文件控制程序

1．目的為了對與QEOHS有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，使所有有關(guān)場所都能及時得到所需文件的有效版本，防止使用作廢文件，實現(xiàn)公司體系文件與行政公文管理的有效整合，特制定本程序。2．范圍本程序適用于公司QEOHS管理體系文件的管理與控制。公司行政公文處理按《關(guān)于印發(fā)〈中建一局四公司公文處理辦法〉的通知》（建一四辦字[2002]53號）執(zhí)行。職責(zé)1總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批QEOHS管理手冊。2管理者代表負(fù)責(zé)審批QEOHS程序文件。3．3總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)編制、修訂本程序，并負(fù)責(zé)公司QEOHS文件的存檔、保管、發(fā)放、銷毀等工作。負(fù)責(zé)對與公司QEOHS活動有關(guān)的行政文件及外來文件的控制管理。4質(zhì)量安全保證部負(fù)責(zé)牽頭組織各有關(guān)職能部門編制、評審、修訂QEOHS管理手冊、程序文件。術(shù)語定義4．1QEOHS：質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康4．2受控文件：指對文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢等執(zhí)行規(guī)定管理的文件。5．工作程序麗1跪體系文件的分手類頂?shù)谝粚哟挝募挘哄eQEOH鉛S將管理手冊弱第二層次文件善：染QEOH軋S畏程序文件灑第三層次文件此：精品工程策壟劃書、過程識能別與控制書；瓦施工組織設(shè)計濁、專項方案、賀交底指導(dǎo)書等使。畝5者．歉2括矩文件的編號方識法尺文件廚編號法序代碼扇手冊焦一局發(fā)展清/QE子O搏HS/A課A伴：磨表示第一層次訊文件孟QE做O襖HS霞：擾質(zhì)量、環(huán)境、銀職業(yè)安全健康荷一局發(fā)展：館“鍬中建一局建設(shè)優(yōu)發(fā)展公海司控”夜簡稱來程序文件棗一局發(fā)展愛/QE判O夸HS贈/秋B25-XX定XX扣：程序挺順序號，用沃01縮、肆02珍、殺03能…兼表示曾25復(fù)：絞共菌25象個程序文件付B嶺：薄指第二層次文跡件黨程序附表榆一局發(fā)展濾/QE館O屯HS/B25翻-XX-YY牛YY豐：蠟附表順序號，齒用饞01排、提02閣、秩03叼…費表示屋精品工程策劃爪書班一局發(fā)展霉(夾XX)/QE握O梢HS/C1才(籃XX)注：叫“合XX杏”細(xì)填寫項目名稱辰簡稱笑C1到：尤指第三層次：盡精品工程策劃擱書岔過程識別與控撒制書康一局發(fā)展（尚XX需）陪/QE墓O局HS/C損2冒C晴2映：涼指第三層次：畫過程識別與控慎制書誼環(huán)境交底指導(dǎo)隸書露一局發(fā)展（斧XX膠）背/QE秋O輕HS/C仁3樹-現(xiàn)XX籃X期X斥：法順序號，用捆01頂、腦02撇、款03說…級表示示壞C瓦3耍：榴環(huán)境交底指導(dǎo)變書蘭施工組織設(shè)計惡、施工專項技追術(shù)方案、施工筍技術(shù)措施等編秤號方法執(zhí)行技總術(shù)發(fā)展部制定廉的《技術(shù)文件炸管理實施細(xì)則待》?？s與質(zhì)量、環(huán)境幅、職業(yè)安全健繭康有關(guān)的行政嗎文件，編號執(zhí)納行公司行政文趕件和資料的統(tǒng)罩一編號規(guī)定。例安全技術(shù)交底覽的編號按現(xiàn)行幕安全管理制度愿執(zhí)行。兼5.聞3洋文件的編制、提審核、批準(zhǔn)翅文件猾編制、修訂猶審核飛批準(zhǔn)輔QEOH甘S扔方針襲總經(jīng)理口公瓣司鬧QEOH言S擠目標(biāo)、指標(biāo)亂與管理方案慢質(zhì)量安全保證翼部族管理者代表攜總經(jīng)理介QEOH配S脅管理手冊鋒質(zhì)量安全保證并部慣管理者代表宿總經(jīng)理身程序文件競質(zhì)量安全保證私部嘴各有關(guān)部門切部門經(jīng)理映管理者代表爆精品工程策劃認(rèn)書賓各項目部捧總工（主任工息程師）秀項目經(jīng)理樹過程識別與控跨制書穿各項目部黑總工（主任工榴程師）夸項目經(jīng)理新項際目逝QEOH思S就目標(biāo)、指標(biāo)歪與管理方案榆各項目部擊總工（主任工壽程師）省項目經(jīng)理音環(huán)境交底衛(wèi)(泄指導(dǎo)披)錘書返各項目部鏈技術(shù)負(fù)責(zé)人巴總工（主任工筑程師）腳行政文件（與奔QEOH幅S性活動有關(guān)）霸總經(jīng)辦歐總經(jīng)辦主任皺管理者代表紛公司主管領(lǐng)導(dǎo)陷注：安全技術(shù)隙交底的編制、店審核、批準(zhǔn)按槐現(xiàn)行安全管理堆制度執(zhí)行。瞞5游．分4效受控文件胳5置．舞4乞．痰1QEOH腸S誠管理體系受控清文件包括：液QEOH煌S羽管理手冊；程序文件；綢環(huán)境因素臺帳孕、重大環(huán)境因筋素清單、危害誕辨識一覽表、慌重大危害因素植清單煎、始QEOH題S廚目標(biāo)指標(biāo)及管敗理方案哭、泛QEOH獲S暑法律法規(guī)清單肺、過程識別與清控制書、精品曬策劃書、施工繩組織設(shè)計、專咳項方案及施工新技術(shù)措施、作嗓業(yè)指導(dǎo)書、施歌工標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范唯、圖集、工程嘆施工圖紙等等俯。神5沈．課4海．赤2杰受控文件的標(biāo)椒識棵5膝．士4握．難2他．驕1河書面版文件標(biāo)賊識：第一、第菌二層次文件由徐總經(jīng)理辦公室昌在發(fā)放前，加技蓋麗“沙受喬控密”羞章，填寫分發(fā)俱號。第三層次引文件由發(fā)出者軍填寫分發(fā)號、雀以記錄的方法字表示受控。柳5形．晃4便．粗2難．綱2會電子版文件標(biāo)忍識：以光盤（潑軟盤）為媒介樣的文件，由發(fā)狐出者在光盤（吵軟盤）外貼分冊發(fā)號。通過網(wǎng)平絡(luò)傳遞的文件撐，由發(fā)出者扁在蟲“民發(fā)放通圣知幅”煎中注明是否受誰控。膏5莊．左5選文件發(fā)放劫5冠．彎5蹦．繪1燙發(fā)放的范圍：要第一、第二層羊次戰(zhàn)體系文件的發(fā)你放范圍由質(zhì)量外安全保證部提制出，穩(wěn)第三層次針文件的發(fā)放范顫圍由文件牽頭馬起草的職能部尾門提出，總經(jīng)貨理辦公室最終何確定。在提出列和確定發(fā)放范宋圍時應(yīng)考慮對獸質(zhì)量、環(huán)境因久素的控制及涉部及重大危險因炮素的單位，和焦體系管理承擔(dān)仰關(guān)鍵責(zé)任的單差位得到現(xiàn)行有酸效版本文件。躲5扯．竭5僅．縱2型發(fā)放的方法：劇5絹．火5辟．鼓2景．累1貼第一、第二層盆次領(lǐng)體系文件原則刊上以電子版的盜形式發(fā)放。電隆子版的發(fā)放方冶式是：通誠過途“席DA炕自動漂化乓”擱辦公平臺發(fā)布對至公司總部各如部門，以光盤術(shù)的形式下發(fā)至納各項目經(jīng)理部禍，新開工項目獵到總經(jīng)理辦公止室領(lǐng)取電子版棒體系文件。電肯子版體系文件當(dāng)設(shè)置口令，只躲可瀏覽，不能誰隨意修改。血第三層次眼文件可根據(jù)實桂際情況選用電由子版或書面版肺的形式。凍5惹．免5那．否2周．暗2犁外審、內(nèi)審使測用的未第一、第二層核次逝體系文件，由永總經(jīng)理辦公室讓以書面版的形腎式發(fā)放到使用夸場所。館5菜．閑5該．夠2串．狠3桌無論是書面版遷、電子版（包刮括光盤、軟盤親、網(wǎng)絡(luò)傳遞等腐）的文件，收走發(fā)時都應(yīng)填寫驢收、發(fā)記錄。鑰發(fā)文單位應(yīng)填通寫《文件發(fā)放禁登記表》；收斤文部門設(shè)專人悼簽收，體系文腎件與公司行政仁文件收文一起予登記在《收文證登記簿》上，道如該文件銷是癥“墊受閥控衛(wèi)”炎文件，還應(yīng)在滾《收文登記簿腐》拉中補“屬處理結(jié)話果猴”腐欄內(nèi)標(biāo)油注屆“似受柏控惕”罰字樣。省5篩．晌6粗文件評審、修完改換5聾．齊6輕．慶1平體系文件在運箭行過程中或在獲內(nèi)審和外審發(fā)統(tǒng)現(xiàn)不適宜或不擱符合時，由發(fā)際現(xiàn)單位以《信忽息溝通報告書桿》（一局發(fā)展嗎/QE秧O懼HS/B若25-0恩6誦-0肺1璃）傳遞到質(zhì)量孫安全保證部，及由質(zhì)量安全保建證部組織進(jìn)行串文件評審。公洞司每年的管理澤評審會議，也飽應(yīng)對體系文件甲的適用性、充澆分性及有效性豪進(jìn)行評審。評歲審后決定修改可、換版時，由凱提出部門填報陪《文件更改審策批單》，并按襯照勒5.許3拼“薄文件編制、審漿核、審懼批笛”使原權(quán)限報審。額5優(yōu)．嫂6域．百2姜質(zhì)量安全保證婦部根據(jù)《文件冤更改審批單》固的審批意見，翅組織修改電子源版的第一、第樣二層次體系文領(lǐng)件，姥第三層次瞇文件由文件牽醋頭起草的職能抖部門修改，修序改后應(yīng)填報《宇文件更改通知頃單》，總經(jīng)理扶辦公室確認(rèn)后奸下發(fā)《文件更緒改通知單》，有同時在網(wǎng)上發(fā)輪布修改后的電敗子版文件。儉5狡．訓(xùn)6配．壯3佩書面文件更改搖時不能使用鉛個筆，更改完畢去在更改處加蓋些本單位公印以企示有效。當(dāng)體槽系文件多次或稿大幅度的修訂役時，應(yīng)進(jìn)行換恨版。版本號可協(xié)以使用年號，裙如寶：見200襖3健版。修訂號按紐阿拉伯?dāng)?shù)字從呈1森、果2構(gòu)、駛3信依次變化。桿5暈．汪7冤文杠件的保存及銷丹毀崖5挎．管7攝．榜1唯文件保存哪文件應(yīng)放在固屋定場所由專人產(chǎn)負(fù)責(zé)保管，應(yīng)腐便于查閱、借狗閱。獄5羊．泰7旗．機2蒼文件婆作廢免各部門、各項獨目應(yīng)有專人負(fù)雄責(zé)廢除各計算乒機硬盤和光盤公上的電子版的鈔作廢文件，并泰及時從所有發(fā)爸放或使用場所錫收回失效和作裙廢的書面文件菠，經(jīng)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)蠻批準(zhǔn)后，加娘蓋業(yè)“繡作站廢獵”專印章，并及時訊銷毀，同時填非寫《文件銷毀糞登記表》。電溜子版和書面文呈件作廢后，都過應(yīng)在相應(yīng)的《刮收文登記簿》環(huán)中鹽“答處理結(jié)館果娘”越欄內(nèi)填份寫戶“粉作稻廢們”倆字樣。怎需要保留作廢搭文件時，還應(yīng)胸加湊蓋臥“擾供參余考只”聽印章。加軟蓋量“鍛作臨廢蘇”薄和鋸“憐供參搖考森”延印章的文件為標(biāo)無效版本。并格且要在《收文層登記簿》披中須“具處理結(jié)決果碗”巖欄內(nèi)標(biāo)恥注辯塔“件作廢，留樣參萌考蓄”末字樣。宰5艘．賴8詢外來文件控制構(gòu)總經(jīng)理辦公室枕負(fù)責(zé)外來文件粉的控制管理，短執(zhí)行《關(guān)于印笛發(fā)〈中建一局務(wù)四公司公文處胳理乎辦法〉的通知昏》（建一四辦句字旗[2002]僑5躲3牙號）規(guī)定。確糕保有關(guān)場所能田及時得到相關(guān)院文件。引用文件揉《關(guān)于印發(fā)〈義中建一局四公慰司公文處理晌辦法〉的通知床》（建一四辦擇字腦[2002]薄5兩3抗號）內(nèi)《技術(shù)文件管叢理實施細(xì)則》洽、現(xiàn)行安全管爽理制度7．相關(guān)記錄六文件發(fā)放登記岔表：返呈索再校一局發(fā)展