董事會辦公室文員職責

第第頁董事會辦公室文員職責

(1)應聘的員工需要填寫好應聘登記表(注：必填工作閱歷、家庭狀況、學歷、聯(lián)系電話、老家的聯(lián)系電話)，填寫完由行政部經(jīng)理面議，再帶給部門經(jīng)理面試，(非常崗位由總經(jīng)理審核)。應聘合格者通知上班，不合格者等候通知。

(2)應聘合格者在上班第一天需要辦理好入職手續(xù)(除在廠部住宿外)：

①要求入職員工閱讀一下入廠須知后簽字并親自講明清晰各事項(請假狀況、工資發(fā)放狀況、培訓期及試用期工資發(fā)放狀況、伙食住宿狀況等);``

②復印其身份證(看是否其本人身份證及真假)，第二代身份證需要復印兩面(就需要時必備)。

③讓其交兩張小一寸相片(一張是放在廠牌、一張是放在檔案里);

④做廠牌證明是我公司員工，部門職位寫清晰一點(如行政部：主管、文員、保安、廚工、電工、清潔工)

⑤給入職員工辦理手紋考勤并幫其辦理入住宿舍手續(xù)，員工本人寫好《住宿申請單》經(jīng)行政經(jīng)理審批后交保安隊長安排住宿。

⑥寫兩份勞動合同讓新入職員工簽名，不明白的請講明清晰其含義。

(3)以上手續(xù)完畢后，把新入職員工的檔案登記入電腦《員工檔案登記表》內，在檔案表內登記好編號，因是新入職員工還未轉正應顯示為紅色，轉正后寫上轉正日期再顯示黑色。

二、離職的任務

(1)離職員工要離職申請書，讓其本人寫明離職緣由，后由本部門經(jīng)理批準，再由行政部經(jīng)理審批，然后由總經(jīng)理及副總經(jīng)理同意離職方可生效。辭職書交行政部存檔到離職日期方可辦理交接手續(xù)。

(2)離職員工到離職期時，要求其辦理好離職手續(xù);到本部門負責人處簽名，到倉庫處簽名，然后交廠牌到行政部。在廠部住宿的員工交宿舍鑰匙到保安隊優(yōu)點，離廠時由保安隊長出具一份放行條讓其出廠。

(3)試用期內離職的員工需要三天內結算其工資，如是住宿員工就應在離職通知表里寫多三天其住宿的水電費及餐費。如工作滿七天以上的員工也是如此。

(4)離職員工離開本廠后將其檔案退出，寫入離職表里，文件及電腦里都要記錄清晰，如辭退、辭工、離職都要登記清晰。員工登記表將其移至離職人員工作表里，明細表就登記在離職表里。文件檔案存至離職檔案袋里并登記好。

三、飯?zhí)玫娜蝿?/p>

每月初收集上個月就餐人員飯卡，統(tǒng)計費用，按3.5元/餐計算。

四、辦公室的工作

(1)接聽電話，要禮貌，講“您好!”“早上好”“高譽家具”之類的禮貌語言。

(2)辦公室人員要求復印，應幫忙復印。如復印機有問題先自行檢查實在是自己不能修好的就找?guī)煾敌蘩怼?/p>

(3)有員工領用廠服、文具用品時，需要在領用本里簽名方可領用。每月月底把文具領用狀況用表格方式匯總。如發(fā)覺文具快用完或已用完的'狀況下，請?zhí)顚懮曩弳?，找行政?jīng)理和相關人員簽名后給財務安排購買。要熟識文具庫里全部的東西存放狀況，以便隨時領取。

(4)需要要定時清潔一下前臺衛(wèi)生，讓人看上去要舒暢，由于前臺是公司的形象，不能疏忽。

五、統(tǒng)計的任務

(1)每月的月頭是最多事做的，從電腦中把上月的考勤明細導出來后計算考勤天數(shù)，補休、公司放假或停電的都可充其上班，但必有補休單，否那么不予以全勤獎。請假天數(shù)要記清晰，必填寫好請假日期，方便計算考勤卡狀況。補休的天數(shù)也要記清晰。

(2)保安隊長每月月初抄水電表后，交到前臺處，前臺文員把水電費統(tǒng)計出來。算水電費時先把住宿員工的住宿天數(shù)計出來后方可明確地計算水電費。

(3)每月員工就餐的餐數(shù)要統(tǒng)計出來。把員工就餐表公布出來給員工閱覽是否有誤，有錯的在交給財務前實時更正。

(4)統(tǒng)計出上月入職員工和離職員工讓行政部經(jīng)理知悉。

六、行政部的任務

(1)經(jīng)理在許多時候出去(如聘請、去勞動所等等)，前臺就辦她辦不到的事情，如前臺在肯定的技能上不能解決的需要等經(jīng)理回廠后解決。寫清晰是什么事情，一一寫出來讓其一一處理。

(2)員工有問題有看法要第一時間反映出來，講解給經(jīng)理聽，讓員工安心工作。

(3)入職培訓期到，要先通知經(jīng)理是否有時間再安排培訓，再通知各部門新入職的員工參與培訓。

(4)有時間到員工登記表里閱覽一下，或檢查一下，是否有部分員工已離職而未刪除和新入職員工入職了還未登記上去。特別是重要部門的員工要馬上登記好。

七、行政部人員自身的素養(yǎng)要求

(1)要禮貌用語對人待物都應以禮相待，接電話做到“您好!再見!”見到領導和同事應點頭問好

(2)衣著裝扮需得體大方，不可穿奇裝異服，