辦公軟件應(yīng)用實(shí)例教程第五章

《辦公軟件應(yīng)用實(shí)例教程》

電子教案

(WindowsXP+Office2003)

主編韋忠堅(jiān)覃海波中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)用書(shū)（計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)）第五章

制作求職信5.1應(yīng)用字符格式文字的格式可以說(shuō)就是文字的外觀，文字的字體和字號(hào)是最常用的文字格式。此外，在Word里面可以設(shè)置的文字格式還有很多。在這份求職信中，標(biāo)題“求職信”是四號(hào)加粗黑體字；正文為五號(hào)宋體字；為突出自己的專業(yè)，特意在求職信中將專業(yè)名字“計(jì)算機(jī)開(kāi)始及應(yīng)用”設(shè)置為紅色字體，并加上了波浪線。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.1.1使用字體對(duì)話框設(shè)置字體步驟1首先選中需要設(shè)定字體的文字，如選中標(biāo)題“求職信”。步驟2單擊“格式”→“字體”命令，打開(kāi)“字體”對(duì)話框。步驟3在“字體”對(duì)話框中的“中文字體”選擇“黑體”，“字形”中選擇“加粗”，“字號(hào)”中選擇“四號(hào)”，如圖5-1所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4選中第一自然段中的“計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)及應(yīng)用”，在“文字顏色”中選擇紅色，在“下劃線型”中選擇波浪線，在“下劃線顏色”中選擇紅色，如圖5-2所示。小貼士也可以通過(guò)鼠標(biāo)右鍵單擊“開(kāi)始”按鈕，在彈出的列表中選擇“資源管理器”命令，打開(kāi)Windows資源管理器，或鼠標(biāo)右鍵單擊“我的計(jì)算機(jī)”圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令打開(kāi)Windows資源管理器。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.1.2設(shè)置字符間距在對(duì)文本進(jìn)行編排的時(shí)候，有的時(shí)候，一些特殊的文字需要改變字符的間距以突出文字效果。例如，求職信的標(biāo)題就加寬了字符間距。下面，我們來(lái)看一看，如何改變字符間距。步驟1選取要改變字符間距的文字步驟2單擊“格式”→“字體”命令，打開(kāi)“字體”對(duì)話框。步驟3選擇字體對(duì)話框中的“字符間距”選項(xiàng)卡，如圖5-3所示。步驟4在間距一欄選擇“加寬”，磅值選擇3磅。小貼士縮放比例大于100%的，字形加寬，小于100%的，字形變窄；間距是指字與字之間的距離；位置是指字符的水平位置。所有效果均可以預(yù)覽中預(yù)先瀏覽。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.1.3設(shè)置文字效果為了使文字的效果更加美觀，Word還提供了一些動(dòng)態(tài)的文字效果可供選擇。在一些非正式文本或者電子文本中如果使用了動(dòng)態(tài)文字效果會(huì)使文字更加生動(dòng)活潑。下面，我們來(lái)看看如何設(shè)置動(dòng)態(tài)的文字效果。步驟1選取要改變字符間距的文字。步驟2單擊“格式”→“字體”命令，打開(kāi)“字體”對(duì)話框。步驟3選擇字體對(duì)話框中的“文字效果”選項(xiàng)卡，如圖5-2所示。步驟4單擊“動(dòng)態(tài)效果”列表中的“赤水情深”，如圖5-4所示，單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置好了。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.1.4使用“格式”工具欄設(shè)置字符格式字符格式的設(shè)置是Word中常用的操作，為了更便捷地進(jìn)行字符格式的設(shè)置，可以使用Word的“格式”工具欄。這樣，每一次在對(duì)字符格式進(jìn)行操作的時(shí)候就不需要再選取菜單項(xiàng)，而是直接選用工具欄中的格式。格式工具欄的設(shè)置方法如下。步驟1單擊“視圖”→“工具欄”命令，如圖5-5所示。步驟2在工具欄子菜單中勾選“格式”，即可拖出“格式”工具欄，如果圖5-6所示。在格式工具欄中，每個(gè)常用的格式工具做成按鈕的形狀，單擊某一個(gè)按鈕，表示選擇這個(gè)按鈕必須的功能；再單擊這個(gè)按鈕，讓按鈕彈起來(lái)，則文字恢復(fù)原狀。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.2應(yīng)用段落格式設(shè)置好字符格式后，接著要按圖5-7所示對(duì)段落進(jìn)行格式設(shè)置。在求職信的樣文中，我們可以看到，標(biāo)題“求職信”是居中對(duì)齊的；落款的日期和名稱是右對(duì)齊；而文中的每個(gè)自然段前都是首行縮進(jìn)兩字。下面我們參照求職信的樣文對(duì)段落進(jìn)行設(shè)置。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.1段落對(duì)齊方式在Word里我們通常用的段落的對(duì)齊方式有四種，分別是兩端對(duì)齊、居中、右對(duì)齊和分散對(duì)齊。Word的左對(duì)齊，因?yàn)橛玫帽容^少，日常使用中通常都是用兩端對(duì)齊來(lái)代替左對(duì)齊。實(shí)際上，左對(duì)齊的段落里最右邊是不整齊的，會(huì)有一些不規(guī)則的空，而兩端對(duì)齊的段落則沒(méi)有這個(gè)問(wèn)題。求職信的標(biāo)題采用的就是對(duì)齊方式中的“居中對(duì)齊”。下面將求職信的落款設(shè)置為右對(duì)齊。步驟1先中要對(duì)齊的文字，如圖5-8所示。步驟2單擊“格式”→“段落”命令，在“對(duì)齊方式”后選擇“右對(duì)齊”。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.2行距設(shè)置行距就是行和行之間的距離，在Word2003中共有單倍行距、1.5倍行距、兩倍行距、最小值、固定值、多倍行距等6種。在這份求職信中，因?yàn)槲淖謨?nèi)容不多，如果不拉開(kāi)行距，那么打印出來(lái)的文字就會(huì)集中在紙的上半部分，很不美觀。所以，將行距設(shè)置為1.5倍，效果會(huì)好得多。行距設(shè)置的步驟如下。步驟1選中要改變行距的文字。步驟2打開(kāi)“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對(duì)話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變行距了，如圖5-9所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.3段前段后設(shè)置段前和段后是指兩個(gè)段落之間的距離，設(shè)置時(shí)以行為單位。行數(shù)越大，兩個(gè)段落之間的間距越寬。段前指的是選定段落與前一段之間的距離，段后指的是選定段落與后一段之間的距離。小貼士最小值、固定值、多倍行距這三種方式可以在后面的設(shè)置值的下拉框中設(shè)置具體的數(shù)值，以便更靈活地設(shè)置文本的行距。所有效果均可以預(yù)覽中預(yù)先瀏覽。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.4換行和分頁(yè)為了使文檔更加美觀，用戶還可以通過(guò)控制換行和分頁(yè)精確地控制段落格式，在控制換行符和分頁(yè)符時(shí)主要使用“段落”對(duì)話框的“換行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡，如圖5-10所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)設(shè)置換行和分頁(yè)的操作步驟如下。（1）選定要格式化的文本。（2）選擇“格式→段落”命令，在打開(kāi)的“段落”對(duì)話框中選擇“分行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡，從中選中相應(yīng)的復(fù)選框。孤行控制：使段落最后一行文本不單獨(dú)顯示在下一頁(yè)的頂部，或段落首行文本不單獨(dú)顯示在上一頁(yè)的底部。段中不分頁(yè)：防止在選定段落中產(chǎn)生分頁(yè)符。如果碰到分頁(yè)符，Word將自動(dòng)將整段移動(dòng)到下一頁(yè)。與下段同項(xiàng)：防止在選定段落及其后繼段落之間產(chǎn)生分頁(yè)符。段前分頁(yè)：在選定段落前手工插入分頁(yè)符。（3）單擊“確定”按鈕，即可完成操作。小貼士合理地使用換行與分頁(yè)，能使自己的文檔更加易于讀者閱讀。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.5縮進(jìn)段落通常文章的每一段落開(kāi)頭都要縮進(jìn)兩格，文本縮進(jìn)的目的是使文檔的段落顯得列加條理清晰，更便于讀者閱讀?？s進(jìn)的格式有左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)，如圖5-11所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)

在求職信中，每個(gè)自然段前空兩格，我們可以使用段落縮進(jìn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。下面，我們一起來(lái)看看如何在文檔中使用段落縮進(jìn)。步驟1將求職信的正文部分全部選中。步驟2單擊“格式”→“段落”命令，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，如圖5-12所示。步驟3單擊“特殊格式”的下拉按鈕，選擇首行縮進(jìn)，在度量值中選擇“2字符”。步驟4單擊“確定”按鈕。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.2.6使用“格式”工具欄設(shè)置段落格式一些常用的段落設(shè)置在格式工具欄中設(shè)有快捷按鈕，如圖5-13所示，為提高效率，常用的段落設(shè)置如對(duì)齊方式和行距之類的操作都可以在格式工具欄中進(jìn)行。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.3文檔模板模板是提高工作效率的一個(gè)重要途徑。對(duì)于那些需要常常處理具有規(guī)律和重復(fù)性的文檔（例如會(huì)議通知、企業(yè)公文、客戶信函、傳真等）的朋友來(lái)說(shuō)，模板將是你夢(mèng)寐以求的工具。5.3.1利用模板創(chuàng)建文檔用戶在創(chuàng)建文檔時(shí)，可能要?jiǎng)?chuàng)建一些專業(yè)性較強(qiáng)的文檔，如簡(jiǎn)歷、公文等。如果用戶對(duì)該類文檔的樣式不太熟悉，那么，創(chuàng)建它是比較麻煩的事情。利用Word2003提供的模板功能，用戶就可以輕松地創(chuàng)建出比較專業(yè)的文檔了。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)例如，在求職的過(guò)程中，用人單位不但要看你的求職信，還需要你提供一份專業(yè)型簡(jiǎn)歷，利用模板創(chuàng)建簡(jiǎn)歷的具體步驟如下。步驟1依次選擇“文件”|“新建”命令，打開(kāi)“新建文檔”任務(wù)窗格，如圖5-14所示。步驟2在“模板”區(qū)域單擊“本機(jī)上的模板”選項(xiàng)，打開(kāi)“模板”對(duì)話框，選擇“其他文檔”選項(xiàng)，如圖5-15所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3在列表中，選擇“專業(yè)型簡(jiǎn)歷”模板，在“新建”區(qū)域選擇“文檔”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，即創(chuàng)建一個(gè)專業(yè)簡(jiǎn)歷，如圖5-16所示。步驟4在創(chuàng)建的簡(jiǎn)歷文檔中進(jìn)行必要的編輯，一份專業(yè)型簡(jiǎn)歷就創(chuàng)建好了。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.3.2創(chuàng)建模板

Word2003提供的模板很有可能不符合用戶的需要，此時(shí)，用戶可以自己創(chuàng)建一個(gè)合適的模板，下次做類似的文檔時(shí)，用戶可以只簡(jiǎn)單地輸入內(nèi)容。在這里，利用前面制作的“求職信”文件創(chuàng)建一個(gè)模板，具體步驟如下。步驟1首先打開(kāi)“求職信”文件，如圖5-17所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2將求職信中的無(wú)用內(nèi)容清空，只保留較為固定的部分，如圖5-18所示。步驟3依次選擇“文件”|“另存為”命令，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，如圖5-19所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4在保存類型下拉列表中選擇“文檔模板”，此時(shí)，保存位置將會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到“Templates”目錄。步驟5在“文件名”文本框中輸入“求職信”，單擊“保存”按鈕新建的模板就會(huì)出現(xiàn)在“模板”對(duì)話框中，如圖5-20所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.4制作圖章在Word文檔中，可以插入任意圖片或剪貼畫(huà)以美化文檔。除此以外，Word還提供了工具，能夠讓用戶根據(jù)需要自己繪制簡(jiǎn)單的圖形和設(shè)置藝術(shù)字。本節(jié)將介紹這些內(nèi)容。在求職信中的末尾落款處，特意制作了一個(gè)笑臉圖章，選擇了由粉紅色到白色的漸變效果填充，使得求職信增添了此許生動(dòng)活潑的元素。下面我們來(lái)看看如何制作這個(gè)笑臉圖章。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.4.1繪圖工具的使用

利用“繪圖”工具欄中的繪圖工具，可以很輕松地、快速地繪制出各種外觀專業(yè)、效果生動(dòng)的圖形。對(duì)于繪制出來(lái)的圖形，可以調(diào)整其大小，進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、翻轉(zhuǎn)、添加顏色等修改。步驟1依次選擇“視圖”|“工具欄”|“繪圖”命令，打開(kāi)“繪圖”工具欄，如圖5-21所示。步驟2在工具欄中，單擊“自選圖形”按鈕，彈出一下拉菜單，在菜單中單擊“基本形狀”中的“笑臉”選項(xiàng)，如圖5-22所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3此時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一塊繪圖畫(huà)布，同時(shí)鼠標(biāo)變成十字形，按下鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)到達(dá)合適的位置后松開(kāi)鼠標(biāo)，即可繪制出一個(gè)笑臉，如圖5-23所示。小貼士自選圖形繪制好后還可以進(jìn)行調(diào)整。圖形的四周一共有九個(gè)控制點(diǎn)，八個(gè)白色的控制點(diǎn)是用來(lái)調(diào)整圖象大小的，一個(gè)綠色的控制點(diǎn)是用來(lái)旋轉(zhuǎn)圖形的。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)在Word2003默認(rèn)的情況下，所繪制的圖形對(duì)象是用白色進(jìn)行填充的，用戶可以充分利用繪圖工具欄為圖形添加其他效果。步驟4選中已經(jīng)繪制好的笑臉，單擊“繪圖”工具欄中的“填充顏色”按鈕右側(cè)的下拉箭頭，出現(xiàn)一個(gè)顏色列表，如圖5-24所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟5我們可以在顏色列表中選擇一種顏色，也可以單擊“填充效果”選項(xiàng)，打開(kāi)“填充效果”對(duì)話框，選擇“漸變”選項(xiàng)卡，如圖5-25所示。小貼士圖形工具欄上的所有按鈕都可以對(duì)圖形進(jìn)行設(shè)置、美化。同學(xué)們可以盡情地發(fā)揮自己的想象，把自己制作的自選圖形設(shè)計(jì)得豐富多彩。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.4.2藝術(shù)字的使用通過(guò)字體的格式化，可將字符設(shè)置為多種字體，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足文字處理工作中對(duì)字形藝術(shù)性的設(shè)計(jì)需要。使用Word提供的創(chuàng)建藝術(shù)字功能，可以創(chuàng)建出各種各樣的藝術(shù)效果。步驟1依次選擇“插入”|“圖片”|“藝術(shù)字”命令，打開(kāi)“藝術(shù)字庫(kù)”對(duì)話框。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2在藝術(shù)字庫(kù)列表中，選擇一種藝術(shù)字樣式后，單擊“確定”按鈕，打開(kāi)“編輯藝術(shù)字”文字對(duì)話框，如圖5-26所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3在“字體”下拉列表中，選擇“楷體”，在字號(hào)下拉列表中選擇40，將字形設(shè)置為加粗傾斜，在文本框圖中輸入“求職信”。步驟4單擊“確定”按鈕。創(chuàng)建好藝術(shù)字后，還可以根據(jù)需要對(duì)它進(jìn)行各種修飾。如改變藝術(shù)字的顏色、線條和大小等。這些操作都可以充分利用藝術(shù)字工具欄上的按鈕完成，如圖5-27所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)5.5插入圖示在Word2003的繪圖工具欄上，有一個(gè)“插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖示”按鈕，使用它可以輕松地繪制