庫存商品管理制度-20120529

北京東方網(wǎng)信科技股份有限公司庫存商品管理制度總則為了加強對公司庫存商品的管理和限制，保證庫存商品的平安性、完整性與精確性，提高運營效率，剛好發(fā)覺和訂正庫存商品中的各種差錯，保證生產、測試和銷售環(huán)節(jié)得到有序的進行。依據(jù)國家有關法律法規(guī)和《企業(yè)內部限制基本規(guī)范》，結合本公司的實際狀況，特制定本制度。本制度所稱庫存商品，是指公司在日?；顒又谐钟械囊詡涑鍪鄣漠a品或商品、處在生產過程中的產品、在生產過程或在項目現(xiàn)場施工過程中耗用的材料和物料，主要包括服務器、交換機、分光器、協(xié)議轉換器、網(wǎng)卡、光模塊、硬盤、光纖尾纖、網(wǎng)線等。庫存商品內部限制中的不相容職務應當分別，其中包括：庫存商品入庫和出庫申請人與審批人應分別；庫存商品入庫和出庫執(zhí)行人與審核人應分別；庫存商品的驗收入庫人員與選購 應分別；職責分工與授權市場部選購 ，供應《項目選購 申請單》，在ERP系統(tǒng)中錄入選購 訂單；技術支持部到貨后由技術支持部驗收，領用出庫申請；綜合管理部供應出入庫單據(jù)《選購 設備入庫驗收單》、《下線設備入庫驗收單》、《物資出庫申請單》，記錄庫存商品型號、數(shù)量，備貨，在ERP系統(tǒng)中錄入外購入庫單、銷售出庫單；財務部審核外購入庫單、銷售出庫單。庫存商品入庫流程（詳見附件一）庫存商品選購 由技術支持部向綜合管理部提出項目選購 申請，庫管查詢庫存后向技術支持經(jīng)理提交庫存狀況，交由領導和財務部門審批確定是否進行選購 ；在庫管、主管副總、財務、總經(jīng)理逐一簽字確認后，交由市場部執(zhí)行項目選購 流程。庫存商品驗收選購 到貨后，交到綜合管理部，由庫管對貨物的數(shù)量（包括設備和配件等）進行驗收，并通知技術支持部相關人員對貨物的質量（包括型號、配置和性能等）進行技術驗收。驗收合格后在相關單據(jù)上簽字確認；若出現(xiàn)不合格現(xiàn)象，庫管將貨物退回到市場部交由選購 人員進行處理。庫存商品入庫庫存商品在驗收合格后，選購 人員、驗收人員、庫管三方在《選購 設備入庫驗收單》中簽字確認。由庫管在庫存管理軟件中執(zhí)行入庫操作，同時在金蝶系統(tǒng)管理軟件中依據(jù)市場部輸入的選購 訂單辦理外購入庫單，其中外購入庫單須要財務部進行審核。庫存商品備貨當一個項目選購 的貨物到齊后，庫管必需剛好通過郵件形式向技術支持部發(fā)起通知，并在郵件中供應到貨清單，由技術支持經(jīng)理批復發(fā)貨時間、地點和相關要求，接到批復后由庫管進行備貨。庫存商品編碼庫存商品中由于服務器型號和配置的多樣性，須要單獨進行管理。依據(jù)服務器序列號的唯一性進行編碼，編碼規(guī)則：生產廠家縮寫+序列號后六位數(shù)字，舉例：SG198276、LZ202137。其它庫存商品中的設備和配件全部遵循固定資產編碼規(guī)則。庫存商品出庫流程（詳見附件二）庫存商品出庫申請技術支持部相關人員在接到發(fā)貨通知后，須要填寫《物資出庫申請單》，到綜合管理部申請出庫。由庫管查詢庫存，假如庫房內沒有須要領取的貨物，則進入選購 流程；假如有，則進入出庫步驟。庫存商品出庫庫存商品出庫分為測試和銷售兩種狀態(tài)，需由技術支持部經(jīng)理在《物資出庫申請單》中確認出庫狀態(tài)。假如為測試出庫，由庫管在庫存管理軟件中執(zhí)行設備地點變更操作，設備狀態(tài)改為測試。假如為銷售出庫，由庫管在庫存管理軟件中執(zhí)行設備地點變更操作，設備狀態(tài)改為已銷售；同時在金蝶系統(tǒng)管理軟件中辦理銷售出庫單，并將《物資出庫申請單》復印件提交到財務部，由財務部依據(jù)《物資出庫申請單》對金蝶系統(tǒng)管理軟件中的銷售出庫單進行審核。測試設備下線測試設備下線時，須要由現(xiàn)場人員通過郵件形式向綜合管理部發(fā)出設備下線通知，并供應下線設備清單，假如有服務器必需標注編碼。到貨后交到綜合管理部，由庫管依據(jù)下線設備清單對貨物進行清點驗收，合格后辦理入庫，在庫存管理軟件中將設備地點變更為公司，填寫《下線設備入庫驗收單》，單據(jù)中須要庫管和技術支持部相關人員簽字確認；假如出現(xiàn)不合格現(xiàn)象，退回到技術支持部進行核查。庫存商品報廢庫存商品發(fā)生毀損或須要報廢，運用部門要馬上向綜合管理部報告，由綜合管理部組織有關人員對毀損或需報廢設備進行技術鑒定，對毀損的設備查明緣由，分清責任，屬人為因素造成的，依據(jù)情節(jié)輕重和損失大小對有關責任人進行懲罰，屬客觀因素造成的由綜合管理部辦理報廢審批手續(xù)，獲得報廢批準后通知財務部進行銷賬處理。庫存商品報廢審批流程綜合管理部由綜合管理部填寫報廢申請單，報廢申請單的內容包括報廢存貨的名稱、已用年限、是否為正常報廢等，部門經(jīng)理在申請單上簽字確認。技術支持部由技術支持部對申請報廢庫存進行檢測，確認已達到報廢的要求，并在報廢申請單的相應項目中填寫報廢看法。財務部由財務部對報廢申請單進行審核，計算報廢成本，確定報廢的合理性，并將計算的報廢成本填寫在報廢申請單的相應項目中?？偨?jīng)理總經(jīng)理在報廢申請單上簽字確認。以上審批流程全部完成后，由庫管執(zhí)行報廢處理，并制作憑證，在綜合管理部和財務部存檔。庫存商品其它流程現(xiàn)場選購 某些外地項目為了縮短工期，須要在現(xiàn)場選購 設備，現(xiàn)場人員應依據(jù)相應的選購 流程進行選購 ，到貨后進行現(xiàn)場驗收，合格后應用于項目上?；氐焦竞箜氁a辦入庫和出庫流程，并向綜合管理部供應驗收記錄和選購 設備清單，由庫管辦理入庫和出庫操作。廠家干脆發(fā)貨某些項目由于距離或者設備數(shù)量巨大的緣由，選購 后干脆由廠家發(fā)貨到現(xiàn)場，此時須要現(xiàn)場人員對貨物進行驗收，合格后通知綜合管理部并供應到貨清單，由庫管辦理入庫和出庫操作。借貸向廠家借貸的設備與正常選購 入庫流程相同，到貨后在財務部短暫不辦理入庫，出庫狀態(tài)只可作為測試出庫，若作為銷售出庫，須要將借貸轉為選購 狀態(tài)，庫管重新辦理入庫和出庫流程，并由財務進行審核。庫存商品盤點目的明確盤點的時間、內容和記錄，檢查賬物、臺賬與財務記錄的一樣性，對庫存物品進行檢查維護（修）。適用范圍應用于項目上的各種設備和配件。盤點時間、方式和人員盤點時間：每月抽查，季度盤點盤點方式：實物盤點法盤點人員：庫管員、財務部盤點打算庫存商品管理員依據(jù)盤點支配打算盤點表，并預先編號。在盤點前，綜合管理部召開盤點打算會議，向技術支持部和財務部門傳達盤點支配，進行人員的支配和動員，發(fā)放盤點表，提前做好盤點的各方面打算。進行盤點在實地盤點時，應由庫管、會計共同進行盤點。盤點以靜態(tài)盤點為準則，盤點起先后禁止一切庫存商品的進出和移動。盤點結果差異及存檔盤點結果和差異應由庫管、會計簽字確認。庫存商品盤點以及盤點差異表分別由綜合管理部和財務部歸檔保存。盤盈和盤虧庫存商品出現(xiàn)盤盈或者盤虧，應由庫管員和財務部查明緣由，出現(xiàn)盤盈的要剛好登記庫存商品管理檔案，并由財務部門調整賬目；出現(xiàn)盤虧的要分清責任，由綜合部據(jù)情節(jié)輕重對有關責任人進行懲罰。庫管員依照盤虧審批流程報審，獲得批準后通知財務進行相應的調賬處理。監(jiān)督和檢查禁止員工隨意進出庫房，樓道內的服務器不得擅自打開，在未經(jīng)批準的狀況下不得私自將庫存商品帶出公司。庫管員應適時對庫存商品進行檢查，保證各項庫存商品的完整性、平安性與穩(wěn)定性。本制度由綜合管理部制定，自發(fā)布之日起實施，由綜合管理部負責說明，并監(jiān)督執(zhí)行。附件一《庫存商品入庫流程圖》附件二《庫存商品出庫流程圖》附件三《選購 設備入庫驗收單》附件四《下線設備入庫驗收單》附件五《物資出庫申請單》2012年05月29日附件一《庫存商品入庫流程圖》技術支持 市場部 綜合管理部起先起先結束項目選購 申請結束項目選購 申請選購 查詢庫存出庫流程項目選購 流程到貨驗收退貨選購 設備入庫驗收單庫存管理軟件入庫操作金蝶管理軟件入庫操作入庫郵件通知批復備貨附件二《庫存商品出庫流程圖》技術支持 綜合管理部 財務部結束下線設備入庫驗收單入庫核查驗收下線設備入庫驗收單下線物資出庫申請單審核銷售測試物資出庫申請單物資出庫申請單庫存管理軟件出庫金蝶管理軟件出庫簽收發(fā)貨出庫查詢選購 流程出庫申請起先結束下線設備入庫驗收單入庫核查驗收下線設備入庫驗收單下線物資出庫申請單審核銷售測試物資出庫申請單物資出庫申請單庫存管理軟件出庫金蝶管理軟件出庫簽收發(fā)貨出庫查詢選購 流程出庫申請起先附件三《選購 設備入庫驗收單》物資來源到貨時間所屬項目項目責任人選購 記錄已依據(jù)選購 清單進行選購 ，確認到貨時間并郵件通知相關人員。選購 人員驗收記錄實際選購 設備(品牌、型號、配置、價格)與選購 申請單一樣。驗收結果□合格不合格驗收部門驗收人員入庫物資清單物資名稱資產編號型號配置數(shù)量其他說明入庫記錄核實到貨，入庫清單與選購 清單一樣。庫管附件四《下線設備入庫驗收單》發(fā)貨地點發(fā)貨人發(fā)貨時間到貨時間所屬項目項目責任人驗收記錄到貨設備(編號、型號、