中英人壽財務共享服務中心總體解決方案V24

中英人壽財務共享效勞中心

總體解決方案XX〔XX〕管理咨詢公司二零零六年三月目錄工程目標與方法財務共享中心模型 -總體設計規(guī)劃 -組織 -流程財務共享實施規(guī)劃附錄1－現(xiàn)狀分析附錄2－財務流程高層設計工程目標與方法1共享效勞中心的定義共享效勞策略指通過在一個或多個地點對人員、技術和流程的有效整合，實現(xiàn)組織內公共流程的標準化和精簡化的一種創(chuàng)新手段，通常具備如下特點：將組織內非核心職能合并由一個獨立部門完成共享效勞中心的最重要的使命是提供有效和高質量的效勞要求對企業(yè)的組織架構、人員分布和業(yè)務流程進行重新的變革共享效勞中心將原有的中后端效勞的職能歸并到一個部門，像前端業(yè)務一樣進行運作強調卓越效勞的文化，其員工具有高技能和高效率，并具備效勞意識通常設立在低本錢、高技能的地區(qū)共享模式與傳統(tǒng)模式的區(qū)別規(guī)模與效率效勞與責任集中模式分散模式共享效勞模式同時強調效率的升高與效勞質量水平的提升共享效勞模式的運行有賴于ERP、工作流、影像技術的開展對流程進行再造：擴大共享的范圍以獲取規(guī)模效應最正確實踐與標準化相結合提供端到端效勞其他企業(yè)的先期實踐證明共享效勞能夠最終提升效勞的效率。共享效勞有別于傳統(tǒng)的集中或分散的業(yè)務模式：XX的工程方法(1)潛力(2)戰(zhàn)略(3)開展(4)轉變(5)掌握與XX相關方法相結合持續(xù)參與的階段階段模塊高層設計分析階段詳細設計設計變革方案目標環(huán)境準備方案并實施轉移固化目標環(huán)境實施持續(xù)改進詳細設計共享效勞中心的解決方案成功實施操作型變革固化變革并實施改進建立戰(zhàn)略性運行模式建立運行模式建立操作模式收集業(yè)務數(shù)據(jù)財務轉型信息系統(tǒng)設計可選方案并評價風險，并與高層管理層確認評價共享效勞中心的價值變革途徑:流程，人員，組織，技術，客戶，效勞工程進度管理設計和系統(tǒng)實施配合階段系統(tǒng)開發(fā)和實施本階段的主要工作任務組織SSC的組織責任?服務提供者？戰(zhàn)略建議者？文化共享服務中心的人員應是什么性格的人？能力共享服務中心的人員應具體哪些專業(yè)能力流程共享服務中心包括哪些流程？這些流程在SSC與業(yè)務單元之間如何分配？選址SSC選址的基本原則績效對共享服務中心進行績效考核的基本原則戰(zhàn)略實施共享服務的基本動因？成本節(jié)約運行效率標準化數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)管理的基本責任由誰來承擔？系統(tǒng)共享中心模式下的系統(tǒng)要求？現(xiàn)狀分析財務共享中心模型3總體設計規(guī)劃組織流程提升后端職能，最終支持集團整體開展建立專業(yè)的財務效勞組織提升效勞水平通過共享效勞實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中，為管理層提供準確、及時和完整的會計信息，加強財務管控核算體系共享集中數(shù)據(jù)平臺財務共享組織集中資金管理財務管控加強財務服務質量提升支持業(yè)務快速發(fā)展財務運行成本降低前瞻性統(tǒng)一性適應性共享財務職能，降低本錢中英推行財務共享效勞的目標財務共享中心的總體職能定位“核算、報賬、資金一體化〞，這是對未來財務共享中心的職能定位。集中報賬報賬是集中核算的主要實現(xiàn)手段集中收支在收支雙軌根底上實現(xiàn)集中支付集中核算以集中數(shù)據(jù)平臺為基礎集中操作核算工廠內部銀行財務共享漸進過程本工程旨在使財務共享的主體成型使用統(tǒng)一集成的財務系統(tǒng)，使核算和財務管理具有一致、共享的數(shù)據(jù)集中數(shù)據(jù)平臺和收支雙軌本項目要實現(xiàn)的財務共享財務共享和專業(yè)管理最終型主體成型本項目可創(chuàng)建的財務共享主體成型財務共享的組織和職能外延固化和收支雙軌要通過本次工程成型的財務共享主體包括：財務共享組織和職能框架確立、會計流程整合、集中數(shù)據(jù)平臺、集中收付——這是中英實現(xiàn)財務轉型的關鍵起步。財務共享中心規(guī)劃的總體原那么公司應首先落實那些有望顯著提高財務流程效率、提高資產及資金平安性的轉變措施收益性與平安性顯著提高原那么數(shù)據(jù)集中與標準集中原那么外延固化與內涵靈活原那么循序漸進原那么1234通過共享工程的推行，自然地帶動公司內所有數(shù)據(jù)集中共享、以及公司所有標準集中管理公司有必要區(qū)分財務管理框架轉變的外延調整和內涵調整兩類模式，對職能及組織的外延先行固化并盡量一次到位、對其內涵那么可以循序漸進的實施按照循序漸進的原那么分階段推進整體工程的實施。財務共享中心模型3總體設計規(guī)劃組織流程財務共享中心組織設計原那么財務共享中心組織在人員、效勞、所有權歸屬等方面有別于傳統(tǒng)的業(yè)務部門組織，是一個專業(yè)的效勞提供部門。執(zhí)行和監(jiān)督專業(yè)分工扁平化管理共享效勞中心通常設立為獨立的執(zhí)行單位其效勞的對象是公司內的全體機構比起傳統(tǒng)組織，共享財務中心更強調專業(yè)化技能與效勞的提供，在崗位設置上通常按照職能進行專業(yè)分工，以增強各崗位的專業(yè)性與有效性通常采用扁平化的管理方式，降低管理本錢，同時提高面對客戶效勞的效率財務共享中心四川分公司中英人壽總部北京分公司廣東分公司福建分公司財務共享效勞中心在整體組織架構中的位置共享效勞中心建立后，中英人壽的財務組織架構仍可保持目前現(xiàn)狀不變共享效勞中心作為中英人壽總公司財務部下屬的獨立運作業(yè)務單元共享效勞中心作為效勞提供單元，面向中英人壽的所有機構提供效勞。

中支公司支公司中支公司支公司中支公司支公司中支公司支公司行政管理線效勞提供線總部財務部門的組織架構總部財務部〔1〕制度管理報表管理運營管理稅務管理會計稅務部(1)財務管理財務分析本錢管理分公司管理預算及財務管理部(1)預算管理預算方案資產管理財務共享中心(1)資金管理單證管理收付核算組總帳核算組結算組支持維護分公司籌備支持內部控制會計規(guī)那么與核算要求會計根底數(shù)據(jù)8534_=財務共享中心所需人力現(xiàn)有人力人力缺口21129人力測算1120.50.50.50.5121財務共享效勞中心內部組織結構：模式一業(yè)務小組按專業(yè)分工，根據(jù)各自業(yè)務流程提供專業(yè)效勞：各小組的人員直接面向其客戶，即本小組對應的業(yè)務單位的員工各業(yè)務小組設有1個負責人，對所處理業(yè)務負責另有1個小組支持業(yè)務小組的運行共享效勞中心經理的工作直接面向中心內部各小組。財務共享效勞中心行政支持資金調撥付款管理銀行賬戶管理費用報銷固定資產投資核算業(yè)務憑證總帳/稅務/報表模式一表示僅有財務共享效勞中心時的組織結構，它具備扁平化的特點：由假設干業(yè)務小組和1個支持小組構成系統(tǒng)支持維護共享效勞中心內部組織結構：模式二結算組收付核算資金出納費用會計總帳核算應付會計投資會計稅金會計財務共享效勞中心行政支持根據(jù)業(yè)務流程性質劃分四個業(yè)務團隊：結算組負責資金調撥、付款及銀行對帳等資金操作活動核算一組提供費用報銷與應付核算方面的會計核算效勞核算二組提供投資核算、固定資產、稅金和報表等方面的效勞支持維護組提供財務系統(tǒng)機構、部門、人員等財務系統(tǒng)維護，同時進行知識管理和Call-center的根本運營。另有一個行政小組支持業(yè)務單元的運行共享效勞中心經理的工作面向中心內部各業(yè)務團隊負責人。模式二表示僅有財務共享效勞中心時的組織結構，它由四個業(yè)務團隊和一個支持小組構成支持維護組知識管理系統(tǒng)維護Call-center檔案管理總帳會計資產會計付款會計內部稽核共享效勞團隊中：財務共享效勞團隊為業(yè)務單位提供結算、核算和報表效勞，其組織結構同模式二信息技術共享效勞團隊那么為整個公司提供IT效勞一個支持小組中：業(yè)務支持組負責整個共享效勞中心的行政工作共享效勞中心經理的工作直接面向中心內部各團隊和小組。共享效勞中心內部組織結構：模式三共享效勞中心經理結算組資金調撥應付帳款銀行帳戶核算組費用報銷固定資產投資核算報表組總帳/報表稅務行政支持財務共享效勞經理系統(tǒng)開發(fā)應用系統(tǒng)開發(fā)與實施基礎架構設計與開發(fā)網(wǎng)絡設計與開發(fā)網(wǎng)絡維護熱線支持熱線支持IT共享效勞經理系統(tǒng)維護基礎架構維護應用系統(tǒng)維護系統(tǒng)管理員模式三的共享效勞中心包括財務共享效勞團隊和信息技術共享效勞團隊。支持維護組系統(tǒng)維護知識管理Call-center共享效勞中心內部組織結構：模式四共享服務中心經理業(yè)務支持組財務共享服務其他共享服務信息技術共享服務采購共享服務模式四適用于建立多元化的共享效勞中心，它包括財務共享效勞、信息技術共享效勞、采購共享效勞和其他共享效勞根據(jù)提供效勞性質的不同，在共享效勞中心內部成立多個共享效勞團隊業(yè)務支持組作為獨立的支持小組，承擔共享效勞中心的一些行政職能共享效勞中心經理的工作直接面對中心內部各共享效勞團隊的負責人因素模式評價一二三四可控性1455向共享服務中心主管進行匯報的單元的數(shù)量決定了可控性：模式一中直接主管多個業(yè)務單元削弱了整個結構管理質量模式二較優(yōu)，主管負責監(jiān)管四個主要團隊擴充共享服務中心功能的可能性1345共享服務中心功能可能從建立財務共享服務中心擴充到提供全方位共享服務中心，包括人力資源管理、信息技術等：模式一主要功能是提供會計類服務，最不適宜功能擴充模式三已包括財務共享服務和信息技術共享服務，可進一步考慮建成多方位服務實體人力成本5333薪酬費用包括了員工薪資、福利、培訓等費用：模式一成本最低，因為其層次簡單，功能單一，人數(shù)最少模式二和模式三的薪酬費用可被視為一項戰(zhàn)略投資，未來能從共享服務中心的收益中獲得補償執(zhí)行難易程度5521建立全方位多功能的共享服務中心任重道遠，耗時數(shù)年目前實施專業(yè)提供會計核算服務的共享中心更為可行11151414綜合以上的評估結果，目前在中英人壽我們建議采用第二種組織結構模式模式評分范圍：１－５；５代表最正確水平共享效勞中心四種組織結構模式的比照共享效勞中心經理方案一：共享效勞中心經理直接向本領域的負責人匯報籌劃指導委員會首席執(zhí)行官優(yōu)點缺點共享服務中心直接向本功能領域的專家匯報易于執(zhí)行如果共享服務中心集中了數(shù)項功能，則該中心需要同時向數(shù)位高層匯報方案二：共享效勞中心經理直接向籌劃指導委員會匯報共享效勞中心經理財務經理優(yōu)點缺點如果共享服務中心集中了數(shù)項功能，委員會則代表了所有的利益相關者。它們之間的匯報關系避免共享服務中心被認為只代表某一利益相關群體設計和實施耗時長共享效勞中心匯報流設計方案共享效勞中心關鍵績效考評指標工作效率效勞質量處理過失率財務系統(tǒng)操作熟練度KPI工作能力執(zhí)行能力溝通能力系統(tǒng)操作能力團隊合作精神財務根底知識學習能力處理速度響應速度反響速度效勞態(tài)度上班考勤接通率對客戶反響時間對客戶效勞態(tài)度共享效勞中心作為一個效勞提供機構，以下方面為設計其崗位績效考核指標的主要考慮方面：整體財務的組織管理模式總公司分公司支公司會計稅務部財務管理部財務共享中心總公司財務部預算及財務管理分公司財務部核算會計核算會計支公司財務部財務共享中心對下屬公司的會計操作活動行使業(yè)務指導職能對每個財務人員而言，評價和考核來自行政管理和業(yè)務指導雙線，兩者的權重由其工作內容決定，不存在絕對的行政管理主線行政管理線業(yè)務指導線業(yè)務支持支公司作為一種銷售單元，未來財務部門主要行使出納的職責，其財務管理活動將集中由分公司財務部門完成出納出納財務共享中心模型3總體設計規(guī)劃組織流程財務共享的總體運行模式公司報帳點報帳中心核算中心結算中心系統(tǒng)維護中心總分中支/支報帳報帳報帳審核系統(tǒng)性審核憑證生成與過賬憑證歸檔會計檔案保管集中收付總部報賬資金調撥出納銀行對帳系統(tǒng)維護操作系統(tǒng)變更申請分級審核賬戶管理信息錄入資金上劃資金申請外部報帳關系分析報帳中心報帳點總公司分公司支公司報帳信息客戶銀行營銷員員工供給商稅務局Life-Asia業(yè)務憑證HR系統(tǒng)工資及福利費費用報銷采購稅務業(yè)務收付傭金手續(xù)費小手續(xù)費發(fā)票/申請單發(fā)票/驗收單完稅憑證團險系統(tǒng)財務共享內部運行模式分析報帳中心核算中心報帳審核信息錄入系統(tǒng)審核憑證生成憑證歸檔會計檔案保管2報賬審核要求系統(tǒng)上線初期，對單據(jù)進行嚴格的審核，未來預算和內審制度完善后，局部報帳審核將轉移至事后的稽核。完善的全面預算管理3會計檔案保管在總公司與當?shù)囟悇站直３至己藐P系良好的稅務關系嚴格的內審制度內外部條件4報帳中心與核算中心的關系報賬審核、信息錄入與會計憑證保管通常為同一地點單據(jù)傳遞1單據(jù)傳遞方式通過快遞方式傳定原始單據(jù)快遞公司的質量對外結算關系分析核算中心共享效勞的網(wǎng)銀平臺分公司支公司銀行1支票/現(xiàn)金客戶銀行1營銷員員工供給商稅務局銀行轉賬支票/現(xiàn)金銀行2銀行3……銀行2手續(xù)費工資報銷傭金業(yè)務收付采購稅金1銀行賬戶管理2員工及營銷員帳戶管理3支票管理

財務共享中心涉及流程的原那么基于控制要求，執(zhí)行業(yè)務管理職能?決策支持或業(yè)務競爭相關？第三方能提供更廉價或更好的效勞？多個分支機構需要該項效勞集團總部財務部分支機構外包共享效勞分支機構是否是否否否是是財務共享中心涉及的流程通常包括標準化的交易過帳或報告，而高附加值的財務活動通常不能共享。

財務共享的職能范圍業(yè)務憑證生成費用報銷固定資產稅金準備金與再保工資及福利費費用預提費用攤銷庫存管理投資核算職能資金調撥行政付款銀行對帳業(yè)務收付〔第四階段〕結算職能憑證歸檔報表月結/年結帳薄管理職能Oracle財務系統(tǒng)維護系統(tǒng)維護職能以下流程未來將納入財務共享的效勞范圍：

各項職能在共享中心與下屬公司的分配投資核算攤銷計算、財務入賬信息提供預提計算、財務入賬信息提供財務入賬財務入賬稅務信息維護、計算稅務信息收集、申報、繳納新增、調撥、折舊、清理、盤點盤點、財務帳與實物帳核對單據(jù)復核、費用入賬單據(jù)初核、付款控制業(yè)務系統(tǒng)調帳、業(yè)務日結核對、業(yè)務憑證生成SSC總分支機構財務部核算職能分配各項職能在共享中心與下屬公司的分配〔續(xù)〕部門、人員等財務系統(tǒng)維護信息收集與反饋系統(tǒng)月結、年結月結/年結支持（如：業(yè)務收付方面）標準報表的制作非標準報表的制作憑證打印、清分、保管原始單據(jù)傳送總公司開設銀行的對帳各公司開設銀行的對帳業(yè)務收付款項支付票據(jù)初核業(yè)務系統(tǒng)調帳、業(yè)務日結核對、業(yè)務憑證生成資金歸集、資金余額周報報送、資金需求SSC總分支機構財務部資金結算帳簿管理系統(tǒng)維護下屬公司財務部門的職能定位現(xiàn)狀財務共享實施初期財務共享實施全面推廣交易處理報表與控制決策支持業(yè)績評價單據(jù)審核審批流程復核稅務申報財務核算會計憑證制作行政收付業(yè)務收付銀行對帳資金調撥會計報表付款控制預算編制業(yè)績評價績效考核財務方案現(xiàn)金流預測單據(jù)審核與傳遞稅務申報行政收付業(yè)務收付銀行對帳資金調撥付款控制非標準報表預算編制預算控制預算分析單據(jù)審核與傳遞稅務申報付款控制非標準報表預算編制預算控制預算分析業(yè)績評價盈利分析本錢分析績效考核差異分析財務方案現(xiàn)金流預測工程價值分析共享實施后，下屬公司財務部門將從目前集中于交易處理，向財務控制與決策支持方向轉化。財務共享實施規(guī)劃4財務共享中心的分步實施規(guī)劃

-外延固化達成財務共享最終目標沒有唯一路徑：小步漸行的優(yōu)點是某一時期風險低、缺點是整體實現(xiàn)不確定性高；其實只要“變革〞是自然形成和難度不大的外力促導，步子可盡量放大。中英人壽中英人壽推行財務共享效勞的幾大優(yōu)勢：高層管理層的大力支持機構少，共享實施阻力小會計人員固有的操作標準尚未形成財務系統(tǒng)ERP配合實施，從技術上推動了財務共享的進程SSC外延調整路線圖財務共享中心的分布實施規(guī)劃

-內涵靈活在建立全國性財務共享中心的根底上，具體共享的職能范圍建議采用分布實施策略，主要的考慮因素包括如下：共享組織建立人員接受程度與Oracle配合輔助技術的成熟度對業(yè)務的影響度共享職能實現(xiàn)循序漸進原那么變革管理財務共享中心的分步實施規(guī)劃

－總體規(guī)劃第二階段第一階段第三階段分職能逐步實施分技術手段逐步推廣核算共享核算職能共享核算職能共享核算職能結算部分行政收付（支票支付仍由當?shù)赝瓿桑┬姓崭稑I(yè)務收付行政收付業(yè)務收付單據(jù)傳遞至總公司傳遞至總公司傳遞至總公司支付方式DD/DC網(wǎng)上銀行支票DD/DC網(wǎng)上銀行銀企互連銀行接口〔1-2年〕〔1-2年〕〔3-4年后〕財務共享中心的分布實施規(guī)劃

－各階段實施條件財

務

基礎工作財務內部管理機制完善共享中心前期運行平穩(wěn)強化資金管理，特別是對“支票〞管理業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)之間的互動運行機制完善下屬公司銀行帳戶清理財務流程改造完成共享機制下，財務整體運行機制建立共享中心與下屬財務機構的分工明確組織人員SSC熟悉銀行接口的操作結算中心崗位擴充，人員到位SSC熟悉業(yè)務收付操作建立公司財務共享中心，財務組織調整到位，人員到位共享模式宣導完畢財務人員熟練操作財務系統(tǒng)熟悉共享模式下財務流程第一階段技術條件與主要銀行建立銀行接口財務系統(tǒng)端的集中收付平臺建立銀行接口相關的硬件到位與主要銀行的網(wǎng)上銀行業(yè)務開通網(wǎng)銀系統(tǒng)支持集中扣收與扣付業(yè)務業(yè)務財務系統(tǒng)接口建立財務Oracle系統(tǒng)上線財務系統(tǒng)硬件到位快遞效勞供給商協(xié)調完畢共享中心配套設施準備完成第二階段第三階段財務共享中心上線策略

－選擇一：共享中心與Oracle相同地點試點全國上線廣東與總部試點06.706.9廣州與總部試點全國上線OracleSSC06.8工程整體推廣本錢和培訓本錢較低優(yōu)點風險高，特別是上線初期Oracle系統(tǒng)本身可能的不穩(wěn)定，將對共享效勞中心本身的運作帶來較大的壓力。缺點共享效勞中心人員〔約20名〕到位；共享效勞中心辦公場地與辦公設備解決。實施前提財務共享中心上線策略

－選擇二：共享中心與Oracle不同地點試點全國上線廣東與總部試點06.706.907.3共享效勞在北京、山東、福建和安徽試點納入廣州和四川，全國上線OracleSSC實施策略較為穩(wěn)??；共享效勞在Oracle系統(tǒng)運轉穩(wěn)定后試點上線，其運作效率受Oracle系統(tǒng)的影響較?。辉跇I(yè)務規(guī)模相對較小的區(qū)域試點，對財務共享中心壓力較小，且整體實施風險較??；優(yōu)點財務共享效勞全國實施的進度相對較慢；四川和廣東分公司Oracle系統(tǒng)上線需進行較多培訓和支持；四川和廣東分公司正式實施共享之前，可能出現(xiàn)財務關鍵人物的流失。缺點財務共享中心上線策略根據(jù)2006年4月8日，中英人壽高管委員會討論決定：中英人壽財務共享效勞中心將采用選擇一的方式進行上線。建立財務共享效勞中心的主要障礙及應對措施風險相應的策略實施財務共享服務中心時可能遇到的困難和阻力被低估建立包括公司高管的項目管理委員，及時匯報項目的進展和主要內容，在項目實施過程中獲得高層的支持；全國推廣前，選擇單位進行方案試點；選擇業(yè)務經驗豐富員工作為項目小組成員；要求共享服務中心員工具備服務精神，在運行初期，需要延長工作時間，以保證整個服務質量；在共享服務實施之前，在下屬公司提前推廣部分新的管理制度與規(guī)定。財務共享服務中有關法律和稅務的問題共享實施之前，與業(yè)務所在地稅務機關進行及時的溝通，就憑證保留在總部的情況取得其認可；在稅務機關就有關稅務涉及問題進行備案現(xiàn)有關鍵員工離職，造成服務水準降低及時與關鍵員工進行溝通，討論其未來的職業(yè)發(fā)展道路財務共享服務中心建立初期，人員操作與技能未能達到要求與公司人力資源部協(xié)調，確保能夠及時招聘到符合要求的員工安排充分的員工系統(tǒng)操作與流程培訓共享成立初期，安排有經驗人員進行輔導和監(jiān)督，并對單據(jù)進行大規(guī)模的復核，減少錯誤的發(fā)生附錄一附錄一：現(xiàn)狀分析財務現(xiàn)狀分析框架組織/職能組織架構職能分配aa匯報管理流程績效標準效勞水平約定客戶中心全球化結構人員呼叫中心系統(tǒng)杠桿ERP系統(tǒng)商務智能因特網(wǎng)/局域網(wǎng)技術財務現(xiàn)狀分析我們對于中英共享的現(xiàn)狀評估將從組織、流程與人員三個方面入手，以期了解現(xiàn)狀，并對共享實施的根底和風險進行評估。評價財務共享實施根底分析財務運行效率與未來改進重點確定方案設計考慮風險123組織分析

－部門架構與報告線付款管理固定資產管理稅務管理帳務管理保單相關收款公共關系管理資金管理編制財務報告預算編制與管控財務狀況分析制度建設風險管理會計稅務部財務管理部分公司財務部保費出納專員出納會計總帳會計稅務會計管理會計財務分析員保費出納助理總公司財務單元根本按照兩級管理，部門下屬員工直屬匯報給部門主管，并在業(yè)務上接受部門主管的領導。整體的管理報告線比較明確而分公司在財務組織和崗位的分配上差異很大不同的財務崗位設置因工作負荷不均勻，只能因人配崗業(yè)務管理線和人事匯報線根本不設置財務管理部會計稅務部財務管理部總公司財務部主要發(fā)現(xiàn)組織分析

－財務運行本錢-各分公司財務運行本錢類型分析--人均財務運行本錢分析-從財務部運行本錢來看，人力費用平均占總費用的80%，是費用最主要局部；分公司人均財務運行本錢約為10萬/人/年，但總部由于人員素質較高，本錢也高。主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)單位：元流程分析

－職能分配〔集團層面〕總公司出納會計其他會計人員分公司出納會計其他會計人員支公司出納其他會計人員會計核算費用報銷會計憑證編制總帳報表固定資產管理會計科目、帳戶管理資金管理付款資金調撥銀行帳戶管理采購會計核算費用報銷會計憑證編制總帳報表固定資產管理會計科目、帳戶管理資金管理收付款資金調撥銀行帳戶管理采購資金管理收付款資金調撥銀行帳戶管理會計報賬總分公司各自具備完整的會計和資金收付職能，支公司的會計職能已經集中在分公司核算；總公司、分公司、支公司擁有獨立的帳簿，完成轄內會計業(yè)務的小循環(huán)；各級公司間的信息傳遞主要通過報表報送的方式進行；目前已實現(xiàn)的“收支兩條線〞的資金管理方式是總公司財務管理職能的重要方式。業(yè)務系統(tǒng)主要發(fā)現(xiàn)流程分析

－職能分配〔機構層面〕分公司〔包括所轄支公司〕主要財務職能崗位時間分布統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源：?中英人壽Oracle財務系統(tǒng)和共享效勞實施調研問卷?中財務人員對自己的崗位職責描述和相應工作時間估計總共：15FTE〔單位：FTE〕對照中英人壽目前的“分公司財務職能單元組織架構圖〞，我們發(fā)現(xiàn)：局部預定財務職能缺位如會計稅務部的固定資產管理、財務管理部的預算編制與管控，工作量并不飽合崗位職能分布失衡財務管理相關職能投入的人工時間過少，在15FTE中僅占2.625FTE，即17.5%；而會計帳務相關職能占用了大量人工時間，如帳務和資金收付方面的工作，分別占比50.4%和30.3%單人跨多職能現(xiàn)象普遍財務部人員所實際負責的職能均比較綜合，所以實際工作中根本無法按照組織結構圖中規(guī)定的專業(yè)職能設置崗位主要發(fā)現(xiàn)流程分析

－職能分配〔機構間比照〕各分公司主要財務崗位工作量分布統(tǒng)計

數(shù)據(jù)來源：?中英人壽Oracle財務系統(tǒng)和共享效勞實施調研問卷?中財務人員對自己的崗位職責描述和相應工作時間估計總共：55FTE〔單位：FTE〕局部分公司財務崗位缺失如有的分公司沒有設合規(guī)遵循崗、稅務崗，而有的分公司沒有設預算崗，可能和該分公司成立時間、規(guī)模和人員數(shù)量有關會計出納崗位占據(jù)大量人工時間由于各分公司規(guī)模和業(yè)務特點不同，所以在會計核算和資金收付方面的人員比例從50%到75%不等，但這兩局部職能仍然是分公司財務部門的主要職能局部崗位在各分公司間分布差異大如預算崗，在有的分公司占用人員比例大于20％，而在有的分公司該崗位缺失主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)流程分析

－年度處理量分析業(yè)務憑證隨著業(yè)務類型增多，呈穩(wěn)步上升的態(tài)勢。如未來改成“日清月結〞的模式，該類憑證數(shù)量將形態(tài)將完全不同；費用報銷憑證在12月會有60%增長；公司內部代收代支業(yè)務呈上升趨勢，內部往來的核對隨著公司業(yè)務的開展開展；一般會計憑證在年末決算時數(shù)量增長較快。分公司整體會計憑證類型分析數(shù)據(jù)來源2005年1月至2005年12月廣州分公司財務會計帳簿記錄。按照分錄數(shù)而不是憑證數(shù)量進行統(tǒng)計。流程分析

－月度處理量分析〔以費用報銷為例〕2005年11月每日費用報銷處理量分布圖各分公司處理費用報銷方式存在一定的差異：報銷處理頻率 局部公司采用集中處理的方式，尤其是在月末反映明顯。而局部公司處理均衡。未來在共享模式下，將有效調節(jié)處理的不均衡，同時也利用平衡系統(tǒng)的運行壓力。報銷處理的單據(jù)起始期間 單據(jù)處理起始期間存在差異，而本質在于各地關帳時間不統(tǒng)一，這也是未來共享實施時，需要在流程和操作上需要統(tǒng)一的重要一環(huán)。頂峰期數(shù)據(jù)來源：2005年11月各分公司財務會計帳簿記錄。分公司的數(shù)據(jù)為合并了支公司數(shù)據(jù)的結果報銷與付款流程分析

－報銷類型分析員工費用金額所占比例較小，僅為8％，但其報銷頻次占49％部門費用金額所占比例較大，到達82％借支申請金額所占比例較小，僅為10％預支款項報銷/還款的周期：30天內：46%60天內：73%90天以上：14%注：此處分析將借支單獨列出，后面分析將不對借支與報銷進行單獨區(qū)分以下對費用借支/報銷的分析數(shù)據(jù)來自總公司、廣州分公司和中山支公司2005年11月份的所有費用報銷憑證，共965張，其中借支分析應用的樣本為這三家公司2005年7月至12月的所有借支交易報銷與付款流程分析

－周期分析審批周期：支公司最長，為10天，分公司與總公司相近付款周期：支公司付款最快，僅為3.3天，分公司與總公司相近整體周期：總、分、支公司的整體報銷審批與付款周期相近，在11~12天之間注：由于實際樣本限制，上述付款周期樣本庫少于審批周期樣本庫分公司費用主要由本級審批，占總筆數(shù)的85%以上，而支公司費用主要由上級〔分公司〕審批，占總筆數(shù)75%以上總分支公司的費用審批模式決定了支公司的審批流程較長(頻次)支公司審批分公司審批總公司審批分公司費用85.09%14.91%支公司費用20.29%75.36%4.35%報銷與付款流程分析

－金額區(qū)間分析大額費用報銷〔大于10,000元〕在金額上占總費用的90％以上，但是其交易筆數(shù)只占總數(shù)的13%左右，該類費用的審批天數(shù)較長，平均需要8天以上，最多到達58天。總分公司在不同金額權限類報銷頻次上的呈比較正常的分布，中間管理層的審批任務量相對較大人員分析數(shù)據(jù)來源：?中英人壽Oracle財務系統(tǒng)和共享效勞實施調研問卷?中財務人員根本情況描述和工作性質描述公司整體財務人員的構成比較多元化，平均具有會計專業(yè)資格人員比例約42%，這和一般公司財務人員50-60%的會計職稱比例不盡相同總公司具有會計專業(yè)資格人員比例為47%，財務人員的學歷和專業(yè)能力水平是全公司最高的，但是當前其執(zhí)行的職能仍主要集中在會計核算方面，所以如何更好的利用好這些高素質的員工，是總公司財務職能轉變的一個關鍵目標分公司財務人員的會計專業(yè)特點最不明顯，具有會計專業(yè)資格人員比例只有37%，平均財務效勞年限比例也最低，這和其年輕化的年齡結構有一定關系，但會影響未來分公司作為重要的會計管理中心的職能的執(zhí)行主要發(fā)現(xiàn)總、分、支公司財務人員素質指標統(tǒng)計

〔程序化〕〔本科及以上〕〔3年以上〕〔2年以上〕〔各級會計師資格和注會資格〕附錄二附錄二：財務共享涉及流程高層設計共享模式下財務流程財務核算流程資金結算流程會計帳薄管理流程系統(tǒng)維護流程業(yè)務憑證核算流程

－總體原那么與假設業(yè)務憑證的財務核算要求為“日清月結〞；業(yè)務數(shù)據(jù)按日傳遞；團險系統(tǒng)完成改造，實現(xiàn)與財務系統(tǒng)的對接；財務部門負責核對業(yè)務數(shù)據(jù)范圍包括：業(yè)務系統(tǒng)的總帳以及財務系統(tǒng)；如業(yè)務系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在錯誤，應在業(yè)務系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)調整完畢，重新通過接口導入財務系統(tǒng)，不允許直接在財務系統(tǒng)的總帳中進行調整。業(yè)務憑證核算流程

－業(yè)務憑證根底信息維護關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC業(yè)務憑證基礎信息維護基礎信息更新申請√由總公司會計稅務部提出基礎信息更新的申請，并獲取相應的審批財務系統(tǒng)信息維護√由財務共享服務中心負責業(yè)務憑證基礎信息在財務系統(tǒng)端的維護業(yè)務系統(tǒng)信息維護√由總公司會計稅務部負責業(yè)務憑證基礎信息在業(yè)務系統(tǒng)端的維護業(yè)務財務映射關系維護√由總公司會計稅務部負責業(yè)務財務映射關系的維護業(yè)務憑證核算流程

－業(yè)務憑證核算關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC日結準備錯誤預查√總公司會計稅務部/運營管理崗在業(yè)務系統(tǒng)中對TB的數(shù)據(jù)進行檢查產生日結清單√總公司會計稅務部/運營管理崗在業(yè)務系統(tǒng)中生成日結清單，并對數(shù)據(jù)進行檢查產生日結數(shù)據(jù)文件√總公司會計稅務部/運營管理崗在業(yè)務系統(tǒng)中運行請求向財務系統(tǒng)報送數(shù)據(jù)文件接收數(shù)據(jù)√總公司會計稅務部/運營管理崗在財務系統(tǒng)中運行請求接收數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)核對√總公司會計稅務部/運營管理崗對財務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對會計憑證生成√數(shù)據(jù)核對無誤后，生成會計憑證固定資產管理流程

－總體原那么與假設固定資產的實物管理由當?shù)氐膶嵨镔Y產管理部門負責；財務共享效勞中心負責固定資產管理中的財務帳務處理；固定資產的增加以固定資產到達使用狀態(tài)為準，而非以發(fā)票為準；集中采購固定資產的實物運到當?shù)氐氖褂貌块T；使用資產掃描槍對固定資產進行盤點。關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC新增接收、驗收資產√√√當?shù)貙嵨镔Y產管理部門負責資產接收、驗收系統(tǒng)中確認接收√√分公司實物資產管理部門在PO模塊確認資產接收固定資產登記√√√實物資產管理部門登記填寫《固定資產登記表》領用資產√√√實物資產使用部門領用固定資產將資料交給SSC√√√《固定資產登記表》傳遞至SSC固定資產增加√共享中心根據(jù)《固定資產登記表》在Oracle模塊中對應各個分支機構下增加固定資產明細。固定資產標簽√√√月末關帳前，各地財務部門將本月財務系統(tǒng)中新增固定資產的編號，告知實物管理部門，更新《固定資產登記表》，在固定資產上粘貼標簽月末核對√√√月末各地財務部門與實物資產管理部門核對固定資產的信息一致。固定資產管理流程

－新增關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC調撥（包括：部門內、部門間和機構間調撥）申請調撥√√√調出資產使用部門填寫《固定資產調撥申請單》審批調撥申請√√√完成所有的審批操作進行調撥操作√√√由實物資產管理部門進行調撥操作資料傳遞至SSC√√√審批完成的調撥申請單，傳遞至SSC，并抄送當?shù)氐呢攧詹块T調撥帳務處理√SSC對資產進行調入調出帳務處理月末核對√√√月末各地財務部門核對系統(tǒng)中的資產調撥是否已經完成固定資產管理流程

－資產調撥固定資產管理流程

－清理與折舊關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC清理（報廢、處置等）清理申請√√√實物資產使用部門提出固定資產清理的申請清理審批√√√相關部門審批報廢執(zhí)行√√√實物資產管理部門進行報廢資料報送SSC√√√已獲審批的報廢申請，報送SSC報廢帳務處理√SSC對資產報廢進行帳務處理折舊確認入帳√SSC確認當期所有固定資產業(yè)務都已入帳折舊帳務處理√SSC在系統(tǒng)中進行折舊操作并生成憑證關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC盤點發(fā)出盤點通知√總公司財務部發(fā)出盤點通知，出具相關規(guī)定盤點準備√√√當?shù)刎攧詹繙蕚滟Y產財務帳，實物資產管理部門準備資產實物帳，兩者進行核對下載資產數(shù)據(jù)至掃描槍√√√當?shù)貙嵨镔Y產管理部門將固定資產列表下載至資產掃描槍盤點√√√財務部、實物資產管理部門會同資產使用部門進行盤點，并對盤盈盤虧及其他問題進行記錄盤點結果總結√√√當?shù)乜偨Y固定資產盤點結果審批盤點結果√√√相關部門審批審批盤點結果財務帳務處理√SSC根據(jù)審批的固定資產盤點結果進行帳務處理更新記錄√√√實物資產管理部門根據(jù)審批后的盤點結果對固定資產記錄進行更新固定資產管理流程

－盤點流程關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC稅務信息維護稅務信息收集√√√由各地財務部門收集當?shù)氐亩悇招畔①Y料報送√√√將稅務信息報送SSC免稅險種信息維護√SSC維護各類抵免項目等稅務優(yōu)惠信息稅種維護√SSC記錄更新各總分支公司應繳納的所有稅種，包括一些地方性稅種稅率維護√SSC維護更新各總分支公司應繳納稅種的稅率稅金管理流程

－稅務信息維護稅金管理流程

－稅金計算關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC計算－營業(yè)稅收集分險種收入√SSC從Oracle系統(tǒng)中導出分業(yè)務險種的收入計算應繳稅額√SSC根據(jù)稅務信息，計算應繳稅額計算－營業(yè)稅附加計算應繳稅額√

SSC根據(jù)稅務信息，計算應繳稅額計算－印花稅合同清單√√√由各地總務部提供合同清單（合同原件所在地，負責繳納印花稅）計算應繳稅額√√√由各地財務計算當月應繳稅額計算－個人所得稅計算應繳稅額√由總公司HR部門統(tǒng)一計算，財務人員不參與稅金管理流程

－稅金計算關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC計算－代扣代繳代理人營業(yè)稅及城建教育費附加、個人所得稅業(yè)務系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)導出√由個險行政部從業(yè)務系統(tǒng)中導出業(yè)務系統(tǒng)已經計算的代扣代繳代理人稅金手工核對調整√總公司個險行政部對上述數(shù)據(jù)進行核對，并進行可能的手工調整更新業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)√由總公司IT部門根據(jù)調整后的數(shù)據(jù)更新業(yè)務系統(tǒng)稅金管理流程

－稅金申報關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC申報準備納稅材料√SSC編寫下屬各公司上述稅種的納稅申報單審核納稅材料√√√總分支公司財務部經理審核稅金計算單和納稅申報材料信息反饋SSC√√√下屬公司財務經理將審核的結果通知SSC，并由SSC完成相應的稅金計算和納稅申報材料的修改納稅申報√√√下屬公司自行完成納稅申報關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支中支/分總SSC記帳－稅金計提憑證記帳√

SSC根據(jù)審批后的稅金計算單，系統(tǒng)中錄入憑證，并過帳繳納繳款√由SSC完成稅金的繳納記帳－稅金繳納憑證記帳√由SSC在系統(tǒng)中確認付款稅金管理流程

－稅金繳納與記帳準備金與再保流程關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC準備金及再保計提數(shù)據(jù)準備√總公司精算部準備準備金及再保的計提數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)報送SSC√總公司精算部將經過正確審批的上述數(shù)據(jù)提交SSC數(shù)據(jù)審核√SSC審核上述數(shù)據(jù)是否審批完全財務入帳√SSC在總帳直接錄入準備金憑證和再保憑證員工工資及福利費管理流程關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC工資及福利費計提準備工資及福利費信息√總公司HR部門根據(jù)HR系統(tǒng)準備集團所有公司的工資及福利費信息資料審核√工資報表交由相關人員審批資料報送SSC√工資報表交給SSCSSC復核√SSC復核工資報表是否已經審批完成財務入帳√由SSC在Oracle系統(tǒng)中錄入集團所有公司的工資及福利費相關的會計憑證工資及福利費支付款項支付√由總公司HR部門通過網(wǎng)上銀行系統(tǒng)，向全公司的員工支付工資及福利費，具體流程請參考：付款流程員工及臨時性供給商費用報銷流程關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC事前申請流程提交費用申請報告√√√事項申請人準備費用申請內容報告權責區(qū)分表審批√√√按照費用申請的金額和事項，按照權責區(qū)分表的要求由相關人員進行審批報銷流程提交報銷申請√√√報銷人提交報銷申請單報銷錄入√√√部門內勤錄入網(wǎng)上報銷申請單財務初核√√√財務部對票據(jù)的合理性和合法性進行初審部門經理審批√√√部門經理對報銷的合理性等進行審批資料報送SSC√√將報銷的原始單據(jù)報送共享服務中心票據(jù)審核√SSC對原始資料和審批流程是否正確進行復核付款√對全國員工進行統(tǒng)一付款合同類費用報銷流程關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC報銷流程提交付款申請√√√報銷人提交付款申請單部門經理審批√√√如發(fā)票在采購訂單的金額范圍內，則僅需部門申請；如發(fā)票的金額超過采購訂單，則需要重新追加采購訂單。財務初核√√√當?shù)氐呢攧詹块T對付款申請的票據(jù)和審批流的正確性進行審核單據(jù)報送SSC√√當?shù)刎攧詹繉⒊鹾送ㄟ^的資料報送SSCSSC復核√SSC對付款申請的票據(jù)和審批流的正確性進行復核在系統(tǒng)中錄入發(fā)票√SSC在Oracle系統(tǒng)中錄入發(fā)票發(fā)票驗證√SSC在Oracle系統(tǒng)中對錄入發(fā)票的準確性進行驗證報銷錄入√√√部門內勤錄入網(wǎng)上報銷申請單生成會計憑證√系統(tǒng)自動將驗證通過的發(fā)票生成會計憑證費用預提管理流程關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC費用預提預提申請√由共享服務中心編制費用預提申請單預提復核√√下屬公司對SSC編制的費用預提單進行審核，如有問題，將及時通知財務入帳√由SSC在Oracle總帳模塊錄入集團所有公司的費用預提憑證注：員工費用預提的內容包括在“工資及福利費管理〞流程中費用攤銷管理流程關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC費用攤銷記錄待攤信息√根據(jù)網(wǎng)上報銷的信息以及相應的合同，由SSC記錄每筆待攤費用的原始支出金額和攤銷期限攤銷金額計算√計算每月的攤銷金額財務入帳√在Oracle系統(tǒng)的總帳中錄入費用攤銷的會計憑證共享模式下財務流程總體方案財務核算流程資金結算流程會計帳薄管理流程系統(tǒng)維護流程資金調撥流程

－總體原那么與假設改變目前資金層層上劃與下?lián)艿哪Ｊ?，改為資金直接在總公司與下屬所有公司之間直接進行調撥；資金下?lián)艿纳暾?，仍保存目前層層審批的狀況?？偣痉止局Ч局Ч痉止究偣痉止局Ч局Ч痉止灸Ｊ揭荒Ｊ蕉p少資金調撥中的環(huán)節(jié)，加強對于資金的直接監(jiān)控。資金調撥流程

－資金上劃關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC保費歸集查詢各收款戶帳戶余額√√分/支公司出納查詢公司名下的各銀行收款帳戶余額情況列保費歸集名單√√分/支公司出納將當日該余額大于10/50萬元的銀行收款帳戶列入保費歸集名單，編制資金余額報表報送SSC√√將資金余額報表報送共享服務中心通知下屬公司資金歸集√SSC通知下屬公司進行資金歸集歸集保費至歸集收款帳戶√√分/支公司出納開出相應銀行收款帳戶的轉帳支票，將需要歸集的保費金額轉入公司歸集收款帳戶，并從銀行取回回單相關資料報送SSC√√將銀行回單等原始資料報送SSC財務入帳√由SSC完成保費歸集的財務入帳資金調撥流程

－資金上劃〔續(xù)〕關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC資金上劃查詢下屬公司資金戶余額狀況√SSC查詢下屬公司資金戶余額狀況完成實際資金上劃操作√共享中心下發(fā)指令將下屬公司帳戶保費歸集金額轉入總部收款帳戶，并由SSC取得銀行回單生成會計憑證生成會計憑證和內部往來√SSC生成資金上劃的會計憑證，同時生成內部往來銀行核對核對銀行回單√SSC由共享中心負責與銀行回單核對，確認收款已經實際完成資金調撥流程

－資金下?lián)荜P鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC申請編制資金需求√√分/支公司各部門編制本部門資金需求周報表匯總資金需求√√分/支公司出納匯總本公司各部門資金需求并編制資金需求周報表審核審批資金需求√√資金需求周報表完成層層審批匯總分/支公司資金需求√SSC收集各分/支公司資金需求周報表，審核所有的審批均已完成，填寫總部付款申請單，列明各分/支公司撥款金額核查√SSC審核所有資金需求周報的審批均已完成SSC核查各分支公司資金需求周報中的資金沉淀量是否正確資金管理流程：資金下?lián)堋怖m(xù)〕關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC下?lián)芡瓿蓪嶋H資金下?lián)懿僮鳌蘏SC在網(wǎng)上銀行提交資金下?lián)苤噶?，將金額轉入各分公司基本帳戶，并取得銀行回單。生成會計憑證生成會計憑證和內部往來√SSC生成資金下?lián)艿臅嫅{證，同時生成內部往來核對核對銀行回單√SSC負責與銀行核對回單，確認付款已實際完成應付款管理：

－根本原那么集中支付范圍 所有通過轉帳對外支付的款項最終均通過集中支付的平臺實現(xiàn)。分散支付范圍 分支公司僅對外支付業(yè)務類款項。 分支公司小額、要求立刻付款的事項可通過部門備用金解決。應付款管理流程

－應付的業(yè)務類型支付類型款項發(fā)生款項支付集中分散集中分散員工類工資及福利費√√費用報銷√√√員工借支－－－－外部供應商類預付款√√√對外部供應商付款√√√稅金支付√√業(yè)務類傭金發(fā)放√√中介手續(xù)費發(fā)放√√理賠給付等業(yè)務支出√√應付款管理流程

－供給商信息維護關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC員工信息維護維護員工信息根據(jù)HR系統(tǒng)中的信息，在Oracle財務系統(tǒng)中維護員工的信息（包括：姓名、銀行帳號等）外部供應商信息維護供應商信息修改申請√√√由下屬機構提出申請，新增或修改供應商信息維護供應商信息√由SSC在Oracle系統(tǒng)中集中維護所有供應商信息零星供應商信息√Oracle系統(tǒng)中維護一個“臨時供應商”帳戶，用于零星的付款，無需單獨新建供應商應付款管理流程

－員工類〔應付款確立〕關鍵業(yè)務流程步驟職能分配說明支/中支分總SSC員工信息維護維護員工信息根據(jù)HR系統(tǒng)中的信息，在Oracle財務系統(tǒng)中自動更新員工的信息（包括