公司圖書館與信息中心講義

公司圖書館與信息中心

圖書館及其管理人員對(duì)于其所在公司的貢獻(xiàn)常常會(huì)被人們所忽略。實(shí)際上，當(dāng)人們討論信息及其相關(guān)問題時(shí)，圖書館總是他們最堅(jiān)實(shí)的后盾。在過去的十年中，人們的注意力大多集中在信息技術(shù)以及其巨大的成功上。人們總是關(guān)注于信息對(duì)于提高組織效率和生產(chǎn)力的貢獻(xiàn)，而作為信息歸類、提供和傳播的圖書館的作用卻被大大地忽略了?？紤]到對(duì)大多數(shù)人力資源經(jīng)理而言，公司圖書館并不是一個(gè)非常熟悉的領(lǐng)域，本章將首先介紹美國最好的13家公司圖書館，以這些十分成功的范例作為對(duì)照，讀者可以將其與自己公司的圖書館和工作人員的數(shù)量作一個(gè)簡(jiǎn)單的比較。最好的公司圖書館在每一種專門圖書館的分類中，總有那么一些圖書館因?yàn)樗鼈兯峁┑膬?yōu)質(zhì)服務(wù)、高素質(zhì)的管理人員、充足的資金和良好的硬件設(shè)施脫影而出。在此介紹的圖書館是由美國特種圖書館協(xié)會(huì)的會(huì)員投票選出的。這些圖書館分別座落于六個(gè)州，它們是：波士頓、華盛頓特區(qū)、伊利諾、舊金山和南加利弗尼亞。之所以選擇這六個(gè)州是出于兩個(gè)原因：其一是有40％的美國特種圖書館協(xié)會(huì)的會(huì)員來源于這六個(gè)州；其二是選擇這六個(gè)最大的州可以使我們的研究具有全國性的廣泛意義。以下的公司圖書館為被選中的圖書館：ChevronResearchCompanyChevronOilCompanyAtlanticRichfieldCompanyAllerganPharmaceuticals,Inc.AmocoResearchCenterAbbottLaboratoriesFooteCone&BeldingSystemPlanningCorporationMckinsey&CompanyTime,Inc.Booz,Allen&HamiltonJohnHancockMutualLifeInsuranceCompanySandersAssociates,Inc.這些圖書館的員工的人數(shù)從最少的5人到最多可以超過一百人。每個(gè)圖書館都以為公司創(chuàng)造價(jià)值為目標(biāo)，圖書館的預(yù)算由20萬美元至幾百萬美元每年不等。十分有趣的是這些圖書館所提供的服務(wù)在所在的公司被賦予了各不相同的稱號(hào)，如公司信息來源、信息服務(wù)、技術(shù)圖書館、中心研究圖書館等。

管理支持在Mckinsey，主管信息分析和服務(wù)的經(jīng)理就因?yàn)槠涑錾墓ぷ鞫妒芊Q道；在SystemPlanningCorporation，總經(jīng)理認(rèn)為圖書館不僅節(jié)省了研究人員的大量時(shí)間，還對(duì)公司內(nèi)部研究氛圍的培育作出了很大的貢獻(xiàn)，其主管信息服務(wù)的經(jīng)理因其在員工發(fā)展方面作出的貢獻(xiàn)而受到到度的評(píng)價(jià)；在ChevronResearchCompany和ChevronOilCompany，公司圖書館都得到了公司經(jīng)理的大力支持；在Allergan，公司圖書館管理人員的高素質(zhì)被認(rèn)為是公司取得巨大成功的重要因素之一在其它的公司中，高層經(jīng)理人員也都十分關(guān)注圖書館所起到的重要的作用，并給予其發(fā)展以極大的支持。圖書館經(jīng)理公司圖書館的成功大部分應(yīng)該歸功于圖書館經(jīng)理們長(zhǎng)時(shí)間的投入和辛勤的工作；由于他們提供的服務(wù)是公司業(yè)務(wù)的基石，這些經(jīng)理們不僅受到管理層的認(rèn)可，也同樣受到員工和用戶的認(rèn)可;他們承擔(dān)了了員工的挑選和培訓(xùn)，服務(wù)的原則和質(zhì)量的確定，以及其它許多無形的責(zé)任;

圖書館工作人員許多在“最好”的圖書館工作的人員曾經(jīng)在其他公司的信息中心或其他類型的圖書館工作過；圖書館的員工們十分珍惜公司所提供的進(jìn)一步培訓(xùn)機(jī)會(huì)；對(duì)圖書館工作人員的調(diào)查使我們很清楚地看到，這些信息專業(yè)人士十分喜歡他們的工作，對(duì)于他們公司的事業(yè)十分投入，并且十分自豪于做好他們每天的工作；圖書館的使用者調(diào)查發(fā)現(xiàn)：公司的長(zhǎng)期員工和已經(jīng)離開的員工對(duì)公司圖書館的服務(wù)質(zhì)量有相同的評(píng)價(jià)，很明顯，圖書館工作人員的個(gè)人素質(zhì)是使用者滿意與否的關(guān)鍵；適應(yīng)性強(qiáng)，有能力的職員是服務(wù)成功的關(guān)鍵；顧客第一的信念是對(duì)使用者忠實(shí)和熱心的關(guān)鍵；公司圖書館的價(jià)值對(duì)于公司圖書館的管理者以及公司管理者而言，如何評(píng)價(jià)公司圖書館的價(jià)值是一件非常困難的事情；作者就此調(diào)查了164家公司的經(jīng)理，調(diào)查獲得了經(jīng)理們對(duì)于公司圖書館看法的第一手資料以及對(duì)于其未來發(fā)展趨勢(shì)的一些看法；背景所調(diào)查的164家公司都是對(duì)美國GDP由重要貢獻(xiàn)或影響的公司，或是由較大的規(guī)模，或是對(duì)其所處的領(lǐng)域有著重要的影響；選擇這些大公司是應(yīng)為它們的公司圖書館有較長(zhǎng)的歷史和成熟度，因而具有普遍的代表性；經(jīng)理們的回答集中在如下問題上：圖書館的組織，職員的規(guī)模，最初建立的原因，服務(wù)和員工的價(jià)值，主要的使用者，對(duì)圖書館價(jià)值的評(píng)測(cè)方法。也提到了未來圖書館角色的發(fā)展計(jì)劃；圖書館服務(wù)組織164家公司中的圖書館卻并不按通常的組織形式，其中31%有中心圖書館和衛(wèi)星館，24%只保留了中心圖書館，20%的是有檔案的圖書館，另一方面，21%的考察的公司只匯報(bào)有衛(wèi)星圖書館，并且，5%的圖書館在組織上只服務(wù)于小的團(tuán)體或個(gè)人以及文化收集等特殊方面。員工的規(guī)模這些公司圖書館中職員的數(shù)量明顯偏少，大多數(shù)（55%）只有5個(gè)全職人員或更少，另外，21%的圖書館有5~10個(gè)全職人員，只有13%有10~20個(gè)全職人員，11%的超過20個(gè)全職人員最初建立的原因有效的利用信息并對(duì)其進(jìn)行鑒別以及在公司內(nèi)部對(duì)信息進(jìn)行傳播是大多數(shù)公司建立起信息中心的初衷；調(diào)查同時(shí)揭示了當(dāng)公司最初建立圖書館時(shí)的初衷和后來對(duì)其價(jià)值進(jìn)行判斷之間的對(duì)立；圖書館很少是被認(rèn)為是用來分析信息的，但對(duì)信息的獲取，組織以及傳播并不能給企業(yè)帶來對(duì)于知識(shí)的分析，因而增加公司圖書館的信息分析能力是一個(gè)潛在的應(yīng)該去研究的方面百分比服務(wù)的價(jià)值調(diào)查反映館長(zhǎng)必須做很多以證明公司信息中心的價(jià)值。當(dāng)問及圖書館的服務(wù)是否給公司帶來了最大價(jià)值時(shí)，幾乎2/3的調(diào)查反饋說不知道或不回答；早先進(jìn)行的工作中的相同結(jié)果支持了我們?cè)谶@個(gè)方面的發(fā)現(xiàn)。在1983年的研究中，ArlinRipinMacDonald發(fā)現(xiàn)當(dāng)問到信息是否幫助公司取得利潤(rùn)的時(shí)候，圖書館長(zhǎng)和經(jīng)理都沒有對(duì)圖書館給于很高的評(píng)價(jià)；一個(gè)杰出的公司圖書館的最重要的因素是他的高層領(lǐng)導(dǎo)者相信信息對(duì)公司是十分重要的；圖書管理員的價(jià)值在這項(xiàng)反饋中我們應(yīng)該注意兩個(gè)問題：一個(gè)是經(jīng)理人員非常強(qiáng)調(diào)有效服務(wù)的發(fā)展和實(shí)施，他們認(rèn)為圖書館的“附加價(jià)值”是通過發(fā)展特殊服務(wù)而體現(xiàn)的，而不是簡(jiǎn)單的給使用者提供打印的可選菜單，重要的服務(wù)包括為特殊使用者或公司的特殊部門設(shè)計(jì)的不同風(fēng)格的服務(wù)項(xiàng)目；第二個(gè)值得注意的是這些反饋的直覺性，在缺乏任何正式的評(píng)估或評(píng)測(cè)方法時(shí)，公司經(jīng)理們是以印象為依據(jù)做出反應(yīng)；最有價(jià)值的服務(wù)80%的調(diào)查反饋?zhàn)C明數(shù)據(jù)庫的檢索是圖書館服務(wù)的關(guān)鍵；數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容應(yīng)該不斷豐富并且有適合的數(shù)據(jù)查找方法；在檢索過程中必須要有一些特殊的檢索方法，檢索過程不應(yīng)該只是某些簡(jiǎn)單程序的遵循；必須對(duì)數(shù)據(jù)庫費(fèi)用有更深層次的認(rèn)識(shí)以控制成本；百分比主要使用者群體公司圖書館和信息中心的主要使用者是技術(shù)人員。市場(chǎng)和銷售的人員構(gòu)成了第二大使用者，而后是管理和運(yùn)營(yíng)者百分比圖書館的評(píng)估準(zhǔn)則近40%的調(diào)查者對(duì)于圖書館評(píng)估準(zhǔn)則毫無概念；信息的質(zhì)量是唯一最重要的標(biāo)準(zhǔn)；一個(gè)圖書館的價(jià)值必須由使用者作出價(jià)值評(píng)判；百分比今后五年趨勢(shì)關(guān)于對(duì)未來趨勢(shì)的最大部分提議集中在圖書館附加功能方面增加人員，如問題分析和總結(jié)報(bào)告的編寫。提及的特殊技術(shù)包括：咨詢，問題評(píng)估，綜合，高級(jí)檢索，信息服務(wù)和產(chǎn)品的評(píng)估，利用模型的高級(jí)分析

公司圖書館的未來第一步：了解公司高層人員的需求；第二步：更為貼近公司的業(yè)務(wù)；第三步：鞏固自身地位；第四步：對(duì)使用者的需求做出劃分；第五步：滿足不同使用者的需求；第五步：成為公司業(yè)務(wù)的一個(gè)部分；附錄：公司圖書館管理人員的

薪酬調(diào)查CensusDivisionAverageLowest10%25%Median50%75%AverageHighest10%NumberMeanCanada*$26,812$35,334$41,360$48,000$67,108438$42,691MiddleAtlantic23,856

31,128

38,189

47,500

69,7561,030

40,694Pacific

23,549

31,308

38,000

46,000

62,222777

39,519NewEngland

22,331

31,000

36,421

43,000

66,858359

38,775SouthAtlantic

22,654

29,600

35,335

43,000

66,760762

37,833EastNorthCentral

21,896

28,000

34,000

41,400

59,545757

36,072WestSouthCentral

20,209

28,000

32,760

39,000

56,047267

34,382EastSouthCentral

19,595

25,792

31,620

37,000

48,957115

32,084WestNorthCentral

19,560

26,500

31,398

38,000

58,660250

33,628Mountain

18,600

25,455

31,000

38,803

52,692181

32,558PrimaryResponsibilityAverageLowest10%25%Median50%75%AverageHighest10%NumberMeanLibraryschoolfaculty$35,000$40,000$51,000$58,000$75,0007$53,143Administrativeresp.35,400

41,320

47,000

52,400

75,463143

49,002Notemployedinlibrary

32,500

42,000

46,119

60,000100,00010

53,874Readerservicereference

28,000

36,540

41,123

50,000

57,15018

42,168Informationbroker

28,000

34,000

39,000

62,500103,4856

50,998Infospecialist

27,042

35,000

38,752

42,000

49,60846

38,434Genl.responsibility

25,140

31,500

36,600

42,000

50,986161

36,920Liton-linesearcher

27,500

32,000

35,500

42,000

52,47711

38,612Acquisition/catalog

26,500

28,000

33,800

39,000

52,30011

35,670PrimaryResponsibilityAverageLowest10%25%Median50%75%AverageHighest10%NumberMeanAdministrativeresp.$27,461$36,500$43,500$53,000$75,7441,355$46,069Libraryschoolfaculty31,50034,00042,00050,00093,2002146,676Notemployedinlibrary

25,04833,50041,52550,00074,49311643,777Consultant22,34030,00040,50048,22082,0002642,938Informationbroker21,50031,00040,00048,30070,0001741,778Systemspecialist25,50030,88737,00047,25063,1936539,675Other18,92029,50036,00046,800