檔案與檔案工作課件

檔案管理學檔案管理學11.1檔案的起源與沿革

一、檔案的起源（主要有4種觀點）

1、國家——文字——檔案

2、文字——國家——檔案

3、文字——檔案——國家——有條理的檔案

4、結繩、刻契——檔案——文字——國家——有條理的檔案

1、2條又稱為階級社會產物論（文字、國家條件說）

3、4條又稱為原始社會產物說

1.1檔案的起源與沿革21.1檔案的起源與沿革二、檔案的歷史沿革

1、載體沿革

甲骨檔案→金石檔案→簡牘檔案→縑帛檔案→紙質檔案→聲像檔案→電子檔案

2、名稱的沿革

A、商：冊；周：中；

秦、漢：典籍；魏晉以后：文書、文案；

唐、宋以來：文卷、案卷、案牘；

B、“檔案”一詞，一般認為初見于明末清初檔：在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案：在《說文解字》中解釋為：幾屬。

3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當于中文“檔案”一詞。

復數(shù)archives[`a:kaivz],n.公文保管處、檔案處、公文。1.1檔案的起源與沿革二、檔案的歷史沿革31.2檔案的定義及其涵義一、檔案的定義

列寧:“定義可能有許多，因為對象有許多方面?！毕露x最常用的方法是：“屬”加“種差”?！皩佟奔印胺N差”方法對其從形式上進行綜述就是：通過揭示概念最鄰近的“屬”概念和“種差”來明確概念內涵的邏輯方法。采用這種方法，可以給檔案下一個定義：

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件。

除了這種表述外，還可以表述為：國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。

1.2檔案的定義及其涵義一、檔案的定義4另外再介紹《檔案法》上的定義。《中華人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正。第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！边@幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。

第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個原始記錄指的就是國內外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機關文書，也包括技術文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。另外再介紹《檔案法》上的定義。5二、檔案定義的涵義（一）檔案的來源

從形成者看來源：Ａ、機構Ｂ、組織Ｃ、個人

（二）檔案形成檔案是由文書轉化而來的。轉化條件有三：1、辦理完畢的文件才能成為檔案

情況有三：（1）文件內容要求馬上辦理完畢，并且已經辦理完畢。

（2）文件內容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種。

（3）不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢

從這個角度來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。

2、具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。

從這個角度來看，文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。

3、按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案

文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。二、檔案定義的涵義6（三）檔案的形式：

從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。

從表達方式基本三種：文字、圖像、聲音；

從記錄方法：手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。

從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。現(xiàn)代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。

從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。（三）檔案的形式：

從檔案的載體上來看，7（四）檔案內容：

反映了人們各種社會活動，即檔案內容上的特征是：1、記錄一個國家的誕生、發(fā)展、政治、經濟、軍事、文化等各種各樣的內容；十分豐富，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包.2、原始性，這是檔案的本質屬性。因此，檔案具有很大的憑證作用。原始性和真實性的區(qū)別：大多數(shù)檔案是比較可靠的歷史記錄，但部分檔案并非如此，主要有兩種情況：一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案二是檔案內容失真，形成是真實的，但是內容是不真實的。（五）檔案的形成過程1、制作的時候就是檔案；（有意制作）2、制作的時候并不是檔案（無意的制作+有意的處理保存）意：檔案制作者和保存管理者的檔案意識

（四）檔案內容：

8有意無意制作的檔案的優(yōu)劣：1、“有意”制作的檔案

優(yōu)勢：制作材料較好，追求耐久性，格式嚴格、規(guī)范，便于長久保存且留存情況比較齊全、完整。

劣勢：內容往往難以做到客觀、真實，常有虛假不實且有意作偽、抑惡揚善，報喜不報憂等內容上的偏差、錯誤。2、“無意”制作的檔案

劣勢：因無檔案意識，所以制作材料的質地、耐久性往往比較差、書寫格式也不規(guī)范，且留存狀況不好，難以做到完整、齊全，這對檔案的保存和日常管理使用是不利的。

優(yōu)勢：內容客觀真實，制作者無意留下來的真實客觀的原始記錄。因此檔案管理者必須面對并正確對待、把握客觀事實。有意無意制作的檔案的優(yōu)劣：91.3檔案及其相關事物的關系一、檔案與圖書

1、不同方面

A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種的，有意識地撰寫的。

B、數(shù)量不同。

C、作用不同。

D、保密性不同。E、形式不同。2、相似之處

A、兩者目前都以文字記錄為主

B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。

C、在一定條件下，兩者可以互相轉化，互相彌補簡而言之，檔案是社會實踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認識的產品。二者本質不同、社會功能不同、特點也不同1.3檔案及其相關事物的關系一、檔案與圖書

1、不同方面

10二、檔案與情報1、情報的本質屬性

A、情報的根本屬性之一是知識。

B、有一定利用價值的知識才具有情報價值。

C、情報是知識運動的過程之一，即情報是傳遞著的知識。2、兩者的比較

情報比檔案的內涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。

二、檔案與情報11三、檔案與文物（是內涵上最為接近的概念）1、大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，內涵上有部分交叉重合。2、絕大多數(shù)文物都不能稱為檔案3、內容的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。四、檔案和文獻

1、檔案是第一手原生信息，而文獻不是。2、文獻注重歷史文化價值，而檔案更注重查考、實用價值。3、文獻內容比較系統(tǒng)，而檔案包含的內容都是片段性的，零星的。五、檔案與資料

資料一般具有參考性質，起著推廣經驗、傳播知識，提供某些信息的作用。與檔案有關的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關的資料，可以輔助檔案提供作用，補充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務的學習和工作提供參考資料。三、檔案與文物（是內涵上最為接近的概念）121.4檔案的種類一、公務檔案和私人檔案(從檔案形成的公私領域進行分類)1、公務檔案是指人們在公務活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務機關或其他社會組織；形成的檔案歸“國家”所有。

實存狀態(tài)主要是過去的公務文書、法律、法規(guī)、行政性公文2、私人檔案是指人們在私人生活中形成的檔案，其形成主體主要為私人個人；形成的檔案歸“私人”所有。實存狀態(tài)主要是日記、文稿、賬單、票據、筆記、信函1.4檔案的種類一、公務檔案和私人檔案(從檔案形成的公私領域133、兩者在外延上的交叉重合如公務機關頒發(fā)給個人的文件、票據、獎狀、判決書等同時具有私人檔案的性質。私人向公務機關遞交的申請書、申訴書、建議、信函等只要被受理、接受，就同時具有公務檔案的性質。4、兩者的“中間地帶”私有組織（企業(yè)或事業(yè)單位）的檔案，從所有權角度看無意應為私有，但是與私人所有的純私人生活中形成的私人檔案又不是同一性質。一般認為這部分檔案是私有檔案中的“公務檔案”。3、兩者在外延上的交叉重合14二、歷史檔案和現(xiàn)行檔案三、文書檔案、科技檔案和專門檔案（是中國檔案界以及社會上應用最為普遍的檔案種類概念）四、中華人民共和國后檔案、革命歷史檔案、舊政府檔案二、歷史檔案和現(xiàn)行檔案15

歷史檔案和現(xiàn)行檔案

主要從檔案的形成時間以及檔案的作用的角度對檔案進行劃分的。

歷史檔案是形成時間較早，離現(xiàn)在較久遠主要起到歷史文化作用的檔案（第一歷史檔案館、第二歷史檔案館中）

現(xiàn)行檔案只要是形成時間較晚，離現(xiàn)在的時間距離較近主要起現(xiàn)時查考作用，即主要是對人們的現(xiàn)實工作、生活有具體實際作用的檔案。（人事檔案、財務檔案、銀行票據）歷史檔案和現(xiàn)行檔案16

文書檔案：實際是行政管理檔案。就是在社會行政管理活動中各種行政性或政治性的公文（如請示、批復、決定、決議、法律、法規(guī)）轉化而成的檔案。我們所說的檔案絕大部分是文書檔案，在檔案家族中占主導地位。

科技檔案：人們在科技、生產活動中形成的由純業(yè)務性的科技文件材料（如建筑圖紙、設計任務書、科研報告）轉化而成的檔案。不是人類自我管理活動的記錄，是人類面對自然進行科學研究、物質生產活動的記錄。

專門檔案：除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動中形成的檔案。如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病例檔案、結婚登記檔案和工商注冊登記檔案。主要采取的是排除法。

文書檔案出現(xiàn)最早、專門檔案出現(xiàn)最晚。文書檔案：實際是行政管理檔案。就是在社會行政管理活動中各17中華人民共和國后檔案：又稱為中華人民共和國檔案，是指1949年10月1日中華人民共和國成立之后的，在中國形成的歸國家所有的所有檔案。革命歷史檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，由中國共產黨及其所領導的軍隊、政權、企事業(yè)單位和社會團體以及個人所形成的歸國家所有的所有檔案。舊政府檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案。在檔案統(tǒng)計中，一般簡化為“建”、“革”、“舊”三字開頭?！敖ā弊诸^的檔案還會不斷的產生新的檔案，而“革”、“舊”字開頭的檔案不會再產生新的檔案，因此的珍貴檔案，格外要重視并保護收藏好。中華人民共和國后檔案：又稱為中華人民共和國檔案，是指1949181.5檔案的作用一、檔案的基本作用秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關中起到非常重要的作用。明內閣大學士邱濬說檔案的作用:"今世賴之以知古，后世賴之以知今者也"。郭沫若同志在1960年寫下《題贈檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝?？傊?，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據”、“口為空，字為宗”。檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。1.5檔案的作用一、檔案的基本作用19二、檔案的主要作用

1、機關工作的查考憑據

2、生產建設的參考依據

3、政治斗爭的必要工具

4、科學研究的可靠資料5、宣傳教育的生動素材

6、檔案能夠以其內容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件。二、檔案的主要作用20機關工作的查考憑據：

檔案記錄了各機關、單位過去活動的狀況，其中包括行使職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果以及管理活動的經驗，它是任何一個政府、任何一個機關單位連續(xù)工作必須查考的憑據。否則只靠記憶處理工作則有時無以為憑，往往有失準確，對時隔日久的事務難免被人遺忘。

許多機關在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策和制定規(guī)則等活動中，大量地查考檔案，順利推動了工作。假若檔案散失，無案可查的話會給工作造成許多困難。事實證明大到制定黨和國家的方針政策，小至處理機關單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。機關工作的查考憑據：21生產建設的參考依據：檔案中記載了各種生產活動的情況、成果、經驗、教訓。從自然資源、生產手段到生產程序以及計劃管理和生產技術等各方面的信息，可以作為工農業(yè)生產和經濟管理的科學依據和參考資料。生產建設的參考依據：22政治斗爭的必要工具：檔案中記載了社會、階級、經濟、政治、法律等各方面的狀況。這些原始資料，歷來都是成為統(tǒng)治階級進行各種政治斗爭的工具。如我國現(xiàn)存的大量檔案，記載國內外敵對勢力在中國所進行的許多罪惡活動以及中國人民進行革命斗爭的情況和有關的歷史事實。政治斗爭的必要工具：23科學研究可靠的資料：

無論是自然科學還是社會科學、思維科學的研究都必須詳細的占有材料，才能據以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩個方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面：專門進行科學研究的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料。檔案是科學研究的必要條件?？茖W研究可靠的資料：24因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當事者應有的合法權益。其中包括立法性質的文件、證明文件和互相交往的各種材料，例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報告與批件，書信、賬本、單據，存根等等。這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關系、經濟關系和政治關系，有的記載了有關事件的過程，各方面承擔的權利和義務以及當事人具有的資歷、待遇和榮譽。一旦在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)和糾紛時，檔案就是最為有力的證據證明這些權益的歸屬。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也251.6檔案工作概論一、檔案工作的內容

1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。

2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作。二、檔案業(yè)務工作內容

1、六環(huán)節(jié)之說：

檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、登記和統(tǒng)計、提供利用。

2、八環(huán)節(jié)之說：檔案業(yè)務工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨立的工作內容，把它們加上去，六個環(huán)節(jié)就變成八個環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質

1、檔案工作是一項管理性的工作

2、檔案工作是一項服務性的工作

3、檔案工作是一項政治性的工作除此之外，還有“條件性”、“科學性”等提法。1.6檔案工作概論一、檔案工作的內容261、檔案工作是一項管理性的工作。

檔案管理工作不能為社會直接產生物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一項特殊業(yè)務。目的是在科學管理的基礎上，以提供原始檔案材料的方式為黨和國家的各項生產活動服務。人們在工作實踐中要形成檔案，這些檔案對今后的工作具有重要的查考價值，管理者要想搞好本單位的管理，都必須建立檔案工作，并運用科學的理論原則和技術方法，通過收集整理堅定、檢選、技術保護等一系列具體措施建立起科學的管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、利用服務系統(tǒng)。

檔案工作是科學性和技術性很強的管理工作1、檔案工作是一項管理性的工作。272、檔案工作是一項服務性的工作

檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會服務，是檔案工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案，進行編著、統(tǒng)計、分析等活動，但最終目的是為了更好地適應社會的利用需要。

檔案工作的服務性發(fā)揮的程度是衡量檔案工作好壞的標志。2、檔案工作是一項服務性的工作283、檔案工作是一項政治性工作在階級社會里，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關系和階級利利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為其經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分方案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿才能開放，這種機要性也是檔案工作政治性的具體表現(xiàn)。3、檔案工作是一項政治性工作29檔案業(yè)務工作的基本內容檔案工作收集整理鑒定保管檢索編研利用統(tǒng)計檔案業(yè)務工作的基本內容檔案收集整理鑒定保管檢索編研利用統(tǒng)計30檔案的收集：

各機關在工作和生產活動中形成的文件，是由各單位或單位內部的各個組織機構分散形成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，則要求一定的集中，為了解決文件形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾，就需要將分散的文件經過挑選，按照一定的制度集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。檔案的收集：31檔案的整理：

收集起來的檔案內容復雜，數(shù)量很大，有的還成包成捆。如果原封不動，還是處于相對凌亂的狀態(tài)，既不好管理也無法提供利用，這就需要對這些檔案加以系統(tǒng)化。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必須把這些檔案分門別類，有條不紊地進行系統(tǒng)整理，這就形成了檔案的整理工作。檔案的整理：32檔案的鑒定：

隨著社會的發(fā)展，時間的推移，檔案的輸了了不斷增多，檔案的保存交織也在不斷的發(fā)生變化。一定時間以后，有的檔案還有繼續(xù)保存的必要，有的檔案則已失去了保存的價值，這就要對檔案進行審查、鑒別，去粗取精，將確實已經失去保存價值的檔案剔除，于是就形成了檔案的鑒定工作。檔案的鑒定：33檔案的保存：

由于自然和社會條件的原因，檔案總是處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受突發(fā)性的破壞，而社會則需要長遠利益檔案，要求盡可能延長檔案的壽命，為了解決檔案的不斷毀損和長遠利用要求的矛盾，就需要采取各種保護措施，防止檔案遭受損失，飽著呢個檔案的安全與完整，想方設法采取各種保護措施，進行系統(tǒng)、科學地管理使其延年益壽，折舊形成的檔案的保管工作。檔案的保存：34檔案的檢索：

檔案的數(shù)量很多，類型多樣，文種復雜，它們都有自身的形成規(guī)律，為了滿足社會對檔案的多方面的特定要求，就需要通過多種途徑和形式提示檔案的內容，給利用者提供檢索檔案的多種手段，這就形成了檔案的編目和檢索工作。檔案的檢索：35檔案的編研：

檔案的編研是對檔案材料進行編輯和研究的總稱。是為了解決原始檔案材料孤本多，借閱面窄的限制與社會對檔案的廣泛利用需求之間的矛盾、對檔案材料進行專門的研究、匯集，編寫各類專門材料，并通過公布、出版等方式，積極主動地在更大范圍內提供服務。檔案的編研：36檔案的利用：

保存檔案的目的就是為了提供檔案為黨和國家各項工作服務，而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，只是為提供利用奠定了基礎和可能性，為了把可能性變?yōu)楝F(xiàn)實性，滿足社會利用檔案的需要，更好地開發(fā)檔案情報資源，就需要通過各種方式介紹和實際地提供檔案，這就形成了檔案的提供利用服務。檔案的利用：37四、我國檔案工作的基本原則我國檔案工作的基本原則是在檔案工作不斷發(fā)展的實踐過程中逐步形成和確定下來的?！稒n案法》規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。”組織原則和管理體制管理的基本要求根本目的四、我國檔案工作的基本原則組織原則和管理體制管理的基本要求根381、統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案由各級檔案機構分別集中保存，并實行黨政檔案的統(tǒng)一管理全國檔案工作，由各級檔案行政管理機構統(tǒng)一地、分層負責地進行監(jiān)督和指導實行黨政檔案統(tǒng)一管理：1959之前，我國的黨政檔案是分開管理的，現(xiàn)在是高度的集中在一起。優(yōu)點：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產生的，有密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大的差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導統(tǒng)一，黨政檔案管理工作統(tǒng)一設置機構，符合精簡原則。1、統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案392、維護檔案的完整與安全維護檔案的完整

1、數(shù)量上，保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少；2、質量上，維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為的割裂分散，或者零散的堆砌。維護檔案的安全

1、物質安全：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案壽命；2、政治安全：保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊、失密。維護檔案的完整與安全是辯證統(tǒng)一的關系

只有維護檔案的完整，才能有效地保證檔案的安全；散亂和丟失，則會造成檔案的損壞和政治上的不安全。同時，只有維護檔案的安全，才能保證檔案的完整；檔案遭受損失和破壞，則會影響檔案的完整。2、維護檔案的完整與安全403、便于社會各方面的利用——根本目的體現(xiàn)著檔案工作的服務性質。檔案必須不斷地提高服務效率和服務質量，為檔案利用者盡可能創(chuàng)造方便。是檔案工作的總目標：全部檔案管理活動的最終目的都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項社會實踐服務這個集中點上。是檔案業(yè)務工作各業(yè)務環(huán)節(jié)的出發(fā)點，支配檔案工作的全過程：檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應該以便于利用為著眼點。是檢驗檔案工作效果的主要標準：檔案工作做的是否有效，最主要的是看它是否能為國家和社會做出貢獻，能否創(chuàng)造社會效益和經濟效益3、便于社會各方面的利用——根本目的41我國檔案工作基本原則的辯證統(tǒng)一關系三個方面互相聯(lián)系，互相作用，是一個辯證統(tǒng)一的有機整體，具有豐富的思想內容。A、統(tǒng)一領導、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領導、分級管理，就不能維護檔案的安全與完整和為社會利用。B、離開維護檔案的完整與安全和便于社會各方面的利用，統(tǒng)一領導、分級管理就失去了它的意義和方向。我國檔案工作基本原則的辯證統(tǒng)一關系三個方面互相聯(lián)系，互相作用421.7檔案機構保存和管理檔案的機構與檔案行政管理機關統(tǒng)稱為檔案機構保存和管理檔案的機構檔案機構檔案行政管理機關縣檔案局市檔案局省檔案局國家檔案局檔案館文件中心檔案寄存中心檔案室1.7檔案機構保存和管理檔案的機構檔案機構檔案行政管理機關縣43檔案室與機關檔案工作（一）一、檔案室1、概念：檔案室是各組織（包括機關、團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內部機構。它是國家檔案工作體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構，是檔案工作的基礎。2、基本任務和具體任務：檔案室與機關檔案工作（一）一、檔案室44基本任務：統(tǒng)一地管理本單位各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本單位各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。具體任務：1、對本單位文書部門或業(yè)務部門文件的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督。2、接收和保管本單位各部門應歸檔的文件，進行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展利用工作，同時收藏和管理一些有關的內部書刊等資料，配合檔案提供利用。3、定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交?；救蝿眨航y(tǒng)一地管理本單位各部門形成的各種門類和載體的全部檔453、檔案室的六種類型：普通檔案室（機關檔案）：統(tǒng)一管理本單位黨、政、工、團組織的檔案，也稱機關檔案室、單位檔案室、文書檔案室?？萍紮n案室：管理科學技術檔案的專門檔案室音像檔案室：管理影片、照片、錄音帶等特種檔案室人事檔案室：機關在人事部門設立的專門管理人事檔案的機構，也稱干部檔案室（科）。綜合檔案室：統(tǒng)一管理本單位全部檔案的檔案室聯(lián)合檔案室：同一地區(qū)，特別是在同一市鎮(zhèn)內的一些機關聯(lián)合起來設立的一個檔案機構。3、檔案室的六種類型：46文件中心概念：它是介于檔案室和檔案館之間的一種過渡性的檔案管理機構。類型：政府文件中心：由縣級以上人民政府建立，為政府機關單位和社會服務的非營利性的文件與檔案管理機構。商業(yè)性文件中心：由有關單位和個人創(chuàng)辦的一種營利性的文件與檔案管理機構。文件中心概念：它是介于檔案室和檔案館之間的一種過渡性的檔案管47檔案寄存中心由國家綜合檔案館設立的，為各類企業(yè)、社會組織以及個人提供文件與檔案寄存服務的機構?；旧隙紝儆谟袃敺招缘臋C構。主要為不具備充分保管條件的企業(yè)單位、破產單位、社會團體、公民個人等，提供文件與檔案的寄存服務。寄存期間，文件與檔案的所有權形式不變。檔案寄存中心由國家綜合檔案館設立的，為各類企業(yè)、社會組織以及48二、檔案館檔案館是永久保存檔案的基地檔案館是黨和國家的科學文化事業(yè)機構檔案館管理的對象是歷史文化遺產檔案館工作是一項研究性的工作檔案館具有繁榮科學文化的社會職能檔案館是機要機構二、檔案館49性質：永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。

檔案館所保存的檔案，有些是有機密性的。檔案館又具有機要性?；韭氊煟杭薪y(tǒng)一地管理黨和國家需要長遠保管的檔案和史料，維護歷史的真實面貌，為現(xiàn)實的社會主義現(xiàn)代化建設和歷史的長遠需要服務。

具體任務：接收與征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，科學地管理；通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；參與編修史志的工作。性質：永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料50檔案館的種類：1、按地區(qū)可分為：

A、中央級檔案館，如：中央檔案館、中國第一歷史檔案

館、中國第二歷史檔案館、中國電影資料館等；

B、地方檔案館，又有?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、連云港市檔案館、桂林市檔案館。2、按專業(yè)可分為：

A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。

B、專業(yè)檔案館，如中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、各地城市建設檔案館等。3、按地區(qū)結合專業(yè)可分為：中央級綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級專業(yè)檔案（如：中國照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設檔案館）。

檔案館的種類：51中央級檔案館中央級檔案館中國第一歷史檔案館中國第二歷史檔案館中央檔案館中央主管部門的專業(yè)檔案館中國人民解放軍檔案館中國電影資料館中國照片檔案館外交部檔案館中央級檔案館中央級檔案館中國第一歷史檔案館中國第二歷史檔案館52三、檔案行政管理機構性質：是黨和國家指導和管理檔案工作的行政部門。如各級檔案局、處等，即是黨的機構，也是政府機構。基本任務：A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。

B、對檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。

D、提出鑒定檔案的原則和標準，研究和審查保存價值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。

E、組織并指導理論和技術研究，提出方案。

F、召開會議，研究問題，交流經驗。

G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評定職稱。

H、組織檔案的利用工作

I、黨和國家領導機關交辦的有關檔案工作的其它事宜。

三、檔案行政管理機構53四、檔案機構之間的相互關系國家檔案局中央級檔案館省檔案局市檔案局縣檔案局四、檔案機構之間的相互關系國家檔案局中央級檔案館省檔案局市檔54各級檔案機構之間的關系是：

上級檔案行政管理機構，對下級檔案行政管理機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督的關系；

檔案行政管理機構，對檔案館和檔案室等檔案業(yè)務機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督關系；

機關檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關系；各級檔案館（室）之間，均無隸屬關系，但有一定的協(xié)作關系。各級檔案機構之間的關系是：55演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！56檔案管理學檔案管理學571.1檔案的起源與沿革

一、檔案的起源（主要有4種觀點）

1、國家——文字——檔案

2、文字——國家——檔案

3、文字——檔案——國家——有條理的檔案

4、結繩、刻契——檔案——文字——國家——有條理的檔案

1、2條又稱為階級社會產物論（文字、國家條件說）

3、4條又稱為原始社會產物說

1.1檔案的起源與沿革581.1檔案的起源與沿革二、檔案的歷史沿革

1、載體沿革

甲骨檔案→金石檔案→簡牘檔案→縑帛檔案→紙質檔案→聲像檔案→電子檔案

2、名稱的沿革

A、商：冊；周：中；

秦、漢：典籍；魏晉以后：文書、文案；

唐、宋以來：文卷、案卷、案牘；

B、“檔案”一詞，一般認為初見于明末清初檔：在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案：在《說文解字》中解釋為：幾屬。

3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當于中文“檔案”一詞。

復數(shù)archives[`a:kaivz],n.公文保管處、檔案處、公文。1.1檔案的起源與沿革二、檔案的歷史沿革591.2檔案的定義及其涵義一、檔案的定義

列寧:“定義可能有許多，因為對象有許多方面。”下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。“屬”加“種差”方法對其從形式上進行綜述就是：通過揭示概念最鄰近的“屬”概念和“種差”來明確概念內涵的邏輯方法。采用這種方法，可以給檔案下一個定義：

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件。

除了這種表述外，還可以表述為：國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。

1.2檔案的定義及其涵義一、檔案的定義60另外再介紹《檔案法》上的定義?！吨腥A人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正。第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！边@幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。

第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個原始記錄指的就是國內外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機關文書，也包括技術文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。另外再介紹《檔案法》上的定義。61二、檔案定義的涵義（一）檔案的來源

從形成者看來源：Ａ、機構Ｂ、組織Ｃ、個人

（二）檔案形成檔案是由文書轉化而來的。轉化條件有三：1、辦理完畢的文件才能成為檔案

情況有三：（1）文件內容要求馬上辦理完畢，并且已經辦理完畢。

（2）文件內容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種。

（3）不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢

從這個角度來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。

2、具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。

從這個角度來看，文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。

3、按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案

文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。二、檔案定義的涵義62（三）檔案的形式：

從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。

從表達方式基本三種：文字、圖像、聲音；

從記錄方法：手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。

從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。

從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。（三）檔案的形式：

從檔案的載體上來看，63（四）檔案內容：

反映了人們各種社會活動，即檔案內容上的特征是：1、記錄一個國家的誕生、發(fā)展、政治、經濟、軍事、文化等各種各樣的內容；十分豐富，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包.2、原始性，這是檔案的本質屬性。因此，檔案具有很大的憑證作用。原始性和真實性的區(qū)別：大多數(shù)檔案是比較可靠的歷史記錄，但部分檔案并非如此，主要有兩種情況：一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案二是檔案內容失真，形成是真實的，但是內容是不真實的。（五）檔案的形成過程1、制作的時候就是檔案；（有意制作）2、制作的時候并不是檔案（無意的制作+有意的處理保存）意：檔案制作者和保存管理者的檔案意識

（四）檔案內容：

64有意無意制作的檔案的優(yōu)劣：1、“有意”制作的檔案

優(yōu)勢：制作材料較好，追求耐久性，格式嚴格、規(guī)范，便于長久保存且留存情況比較齊全、完整。

劣勢：內容往往難以做到客觀、真實，常有虛假不實且有意作偽、抑惡揚善，報喜不報憂等內容上的偏差、錯誤。2、“無意”制作的檔案

劣勢：因無檔案意識，所以制作材料的質地、耐久性往往比較差、書寫格式也不規(guī)范，且留存狀況不好，難以做到完整、齊全，這對檔案的保存和日常管理使用是不利的。

優(yōu)勢：內容客觀真實，制作者無意留下來的真實客觀的原始記錄。因此檔案管理者必須面對并正確對待、把握客觀事實。有意無意制作的檔案的優(yōu)劣：651.3檔案及其相關事物的關系一、檔案與圖書

1、不同方面

A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種的，有意識地撰寫的。

B、數(shù)量不同。

C、作用不同。

D、保密性不同。E、形式不同。2、相似之處

A、兩者目前都以文字記錄為主

B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。

C、在一定條件下，兩者可以互相轉化，互相彌補簡而言之，檔案是社會實踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認識的產品。二者本質不同、社會功能不同、特點也不同1.3檔案及其相關事物的關系一、檔案與圖書

1、不同方面

66二、檔案與情報1、情報的本質屬性

A、情報的根本屬性之一是知識。

B、有一定利用價值的知識才具有情報價值。

C、情報是知識運動的過程之一，即情報是傳遞著的知識。2、兩者的比較

情報比檔案的內涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。

二、檔案與情報67三、檔案與文物（是內涵上最為接近的概念）1、大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，內涵上有部分交叉重合。2、絕大多數(shù)文物都不能稱為檔案3、內容的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。四、檔案和文獻

1、檔案是第一手原生信息，而文獻不是。2、文獻注重歷史文化價值，而檔案更注重查考、實用價值。3、文獻內容比較系統(tǒng)，而檔案包含的內容都是片段性的，零星的。五、檔案與資料

資料一般具有參考性質，起著推廣經驗、傳播知識，提供某些信息的作用。與檔案有關的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關的資料，可以輔助檔案提供作用，補充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務的學習和工作提供參考資料。三、檔案與文物（是內涵上最為接近的概念）681.4檔案的種類一、公務檔案和私人檔案(從檔案形成的公私領域進行分類)1、公務檔案是指人們在公務活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務機關或其他社會組織；形成的檔案歸“國家”所有。

實存狀態(tài)主要是過去的公務文書、法律、法規(guī)、行政性公文2、私人檔案是指人們在私人生活中形成的檔案，其形成主體主要為私人個人；形成的檔案歸“私人”所有。實存狀態(tài)主要是日記、文稿、賬單、票據、筆記、信函1.4檔案的種類一、公務檔案和私人檔案(從檔案形成的公私領域693、兩者在外延上的交叉重合如公務機關頒發(fā)給個人的文件、票據、獎狀、判決書等同時具有私人檔案的性質。私人向公務機關遞交的申請書、申訴書、建議、信函等只要被受理、接受，就同時具有公務檔案的性質。4、兩者的“中間地帶”私有組織（企業(yè)或事業(yè)單位）的檔案，從所有權角度看無意應為私有，但是與私人所有的純私人生活中形成的私人檔案又不是同一性質。一般認為這部分檔案是私有檔案中的“公務檔案”。3、兩者在外延上的交叉重合70二、歷史檔案和現(xiàn)行檔案三、文書檔案、科技檔案和專門檔案（是中國檔案界以及社會上應用最為普遍的檔案種類概念）四、中華人民共和國后檔案、革命歷史檔案、舊政府檔案二、歷史檔案和現(xiàn)行檔案71

歷史檔案和現(xiàn)行檔案

主要從檔案的形成時間以及檔案的作用的角度對檔案進行劃分的。

歷史檔案是形成時間較早，離現(xiàn)在較久遠主要起到歷史文化作用的檔案（第一歷史檔案館、第二歷史檔案館中）

現(xiàn)行檔案只要是形成時間較晚，離現(xiàn)在的時間距離較近主要起現(xiàn)時查考作用，即主要是對人們的現(xiàn)實工作、生活有具體實際作用的檔案。（人事檔案、財務檔案、銀行票據）歷史檔案和現(xiàn)行檔案72

文書檔案：實際是行政管理檔案。就是在社會行政管理活動中各種行政性或政治性的公文（如請示、批復、決定、決議、法律、法規(guī)）轉化而成的檔案。我們所說的檔案絕大部分是文書檔案，在檔案家族中占主導地位。

科技檔案：人們在科技、生產活動中形成的由純業(yè)務性的科技文件材料（如建筑圖紙、設計任務書、科研報告）轉化而成的檔案。不是人類自我管理活動的記錄，是人類面對自然進行科學研究、物質生產活動的記錄。

專門檔案：除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動中形成的檔案。如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病例檔案、結婚登記檔案和工商注冊登記檔案。主要采取的是排除法。

文書檔案出現(xiàn)最早、專門檔案出現(xiàn)最晚。文書檔案：實際是行政管理檔案。就是在社會行政管理活動中各73中華人民共和國后檔案：又稱為中華人民共和國檔案，是指1949年10月1日中華人民共和國成立之后的，在中國形成的歸國家所有的所有檔案。革命歷史檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，由中國共產黨及其所領導的軍隊、政權、企事業(yè)單位和社會團體以及個人所形成的歸國家所有的所有檔案。舊政府檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案。在檔案統(tǒng)計中，一般簡化為“建”、“革”、“舊”三字開頭。“建”字頭的檔案還會不斷的產生新的檔案，而“革”、“舊”字開頭的檔案不會再產生新的檔案，因此的珍貴檔案，格外要重視并保護收藏好。中華人民共和國后檔案：又稱為中華人民共和國檔案，是指1949741.5檔案的作用一、檔案的基本作用秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關中起到非常重要的作用。明內閣大學士邱濬說檔案的作用:"今世賴之以知古，后世賴之以知今者也"。郭沫若同志在1960年寫下《題贈檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝?？傊?，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據”、“口為空，字為宗”。檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。1.5檔案的作用一、檔案的基本作用75二、檔案的主要作用

1、機關工作的查考憑據

2、生產建設的參考依據

3、政治斗爭的必要工具

4、科學研究的可靠資料5、宣傳教育的生動素材

6、檔案能夠以其內容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件。二、檔案的主要作用76機關工作的查考憑據：

檔案記錄了各機關、單位過去活動的狀況，其中包括行使職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果以及管理活動的經驗，它是任何一個政府、任何一個機關單位連續(xù)工作必須查考的憑據。否則只靠記憶處理工作則有時無以為憑，往往有失準確，對時隔日久的事務難免被人遺忘。

許多機關在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策和制定規(guī)則等活動中，大量地查考檔案，順利推動了工作。假若檔案散失，無案可查的話會給工作造成許多困難。事實證明大到制定黨和國家的方針政策，小至處理機關單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。機關工作的查考憑據：77生產建設的參考依據：檔案中記載了各種生產活動的情況、成果、經驗、教訓。從自然資源、生產手段到生產程序以及計劃管理和生產技術等各方面的信息，可以作為工農業(yè)生產和經濟管理的科學依據和參考資料。生產建設的參考依據：78政治斗爭的必要工具：檔案中記載了社會、階級、經濟、政治、法律等各方面的狀況。這些原始資料，歷來都是成為統(tǒng)治階級進行各種政治斗爭的工具。如我國現(xiàn)存的大量檔案，記載國內外敵對勢力在中國所進行的許多罪惡活動以及中國人民進行革命斗爭的情況和有關的歷史事實。政治斗爭的必要工具：79科學研究可靠的資料：

無論是自然科學還是社會科學、思維科學的研究都必須詳細的占有材料，才能據以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩個方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面：專門進行科學研究的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料。檔案是科學研究的必要條件?？茖W研究可靠的資料：80因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當事者應有的合法權益。其中包括立法性質的文件、證明文件和互相交往的各種材料，例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報告與批件，書信、賬本、單據，存根等等。這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關系、經濟關系和政治關系，有的記載了有關事件的過程，各方面承擔的權利和義務以及當事人具有的資歷、待遇和榮譽。一旦在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)和糾紛時，檔案就是最為有力的證據證明這些權益的歸屬。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也811.6檔案工作概論一、檔案工作的內容

1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。

2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作。二、檔案業(yè)務工作內容

1、六環(huán)節(jié)之說：

檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、登記和統(tǒng)計、提供利用。

2、八環(huán)節(jié)之說：檔案業(yè)務工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨立的工作內容，把它們加上去，六個環(huán)節(jié)就變成八個環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質

1、檔案工作是一項管理性的工作

2、檔案工作是一項服務性的工作

3、檔案工作是一項政治性的工作除此之外，還有“條件性”、“科學性”等提法。1.6檔案工作概論一、檔案工作的內容821、檔案工作是一項管理性的工作。

檔案管理工作不能為社會直接產生物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一項特殊業(yè)務。目的是在科學管理的基礎上，以提供原始檔案材料的方式為黨和國家的各項生產活動服務。人們在工作實踐中要形成檔案，這些檔案對今后的工作具有重要的查考價值，管理者要想搞好本單位的管理，都必須建立檔案工作，并運用科學的理論原則和技術方法，通過收集整理堅定、檢選、技術保護等一系列具體措施建立起科學的管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、利用服務系統(tǒng)。

檔案工作是科學性和技術性很強的管理工作1、檔案工作是一項管理性的工作。832、檔案工作是一項服務性的工作

檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會服務，是檔案工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案，進行編著、統(tǒng)計、分析等活動，但最終目的是為了更好地適應社會的利用需要。

檔案工作的服務性發(fā)揮的程度是衡量檔案工作好壞的標志。2、檔案工作是一項服務性的工作843、檔案工作是一項政治性工作在階級社會里，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關系和階級利利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為其經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分方案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿才能開放，這種機要性也是檔案工作政治性的具體表現(xiàn)。3、檔案工作是一項政治性工作85檔案業(yè)務工作的基本內容檔案工作收集整理鑒定保管檢索編研利用統(tǒng)計檔案業(yè)務工作的基本內容檔案收集整理鑒定保管檢索編研利用統(tǒng)計86檔案的收集：

各機關在工作和生產活動中形成的文件，是由各單位或單位內部的各個組織機構分散形成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，則要求一定的集中，為了解決文件形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾，就需要將分散的文件經過挑選，按照一定的制度集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。檔案的收集：87檔案的整理：

收集起來的檔案內容復雜，數(shù)量很大，有的還成包成捆。如果原封不動，還是處于相對凌亂的狀態(tài)，既不好管理也無法提供利用，這就需要對這些檔案加以系統(tǒng)化。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必須把這些檔案分門別類，有條不紊地進行系統(tǒng)整理，這就形成了檔案的整理工作。檔案的整理：88檔案的鑒定：

隨著社會的發(fā)展，時間的推移，檔案的輸了了不斷增多，檔案的保存交織也在不斷的發(fā)生變化。一定時間以后，有的檔案還有繼續(xù)保存的必要，有的檔案則已失去了保存的價值，這就要對檔案進行審查、鑒別，去粗取精，將確實已經失去保存價值的檔案剔除，于是就形成了檔案的鑒定工作。檔案的鑒定：89檔案的保存：

由于自然和社會條件的原因，檔案總是處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受突發(fā)性的破壞，而社會則需要長遠利益檔案，要求盡可能延長檔案的壽命，為了解決檔案的不斷毀損和長遠利用要求的矛盾，就需要采取各種保護措施，防止檔案遭受損失，飽著呢個檔案的安全與完整，想方設法采取各種保護措施，進行系統(tǒng)、科學地管理使其延年益壽，折舊形成的檔案的保管工作。檔案的保存：90檔案的檢索：

檔案的數(shù)量很多，類型多樣，文種復雜，它們都有自身的形成規(guī)律，為了滿足社會對檔案的多方面的特定要求，就需要通過多種途徑和形式提示檔案的內容，給利用者提供檢索檔案的多種手段，這就形成了檔案的編目和檢索工作。檔案的檢索：91檔案的編研：

檔案的編研是對檔案材料進行編輯和研究的總稱。是為了解決原始檔案材料孤本多，借閱面窄的限制與社會對檔案的廣泛利用需求之間的矛盾、對檔案材料進行專門的研究、匯集，編寫各類專門材料，并通過公布、出版等方式，積極主動地在更大范圍內提供服務。檔案的編研：92檔案的利用：

保存檔案的目的就是為了提供檔案為黨和國家各項工作服務，而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，只是為提供利用奠定了基礎和可能性，為了把可能性變?yōu)楝F(xiàn)實性，滿足社會利用檔案的需要，更好地開發(fā)檔案情報資源，就需要通過各種方式介紹和實際地提供檔案，這就形成了檔案的提供利用服務。檔案的利用：93四、我國檔案工作的基本原則我國檔案工作的基本原則是在檔案工作不斷發(fā)展的實踐過程中逐步形成和確定下來的?！稒n案法》規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！苯M織原則和管理體制管理的基本要求根本目的四、我國檔案工作的基本原則組織原則和管理體制管理的基本要求根941、統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案由各級檔案機構分別集中保存，并實行黨政檔案的統(tǒng)一管理全國檔案工作，由各級檔案行政管理機構統(tǒng)一地、分層負責地進行監(jiān)督和指導實行黨政檔案統(tǒng)一管理：1959之前，我國的黨政檔案是分開管理的，現(xiàn)在是高度的集中在一起。優(yōu)點：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產生的，有密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大的差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導統(tǒng)一，黨政檔案管理工作統(tǒng)一設置機構，符合精簡原則。1、統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案952、維護檔案的完整與安全維護檔案的完整

1、數(shù)量上，保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少；2、質量上，維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為的割裂分散，或者零散的堆砌。維護檔案的安全

1、物質安全：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案壽命；2、政治安全：保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊、失密。維護檔案的完整與安全是辯證統(tǒng)一的關系

只有維護檔案的完整，才能有效地保證檔案的安全；散亂和丟失，則會造成檔案的損壞和政治上的不安全。同時，只有維護檔案的安全，才能保證檔案的完整；檔案遭受損失和破壞，則會影響檔案的完整。2、維護檔案的完整與安全963、便于社會各方面的利用——根本目的體現(xiàn)著檔案工作的服務性質。檔案必須不斷地提高服務效率和服務質量，為檔案利用者盡可能創(chuàng)造方便。是檔案工作的總目標：全部檔案管理活動的最終目的都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項社會實踐服務這個集中點上。是檔案業(yè)務工作各業(yè)務環(huán)節(jié)的出發(fā)點，支配檔案工作的全過程：檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應該以便于利用為著眼點。是檢驗檔案工作效果的主要標準：檔案工作做的是否有效，最主要的是看它是否能為國家和社會做出貢獻，能否創(chuàng)造社會效益和經濟效益3、便于社會各方面的利用——根本目的97我國檔案工作基本原則的辯證統(tǒng)一關系三個方面互相聯(lián)系，互相作用，是一個辯證統(tǒng)一的有機整體，具有豐富的思想內容。A、統(tǒng)一領導、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領導、分級管理，就不能維護檔案的安全與完整和為社會利用。B、離開維護檔案的完整與安全和便于社會各方面的利用，統(tǒng)一領導、分級管理就失去了