第三章 涉外禮儀

第三章商務(wù)人員的涉外禮儀第一節(jié)國家標志第二節(jié)禮賓慣例第三節(jié)迎來送往第四節(jié)翻譯陪同第五節(jié)應(yīng)對媒體【本章要點提示】◆國家標志——國旗、國徽、國歌◆禮賓慣例——禮賓規(guī)格、禮賓次序◆迎來送往——知彼知己、確定“時空”、熟知程序◆翻譯陪同——翻譯之規(guī)、陪同之道◆應(yīng)對媒體——了解媒體、有備而至、臨場表現(xiàn)

在全球化日趨發(fā)展的今天,商務(wù)活動越來越多地體現(xiàn)出其跨國性的特征。在此背景下,商務(wù)人員對涉外禮儀進行學習和了解的必要性越來越凸顯出來。所謂涉外禮儀,通常是指商務(wù)人員在參與涉外活動時所必須遵守的基本行為規(guī)范,即對參與涉外活動者提出的最基本的要求。一般而言,它對于參與涉外活動的任何商務(wù)人員都有普遍的指導意義。本章對諸如國家標志、禮賓慣例、迎來送往、翻譯陪同、應(yīng)對媒體等一系列涉外禮儀的具體規(guī)范,進行了較為系統(tǒng)而深入的介紹。第一節(jié)國家標志

在涉外交往中，人們往往代表其所在國家。因此，國家標志備受關(guān)注。國旗、國徽和國歌，都是一國最重要、最基本的象征性標志。在涉外商務(wù)活動中，如果使用恰當，可能會對企業(yè)或部門的形象起到一種提升作用；但是如果使用不當，則可能帶來相反的效果，甚至被追究法律責任或?qū)е聡H糾紛。一、國旗

國旗，是一個國家的標志和象征。它是由一個國家的法律所規(guī)定的，具有一定正式規(guī)格與樣式的旗幟，用以在正式場合進行懸掛。目前，世界大多數(shù)國家都擁有自己正式頒布的國旗。每個公民和組織，都應(yīng)當尊重和愛護國旗。

在某些商務(wù)場合，人們通過升掛國旗來表達自己的民族自尊心、自豪感以及對祖國的熱愛。此類場合多見于國際商務(wù)會晤以及國家商務(wù)簽約等儀式。國旗：五星紅旗中華人民共和國國旗，是五星紅旗，它是中華人民共和國的象征和標志。旗面為紅色，長寬比例為3:2。左上方綴黃色五角星五顆，四顆小星環(huán)拱在一顆大星的右面，中華人民共和國國旗的象征意義中華人民共和國國旗，旗面為紅色，象征革命。國旗中的大五角星代表中國共產(chǎn)黨，四顆小五角星分別代表工人、農(nóng)民、小資產(chǎn)階級和民族資產(chǎn)階級四個階級。四顆小星各有一尖正對著大星的中心點，其間的位置關(guān)系象征著中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導下的革命人民大團結(jié)。五星采用黃色是為了在紅地上顯出光明，也表示，中華民族為黃色人種。知識鏈接美國國旗英國國旗日本國旗（一）國旗的慣例

出于對國旗的尊敬，各國對升掛本國國旗或外國國旗大都有一套通行的做法，并且逐漸形成了一些有關(guān)國旗使用的慣例，這就是所謂的國旗禮儀。在商務(wù)場合懸掛本國國旗，是一種民族自尊與自豪的宣示，是向祖國的一種致敬。在懸掛國旗時，基本禮儀包括下面兩個方面。

1.基本的規(guī)定

各國對本國國旗的制作、使用以及升掛，一般都有明確的規(guī)定，有的國家還以立法的形式加以頒布。對于中國境內(nèi)國旗的使用方法，商務(wù)人員應(yīng)當有以下了解：1國旗的標準。

2國旗的維護。2.升掛的方式

升掛國旗時有一系列規(guī)范，商務(wù)人員在操作當中應(yīng)認真遵守。升旗的做法。降旗的做法。

下半旗慣例。（二）升旗的儀式

在商務(wù)活動中，有時需要舉行升旗儀式，所謂升旗儀式，一般指的是在正式場合，以一系列的規(guī)范化程序鄭重地升掛國旗的過程。

1.儀式的操作

負責具體升旗儀式的商務(wù)人員，對有關(guān)基本程序與主要環(huán)節(jié)，必須一清二楚，并認真遵守相關(guān)的操作規(guī)范。升旗的程序:舉行正式的升旗儀式時，通常應(yīng)包括下列五項基本程序：

其一，全場肅立。

其二，宣布儀式正式開始。

其三，出旗。其四，正式升掛國旗。其五，奏國歌或唱國歌。降旗的要求作為升旗儀式最重要的后續(xù)環(huán)節(jié)之一，降旗同樣須為商務(wù)人員所重視。此處的降旗，特指降下升掛的國旗。做好此點，升旗儀式才談得上有始有終。正式的降旗活動往往稱為降旗儀式。

一般而言，降旗的具體形式不限，并非一定要組織專門儀式，但仍須由訓練有素的旗手、護旗手進行操作。降旗時，所有在場者均應(yīng)肅立。無論有無他人在場，降旗的具體操作者均應(yīng)態(tài)度認真，對國旗畢恭畢敬。降旗完畢，旗手、護旗手應(yīng)手捧國旗，列隊齊步退場，然后將其交由專人保管，切不可將其亂折、亂揉、亂塞、亂放。2.臨場的表現(xiàn)

出席升旗儀式時，所有商務(wù)人員均應(yīng)有意識地對自己的行為加以約束。

（1）肅立致敬（2）神態(tài)莊嚴。（3）保持安靜。（三）國旗的排序

商務(wù)人員在涉外商務(wù)交往中接觸和使用國旗時，往往會面對具體的排序問題，在正式場合，這通常被視為最敏感、最關(guān)鍵的國旗禮儀問題。在實際操作中，國旗的排序指的是中國國旗與其他旗幟或外國國旗同時升掛時順序的排列。具體而言，它應(yīng)被分為中國國旗與其他旗幟的排序以及中國國旗與外國國旗排序的具體問題，而這兩個具體問題一般分別體現(xiàn)在國內(nèi)排序和涉外排序中。1.國內(nèi)活動的排序

國旗與其他旗幟排序，具體指國旗與其他組織、單位的專用旗幟或彩旗同時升掛時的順序排列。在國內(nèi)活動中，此種情形時有所見?！秶旆ā返谑鍡l第一款規(guī)定：“升掛國旗，應(yīng)當將國旗置于顯著的位置。”在一般情況下，中國國旗與其他旗幟有以下兩種排序方式：前后排列:當中國國旗與其他旗幟呈前后列隊狀態(tài)排列時，一般須使中國國旗排于前列。并排排列:國旗與其他旗幟并排升掛，存在三種具體情況：其一，一面國旗與另外一面其他旗幟并列。其標準做法是，以國旗自身面向為準，中國國旗位居右側(cè)其二，一面國旗與多面旗幟并列。在此種情況下，通常必須將國旗置于中央的位置。其三，國旗與其他旗幟呈高低不同狀態(tài)排列時，按慣例應(yīng)將國旗置于較高的位置。2.涉外活動的排序

在某些商務(wù)活動中，中國境內(nèi)可能需要升掛外國國旗。因此，客觀上出現(xiàn)了中外國旗的排序問題。處理這一問題時，商務(wù)人員一定要遵守有關(guān)的國際慣例和中國外交部的明文規(guī)定。

（1）升掛外國國旗的規(guī)定。

只有在下述情況下，外國國旗才有可能在中華人民共和國境內(nèi)升掛使用。其一，外國駐中國使領(lǐng)館或其他外交代表機構(gòu)及其主要負責人的寓邸與乘用的交通工具。其二，外國的國家元首、政府首腦、副首腦、議長、副議長、外交部長、國防部長、總司令或總參謀長、率領(lǐng)政府代表團的正部長、國家元首或政府首腦派遣的特使以其公職身份來華訪問期間所舉行的重要活動。其三，國際條約和重要協(xié)定的簽字儀式。其四，國際會議、國際性的文化節(jié)、體育活動、國際性展覽會、博覽會等的舉行場所。其五，民間團體所舉行的雙邊和多邊交往中的重大慶?；顒?。其六，外國政府經(jīng)援項目的簽訂儀式，大型三資企業(yè)的重要儀式、重大慶?；顒?。其七，外商投資企業(yè)，外國其他的常駐中國機構(gòu)。

此外，一般情況下，只有與中國正式建立外交關(guān)系的國家的國旗，方能在中國境內(nèi)的室外或公共場所按規(guī)定升掛。若有特殊原因需要升掛未建交國國旗，須事先經(jīng)過省、直轄市、自治區(qū)人民政府的外事辦公室批準。在任何時候，均不得升掛臺灣當局的所謂“中華民國”的旗幟。（2）升掛外國國旗的限制為維護中國的國家主權(quán)，外國國旗即使在中國境內(nèi)合法升掛，也應(yīng)受到一定的限制，具體包括：其一，在中國升掛的外國國旗，必須規(guī)格標準、圖案正確、色彩鮮艷、完好無損，為正確而合法的外國國旗。其二，除外國駐華使領(lǐng)館和其他外交代表機構(gòu)外，凡在中國境內(nèi)升掛外國國旗時，一律同時升掛中國國旗。其三，在中國境內(nèi)，凡同時升掛多國國旗時，其中必須升掛中國國旗。其四，外國公民在中國境內(nèi)平日不得在室外和公共場所升掛其國籍國國旗。唯有其國籍國的國慶日可以例外，但屆時必須同時升掛中國國旗。其五，在中國境內(nèi)，中國國旗與多國國旗并列升掛時，中國國旗應(yīng)處于榮譽地位。外國駐華機構(gòu)、外商投資企業(yè)、外國公民在同時升掛中國和其本國國旗時，必須將中國國旗置于上首或中心位置。外商投資企業(yè)同時升掛中國國旗和企業(yè)旗時，必須把中國國旗置于中心、較高或者突出的位置。其六，中國國旗與外國國旗并掛時，各國國旗均應(yīng)按其本國規(guī)定的比例制作，盡量做到面積大體相等。其七，多個國家的國旗并列升掛時，旗桿高度應(yīng)該統(tǒng)一。在同一旗桿上，不能升掛兩個國家的國旗。3.中外國旗并列時的排序

中國國旗與外國國旗并列時的排序，主要分為雙邊排列與多邊排列這兩種情況。

雙邊排列:中國規(guī)定，在中國境內(nèi)舉行雙邊活動需要懸掛中外國旗時，凡中方主辦的活動，外國國旗應(yīng)置于上首；凡外方主辦的活動，則中方國旗應(yīng)置于上首。下面以中方主辦活動為例，說明常用的三種排列方式。其一:并列升掛。中外兩國國旗不論是在地面上升掛，還是在墻上懸掛，皆應(yīng)以國旗自身面向為準，以右側(cè)為上位。其二，交叉懸掛:在正式場合，中外兩國國旗既可以交叉擺放于桌面上，又可以懸空交叉升掛。此時，仍應(yīng)以國旗自身面向為準，右側(cè)為上位。其三，豎式懸掛:有時，中外兩國國旗還可以進行豎式懸掛。此刻，也應(yīng)以國旗自身面向為準，以右側(cè)為上位。（2）多邊排列。當中國國旗在中國境內(nèi)與其他兩國或兩個以上國家的國旗并列升掛時，按規(guī)定應(yīng)使中國國旗處于以下榮譽位置：一列并排時，以旗面面向觀眾為準，中國國旗應(yīng)處最右方；單行排列時，中國國旗應(yīng)處于最前面；弧形或中間往兩旁排列時，中國國旗應(yīng)處于中心；圓形排列時，中國國旗應(yīng)處于主席臺（或主入口）對面的中心位置。二、國徽

世界上的各個主權(quán)國家，一般都擁有其正式頒布使用的國徽。所謂國徽，是指正式場合代表本國的式樣圖案標準專用的徽記。如同國旗、國歌一樣，國徽也是一國最重要的標志之一，并被廣泛地使用于其國內(nèi)事務(wù)與國際事務(wù)之中。

《中華人民共和國國徽法》（以下簡稱《國徽法》）規(guī)定：“中華人民共和國國徽是中華人民共和國的象征和標志”。因此，商務(wù)人員不但要尊重愛護本國國徽，而且在國際交往中還必須依照相互尊重的國際慣例，對交往對象所在國家的國徽表示同樣的尊重。參加正式的官方活動時，尤其不應(yīng)對此疏忽大意。四顆小五角星環(huán)繞一個大五角星，象征著中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導下地全國人民地大團結(jié)；齒輪和麥稻穗象征著工人階級領(lǐng)導下地工農(nóng)聯(lián)盟；天安門則體現(xiàn)了中國人民地革命傳統(tǒng)和民族精神，同時也是我們偉大祖國首都北京地象征。國徽在顏色上用正紅色和金紅色互為襯托對比，體現(xiàn)了中華民族特有地吉壽喜慶地民族色彩和傳統(tǒng)，既莊嚴又富麗。知識鏈接美國國徽日本國徽英國國徽

商務(wù)人員若要真正做到尊重、愛護國徽，就必須認真學習并自覺遵守有關(guān)的國徽禮儀。國徽禮儀，通常是指人們在制作、使用、維護國徽時必須嚴格遵守的種種成規(guī)與戒條。為了體現(xiàn)國徽的神圣與尊嚴，世界上有很多國家均以正式立法的形式對本國國徽禮儀進行了明確的規(guī)范。例如，我國現(xiàn)行的《中華人民共和國國徽法》，就是根據(jù)《憲法》于1991年10月1日起正式施行的。（一）國徽的成規(guī)

使用國徽的有關(guān)規(guī)定，是商務(wù)人員所必須遵守的。這方面的具體成文規(guī)定，主要涉及國徽的制作、國徽的懸掛、國徽的其他用途等。

1.國徽的制作

各國為了維護本國國徽的尊嚴，均對其具體制作作出了許多明確而具體的規(guī)定。此類規(guī)定，是國徽禮儀中十分重要的內(nèi)容。制作國徽時，通常應(yīng)由國家指定的企業(yè)統(tǒng)一負責，并應(yīng)特別關(guān)注如下四點：

（1）國徽的圖案。（2）國徽的形狀。

（3）國徽的尺寸。（4）國徽的色彩。2.國徽的懸掛

在一般情況下，各國國徽主要用于懸掛。按照國際慣例，在我國國境之內(nèi)通常不得懸掛外國國徽。對于懸掛機構(gòu)、懸掛場所、懸掛辦法，我國均有明確而具體的規(guī)定。

（1）懸掛國徽的機構(gòu)。（2）懸掛國徽的場所。（3）懸掛國徽的辦法。3.其他的用途

除制作成徽記用于懸掛之外，國徽的圖案還可用于國家規(guī)定使用的印章、文書、出版物、火漆印、界碑及專用服裝上。我國國徽使用的具體現(xiàn)狀是：

（1）用于印章。我國規(guī)定，下列機構(gòu)的印章應(yīng)刻有我國國徽：

其一，全國人民代表大會常務(wù)委員會、國務(wù)院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院。

其二，全國人民代表大會各專門委員會和全國人民代表大會常務(wù)委員會辦公廳、工作委員會，國務(wù)院各部、各委員會、各直屬機構(gòu)。

其三，縣級以上地方各級人民代表大會常務(wù)委員會、人民政府、人民法院、人民檢察院、專門人民法院、專門人民檢察院。

其四，國家駐外使館、領(lǐng)館和其他外交代表機構(gòu)。

其五，外交部辦公廳和有關(guān)業(yè)務(wù)部門，國務(wù)院各有關(guān)部、委的外事司（局），各省、直轄市、自治區(qū)人民政府的外事辦公室、計劃單列市、經(jīng)濟特區(qū)和沿海開放城市人民政府的外事辦公室。

其六，國家駐外使館和常駐聯(lián)合國代表團的有關(guān)業(yè)務(wù)部門。

其七，國家辦理簽證的機關(guān)和簽發(fā)出入境證件的機關(guān)。（2）用于文書、出版物。我國規(guī)定，下列文書、出版物應(yīng)印有我國國徽圖案：其一，全國人民代表大會常務(wù)委員會、中華人民共和國主席和國務(wù)院頒發(fā)的榮譽證書、任命書、外交文書。其二，中華人民共和國主席和副主席、全國人民代表大會常務(wù)委員會委員長和副委員長、國務(wù)院總理和副總理及國務(wù)委員、中央軍事委員會主席和副主席、最高人民法院院長、最高人民檢察院檢察長、外交部部長和副部長、國家和政府的特使、駐外使領(lǐng)館和其他外交代表機構(gòu)的館長以職務(wù)名義對外使用的信箋、信封、請柬、賀卡、贈禮卡及外交文書等。其三，全國人民代表大會常務(wù)委員會公報、國務(wù)院公報、最高人民法院公報和最高人民檢察院公報的封面。其四，國家出版的法律、法規(guī)正式版本的封面。其五，全國人民代表大會常務(wù)委員會、國務(wù)院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院、外交部、國家駐外使領(lǐng)館和其他外交代表機構(gòu)使用的外交文書、信箋和信封。其六，以國家、政府或政府部門的名義締結(jié)的條約之批準書、接受書、加入書、文件夾的封面。其七，我國正式頒發(fā)的護照簽證及其他發(fā)給外籍人員的正式證件。其八，外交信使、領(lǐng)事信使的有關(guān)證件。其九，駐外使領(lǐng)館頒發(fā)的船舶國籍臨時證書。（3）用于火漆印。以國家、政府或政府部門的名義締結(jié)的條約、協(xié)定，可加封刻有國徽的火漆印。

（4）用于界碑。在邊境重鎮(zhèn)及邊境重要交通干線等地豎立的界碑上，可使用國徽圖案。（5）用于服裝。中國體育代表團、代表隊參加國際體育比賽時，可身著帶有國徽圖案的服裝。某些部門的制服，也可使用國徽。（二）國徽的維護

在涉外活動中，商務(wù)人員對有關(guān)我國國徽及外國國徽具體使用的一系列規(guī)定，不但要認真了解，而且還必須認真遵守。

1.尊重國徽（1）不濫用國徽。（2）不錯用國徽。（3）對國徽不亂作解釋。2.愛護國徽（1）珍惜國徽。（2）保護國徽。三、國歌

國歌，一般是指被某一國家正式確定并對外公布的用以代表本國的歌曲。因此，國歌與國旗、國徽一樣，歷來被視為一個國家擁有的最重要的標志與象征。在涉外活動中，商務(wù)人員理當義不容辭地熱愛本國國歌，尊重本國國歌，同時有意識地對交往對象所在國的國歌表示應(yīng)有的尊重。

國歌禮儀，通常指的是對國歌表示尊重的一系列規(guī)范性做法與國際慣例。鑒于國歌在國內(nèi)外交往中發(fā)揮的難以替代的重要作用，商務(wù)人員應(yīng)對國歌禮儀全面加以掌握。國歌（一）運用國歌

作為歌曲，國歌或用于演奏，或用于演唱。在演奏或演唱國歌時，商務(wù)人員都必須認認真真、規(guī)規(guī)矩矩，千萬不可馬虎大意。

1.熟悉國歌（1）掌握本國國歌。（2）了解外國國歌。2.演奏國歌3.演唱國歌（1）全體起立。（2）態(tài)度認真。（3）放聲歌唱。（二）維護國歌

在演奏或演唱國歌時，人們往往會更深切地感受到它的尊嚴。具體而言，國歌的尊嚴不僅應(yīng)體現(xiàn)在國歌自身，而且還體現(xiàn)在演奏、演唱的整個過程之中。在國際交往中，商務(wù)人員有必要自覺地以自身的實際行動維護我國國歌的尊嚴，并要做到慎用國歌與尊重國歌。1.慎用國歌2.尊重國歌第二節(jié)禮賓慣例

在當代的涉外活動中,多邊交往日益頻繁。在具有多邊性質(zhì)的外事接待過程中,作為東道主的我方人員經(jīng)常會面對如下境況:在同一時間、同一地點,需要同時接待來自不同國家、不同地區(qū)、不同單位、不同部門、不同組織,具有不同職級、不同人數(shù)的外方人士。對東道主而言最為棘手的問題莫過于如何根據(jù)有關(guān)各方來賓的“尊卑”,來合情合理地具體安排接待對方時的先后順序或者位次。根據(jù)慣例,在外事接待工作中,處置此類問題最佳也是唯一切實可行的做法就是要求我方有關(guān)人員必須堅決依照禮賓次序行事。所謂禮賓次序,亦稱禮賓序列、禮賓排列或名次安排。在具體實踐中,商務(wù)人員在面對禮賓次序問題時,主要應(yīng)當兼顧宏觀要求與微觀運作兩個基本方面。一、宏觀要求在處理有關(guān)禮賓次序的具體問題時,商務(wù)人員首先應(yīng)對其宏觀要求有所了解,從而使自己真正在思想上對其加以重視。(一)認識重要意義安排好禮賓次序的重要意義,主要體現(xiàn)在以下四個具體方面:第一,妥善地解決多方來賓的排序問題。第二,間接地反映我方接待工作的水準。第三,真正地體現(xiàn)我方對待來賓的公正。第四,客觀地促進我方與外方關(guān)系的發(fā)展。(二)相關(guān)守則從根本上講,要真正安排好多方來賓的禮賓次序,關(guān)鍵是既要重視“尊卑”有序,又應(yīng)兼顧平等待客。第一,多邊性涉外接待必須重視“尊卑”有序。第二,多邊性涉外接待還必須講究平等待客。(三)重視有關(guān)事項第一,細致周到。第二,認真執(zhí)行。第三,提前通報。第四,輕易不變。二、微觀運作在多邊性外事接待的具體實踐中,禮賓次序具有一些常規(guī)的排序方式。目前,在多邊性涉外接待的具體實踐中,我方禮賓次序的常規(guī)排序方式主要有六種。對于這六種不同的常規(guī)排序方式,有時可以采用其中的某一種,有時則可以幾種方式兼用。(一)按來賓具體行政職務(wù)的高低排序(二)按拼寫字母的先后排序(三)按抵達現(xiàn)場的前后排序(四)按報名參加的早晚排序(五)按賓主地位的不同排序(六)不進行正式的順序排列第三節(jié)迎來送往在涉外接待過程中,迎送來賓絕不等同于普通的迎送活動。它不僅反映這我方的接待水準,體現(xiàn)我方的禮賓規(guī)格,而且意味著雙方關(guān)系發(fā)展的程度,暗示著我方對接待對象的重視與否,同時還事關(guān)接待對象對我方工作的第一印象與最后印象。因此,對接待方和被接待方而言,涉外接待工作中的迎送來賓都無可置疑地被視為一樁禮儀大事。具體而言,涉外接待過程之中的迎送來賓,在禮儀上有知己知彼、確定“時空”、關(guān)注細節(jié)、熟知程序四個方面需要為有關(guān)人士所重視。一、知己知彼本著“知己知彼”的原則,從事迎送來賓的接待人員,有必要對有關(guān)狀況掌握得詳盡具體、細致入微。在這一方面倘若稍有不足之處,就有可能產(chǎn)生連鎖反應(yīng),影響全部迎送活動乃至整個外事接待工作的順利進行。掌握詳情,對外事迎送活動而言具體應(yīng)當分為三個不同的方面,即對方狀況、我方要求與他方反映。(一)掌握對方的狀況第一,主賓的個人簡況。第二,來賓的總體情況。第三,來賓的整體計劃。第四,來賓的具體要求。第五,來賓的抵達時間。(二)了解我方的要求第一,我方的方針。第二,我方的基本意圖。第三,我方的禮賓規(guī)格。第四,我方的禮賓次序。第五,我方的操作重點。第六,我方的有關(guān)預案。(三)關(guān)注他方的反映第一,官方的反映。第二,民間的反映。第三,媒體的反映。二、確定“時空”在正式的涉外接待過程中,賓主雙方均對迎送來賓的具體時間與空間十分重視。因為它不僅限定了迎送活動的具體范圍,而且還會在一定程度上直接影響著迎送活動的效果。具體而言,迎送來賓活動的具體時空條件有關(guān)的規(guī)范,主要包括如下兩個方面:(一)活動的時間第一,雙方商定。第二,約定精確。第三,留有余地。第四,反復確認。第五,嚴格遵守。(二)活動的空間第一,主方專斷。第二,空間開闊。第三,環(huán)境良好。第四,有所區(qū)別。第五,相對穩(wěn)定。三、關(guān)注細節(jié)根據(jù)一般經(jīng)驗,在具體的迎送活動中,我方接待人員至少應(yīng)對氣象、交通、安全三大細節(jié)的基本狀況予以高度關(guān)注。古人認為,要做好一件事情,通常需要“天時、地利、人和”。實際上,迎送活動之中的天氣、交通、安全三大細節(jié),就是分別與“天時、地利、人和”相對應(yīng)的,所以必須重視。(一)氣象狀況第一,掌握當?shù)氐臍庀笞兓?guī)律。第二,制定氣象突變的應(yīng)對措施。(二)交通狀況第一,安排適量的交通工具。第二,事先向交管部門通報。第三,進行必要的交通管制。(三)安全狀況第一,采取必要的安全措施。第二,有關(guān)部門應(yīng)各負其責。第三,賓主雙方溝通與合作。第四,密切關(guān)注社會動態(tài)。四、熟知程序就涉外禮儀而言,凡屬重大活動,皆應(yīng)規(guī)定必要的程序,屆時循序而行。在涉外接待工作中,迎送外方的活動,特別是隆重而熱烈的迎送儀式,也應(yīng)如此。因此,每一名具體從事迎送來賓的商務(wù)人員,都應(yīng)當熟知與迎送活動密切相關(guān)的具體程序。在一般情況下,對制定程序、規(guī)范程序、簡化程序、執(zhí)行程序四個與迎送活動密切相關(guān)的程序問題,有關(guān)人員必須清清楚楚。(一)制定程序?qū)τ嘘P(guān)迎送活動的程序的具體制定,主要有三個方面的要求:第一,制定程序。第二,程序詳盡。第三,上報批準。(二)規(guī)范程序1.正式程序2.非正式程序(三)簡化程序第一,通常不舉行專門儀式。第二,盡量減少活動的環(huán)節(jié)。第三,努力控制活動的規(guī)模。(四)執(zhí)行程序第一,認真執(zhí)行既定的程序。第二,靈活機動地執(zhí)行程序。第四節(jié)、翻譯陪同在涉外接待工作中,翻譯與陪同工作都是必不可少的組成部分。盡管在客觀上屬于輔助性工作,但是它們卻在涉外接待工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。如果將涉外接待工作視為一個“人”的話,那么則可以將翻譯工作比作“耳朵”、“嘴巴”,將陪同工作比作“手”、“足”。顯而易見,離開了充當“耳朵”、“嘴巴”的翻譯工作,或者離開了充當“手”、“足”的陪同工作,涉外接待工作都將是不完整的。要在涉外接待過程中做好翻譯與陪同工作,既要充分注意二者之間的不同要求,又要認真掌握相關(guān)的禮儀規(guī)范,并且一絲不茍地予以遵守。一、翻譯之規(guī)在涉外工作中,翻譯的確切稱呼應(yīng)當是外事翻譯。它的含義是,在涉外交往中將一種語言、文字的意思用另外一種語言、文字表達出來。就禮儀規(guī)范而言,要做好外事翻譯工作,必須在提高自身素質(zhì)、注意臨場發(fā)揮這兩個方面多下功夫。(一)提高自身素質(zhì)1.政治堅定：一是站穩(wěn)立場。二是掌握政策。三是提高警惕。2.業(yè)務(wù)過硬：一是精通語言文字。二是達到專業(yè)標準。三是講究職業(yè)道德。3.準備充分：一是明確具體任務(wù)。二是了解相關(guān)環(huán)節(jié)。三是熟悉有關(guān)背景。四是適應(yīng)現(xiàn)場環(huán)境。五是掌握語言特點。4.知識面寬：一是要學習國學知識。二是要學習國際知識。三是要學習外事知識。四是要學習當今時事。(二)注意臨場發(fā)揮1.口譯人員的注意事項：一是注意個人態(tài)度。二是始終全神貫注。三是堅持有主有次。四是待人有禮有度。2.筆譯人員的注意事項：一是文字標準。二是忠于原文。三是集思廣益。二、外事陪同在涉外接待活動中,我方人員經(jīng)常要陪同外方人士。除一些人員暫時從事此項工作外,還有一些人員以此工作為專職。不論是臨時從事外事陪同工作還是專職從事外事陪同工作,都必須對其高度重視,并掌握相關(guān)的禮儀規(guī)范。一般而言,在外事活動中,我方人員在陪同外方來賓時,主要需要注意下述兩個問題。(一)嚴格要求自己：1.謹慎從事；2.服從領(lǐng)導；3.少說多聽；4.計劃周全；5.注意保密；6.距離適度(二)掌握陪同技巧1.道路行進2.上下車船3.出入電梯4.通過房門5.就座離座6.提供餐飲7.日常安排8.業(yè)余活動第五節(jié)應(yīng)對媒體當今的世界,已進入了信息化時代。在國外,尤其是在西方發(fā)達國家中,大眾傳播非常發(fā)達,并且在現(xiàn)實生活里幾乎無處不在、無孔不入,發(fā)揮著十分重要的作用。作為一名代表中華人民共和國的商務(wù)人員,在涉外交往中,特別是在出訪外國期間,自然難以回避媒體、應(yīng)對問題。在應(yīng)對媒體時,商務(wù)人員既要掌握政策、遵守紀律、注意分寸,又要沉著機智、落落大方、舉止得體。因此,商務(wù)人員必須遵守相關(guān)的禮儀規(guī)范。一般而言,在應(yīng)對媒體時,商務(wù)人員主要應(yīng)當在了解媒體、有備而至、臨場表現(xiàn)三個方面加以注意。一、了解媒體《孫子兵法》曰:“知彼知己,百戰(zhàn)不殆。”在應(yīng)對媒體時,亦須如此,要盡一切可能,提前對自己即將面對的媒體有所了解。此處的媒體,特指各種大眾傳播媒介。要了解媒體,對商務(wù)人員而言,主要