加強(qiáng)公路工程檔案管理的必要性與實(shí)施途徑

加強(qiáng)公路工程檔案管理的必要性與實(shí)施途徑加強(qiáng)公路項(xiàng)目檔案管理的必要性與實(shí)施途徑

一、公路項(xiàng)目檔案的概念及特點(diǎn)

〔一〕公路項(xiàng)目檔案的概念

項(xiàng)目檔案通常是指公路建設(shè)全過程中所直接形成的、用于記錄工程中具有保留價(jià)值的文檔資料與信息資源，也是后續(xù)養(yǎng)護(hù)、管理等多項(xiàng)工作得以順利實(shí)施的重要依據(jù)。近年來，隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的逐漸加快，以及公路項(xiàng)目建設(shè)工程的日益增大，加強(qiáng)檔案管理工作，建立健全完整、系統(tǒng)、可靠的檔案管理體系，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)城市建設(shè)、確保公路項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量等多個(gè)方面都將起到非常積極的作用。

〔二〕公路項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

相比普遍的建設(shè)工程，公路項(xiàng)目普遍具有規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、項(xiàng)目組成復(fù)雜等特點(diǎn)，這都使得其檔案在形成與管理方面，與普遍項(xiàng)目檔案之間有著較大的區(qū)別，并具有下列顯著特點(diǎn)：

1.形成周期長(zhǎng)

一個(gè)項(xiàng)目工程的建設(shè)，從立項(xiàng)審批、可行性研究、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、招投標(biāo)、項(xiàng)目施工、交工驗(yàn)收、試運(yùn)行直至最后的竣工驗(yàn)收，往往需要跨越較長(zhǎng)的時(shí)間，通常在3年以上。而各類檔案信息，也是伴隨著工程建設(shè)活動(dòng)的發(fā)展所形成的，其形成周期同樣很長(zhǎng)。

2.波及面廣

在工程建設(shè)的一個(gè)完整周期內(nèi)，需要波及交通部、交通廳、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、多家施工單位、多家監(jiān)理單位，總數(shù)達(dá)數(shù)十家直接相關(guān)單位；同時(shí)，沿途還需波及政府、電力電訊、材料供給廠家等多個(gè)部門。

3.專業(yè)性與階段性強(qiáng)

專業(yè)性，是指其檔案內(nèi)容多是技術(shù)方面的，專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)與檔案管理知識(shí)。

階段性，那么是指在工程施工的全過程當(dāng)中，通常需要?dú)v經(jīng)路基、橋梁、隧道、通訊、綠化等各階段的項(xiàng)目建設(shè)，需要各種專業(yè)化的施工隊(duì)伍參與，這都使得檔案的形成具有很強(qiáng)的階段性特點(diǎn)，必須在各階段中都加強(qiáng)檔案的管理工作，以免影響到后續(xù)項(xiàng)目的施工。

4.管理難度大

一方面，由于項(xiàng)目檔案的種類繁多、類型復(fù)雜、記錄方式多樣，這都加大了在檔案信息收集與立卷歸檔方面的難度；另一方面，那么是由于項(xiàng)目工程建設(shè)具有一次性的特征，項(xiàng)目檔案一旦形成以后，對(duì)原有檔案管理中存在的問題很難進(jìn)行彌補(bǔ)，這也加大了項(xiàng)目檔案管理的難度。

二、加強(qiáng)公路項(xiàng)目檔案管理工作的必要性

〔一〕有利于提高項(xiàng)目工程的管理水平

工程管理，主要包括了對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目平安等各要素的有效控制與管理，并通過在項(xiàng)目工程中制定相應(yīng)的考核與責(zé)任機(jī)制，來判定其管理水平是否到達(dá)了預(yù)期的管理目標(biāo)。

然而，由于這些管理要素往往貫通于項(xiàng)目工程的全過程之中，需要采取動(dòng)態(tài)化的管理模式，這都導(dǎo)致許多考核與評(píng)價(jià)的數(shù)據(jù)，需要在不同時(shí)間段進(jìn)行收集與統(tǒng)計(jì)。如果獨(dú)自進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不僅耗時(shí)、耗力，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性無法保證。而通過將檔案應(yīng)用于工程管理中，那么能將各種數(shù)據(jù)信息完整、準(zhǔn)確地保留下來，從而有利于大幅度提升項(xiàng)目工程管理的效率與水平。

〔二〕有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目中存在的問題

在項(xiàng)目工程建設(shè)的一個(gè)完整周期內(nèi)，需要波及多個(gè)參建單位。而通過項(xiàng)目檔案，那么能將各單位的工作活動(dòng)詳細(xì)記錄于檔案之中，每個(gè)參與者均通過簽字與簽署意見的方式，以明確各自的職責(zé)與義務(wù)。

通過強(qiáng)化檔案管理，一方面能通過對(duì)檔案信息的收集、整理與分析，以及早發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)過程中所存在的問題與隱患，并通過實(shí)施技術(shù)調(diào)整、工藝調(diào)整或施工隊(duì)伍更換等措施，以確保工程施工的平安與順利進(jìn)行；另一方面，當(dāng)項(xiàng)目事故一旦發(fā)生時(shí)，項(xiàng)目檔案還能作為事故分析、程度判斷、本源查找以及責(zé)任確定的重要憑據(jù)，從而有利于項(xiàng)目事故及問題的及早解決。

三、強(qiáng)化公路項(xiàng)目檔案管理的實(shí)施途徑

〔一〕公路項(xiàng)目檔案管理存在的問題

長(zhǎng)期以來，公路項(xiàng)目界始終存在著“重外輕內(nèi)〞的思想，對(duì)于檔案管理工作，普遍重視程度缺乏，并存在著標(biāo)準(zhǔn)性不夠、自動(dòng)化程度不高、人員素質(zhì)較低等一系列問題。

1.不足標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)前，在項(xiàng)目檔案管理中，尚不足統(tǒng)一的規(guī)范，在檔案的表格形式、填寫標(biāo)準(zhǔn)與歸檔辦法上普遍存在著不統(tǒng)一的現(xiàn)象。正是由于檔案管理不足統(tǒng)一化與標(biāo)準(zhǔn)化，這不僅給檔案管理人員帶來了極大的不便，而且容易導(dǎo)致檔案信息的不完整、不準(zhǔn)確。

2.自動(dòng)化程度不高

檔案管理工作，主要包括了信息收集、文件整理、檔案立卷歸檔、檔案利用等一系列工作。然而，在目前的項(xiàng)目檔案管理中，仍普遍停留在手工填寫、人工立卷的水平，檔案的形成過程根本上為手工操作，這不僅使得檔案管理人員的工作強(qiáng)度大、效率低，而且容易出現(xiàn)填寫或歸檔的錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響到檔案信息的質(zhì)量。

3.人員素質(zhì)不高

目前，在公路項(xiàng)目的檔案管理人員中，專職人員較少，而兼職人員偏多，多數(shù)管理人員都是由該項(xiàng)目工程的技術(shù)人員所兼職的。盡管這類管理人員具備較高的學(xué)歷水平與項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，但是卻不足對(duì)檔案工作的了解，不熟悉檔案管理的相關(guān)流程與業(yè)務(wù)，也不足系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，容易導(dǎo)致檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化程度不高，甚至出現(xiàn)遺漏問題。

〔二〕強(qiáng)化檔案管理工作的具體實(shí)施途徑

針對(duì)以上種種問題，必須采取有效的對(duì)策與措施，以切實(shí)提高項(xiàng)目檔案的管理水平，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確與可靠。

1.建立完善的檔案管理制度

當(dāng)前，在檔案管理工作中普遍存在著管理不標(biāo)準(zhǔn)、不專業(yè)的問題。最主要的原因就是對(duì)其重視程度缺乏，導(dǎo)致其工作質(zhì)量與管理水平的滯后。建設(shè)單位應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砝砟?，并通過不斷完善檔案管理制度，以推動(dòng)其不斷向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的方向邁進(jìn)。一方面，在工作中必須改變?cè)小爸赝廨p內(nèi)〞的管理思想，認(rèn)識(shí)到這些管理理念，已無法適應(yīng)當(dāng)前公路建設(shè)事業(yè)高速開展的需要。通過形成“科學(xué)管理、有效效勞〞等新的項(xiàng)目檔案管理觀念，從而使得項(xiàng)目檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)的被動(dòng)式管理，向著主動(dòng)式管理的方向邁進(jìn)，以更加深入地挖掘出項(xiàng)目檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理與優(yōu)化配置，從而更好地滿足項(xiàng)目建設(shè)開展的需要。

另一方面，在檔案管理工作中，還應(yīng)制定明確的獎(jiǎng)懲制度與責(zé)任制度，以激發(fā)管理人員的工作熱情與主動(dòng)性，并盡量防止其在工作中不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的情況發(fā)生。同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化各單位之間的協(xié)調(diào)與配合，使項(xiàng)目建設(shè)各單位都能主動(dòng)與檔案管理人員展開合作，確保項(xiàng)目檔案信息收集的及時(shí)、準(zhǔn)確與完整。

2.積極利用信息化技術(shù)

當(dāng)前，在項(xiàng)目檔案管理工作中，無論是在信息的采集、歸檔方面，還是在保留、檢索與利用方面，其技術(shù)伎倆都較為落后，這也嚴(yán)重制約了檔案管理水平與管理效率的提升。項(xiàng)目檔案管理，是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和復(fù)雜的工作，檔案信息如果仍采用傳統(tǒng)的手工填寫、整理和歸檔，不僅耗時(shí)長(zhǎng)、勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且往往容易出現(xiàn)過失。為更好地保證項(xiàng)目檔案信息的完整性、原始性與可靠性，就必須將檔案管理工作納入到信息化的軌道中，通過積極利用各種信息化、數(shù)字化的伎倆，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的提升。

一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案信息的數(shù)字化處理，即通過利用各類先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式的錄入方式，從而使其能方便地存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，這也便于對(duì)項(xiàng)目檔案信息的歸檔、管理、搜索與再利用；另一方面，那么應(yīng)是加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案的軟、硬件的建設(shè)，通過積極采用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，建立項(xiàng)目檔案的管理網(wǎng)站等方式，以確保項(xiàng)目檔案信息的有效錄入、存儲(chǔ)與管理、利用。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育

人員綜合素質(zhì)的提升，是提高檔案管理水平的根底。這就要求從事項(xiàng)目檔案管理的人員，既要懂得項(xiàng)目技術(shù)的專業(yè)知識(shí)與技能，又要熟悉檔案的相關(guān)管理業(yè)務(wù)，能熟練地對(duì)檔案資料進(jìn)行整理與歸檔。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，從而真正打造出一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

公路項(xiàng)目檔案，作為項(xiàng)目工程施工建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，也是極為珍貴的原始資料與信息資源。隨著