書廳（處、局），文書局（部）出現(xiàn)公務(wù)秘書和私人秘書。

《總統(tǒng)府秘書處暫行章程》規(guī)定:

本處置秘書長1人，承總統(tǒng)之命，總理本處事務(wù)，監(jiān)督所屬職員。各科、所職員無定員，承總統(tǒng)或秘書長之命掌理各項事務(wù)。如:撰擬及收發(fā)公犢文件；保存命令、法規(guī)及公犢文件；編錄各部會議事項等?？偨y(tǒng)府還設(shè)有“印鑄處”，分印刷科和刊鑄科。印刷科專理官用文書、票簿及公報，刊鑄科專理制造勛章、徽章及印信、關(guān)防、鈴記。臨時政府各部的文書工作，由承政廳(政務(wù)廳)管理。中華民國臨時政府時期:總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)52文書工作進(jìn)行了各種改革：

《公文程式條例》（令、咨、呈、示、狀）公文程式規(guī)定：

“凡公文皆須蓋印簽名，并署年月日，但人民行用于公署職員之呈文，得免其蓋印”。文書工作進(jìn)行了各種改革：53北洋軍閥統(tǒng)治時期的秘書工作

北洋軍閥政府的文書工作，在中央由國務(wù)院(內(nèi)閣)秘書廳管理，設(shè)秘書長、秘書、金事、主事等。中央各部由總務(wù)廳管。在秘書廳和總務(wù)廳都設(shè)有機要科、文書科。地方省、縣公署也都設(shè)有文書工作機構(gòu)。北洋軍閥政府各機關(guān)的文書撰擬、收發(fā)登記、公文辦理、立卷歸檔等各項文書處理工作，都建立了一定的制度。

1912-1914：袁世凱時期，公文制度曾出現(xiàn)過倒退。北洋軍閥統(tǒng)治時期的秘書工作北洋軍閥政府的文書工541912年《公文程式》

令、布告、狀、咨、公函、呈、批七種。令，又分大總統(tǒng)令、院令、委任令、訓(xùn)令、指令、處分令。

大總統(tǒng)令包括公布法律令,公布教令,公布條約令,公布預(yù)算令,公布特任、簡任、薦任官吏的任免令。

從公文名稱上看,總統(tǒng)令的范圍比南京臨時政府的公文程式條例明顯擴大。更嚴(yán)重的是在使用上,袁世凱無視《臨時約法》的有關(guān)規(guī)定,在許多重大問題上,不經(jīng)參議院通過或不經(jīng)內(nèi)閣總理副署,徑自簽署發(fā)布。1912年《公文程式》令、布告、狀、咨、公函、呈、批55國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作

1928年,依照新頒布的《國民政府組織法》,國民黨政府由行政、立法、司法、考試、監(jiān)察五院組成。在實行五院制以后,國民黨政府設(shè)文官處,分文書局和印鑄局,負(fù)責(zé)政府的文書工作。五院及各部都設(shè)有秘書處,主要負(fù)責(zé)部長交辦的機密文電和文件的處理。在地方省政府設(shè)處,縣政府設(shè)秘書,辦理文書工作。

秘書處秘書室秘書長秘書錄事事務(wù)員書記員國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作1928年,依照新頒布56國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作

1942年7月,《公文程式條例修正草案》。關(guān)于公文名稱,規(guī)定為命令、指令、布告、呈或報告、函、通知、批等。其特點是廢除了“咨”和“狀”,增加了“通知”和“報告”。除條例規(guī)定的公文名稱外,經(jīng)常使用的還有代電、手諭、通告、箋函(便函)等名稱。還有許多雜體文和司法、軍事、外交、商務(wù)等方面的專業(yè)文書。國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作1942年7月,《公文57第三節(jié)現(xiàn)代企業(yè)文件工作

及其質(zhì)量控制（補充）主要內(nèi)容：一、文件生命周期理論概述思考二、現(xiàn)代企業(yè)文件工作及其質(zhì)量控制第三節(jié)現(xiàn)代企業(yè)文件工作

及其質(zhì)量58一、文件生命周期

文件生命周期理論是闡述在文件從形成、使用到永久保存或銷毀整個運動過程中，文件使用價值的變化與文件運動階段的劃分、保管的場所和管理者，以及管理方式之間的內(nèi)在聯(lián)系的一種學(xué)說。該學(xué)說最早由歐美的一些檔案學(xué)者（美國學(xué)者菲力浦·C·布魯克斯）于20世紀(jì)40年代提出，80年代傳入我國。

一、文件生命周期文件生命周期理論是闡述在文件從形59（一）文件生命周期理論的研究現(xiàn)狀

阿根廷的曼努埃爾·巴斯克斯把文件管理程序劃分為文件的產(chǎn)生與辦理、現(xiàn)行、安全保存、歷史四個階段。加拿大的C.庫蒂爾分為制作、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行三個階段。中國陳兆梧分為制作、現(xiàn)行使用、暫時保存、永久保存四個階段。

在第一和第二階段為產(chǎn)生和使用現(xiàn)行文件階段，文件由一般的文件形成和使用者保管，文件處于分散管理狀態(tài)；第三階段為保存對本單位有使用價值文件的檔案階段，由基層檔案管理機構(gòu)保管，文件處于單位內(nèi)的集中管理狀態(tài)；第四階段為保存具有重要查考和研究價值文件的階段，該文件由高層的檔案管理機構(gòu)保管，文件處于更大范圍的集中管理狀態(tài)。（一）文件生命周期理論的研究現(xiàn)狀阿根廷的曼60最具代表性最具代表性61（二）對文件生命周期理論的內(nèi)容核心

文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，在文件活動中既有文件實體的新生陳滅，也有文件信息的吐故納新；文件的整個生命周期依據(jù)文件的不同價值及其作用形式。可以劃分為若干階段；文件的每一階段，其自身的特點、價值和作用形式與管理方式、存放場所之間有一種內(nèi)在關(guān)系。（二）對文件生命周期理論的內(nèi)容核心文件從形成到62文書與檔案概論63

（三）什么是“雙重價值論”？美國謝倫伯格第一價值：文件首先對形成機關(guān)來說具有原始價值第二價值：對其他機關(guān)和個人利用者有從屬價值在文件的整個生命運動過程中，兩種價值形態(tài)不斷的進(jìn)行規(guī)律性變化，即第一價值逐步減弱，第二價值逐步增強，最終實現(xiàn)第一價值想第二價值的轉(zhuǎn)化。（三）什么是“雙重價值論”？美國謝倫伯格64（四）文件運動的整體性與階段性文件生命過程：

形成者產(chǎn)生、保管和頻繁利用文件對形成者具有偶爾利用或潛在利用價值移交機關(guān)內(nèi)部檔案室或文件中心保存文件的現(xiàn)行價值完全消失移交檔案館永久保存或銷毀發(fā)展過程統(tǒng)一連續(xù)所謂現(xiàn)行文件和歷史檔案只是同一事物的不同運動階段。

文件在不同階段表現(xiàn)出不同特點，文件價值形態(tài)的規(guī)律性變化是引起文件階段性變化的根本原因。（四）文件運動的整體性與階段性文件生命過程65（五）文件運動過程中各要素的內(nèi)在聯(lián)系（五）文件運動過程中各要素的內(nèi)在聯(lián)系66

（六）企業(yè)文件管理運動階段的劃分

1、形成積累階段。是指文件通過編制而產(chǎn)生，并按部門或項目暫時保存的階段。管理性文件是按職能依時間順序產(chǎn)生，其形成積累完成的標(biāo)志是簽署手續(xù)完備，文件內(nèi)容開始生效；科技文件是按套形成的。（六）企業(yè)文件管理運動階段的劃分67

2、傳遞執(zhí)行階段。是文件內(nèi)容的實施階段。管理性文件是文件從簽署生效到完成這一階段?？萍嘉募窃谄鋬?nèi)容完成了對某一產(chǎn)品生產(chǎn)、工程項目施工、課題成果的應(yīng)用及設(shè)備的安裝調(diào)試的指導(dǎo)后則進(jìn)入該階段。

3、保存?zhèn)溆秒A段?，F(xiàn)行文件完成現(xiàn)實效用后則進(jìn)入能夠起憑證和參考作用的保存?zhèn)溆秒A段。文書與檔案概論68（七）運用文件生命周期理論研究文件管理運動的意義?

1、可以深化“文檔一體化”的探討；2、有助于促進(jìn)文檔管理技術(shù)的計算機化；3、討論。（七）運用文件生命周期理論研究文件管理運動的意義?69演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！70文書與檔案2015.3瀟瀟文書與檔案2015.371關(guān)于課程的說明文書與檔案管理是一門多學(xué)科知識的邊緣（交叉）學(xué)科，綜合運用了文書學(xué)、檔案學(xué)、行政管理學(xué)、圖書館學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)等理論與方法。教學(xué)目的：通過本課程的學(xué)習(xí)學(xué)生能掌握文書檔案工作的基本知識，公文的概念、特點、要求等，能進(jìn)行文書處理、文件的整理與歸檔，以及紙質(zhì)檔案管理和新型載體檔案管理等。著重于文書檔案的歸檔整理與保管等工作的具體實踐，使學(xué)生掌握文書歸檔及檔案管理的事務(wù)性操作流程，培養(yǎng)學(xué)生文秘工作與檔案管理工作方面的動手能力。關(guān)于課程的說明文書與檔案管理是一門多學(xué)科知識的邊72參考書目《檔案學(xué)概論》：馮惠玲、張輯哲主編，21世紀(jì)檔案學(xué)系列教材，中國人民大學(xué)出版社出版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》：陳兆娛、和寶榮主編，中國人民大學(xué)出版社出版《文書工作與檔案管理》：趙映誠主編，高等教育出版社出版，2006年版,2013年第3版參考書目《檔案學(xué)概論》：馮惠玲、張輯哲主編，21世紀(jì)檔案學(xué)系73《文書與檔案》考核方式N+2N1:課程論文（讀書筆記）N2:期中考試N3:實訓(xùn)報告3篇（編組4-6人）期末考試《文書與檔案》考核方式N+274第一章文書與檔案概述第一節(jié)文書與檔案第二節(jié)文書工作與檔案管理第三節(jié)企業(yè)文書工作及其質(zhì)量控制（補充）第一章文書與檔案概述第一節(jié)文書與檔案75第一節(jié)文書與檔案主要內(nèi)容包括：１、文書與檔案的含義２、文書的性質(zhì)、特點與作用３、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別第一節(jié)文書與檔案主要內(nèi)容包括：76文件轉(zhuǎn)化成檔案的條件

文件

檔案

辦完有價值整理、歸檔保存文書公文文件轉(zhuǎn)化成檔案的條件辦完文書77一、文書的含義

（一）文書

p2-3

1、文書的概念。文書是行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。1）文書是一種文字材料，即書面材料；2）文書有特定的格式；3）文書具有應(yīng)用性；4）文書具有具體的目的性、針對性；5）文書形成和使用的主體是社會組織(黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位)或個人（家庭、家族）。

6）社會活動一般包括公務(wù)和私人活動。一、文書的含義（一）文書p2-782.書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲骨、青銅、竹木簡冊、縑帛、紙張（宣紙）、機制紙其它國家文書書面材料的演變：泥版、紙草、棕櫚葉、樺樹皮、羊皮紙、機制紙p102.書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲79

3、文書的用途和格式

交流形式的增加：公務(wù)文書——私人文書社會組織功能的拓展：公共事務(wù)——專用文書

數(shù)量：清代上百種——民國5種——﹖文學(xué)作品？圖書情報？檔案材料？

3、文書的用途和格式80

文書形成和使用的主體包括兩個：個人和社會組織。文書可分為：私人文書和公務(wù)文書。其中，私人文書的特點：1）作者是私人或家庭；2）內(nèi)容是私人事務(wù)；3）制作、處理、保存自己決定。國家檔案私人檔案文書形成和使用的主體包括兩個：個人和社會組織。國家檔案81（二）公文

p4-5

1.公文的概念

即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。（區(qū)別于私人文書）

廣義？狹義？

行政機關(guān)（黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體）在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。（二）公文p4-5822.公文的特點

1）制發(fā)公文者必須是法定的機關(guān)、組織及其負(fù)責(zé)人；2）是在管理過程中形成并使用的；3）具有規(guī)范體式并經(jīng)過一定的處理程序制成；4）是依法行政和開展公務(wù)活動的重要工具。2.公文的特點83

（三）文件

文件的概念p5

廣義：指組織或個人為處理事務(wù)而制作的紀(jì)錄有信息的一切材料。包括公文和私人文件，以文字為主要紀(jì)錄方式的書面文件，以線條、紋路、明暗反差為紀(jì)錄方式的圖樣文件，以錄音、攝像、計算機存儲為紀(jì)錄方式的音像文件及電子文件等。

狹義：僅指機關(guān)形成的具有完整體系和處理程序的公文。

計算機技術(shù)應(yīng)用中的專門術(shù)語：即在內(nèi)容上是指在計算機信息存儲中，由若干個有關(guān)紀(jì)錄構(gòu)成的信息集合；在形式上是指光盤、磁帶、磁盤及紙帶等。（三）文件文件的概念p584（四）文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別

p5-61）從外延看廣義文件>文書>公文>狹義文件；

2）有時文書、文件、公文的基本含義又是一致的，可以通用；3）文書一詞出現(xiàn)最早（秦漢時期），其次為公文（三國以后），最后為文件（清朝末年）；4）現(xiàn)在習(xí)慣上用公文，稱文書工作。

（四）文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別p5-685應(yīng)用文與文書的聯(lián)系和區(qū)別？6古代的應(yīng)用文就是文書。

應(yīng)用文是行文主體在社會活動中為處理事務(wù)和進(jìn)行交際需要而形成并使用的具有約定俗成體式和普遍通行的實用性文體和文字材料。文書是應(yīng)用型的文字材料，廣義文書與應(yīng)用文含義一致。應(yīng)用文的范圍較廣，外延較寬。

對聯(lián)、學(xué)術(shù)論文、求職信、賀信、請?zhí)麘?yīng)用文與文書的聯(lián)系和區(qū)別？6古代的應(yīng)用文就86

（五）關(guān)于檔案

p6-7

1、檔案的概念

檔案是機關(guān)、組織、個人在社會活動中形成時，作為歷史紀(jì)錄保存起來以備查考的，作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料。

1）檔案是在社會實踐活動中形成的；2）檔案是由文書及信息有條件轉(zhuǎn)化而來；3）檔案是原始紀(jì)錄。（五）關(guān)于檔案p6-7872.檔案的屬性與特點屬性：

（1）來源的廣泛性。 （2）形成的條件性。（利用的價值性）

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。 其二，對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。 （3）記錄方式和載體形式的多樣性。 （4）原始的記錄性。（5）科學(xué)文化性。P8特點：系統(tǒng)性、選擇性、保存性p92.檔案的屬性與特點屬性：88區(qū)別：文書的屬性與特點8-9

本質(zhì)屬性：現(xiàn)實執(zhí)行性（1、文書由執(zhí)行性；2、文書的執(zhí)行性必須在一定是時間內(nèi)，即現(xiàn)實執(zhí)行性。）

其他屬性：政治性機密性知識信息性······

區(qū)別：文書的屬性與特點8-9本質(zhì)屬性：現(xiàn)實89

文書的特點

1、法定的作者。法定作者是依法成立，能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和義務(wù)的機關(guān)和組織。法定的作者是指發(fā)文的名義。（注意辨析！）

2、法定的權(quán)威和效力。公文是有由法定作者制定和發(fā)布的，法定作者和其法定的職權(quán)賦予公文法定的權(quán)威和效力。3、特定的程式性。特定的程式是指公文有規(guī)范的名稱、格式、處理程序等，它有助于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性。文書的特點903、檔案的類別檔案的形式多樣，類別不同。p7文書檔案：行政管理檔案（黨政、人物、家庭檔案）科技檔案：圖紙、設(shè)計任務(wù)書、科研報告專門檔案：會計、人事、訴訟、病例、婚姻登記、工商注冊登記等檔案、聲像檔案（特種檔案）數(shù)字（電子）檔案檔案數(shù)字化

3、檔案的類別檔案的形式多樣，類別不同。p7914、文書與檔案的作用

文書的作用9-10

1、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用2、行為規(guī)范作用3、公務(wù)聯(lián)系和知照的作用4、憑據(jù)記載作用5、傳遞信息與宣傳教育作用4、文書與檔案的作用文書的作用9-1092比較：檔案的作用10

查考依據(jù)作用；歷史憑證作用；科研基礎(chǔ)和條件。比較：檔案的作用10935、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別11

（一）兩者的聯(lián)系

1、紀(jì)錄和反映人們社會實踐活動的功用相同；基本相同的物質(zhì)載體現(xiàn)實或歷史活動的記錄2、兩者的內(nèi)容和格式一致；檔案源于文書文書是分散的檔案，檔案是集中保存的文書

3、兩者互為因果。

前身歸宿文書的形成，也可能要參考檔案

5、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別11（一）兩者94（二）兩者的區(qū)別

1、兩者的性質(zhì)和形式不同；現(xiàn)行效用零散單份歷史信息組合集中多份

2、兩者的目的和作用不同；

處理現(xiàn)實事務(wù)，工具作用發(fā)揮歷史價值作用

3、兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同?，F(xiàn)行應(yīng)用，一旦處理完畢便失去了現(xiàn)實效用檔案具有長期性、永久性，時間越久價值越大（二）兩者的區(qū)別95補充知識：如何理解企業(yè)文件與企業(yè)檔案

企業(yè)文件是指企業(yè)在管理活動、技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中正在制成和執(zhí)行的文件。企業(yè)檔案是指完成執(zhí)行效用后的有保存價值的備查、備考文件。補充知識：如何理解企業(yè)文件與企業(yè)檔案企業(yè)文件是96

1、企業(yè)文件的特性

1）形成的職能性（文件是企業(yè)在管理、技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中以職能為基礎(chǔ)按部門、專業(yè)特征形成的）；2）內(nèi)容的變化性（科技文件的內(nèi)容在不斷的完善）；3）效用的執(zhí)行性（文件作為工作成果的表現(xiàn)形式和指導(dǎo)工作的依據(jù)，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行。如ISO9000國際質(zhì)量認(rèn)證活動）。

3、企業(yè)檔案的特性。包括效用的憑證性和載體的固態(tài)性。

p135：吳寶康：檔案的基本價值可分為憑證價值與參考價值。1、企業(yè)文件的特性97

2、企業(yè)文件與檔案的構(gòu)成：

1）管理性文件與檔案，包括經(jīng)營管理類，行政管理類，組織保障類，科技與生產(chǎn)管理類。2）科研類文件與檔案，包括科研類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類。3）會計文件與檔案，如會計類。4）干部職工文件與檔案，如人事類。2、企業(yè)文件與檔案的構(gòu)成：983、結(jié)合實際進(jìn)行企業(yè)檔案分類

企業(yè)檔案分類一定要結(jié)合本單位檔案的實際,切莫脫離實際憑空立類，人為地使檔案分類與檔案實際相分離。二級類目最簡單的方法就是按機構(gòu)職能（結(jié)合問題）進(jìn)行分類。

如一個集團企業(yè)（包括黨群組織）有行政管理職能又有業(yè)務(wù)管理職能，在管理過程中形成的文件材料實際上都屬于文書檔案。

3、結(jié)合實際進(jìn)行企業(yè)檔案分類企業(yè)檔案分類一定99第二節(jié)文書工作與檔案管理P12-15第二節(jié)文書工作與檔案管理100一、文書工作與檔案管理的含義

（一）文書工作的含義與特點

p12文書工作也稱文書處理工作，主要是指公文的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。

特點：服務(wù)性、管理性、程序性、時效性

（二）檔案管理的含義和特點（比較）檔案管理也稱檔案工作，它是通過科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。

特點：服務(wù)性、管理性、政治性、機要性。一、文書工作與檔案管理的含義（一）文書工作的含義101二、文書工作的任務(wù)和內(nèi)容

（一）文書工作的任務(wù)

根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量的形成機關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。

（二）文書工作的三大環(huán)節(jié)

公文形成，前提環(huán)節(jié)公文處理，中心環(huán)節(jié)公文管理，歸結(jié)環(huán)節(jié)二、文書工作的任務(wù)和內(nèi)容（一）文書工作的任務(wù)102

（三）文書工作的內(nèi)容

1、公文的（草擬、審核、簽發(fā)）復(fù)核、登記和分送；2、公文的（繕印、用?。┑怯?、分發(fā)等；3、公文的簽收、登記、審核、擬辦；4、公文的批辦、承辦、注辦；5、會議、匯報的記錄與整理；6、公文的平時歸卷、提供借閱與保管；7、公文的系統(tǒng)整理與歸檔；……（三）文書工作的內(nèi)容103比較：檔案管理工作的任務(wù)和內(nèi)容13 （1）檔案管理工作的基本任務(wù)

堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源；逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。

（2）檔案管理工作的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用6項工作。

這些工作主要是在檔案室和檔案館進(jìn)行的。檔案管理工作的八項內(nèi)容可以從理論上劃分為兩個基本方面，即檔案的實體管理和檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用。比較：檔案管理工作的任務(wù)和內(nèi)容13 （1）104三、文書工作的基本原則和要求

（一）文書工作的基本原則p13：實事求是準(zhǔn)確規(guī)范精簡高效安全保密實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用、高效率地做好文書工作。

（二）文書工作的要求P13準(zhǔn)確、及時、安全、保密三、文書工作的基本原則和要求（一）文書工作的基本105比較：檔案管理工作的基本原則和要求

（1）檔案管理工作的基本原則

《中華人民共和國檔案法》：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用?！?/p>

（2）檔案管理工作的具體要求：14

完整安全有效

完整，即檔案的收集要做到齊全完整，沒有疏漏。安全，主要是保證檔案的物質(zhì)安全和政治安全，防止自然和人為的損壞，不丟失，不泄密。有效，即能夠有效地提供利用，充分發(fā)揮檔案的作用。比較：檔案管理工作的基本原則和要求106四、文書工作與檔案管理工作的聯(lián)系與區(qū)別14-15

（一）文書工作與檔案工作的聯(lián)系

1、兩者工作對象相近；2、某些工作環(huán)節(jié)相同；3、兩者互為因果；

4、兩者對工作人員的基本素質(zhì)要求相同。

（二）文書工作與檔案管理工作的區(qū)別

1、工作任務(wù)不同；2、服務(wù)對象不同；3、工作的目的不同；4、工作的具體內(nèi)容不同。四、文書工作與檔案管理工作的聯(lián)系與區(qū)別14-15107第三節(jié)文書工作的組織機構(gòu)與人員P15-一、文書工作組織機構(gòu)二、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)三、文書責(zé)任制度四、文書工作的歷史沿革第三節(jié)文書工作的組織機構(gòu)與人員P15-108一.文書工作組織機構(gòu)

文書工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)是各級黨政機關(guān)和負(fù)責(zé)人；

管理機構(gòu)是各級黨政機關(guān)辦公廳(室)。

最高管理機構(gòu)是中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳，分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作，各級黨政機關(guān)辦公廳（室）設(shè)立文秘部門或配備專職人員負(fù)責(zé)文書處理工作。文書工作擔(dān)負(fù)的不是機關(guān)的某一項專業(yè)職能，而是綜合職能，因此，文書部門是機關(guān)綜合機構(gòu)即秘書部門的一個組成部分。

一.文書工作組織機構(gòu)文書工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)是各級黨政109二.文書工作的組織形式

文書工作的組織形式是指文書工作機構(gòu)的設(shè)置和文書工作各個環(huán)節(jié)分工所采取的形式，主要有兩種形式。

集中形式分散形式（1）集中與分散是相對的，任何一個機關(guān)都不可能將文書工作全部集中到辦公秘書部門完成，也不可能全部分散到各職能部門完成。但無論是集中還是分散形式，辦公室在文書工作中總是起主導(dǎo)作用，只是文書工作的承辦兩不同而已。（2）文書工作一般集中在文書部門完成，各職能部門不配備專門文書人員，主要體現(xiàn)集中形式的特點。（3）影響文書工作組織形式的主要因素：⊙機關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職能和范圍；⊙機關(guān)文書量的多少；⊙機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次和數(shù)量；⊙機關(guān)所屬辦公部門位置是否集中，機關(guān)人員的配備等。二.文書工作的組織形式文書工作的組織形式是指文110(一)文書工作的機構(gòu)設(shè)置與組織領(lǐng)導(dǎo)

1、文書工作的機構(gòu)一般地說，各機關(guān)的文書工作都納入機關(guān)中心機構(gòu)（即辦公室或者秘書處、科）工作范圍之內(nèi)。就政府機關(guān)而言，政府辦公室是政府機關(guān)文書工作的中心機構(gòu)，對政府各職能部門的文書工作負(fù)有組織指導(dǎo)作用，但他并不能代替各個職能部門文書工作的具體任務(wù)。

屬于為領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門服務(wù)的機構(gòu)之一。包括專兼職文書工作人員。(一)文書工作的機構(gòu)設(shè)置與組織領(lǐng)導(dǎo)1、文書工作的機構(gòu)1112、設(shè)置要求文書部門的任務(wù)主要是形成文書、處理文書、保管文書。機構(gòu)設(shè)置大體有兩種情況：1、大機關(guān)在辦公廳（室）下設(shè)文書處、文書科。2、小機關(guān)只在辦公室設(shè)專職或兼職文書。2、設(shè)置要求112比較：檔案工作機構(gòu)16

檔案室：各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)。7種類型

檔案館：黨和國家集中保管檔案的基地，是國家法定的專門永久保管檔案的機構(gòu)。性質(zhì)上屬于各級黨委和政府的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)。（中央、地方和專業(yè)檔案館）

檔案事業(yè)管理機構(gòu)：各級檔案局、處等，是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門。比較：檔案工作機構(gòu)16檔案室：各機關(guān)、團1133、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)文書部門主要接受本機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)17也接受上級文書部門對文書工作的指導(dǎo)

1、從全國來說，目前黨、政、軍系統(tǒng)的文書工作分別由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、中央軍委辦公廳負(fù)責(zé)指導(dǎo)。2、從一個機關(guān)來說，文書工作由本機關(guān)的秘書長或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。3、從上下級機關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳（室）有責(zé)任對其所屬機關(guān)單位的文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳有責(zé)任對同級各部門的文書工作進(jìn)行管理）4、檔案部門有責(zé)任對機關(guān)歸檔文書歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)督和檢查。3、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)文書部門主要接受本機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)114比較：檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)17-18檔案工作是在黨和國家的領(lǐng)導(dǎo)下，通過檔案事業(yè)管理機構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理的。國家檔案局是全國檔案事業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)。各地檔案局（處、科）在地方黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)統(tǒng)一掌管地方檔案事務(wù)，對所屬地區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，在業(yè)務(wù)上受上級檔案管理機關(guān)的指導(dǎo)。比較：檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)17-18檔案工115三.文書責(zé)任制度三.文書責(zé)任制度116四.文書工作的歷史沿革（一）中國文書機構(gòu)的演變發(fā)展商末周初：秘書機構(gòu)

太史寮

天府（國家典制及官府檔案）四.文書工作的歷史沿革（一）中國文書機構(gòu)的演變發(fā)展117秘書機構(gòu)主要有：西漢成帝“尚書臺”（后改為“尚書省”）

魏文帝“中書省”“門下省”

隋唐“中書省”“門下省”“學(xué)士院”（翰林院）

宋“中書省”“門下省”“樞密院”

元“中書省”“行中書省”、“行樞密院”

明“內(nèi)閣”（設(shè)中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務(wù)廳”“尚寶司”

清“內(nèi)閣”“翰林院”“軍機處”（設(shè)方略館、內(nèi)翻書房）“通政使司”“奏事處”秘書機構(gòu)主要有：西漢成帝“尚書臺”（后改為“尚書省”）118

如：清雍正年間設(shè)立的軍機處,主要負(fù)責(zé)國家日常事務(wù),軍機大臣一般負(fù)責(zé)日常的重大事務(wù),而軍機章京更多地承擔(dān)了管理文書、檔案的重任。充當(dāng)軍機章京的一般是一些筆帖式和內(nèi)閣中書。他們主要負(fù)責(zé)收發(fā)文書、繕修檔案、匯抄檔冊以及管理軍機處方略館大庫檔案。文書與檔案概論119秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍，主要有：

御史大夫尚書令（尚書仆射、尚書郎）、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學(xué)士、長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍120晚清時期的秘書工作

秘書工作開始參照外國制度設(shè)“總理各國事務(wù)衙門”（后改外務(wù)部），下設(shè)“司務(wù)廳”掌管辦理外事文書往來與一應(yīng)秘書工作。各省設(shè)“咨議局”1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設(shè)“承宣廳、制誥局”，負(fù)責(zé)秘書工作。陸軍部首先設(shè)置“承政司”，下設(shè)“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設(shè)“秘書員”。隨著洋務(wù)運動的發(fā)展，不僅清王朝各級政府普遍有了完整的秘書機構(gòu)，一些廠礦企業(yè)中也設(shè)有文書檔案機構(gòu)。晚清時期的秘書工作秘書工作開始參照外國制度121中華民國臨時政府時期:

總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)秘書長一人。秘書處下設(shè)總務(wù)科、財務(wù)科、民政科、文犢科、通譯科、電報科、收發(fā)所、招待所。各省都督府設(shè)秘書廳（處、局），文書局（部）出現(xiàn)公務(wù)秘書和私人秘書。

《總統(tǒng)府秘書處暫行章程》規(guī)定:

本處置秘書長1人，承總統(tǒng)之命，總理本處事務(wù)，監(jiān)督所屬職員。各科、所職員無定員，承總統(tǒng)或秘書長之命掌理各項事務(wù)。如:撰擬及收發(fā)公犢文件；保存命令、法規(guī)及公犢文件；編錄各部會議事項等。總統(tǒng)府還設(shè)有“印鑄處”，分印刷科和刊鑄科。印刷科專理官用文書、票簿及公報，刊鑄科專理制造勛章、徽章及印信、關(guān)防、鈴記。臨時政府各部的文書工作，由承政廳(政務(wù)廳)管理。中華民國臨時政府時期:總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)122文書工作進(jìn)行了各種改革：

《公文程式條例》（令、咨、呈、示、狀）公文程式規(guī)定：

“凡公文皆須蓋印簽名，并署年月日，但人民行用于公署職員之呈文，得免其蓋印”。文書工作進(jìn)行了各種改革：123北洋軍閥統(tǒng)治時期的秘書工作

北洋軍閥政府的文書工作，在中央由國務(wù)院(內(nèi)閣)秘書廳管理，設(shè)秘書長、秘書、金事、主事等。中央各部由總務(wù)廳管。在秘書廳和總務(wù)廳都設(shè)有機要科、文書科。地方省、縣公署也都設(shè)有文書工作機構(gòu)。北洋軍閥政府各機關(guān)的文書撰擬、收發(fā)登記、公文辦理、立卷歸檔等各項文書處理工作，都建立了一定的制度。

1912-1914：袁世凱時期，公文制度曾出現(xiàn)過倒退。北洋軍閥統(tǒng)治時期的秘書工作北洋軍閥政府的文書工12