企業(yè)檔案管理手冊

2211企業(yè)檔案治理手冊案資源的真實、完整、有效，使檔案資源更好地效勞于企業(yè)的改革與實施方法》等有關法律、法規(guī)和制度，堅持系統(tǒng)性、有用性、可操作性原則，針對公司檔案工作現(xiàn)狀，著眼于公司將來進展，編制了《檔案治理手冊》〔以下簡稱“《手冊》”〕?！妒謨浴酚伞皺C構設置與職責”、“檔案分類方案”和“檔案文件歸檔治理制度公司檔案日常保管制度會計檔案治理制度聲像檔案治理制度信用檔案治理制度電子檔案治理制度三局部全面介紹了檔案工作的內容、工作方法、操作技能等，直接指導公司檔案工作的實踐。名目\l“_TOC_250006“第一局部檔案機構設置與職責 1\l“_TOC_250005“其次局部檔案分類方案 4\l“_TOC_250004“第三局部檔案治理制度 23\l“_TOC_250003“文件歸檔治理制度 23\l“_TOC_250002“公司檔案日常保管制度 35\l“_TOC_250001“會計檔案治理制度 40\l“_TOC_250000“聲像檔案治理制度 48信用檔案治理制度 53電子檔案治理制度 57第一章總則第一條公司依據(jù)物業(yè)治理行業(yè)特點及公司運行治理模式，依據(jù)和所屬各單位齊抓共管的工作格局。其次章檔案機構設置及崗位治理職責其次條檔案治理機構設置〔一公司總經(jīng)理是檔案治理行政治理部為執(zhí)行機構并對所屬各單位檔案治理工作進展指導、監(jiān)視和檢查?！捕n案室部門配置專用檔案柜?！踩鶎俑鲉挝慌渲脝挝粰n案治理員，統(tǒng)籌治理所在單位檔案工作，負責接收、收集、整部門級檔案治理員，自行保管檔案的部門必需配有部門檔案員，負責部門檔案治理工作。〔三〕第一階段：由部門將檔案進展初步整理，確保第一時間產(chǎn)生的檔案不流失。其次階段：交期限，將檔案分類、分批送交檔案室。第三階段：定期向公司行政治理部移交〔具體條款見《公司檔案日常保管制度》第五章《檔案的移交》〕。第三條公司及所屬各單位檔案員職責〔一認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規(guī)及有關政策。制定檔案的工作打算，進展工作總結，并對總部各部門、所屬各單位檔案治理工作進展指導、監(jiān)視、檢查?！捕掣黝悪n案的接收、分類、編制檢索工具，進展科學的系統(tǒng)治理，有權拒絕承受不符合歸檔要求的檔案，有權要求有關部門或所屬各單位按標準重收集齊全完整。〔三〕定期清查工作。所屬各單位檔案員每月對單位檔案進展自查上報公司抽檢，對不符合要求的準時提出整改意見并跟進整改狀況。〔四〕對重要檔案進展整理立卷?！参濉辰y(tǒng)一格式的公司檔案臺帳，標準全公政治理部備案?！擦炯皢挝粰n案員樂觀協(xié)作人力部門和財務部門檔案治理工作，做好整體檔案的連接?！财摺彻┙o檔案利用效勞，并對檔案室資源進開放發(fā)利用，編寫大事記與專題，更好的發(fā)揮檔案價值，表達公司歷程與風采?！舶恕撤诸惐怼⒃黾庸こ?、修訂名目等。101033〔九〕樂觀開展檔案學問宣傳工作，增加全體人員的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進展鑒定并負責向主管領導匯報處理意見?！彩辰M織部門檔案員進展業(yè)務學習和業(yè)務培訓?！彩弧硺淞⒑图訌姳Ｃ苡^念，做好文件、資料，檔案的保密、保管工作。第四條公司各部門、所屬各單位部門檔案員職責〔一〕部門檔案員負責本部門的檔案工作，擔當本部門文件、資料、圖紙和實物檔案的形成、積存、保管、整理、立卷歸檔工作，工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按有關要求向單位檔案員移交，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)?！捕骋罁?jù)部門不同各類文件形成的特征，準時制定案卷類目，合理分類存放，便于尋常利用和立卷歸檔?！踩M卷合理，編碼頁號準確，名目填寫清楚，案卷標題簡明扼要?！菜摹！参鍣n案材料轉遞至員工檔案存放地?！擦硺酚^宣傳和執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守隱秘法》，留意文件材料的安全和保密工作。第一章檔案分類原則第一條檔案分類原則是以公司全部檔案為對象，依據(jù)公司治理的包涵性和延長性，便于科學治理和開發(fā)利用。其次條為了便于治理利用，本方案只設到二級類目。二級及以下類目可依據(jù)實際自行調整。其次章類目的設置及標識符號第三條依據(jù)治理職能及公司檔案的實際狀況，本公司檔案分類有些檔案難以歸入以下大類的，可依據(jù)實際需要增設一級類目。第四條類號：類號是指類目的標識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列挨次。類目的級位表示上下位的隸屬關系。黨群工作類 A行政人事治理類 B611經(jīng)營治理類 C品質治理類 D物業(yè)治理類 E會計檔案類 F第五條分類二級及二級以下類目承受阿拉伯數(shù)字數(shù)字標識，并承受八分法編號，即從1.2. 8，八位數(shù)字表示前八個類目，第九類目則在9的后面擴展，第九類目用91，第十類目用92…依此類推，直至第十六類目用98完畢。第三章檔案的分類方法及編號排列第六條編號是用來標識檔案的一組代碼，具有唯一性，檔號不案卷封面和脊背上，在編號時，英文間隔號“．”隔離開，分類號與時間、案卷號中間用間隔號“-”隔離開。第七條黨群工作類、行政人事治理類、經(jīng)營治理類、品質治理類分別按“專題—年度”進展分類，一個年度一個案卷流水號。第八條為了保持工程的完整性，依據(jù)物業(yè)治理的特點，特規(guī)定消防車輛治理類、環(huán)境衛(wèi)生治理類、綠化治理類、精神文明建設類、治理效益類作為物業(yè)治理類的二級類目業(yè)治理工程設置。第九條會計檔案類的二級類目按文件形式〔名稱〕設置。按大類分屬類編號排列，即在會計檔案類下分別按會計憑證、會計賬簿、財務報告年度/月份挨次排列。第十條聲像檔案、信用檔案及電子檔案等其他非紙質形式的檔案，其形成和反映的內容、作用與紙質檔案有不行分割的聯(lián)系，一般考慮其載體形式和保管要求不同，應分柜保管。號，按類別分別排架的方法，聲像檔案的代號為“S”，信用檔案的代號為“X”，電子檔案的代號為“D”。第十一條檔號示意：一、公司總部檔號示意：例：F01-2023.01-04第四卷20231〔會計檔案二級類目(會計憑證)二、分公司檔號示意：20231MS-B01.02-2023.01-04第四卷20231〔行政類〔公司來文〕單位代碼第十二條案卷排架〔一〕黨群工作類、行政人事治理類、經(jīng)營治理類、品質治理類，分別按大類、年度、專題排架，即把同一大類的案卷首先按年度分排?！捕澄飿I(yè)治理類按大類、年度、工程〔一個工程、一個年度、一個專題〕排架。對于分階段和工程更、改造、維護、修理中形成歸檔的文件材料，實行預留空位的方式保持工程檔案的完整、系統(tǒng)?！硶嫏n案按會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他分別進展排架。第四章檔案分類、歸檔范圍與保管期限表號)A作類二級類目名稱(代號)根本范圍限綜合黨群綜合公司有關黨組織、工會工作形成的請示、報告、通知、打算永或長B事治理類工作編制工作歷史沿革、根本狀況介紹、大事記、年鑒及編制永久公司來文1、公司來文、內部簽報 三年032、公司發(fā)文、工作聯(lián)系函、〔紅頭文件〕三年1、年度工作會議全套材料2、召開的重要專業(yè)會議成套材料〔需要執(zhí)行的〕04等三年4、綜合性和專業(yè)會議文件材料5、公司內部各部門、各子公司會議紀要05

、年度綜合性、專題性規(guī)劃、方案、打算、總結、報告、通知〔重要的〕 永久2、內部聯(lián)絡單、傳閱文件 三年性事務工作 、參與社會活動形成的4、重要信訪材料

長或短永久

公司成立、合并、撤銷、企業(yè)變更名稱、性質、 永久遷址等材料公司制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、打算、總長或短結、通知、打算等C經(jīng)營治理類

設置與人力資源決策治理

料企業(yè)治理綜合工作

機構設置、人員編制方面的文件材料公司員工的任免與聘請、升降、獎懲員工聘請錄用、辭退等案等文件材料公司員工工資、晉級、調資、轉正等統(tǒng)計報表、員工名冊、勞動合同方針目標治理〔年度的、長遠的〕2、經(jīng)營工作會議全套材料1、企業(yè)注冊登記、營業(yè)執(zhí)照、資質等級申報、審料2、公司社會信譽記載資料3、治理體系、認證資料、證書等

長期永久永或長永或長永久永久4、嘉獎證書〔重要的/一般的〕5、公司經(jīng)營產(chǎn)生的各類證照則，股證業(yè)務的相關制度等〕、監(jiān)事會會議文件材料及會議記錄、決議及其他相關關

永久永久業(yè)務

、報送監(jiān)管機構文件及重要復函原件5、監(jiān)管機構及證券交易所重要批復文件6、公司定期報告錄8、公司股權變動文件1、根本資料，身份證復印件、聲明與承諾等2、高管考核文件資本運作公文資本運作公文2、公司債包括上報、評級文件董事會、監(jiān)事會公文、紅頭文件永或長永久合同對外簽訂合同原件〔股證事務相關〕永久其他資料泛海物業(yè)簡訊等長或短

永或長永久永久永久治理

報表、會議紀錄與紀要等調查與證明等材料財務監(jiān)視、財務審計對所屬公司主要成員進展經(jīng)濟責任和資產(chǎn)經(jīng)營

永或長審計5.工程造價治理永或長審計5.工程造價治理永或長案件治理打算1、公司涉訴案件報告、總結等文件2、立案、起訴、開庭、上訴等相關材料3、托付代理合同及授權文件4、法律意見書、代理意見和證據(jù)材料5、判決書、裁定書、調解書、判決書等司法文書1、公司中長期打算、年度打算永久治理打算治理治理

財務治理供給

、有關打算工作的治理財務治理制度、規(guī)定、方法、通知財務治理打算、總結、報表流淌資金核定固定資產(chǎn)的增、報廢、調撥專項資金的提取、安排、本錢核算、經(jīng)濟活動分析等2、工程款清欠工作形成的文件材料關于價格治理、各種補貼補貼標準發(fā)放的文件格供方治理檔案等2、與供貨單位簽訂的料具、購配件供給合同

長期長期進展物業(yè)治理投經(jīng)營 標

長期長或短類

體系

三標一體監(jiān)控核、外部審核等監(jiān)控核、外部審核等按規(guī)劃要求的資料建設，住宅及配套設施投入使用6E類治理10、設施設備安裝、使用和修理保養(yǎng)技術資料11、各單項工程竣工驗收證明材料已辦理承接查驗手續(xù)〔如銷售承諾、設備售后效勞資料等〕

治理體系籌劃、治理體系文件、治理評審等

長或短永久永久化治理建設單位在與選聘的物業(yè)效勞企業(yè)簽訂前期物雙方責權利明確在房屋銷售購房人與物業(yè)效勞企業(yè)簽訂前期物雙方責權利明確建立專項維

、物業(yè)效勞企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質證書 永久、專項效勞合同滿足物業(yè)效勞合同和安全生產(chǎn)要 求1、與建設單位簽訂的前期物業(yè)效勞合同 永久1、前期物業(yè)效勞協(xié)議或臨時治理規(guī)約承諾書 永久1〔僅適用于住宅工程〕2、專項修理資金使用記錄，包括申請、批準、理、使用、續(xù)備案、施工治理及驗收記錄永久籌符合有關3、房屋及設施設備大中修治理規(guī)定〔僅適用于規(guī)定房屋使用手大廈工程〕治理規(guī)定及治理規(guī)約等各項公眾制度業(yè)主委員會按規(guī)定程序程履行職責業(yè)主委員會與物業(yè)效勞企業(yè)簽訂物

1、房屋使用手冊、裝飾裝修治理規(guī)定 永久31、業(yè)主委員會成立的備案資料及履行職責的記錄 永久業(yè)效勞合同，雙方責權利業(yè)效勞合同，雙方責權利明確物業(yè)效勞企1短期業(yè)制定爭創(chuàng) 的1/2以上的業(yè)主且打算和具體 占總人數(shù)1/2以上業(yè)主同意的證明經(jīng)業(yè)主委員會同意建立健全各各崗位工作標準及應急措施及考核方法

1、行政治理制度2、人事治理制度3、財務治理制度4、工程治理制度5、客戶效勞治理制度6、公共秩序治理制度、公共環(huán)境清潔治理制度 短期8、園林綠化治理制度9、節(jié)能環(huán)保治理制度10、公眾安全及突發(fā)大事應急制度11、安全生產(chǎn)治理制度12、安全警示標志治理制度工程治理人1員和專業(yè)技2術人員持證業(yè)技術崗位證書，包括消防監(jiān)控員、電梯修理工、上崗；員工統(tǒng)凹凸壓電工、公共衛(wèi)生從業(yè)人員安康檢查證明等一著裝，佩帶3、員工佩戴工牌并對工牌實施治理 短期明顯標志，工4、員工著裝整齊，語言、行為標準實施打算、實施記錄、考嚴謹 核記錄智能化設備等現(xiàn)代化管治理效率

1、配備對講、監(jiān)控、門禁等不少于3項智能化管理效勞設施、配備計算機、機、網(wǎng)絡等辦公設備，滿足 合同要求在收費、財務1、按合同及相關規(guī)定收取各類費用 治理等方面 2、費用收支憑證執(zhí)行有關規(guī)收支狀況

3、物業(yè)效勞費收支狀況每半年公示一次，公示內 短期容符合法規(guī)要求及合同商定房屋及其共 一、房屋及設施設備治理資料用設施設備 1、上年度房屋、設施設備安全檢查表等檔案資料 2、房屋完損等級評定記錄 齊全，分類成3、共用部位及共用設施設備月/年度修理養(yǎng)護計冊，治理完劃善，查閱便利4、共用部位及共用設施設備巡察檢查、修理養(yǎng)護分戶檔案、房屋及其配套設施權屬清冊，查閱便利設立效勞電話，承受業(yè)主和使用人對物業(yè)效勞報修、問詢、投訴等各類信息的收集和

記錄二、檔案治理、共用部位及共用設施設備的產(chǎn)權清冊 永久/交班記錄記錄，按月進展統(tǒng)計分析30%、投訴回訪率100%，并按月進展統(tǒng)計分析 短期照片定期進展?jié)M 相符意度調查，對2、每年集中進展一次公開的物業(yè)效勞滿足度調合理的意見 查，每次問卷率不低于85% 準時整改，滿3、滿足率到達95%，有統(tǒng)計分析施及落實狀況向業(yè)主公示，上 不少于7天落實修理服 1、修理工作單治理標準務承諾，修理2率100%、3、每月對修理工作單進展統(tǒng)計分析，修理準時率 返修率不高 返修率不高于1%訪記錄主出入口設有小區(qū)平面02示意圖，主要訪記錄主出入口設有小區(qū)平面02示意圖，主要治理及路口設有路1、現(xiàn)場符合要求修理養(yǎng)標，組團及護幢、單元〔門〕、戶門標號標志明永久顯〔僅適用于住宅工程〕內布置合理并設立引路駐大廈各單位名錄標識在大堂內顯用于大廈工程〕無違反規(guī)劃擅自轉變房屋用途現(xiàn)象房屋外觀完等裝飾無脫落、無污漬霓虹燈等按持干凈統(tǒng)一隱患或破損陽臺封閉統(tǒng)陽篷等空調安裝位支架無銹蝕房屋裝飾裝制止拆改房屋承重構造及管線等行為

、大廈平面圖 永久1、物業(yè)效勞企業(yè)無違反規(guī)劃和擅自轉變房屋用途 的行為，對違規(guī)行為進展勸阻、報告相關部門、住宅工程每周對房屋外立面及附著物進展巡 視大廈工程每月對大廈外立面及附著物進展巡察知，并限期整改 長期商定、對違反規(guī)定的行為進展勸阻、報告相關部門， 存在安全隱患要書面告知，并限期整改、冷凝水統(tǒng)一收集，支架無銹蝕 長期核、裝修治理協(xié)議、裝修安全治理協(xié)議 永久阻、處理、報告相關部門安全的行為10件〔僅適用于大廈工程〕共用配套設施完好，無隨1、現(xiàn)場查看符合規(guī)劃設計，配套設施完好 意轉變用途共用設施設及維護按規(guī)定要求有記人員和維護人員嚴格遵共用 守操作規(guī)程

1、設施設備完好無損 永久234567安全運行需要8位10、設施設備安全檢查、評定記錄 短期11、排班、交接班記錄12、操作運行分級檢查記錄設施設

13、記錄定期進展統(tǒng)計分析、歸檔14、突發(fā)大事應急物資備治理 15、專業(yè)崗位配置符合合同行業(yè)操作要求現(xiàn)場操作人員持證件上崗16、弱電、避雷等安全系統(tǒng)運行正常室外無架空 1、現(xiàn)場符合要求 管、線塞外溢現(xiàn)象

1、排水排污管道通暢、雨水井、化糞池疏通、清掏記錄 短期4〔僅適用于住宅工程〕面平坦；井蓋1、道路無積存物，路面無破損缺損、無丟2、井蓋完好 短期失供水設備運 1、水箱清洗消毒記錄 行正常，設施2、水質化驗報告，公示供水衛(wèi)生許可證、安康證完好、無滲二次生活用水有嚴格的質符合衛(wèi)生標準合理安排用給排水系統(tǒng)管道正常規(guī)定時間通知客戶給排水系統(tǒng)人員在規(guī)定時間內進行搶修理措施嚴格執(zhí)行供電系統(tǒng)治理電室治理符合規(guī)定，路公共照明設備完好電梯按規(guī)定或商定時間全事故；轎好

3、供水故障處理記錄定期更換并記錄、節(jié)水打算及實施記錄 短期1、現(xiàn)場符合要求 短期1、停水、限水準時告知 短期、修理人員15分鐘內到達現(xiàn)場 短期1、給排水故障處理記錄 短期、臨時用電、超負荷用電治理措施并記錄 短期運行時間、電梯運行消滅故障修理人員20分鐘到達現(xiàn)場 短期電梯轎廂、井道、機房保持1、電梯轎廂、井道、機房等保持清潔短期清潔1、電梯險情處置記錄長期施供暖設施設冬季供暖室內溫度不低18短期供暖供氣系運行正常無1、事故處理記錄短期隱患設備及機房合設備要求配備專業(yè)技

1、明確設備機房治理、安全責任人并有效執(zhí)行、設備機房按標準配備消防器材 短期備，環(huán)境符合要求術人員，嚴格1、配備專業(yè)技術人員符合合同、行業(yè)操作要求 執(zhí)行操作規(guī)程設施設備良備用發(fā)電機

1、現(xiàn)場重要設備運行狀況良好，符合合同商定標準 短期2、設施設備治理責任事故記錄治理措施 、備用發(fā)電機治理記錄 短期〔僅適用于 、備用發(fā)電機油料存儲安全、充分規(guī)定時間排 1、弱電設施設備巡察檢查、修理養(yǎng)護并記錄除故障，保證2、弱電設施設備故障處理記錄 各弱電系統(tǒng)正常工作智能化設施 、運行信息按規(guī)定時間保存，滿足查詢需求 設備治理措 、監(jiān)控系統(tǒng)運行、測試記錄施中心空調系 1、測溫記錄 短期統(tǒng)運行正常 2、水塔噪音治理記錄空調系統(tǒng)遇有故障，修理人員在規(guī)定15短期時間內進展搶修空調系統(tǒng)故障應急處理1、空調系統(tǒng)故障處理記錄短期措施道路、樓道、大堂等公共共用部位照明正常短期照明完好小區(qū)封閉式治理短期24及巡邏；秩序突發(fā)大事應急預案，效勞標準維護員生疏24短期小區(qū)環(huán)境，落實崗位職責危及人身安全部位有明 1、安全標志設置清單，設置合理顯標志和具 、危及人身安全部位的防范措施 體的防范措施保 、消防器材、設施分布圖及臺帳，安全疏散圖，安、消 配置符合標準。防、車 2、消防器材及其標志完好輛治理 3、引路標志齊全消防設施設備可隨時啟暢通消防把握中

護、檢測并記錄、消防通道通暢 短期、記錄，每年演習兩次10、消防設備設施故障處理記錄心24小時值1、實行24小時值班并記錄 班，消防系統(tǒng)2、消防把握中心人員名單、排班表可隨時啟用隱患機動車停車場治理責任出有登記

1、易燃易爆危急物品、場所等重點事項及重點部位治理記錄 短期1、停車場車位平面圖2、停車治理效勞協(xié)議、臨時出入車輛記錄 短期8進出車輛管 、交通警示標志齊全 理有序 、車輛行駛有序非機動車車 、公示車輛停放治理須知 輛停放有序 、擺放整齊、無任憑停放結合工程特 1、重點部位安全治理記錄防范措施衛(wèi)生設施完備，實施垃圾防范措施衛(wèi)生設施完備，實施垃圾短期分類治理明確清潔人實行標準化短期清潔垃圾日產(chǎn)日清，定期消毒短期滅殺房屋共用部衛(wèi)生管位共用設施設備無蟻害1、現(xiàn)場符合要求短期理小區(qū)內道路等共用場地無紙屑、煙頭1、現(xiàn)場符合要求短期等廢棄物房屋共用部位保持清潔，無擅自占用和堆放雜物；1、現(xiàn)場符合要求短期樓梯扶欄、門、窗等干凈商戶治理有1、商戶治理記錄2、現(xiàn)場符合要求短期標準飼養(yǎng)寵物

1、對違規(guī)行為進展勸阻，報告相關部門 短期合環(huán)保標準境相符合環(huán)保標準境相符短期治理

綠地無轉變使用用途和踐踏、占用花草樹木長禿煙頭等落實工程內

、綠地巡察檢查記錄 短期1、綠化藥劑、肥料使用治理記錄 短期1、現(xiàn)場符合要求 短期頂?shù)染G化管理措施安康向上的社區(qū)文化活動精神全體業(yè)主和文明建使用人能自設覺維護公眾的各項管理規(guī)定違法案件

1、綠植擺放滿足合同要求并記錄 短期、各類宣傳資料及宣傳欄內容安康、有益 短期1、實施活動記錄 短期1、現(xiàn)場符合要求 短期1、無重大違法案件的證明材料 短期治理

以上

1、工程費用收繳狀況 短期效益償效勞

1、符合合同商定或業(yè)主需求 短期案類

01賬簿報告

況會計憑證會計賬簿財務報告

原始憑證、記賬憑證其中：涉及外單位的憑證現(xiàn)金和銀行存款日記賬總賬固定資產(chǎn)卡片關心臺賬月季度會計報表〔決算〕審計報告發(fā)票、收據(jù)稅務資料會計移交清冊

短期永久1015251515永久5永久永久案

其他 其他

會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊的聲像材料反映公司概貌的聲像材料反映公司名稱、公司歷屆主要領導人的照片房產(chǎn)土地證等各類證書照片〔部〕、市、總公司、局〔院〕以照片以及授獎儀式的聲像材料公司召開的各類重要會議形成的主要聲像材料〕大大事或重要活動的聲像材料等對外交往活動中形成的聲像材料公司在對外宣傳報道中形成的聲像材料以及各電臺、電視臺有關本單位宣傳報道的聲像材料記錄影片等聲像材料11.公司有參考利用價值的外購、交換、征集的聲

15永久永久長期像材料像材料〔許可〕證、質量認證體系證書、驗資報告等文件榮譽證書材料：獎杯、獎狀、獎牌、錦旗等文件案資產(chǎn)評估、信用評估等文件記錄企業(yè)各項專利證書各種學會、協(xié)會證書饋贈禮品并應包括相關的支持軟件和相關數(shù)據(jù)永久案永久文件歸檔治理制度第一章 總則第一條檔案標準化、標準化的要求，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結合我公司的實際狀況，特制定本制度。其次條歸檔的文書檔案按年度和組織機構分類，并整理立卷；各部門或所屬公司在各項工作、活動中形成的具有保存價值的文字、分別立卷歸檔。第三條單位檔案員負責歸檔文件整理工作的指導、檢查；各部門負責歸檔文件的整理和歸檔。第四條批存的文件材料，由本部門、所屬單位檔案員準時收集、歸檔。其次章 歸檔范圍及保管期限第五條范圍與保管期限表》執(zhí)行。短期(3-5〔一〕但凡記述和反映各單位主要職能活動和根本歷史面貌的，對各單位工作有長遠利用價值的文件材料，應列為永久保管?！捕胁榭祭脙r值的文件材料，應列為長期保管?！踩诒９堋５谄邨l文件材料保管期限的計算，文書文件材料應從案卷所屬一批檔后)的下一年一月一日算起。第三章 歸檔立卷歸檔文件立卷馬上歸檔文件以件為單位進展編號、編目、裝訂、裝盒、使之有序化的過程。第九條歸檔文件中以下文件不應當列入公司歸檔范圍：〔一〕本單位產(chǎn)生的不歸檔文件材料1、任免、獎懲非本公司人員的文件；2、普發(fā)供參閱，不辦的文件材料；3、重份文件；4、無查考利用價值的事務性、臨時性文件；5、未經(jīng)會議爭論、未經(jīng)領導批閱、簽發(fā)的未生效的文件、一般性文件的歷次修改稿(公司總經(jīng)理及以上級別領導的親筆修改稿和最終定稿除外)；6、各單位內各部門相互抄送的文件材料，不履行公文的行文、介紹信等；7、各部門收集供參考的文件材料。〔二〕下級單位報送的文件材料：1、簡報、狀況反映類文件；2、不應抄報或越級備案的文件；3、抄報備案的一般性、臨時性文件。明確列入單位歸檔范圍外的材料，允許部門檔案員留存以便備第十條立卷的分工〔一由下發(fā)、編制部門〔所屬各單位〕立卷歸檔；〔二〕專業(yè)性的或具體業(yè)務性的，由各部門〔所屬各單位〕立卷歸檔；〔三〕各部門〔所屬各單位〕召開的特地會議或爭論專題匯報所形成的材料，由各部門〔所屬各單位〕負責立卷歸檔；〔四〕兩個以上部門〔所屬各單位〕共同完成的工作，由主辦部門〔所屬公司〕負責立卷歸檔。第十一條立卷的程序文件材料要按年度、專題、價值分類立卷?！惨弧澄募茨甓攘⒕淼?，必需正確區(qū)分文件的所屬年度，對于跨年度進展的，或寫成年份和內容針對年份不完全全都的,應具體分析，才能確定放在哪一年度立卷。具體如下：一般的收文和發(fā)文，放在文件形成的年度，即文件落款年度；年度打算、總結、報告、預決算、統(tǒng)計報表放在針對的年度；開頭的年度；總結年度；以打算為主的，放在打算年度；開頭的年度；批復的年度表內說明。〔二開。一個專題、一項工作、一起案件、一次會議形成的文件必需組成一卷或連續(xù)幾卷；一份文件的正本與定稿、正件與附件、請示與批復、轉發(fā)文與被轉發(fā)文和多種文字形成的同一份文件，必需放在一起立卷；同一事、同一專題的文件、，應一起立卷；反映兩個以上專題相近的文件材料，以其反映的主要問題為準；〔三〕分價值：依據(jù)《檔案分類、歸檔范圍與保管期限表》規(guī)定三個不同的保管期限分別組卷。第十二條檔案治理員每月應將收集的文件材料清理一次，對文不標注視為一般檔案，即一般級檔案，指公司員工應知、應曉的一般事項，泄露不會對公司的權益造成損害。第十三條歸檔時間〔一集齊全，組成保管單位，于次年三月底以前歸檔；一年；〔三〕物業(yè)治理類檔案資料要與工程物業(yè)治理過程同步。檔案治理員的五個工作日內送本公司一個工作日內整理完畢錄入更檔案治理臺賬；〔五〕合同在簽訂后一個周內完成正本原件掃描并歸檔；〔六〕案件類檔案在案件結案后，次年三月底前立卷；〔七專項活動的聲像材料聲像材料在工程竣工后隨工程施工資料一并歸檔；〔八〕信用檔案應隨時歸檔；〔九〕電子檔案應依據(jù)相對應的紙質文件規(guī)定時間歸檔；〔十〕其他類文件依據(jù)其特別性由產(chǎn)生部門確定適宜歸檔的時間，一般在大事完結后次年三月前；〔十一各部門不需要隨時利用的整理立卷和檔案臺賬的錄入檔案的編研供給保障；〔十二公司檔案室作為接收方應對未準時移交檔案的單位需進展催辦。具體形式實行巡檢、抽查和收集電子名目臺賬的方式。第十四條裝訂〔一〕裝訂時，批復、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；正本在前，定稿在后；非訴訟案件結論、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后；〔二〕一個卷內有重要的和次要的文件，按重要程度、時間挨次裝訂；〔三〕工程按依據(jù)性材料、根底性材料、工程設計、工程施工、工程竣工驗收等排列裝訂；〔四〕科研課題按預備階段、爭論階段、總結鑒定階段、成果申報嘉獎等時間階段排列裝訂；〔五〔六〕裝訂時，盡量保持文件的原始面貌。承受左上角裝訂，應將左、上側對齊；承受左側裝訂，應將左、下側對齊。永久保存的文的文件可用釘裝，必需使用不銹鋼釘。第十五條全宗卷內文件材料，是隨著全宗治理的連續(xù)而漸漸增加的，尋常須留意積存，把全宗卷治理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預成冊的方式裝入全宗卷盒，填寫檔案盒封面、盒脊及備考表。工程文件材料過多時，可分裝數(shù)盒。形成的分卷，可在全宗卷號后加短橫和分卷序號。第十六條編目、編號〔一〕編制卷內名目〔附表1〕1、序號：填寫挨次號2、文件編號：按原文件編號據(jù)實著錄3、責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。填寫責任者項時使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本公司”等含義不明、難以推斷的簡稱。4、文件材料題名：文件標題。沒有標題或標題不標準的，應自擬標題，外加“[]”號。582023年1月1日，標注“20230101”。6、頁號：應填寫每份文件首頁上標注的頁號，該卷最終一份文件標注起止頁號(例如100-120)。7、備注：注釋文件需說明的狀況?！捕尘幹凭韮葌淇急砭韮葌淇急怼?〕要說明卷內文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，說明卷內文件的組卷狀況及修改、補充、移出、銷毀、參照等狀況和鑒定性意見。1、立卷人：由組本錢卷的責任者簽名。2、檢查人：由對案卷質量進展審核的責任者簽名。3、立卷時間：指立卷人完成立卷的時間。4、檢查時間：指檢查人檢查案卷的時間。第十七條檔案臺帳〔附表3。著錄，并注明原件的存址號，以便檢索。名目相應內容準時調整。實物檔案〔如獎牌、獎杯等〕應用數(shù)碼相機拍照轉為電子文件形式錄入臺賬存檔。第十八條單位檔案員要隨時更檔案臺賬，并以年度將歸檔文件名目刻制光盤保存。第十九條為了便于利用和保管，歸檔的案卷質量必需符合以下十條標準?！惨弧硽w檔文件，齊全完整；〔二〕分類清楚，保持聯(lián)系；〔三〕題名精準，簡潔查找；〔四〕卷內排列，系統(tǒng)條理；〔五〕保管期限準確；〔六〕密級劃分恰當；〔七〕藍圖折疊，符合要求；〔八〕卷皮書寫，正楷干凈；〔九〕案卷裝訂，整齊美觀；〔十〕聲像資料，清楚清楚。第四章附 則其次十條本制度由公司行政治理部負責解釋。其次十一條本制度自公布之日起執(zhí)行〔試行〕。1順順序號題名歸檔人歸檔日期頁號備注2卷內備考表本卷狀況說明：本卷狀況說明：立卷人 檢查人 立卷時間 檢查時間 3序號檔案編號檔案名稱卷內檔案資料名稱歸檔序號檔案編號檔案名稱卷內檔案資料名稱歸檔編制人：343635公司檔案日常保管制度第一章 檔案保管制度第一條具有專用的檔案室，門窗結實，確保檔案的安全。其次條公司檔案室在條件允許的狀況下，應安裝專業(yè)密級架，以增大庫房容量?；蚺鋫鋵Ｓ脵n案柜、架，排列方法科學有序，各類檔案按類別要求排架，柜、架應注明標識。第三條檔案室內繪制檔案存放示意圖，便利利用，便于存取。第四條檔案室中專項檔案實行專柜保管的方式。每柜中檔案按卷宗號列?！惨恢贫?、標準圖、合同范本等?！捕⒐n案等?！踩承姓n案柜：指各單位形成的行政、經(jīng)營文書類檔案，包括公文發(fā)文、來文處理、會議材料等。〔四〕信用、聲像、電子檔案柜：由于這三類檔案載體不同分別分柜保管?！参濉辰^密檔案專柜〔預留柜〕：存放企業(yè)重要的、絕密性高、利用性低的檔案。該柜須嚴格治理，把握使用。第五條檔案在部門保管期間，各部門須將檔案存放在專用柜中并上鎖。制止消滅檔案任憑堆放，分散放置的狀況。第六條各單位人力部門和財務部門產(chǎn)生的專項檔案由本部門自工作并供給檔案存放的硬件設施。第七條庫藏檔案如有移交、銷毀等狀況時，需注明緣由，并保存依據(jù)。第八條底圖存放應有專柜，以平放為宜。電子檔案需防磁、防病毒。第九條單位檔案員必需生疏檔案庫存狀況，每年對庫藏檔案進展檢查核對，做到賬、物相符。如覺察有誤，應馬上更正。對破損和變質的檔案，要準時進展修補和復制。其次章 檔案保密制度第十條檔案室是公司機要機構，非檔案工作人員未經(jīng)同意不得擅自抽取檔案、資料。第十一條檔案治理員要遵守職業(yè)道德，嚴守企業(yè)隱秘，不準向外泄露有關機密性內容，不該說確實定不說，不該借閱確實定不借，不該復制確實定不復制。第十二條企業(yè)重要檔案應另柜保管，專人負責，嚴格治理，控制使用。第十三條凡查閱屬于保密的文件或涉及個人的文件材料，須經(jīng)總經(jīng)理批準。第十四條借閱檔案人員要在指定的地點查閱檔案。第十五條復制和對外公布。第十六條凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密事故，應視情節(jié)輕重，賜予批判教育或紀律處分，狀況嚴峻者追究法律責任。第三章 檔案統(tǒng)計制度第十七條檔案統(tǒng)計要有專人負責，實事求是填報各種數(shù)據(jù)。第十八條建立健全檔案統(tǒng)計臺賬，隨時做好檔案的統(tǒng)計工作。第十九條認真做好檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、移出、利用等登記工作。其次十條認真做好檔案治理根本狀況統(tǒng)計、檔案庫藏量統(tǒng)計、檔案供給利用統(tǒng)計及其效果的統(tǒng)計工作。其次十一條每年年初填報檔案室根本狀況年報。其次十二條各種統(tǒng)計材料及有關數(shù)字均應有狀況分析，并留底存檔，以備查考。第四章 檔案借閱、復制、查閱制度其次十三條公司員工因工作需要借閱、復制、查閱本部門的一般檔案，須填寫《檔案利用登記表》〔見附表1〕，完成借、查閱登記程序后，方可查閱和借閱。其次十四條借閱、復制、查閱審批權限如下：一、董事長、總經(jīng)理可利用公司全部檔案。二、總監(jiān)及以上級別人員可利用分管工作內容的檔案。三、部門負責人可利用與該部門職能相關的檔案。四、其他人員依據(jù)審批的權限利用有關檔案。其次十五條借閱檔案時，將所借文件的年限、文號名稱、內容等填入利用登記表，完成登記、審批程序后，檔案治理員取出資料，檔案治理制度》。其次十六條檔案的利用審核一、凡利用檔案者均須填寫《檔案利用登記表》。〔含案利用審批表》〔附表2〕，標明越權限利用文件的密級程度，完成登記和審批程序后，方可辦理相關手續(xù)。三、緊急借閱文件手續(xù)欠齊備，如領導不在無法簽字，應視狀況進展請示，事后準時補簽手續(xù)?；蛲嘎稒n案信息。其次十七條借閱期限一般最長不得超過十天，經(jīng)批準借閱的絕密檔案和孤本檔案最長不得超過一周。借閱的檔案使用后應馬上歸還，如不能按期歸還，可續(xù)借，但需重辦理借閱手續(xù)。其次十八條嚴禁涂改，拆卷、抽頁剪裁，不得折疊、損壞。留意安全和保密。其次十九條檔案歸還時，檔案治理人員要將歸還的檔案當面檢查有無損壞現(xiàn)象，與原借閱登記工程逐一核對清楚，驗明無過失后，方可銷清手續(xù)。第三十條凡借閱者離職，所借檔案，需在離開前歸還，辦理離職手續(xù)，須有檔案室簽字，證明無借失關系。第三十一條外單位利用檔案資料，經(jīng)總經(jīng)理批準前方能利用，原則上不能將檔案帶離檔案室。對摘抄、復印的材料，檔案室有責任進展審查。第五章 檔案的移交第三十二條移交內容〔一〕所屬各單位自行做好檔案和資料的歸檔和使用治理工作，每年度將電子檔案臺賬移交公司備案；〔二〕各部門依據(jù)《檔案分類、歸檔范圍與保管期限表》定期將檔案歸集、移交至公司檔案室〔公司人力部門、財務部門除外〕。第三十三條移交要求〔一〕各部門〔公司人力部門、財務部門除外〕于次年三月底前將文書檔案及其電子名目按形成自然年度歸檔，移交至公司檔案室；〔二隨時移交公司檔案室；〔三工程全部結算手續(xù)辦理完畢后三個月內將完整的工程檔案〔包括檔案名目編制原則、分類原則，檢索名目及卷宗文件名目〕整理完畢并依據(jù)公司要求做好移交工作；〔四管，不再移交；〔五〕公司領導批存的檔案，各部門〔所屬公司〕須按公司要求移交。第三十四條公司在工作活動中形成的檔案，公司各部門和各所屬單位將工作中形成的有保存價值的檔案材料分類，組卷或裝盒后，向檔案室移交。第三十五條利用等狀況的統(tǒng)計工作。第三十六條案卷質量檢查立卷人改正后再辦理移交手續(xù)。第三十七條立檔部門編制《檔案移交審批表》〔3〕、《檔案資料移交登記薄》〔4〕，《檔案資料移交登記薄》一式貳份，簽字認可，各留一份備查。第六章檔案鑒定與銷毀制度第三十八條為了保證公司檔案存貯的優(yōu)質化，充分的發(fā)揮檔案的作用，對確無保存價值的檔案應進展鑒定、銷毀。第三十九條檔案鑒定工作是關系檔案存毀政策性、政治性很強的工作，要嚴峻認真，格外慎重，任何人不得任憑打算銷毀任何檔案材料。第四十條依據(jù)國家檔案保管期限規(guī)定，制定公司檔案保管期限表，定期對檔案進展鑒定，準確判定檔案的存毀。第四十一條成立由公司總經(jīng)理、專業(yè)人員和檔案治理人員參與的鑒定領導小組。第四十二條凡經(jīng)過鑒定提出失去利用價值和超出保管期限的檔案要登記造冊，寫出書面銷毀報告。第四十三條將銷毀清冊和報告提交鑒定小組審批，經(jīng)總經(jīng)理簽字前方可銷毀。第四十四條銷毀檔案，要指定兩人〔專業(yè)人員、檔案治理人員〕監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字以示負責。第四十五條不得私自留存、轉讓或出售待銷毀的檔案。第四十六條為防止喪失泄密，應指派專人監(jiān)護，并派專車送指定造紙廠監(jiān)銷。第七章 檔案室治理制度第四十七條檔案室應集中布置，自成一區(qū)。第四十八條檔案室要做到八防。即：防火、防光、防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵。第四十九條檔案室內裝具布置應成行地垂直于有窗的墻面，外墻采光墻宜與裝具間的通道相對應，不得少于50cm，便于通風降濕。第五十條檔案室內裝具布置應考慮到防火通道。第五十一條檔案室應科學地安設溫濕度記錄儀表，安裝必備的設備，實行相應的措施。將檔案室的溫度應把握在14—24攝氏度，相對濕度把握在45—60％之間。第五十三條檔案室內柜架排列應科學有序，便于查找。柜架編號應從左至右自上而下不連續(xù)。第五十四條定期投放防蟲藥物，覺察蟲霉準時處理。第五十五條檔案室內必需配備相應的檔案消防器材，并按設備要求定期檢查更換。第五十六條檔案室不宜承受自然光源，有外窗應有窗簾、遮陽蓬等避光措施。第五十七條檔案治理員離開檔案室時順手關窗、關燈、鎖門。并須對檔案室定期進展檢查，覺察問題準時報告并實行措施予以處理。第八章 檔案防火安全制度第五十八條建立健全檔案庫房防火組織。第五十九條制定安全防火責任制并落實到人。第六十條檔案室內、外部防火通道要暢通。第六十一條檔案室配備相應的滅火器材，要會同消防部門定期檢查滅火器的效能，對不合格的器材應準時更換。第六十二條檔案室制止煙火，制止存放易燃、助燃、易爆物品。第六十三條檔案庫房內的一切電器、電線要安全牢靠。不能有超負荷、漏電現(xiàn)象。每年請安全部門和電工技師檢查一次，擔憂全隱患要隨時排解。第六十四條定期組織檔案治理員學習防火、滅火學問，常常進展消防安全教育。第六十五條因治理不慎造成火災事故的，要負刑事責任。第九章附 則第六十六條本制度由公司行政治理部負責解釋。第六十七條本制度自公布之日起執(zhí)行〔試行〕。1

序號序號日期利用人所在部門借閱內容事由利用形式檔案編號文件〔檔案〕名稱4546472檔案利用審批單

編號：LY-××××-×××申請單位事 文件密級相關領導意見：

申請經(jīng)辦人時間絕密□ 機密□ 隱秘□ 一般□年月 日年月 日總經(jīng)理批示：年月 日3

檔案移交審批表

編號：LY-××××-×××附移交清單 張移交部門 接收部門文件類別移交事由份 數(shù)移交部門負責人意見：年月 日接收部門負責人意見：年月 日相關領導意見：年月 日總經(jīng)理批示：年月 日4檔案資料移交登記表序號 檔案編號 檔案名稱 料名稱

數(shù)量 備注日期

日期會計檔案治理制度第一章 總則第一條為加強會計檔案治理，統(tǒng)一會計檔案治理制度，依據(jù)國家相關法律、法規(guī)和公司《資產(chǎn)財務根本治理制度其次條本制度適用于公司總部、各所屬單位以及納入公司合并會計報表范圍內的其他主體。其次章會計檔案種類第三條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核括：〔一〕會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證?！捕硶嬞~簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，關心賬簿，其他會計賬簿。〔三附表、附注及文字說明，其他財務報告?！菜摹称渌悾恒y行存款余額調整表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊?！参濉硶嬓畔⒒鎯υ诖判越橘|或光盤上的會計數(shù)據(jù)。第三章 會計檔案的保管及調閱第四條財務部門特地負責保管會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料按類別、按挨次立卷登記入冊，專室專柜保存。財務部門進展檔案的治理工作，做好全公司檔案工作的連接。第五條會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類，定3年、5年、10年、15年、255種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第六條會計檔案的調閱〔見附件1，按規(guī)定程序辦理?！惨弧池攧杖藛T因工作需要調閱會計檔案時，必需按規(guī)定挨次，準時歸復原處，假設要調閱入庫檔案，應辦理相關借用手續(xù)?！捕茴I導批準、經(jīng)主管會計工作負責人同意，方可辦理相關調閱手續(xù)?！踩惩鈫挝蝗藛T因公需要調閱會計檔案，應持有單位介紹信，會計檔案人員的工作單位、查閱日期、查閱理由、會計檔案的名稱、歸還時間等?！菜挠嫏n案攜帶外出，必需經(jīng)主管會計工作負責人同意，填寫借據(jù)，辦理借閱手續(xù)后，方能攜出，并在商定的限期內歸還?！参濉臣僭O需要復印會計檔案時，應經(jīng)主管會計工作負責人同意，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)后才能復印?！擦撤夂统閾Q。第四章會計檔案的移交第七條由于會計人員的變動或會計機構的轉變等，會計檔案需要轉交時，須辦理轉交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接交人簽字或蓋章。第八條財務部門各崗位人員依據(jù)業(yè)務性質和需要制作的符合治理標準的各項會計檔案，應按規(guī)定期限移交保管人。第九條會計人員工作調動或者因故離職，必需將本人所經(jīng)管的第十條會計人員辦理移交手續(xù)前，必需準時做好以下工作：〔一〔二尚未登記的賬目，應當?shù)怯浲戤?，并在最終一筆余額后加蓋經(jīng)辦人員印章；〔三〕整理應當移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料；〔四〕編制移交清冊，列明應當移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現(xiàn)金、有價證券、支票簿、發(fā)票、文件、其他會計資料和物品等內容；〔五明會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)磁盤(磁帶等)及有關資料、實物等內容。第十一條會計人員辦理交接手續(xù)，必需有監(jiān)交人負責監(jiān)交。一般會計人員交接，由財務部經(jīng)理監(jiān)交；財務部經(jīng)理交接，由公司主管會計工作負責人監(jiān)交，必要時可由上級主管部門派人會同監(jiān)交。第十二條移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交，接替人員要逐項核對點收?！惨滑F(xiàn)金、有價證券要依據(jù)會計賬簿有關記錄進展點交。庫存現(xiàn)金、有價證券必需與會計賬簿記錄保持全都。不全都時，移交人員必需限期查清?！捕o缺。如有短缺，必需查清緣由，并在移交清冊中注明，由移交人員負責?！踩挠囝~，與實物核對相符，或者與往來單位、個人核對清楚?！菜南逻M展交接。第十三條財務部經(jīng)理移交時，必需將全部財務會計工作、重大遺留問題，應當寫出書面材料。第十四條交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名或者蓋章。并應在移交清冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙見等。移交清冊一般應當填制一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。第十五條接替人員應當連續(xù)使用移交的會計資料，不得自行另立賬，以保持會計記錄的連續(xù)性。第十六條會計人員臨時離職或者因病不能工作且需要接替或者接替或者代理，并辦理交接手續(xù)?；蛘叽砣藛T辦理交接手續(xù)。移交人員因病或者其他特別緣由不能親自辦理移交的經(jīng)公司主應當擔當相應的法律責任。第十七條移交人員對所移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關資料的合法性、真實性擔當法律責任。第五章 會計檔案的銷毀第十八條保管期限屆滿的會計檔案，除本制度第十九條規(guī)定的情形外，依據(jù)以下程序銷毀：〔一〕由各單位財務部門提出銷毀意見并編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容?！捕究偨?jīng)理和財務負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后報上一級控股公司審批?！踩块T共同派員監(jiān)銷?！菜乃袃热?，清點、核對所要銷毀的會計檔案；在會計檔案銷毀后，監(jiān)公司總經(jīng)理和財務部門負責人。第十九條保管期限屆滿但尚未結清的債權、債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第六章財務信息化檔案的治理其次十條財務信息化檔案主要包括存儲在計算機硬盤中的會計帳簿、會計報表〔包括報表格式和計算公式〕等數(shù)據(jù)。其次十一條財務信息化檔案治理是重要的會計根底工作，要嚴格依據(jù)財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進展治理，由專人負責。其次十二條對信息化會計檔案治理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應預備雙份，存放在兩個不同的地點其次十三條承受磁性介質保存會計檔案，要定期進展檢查，定期進展復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案喪失。其次十四條公司所使用的財務軟件〔網(wǎng)絡〕的全套文檔資料以或有重大更改之后的五年。第七章附則其次十五條本制度由公司行政治理部負責解釋。其次十六條本制度自公布之日起執(zhí)行〔試行〕。附件1：編號：

會計資料調閱審批單調閱部門日調閱部門日或單位資料名稱及內容使用方式1、查閱□2、復印□3、借用□在相應調閱調閱緣由部門負歸還時間年月日備注歸還56注：會計檔案經(jīng)管人員應嚴格執(zhí)行會計檔案治理制度，對發(fā)生的“會計資料調閱申請單575859聲像檔案治理制度第一章 總則第一條影像、聲音為主要反映方式的歷史記錄。其次章 治理職責其次條單位檔案員負責對聲像檔案進展收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用，并對聲像檔案材料的形成、積存和歸檔工作進展催促、指導和檢查。第三條各聲像檔案材料形成部門和個人負責聲像檔案的積存和整理，并按規(guī)定向單位檔案室移交歸檔。第三章 歸檔要求及歸檔范圍第四條歸檔要求〔一任何公司個人不得據(jù)為己有。〔二〕單位檔案員定期或不定期對各部門的聲像材料進展收集，保證材料的完整和齊全?！踩L需編輯整理的聲像材料，可歸原版復制片。〔四注明錄制內容、錄制時間、地點、機器型號及攝像者等?！参濉充浺魩П匦杪曇羟宄?，錄音帶盒上貼上標簽，注明錄音內容、錄制時間、地點、盒數(shù)、編號及錄制者等?！擦痴掌瑱n案必需內容真實、主題突出、畫面清楚。數(shù)碼照片人物、背景、攝影者等。〔七〕縮微片上貼上標簽，注明內容、編號及責任者等。〔八〕同一工程同一類別聲像記錄應存貯在同一磁性載體上。〔九〕底片冊、照片冊要立放；錄音〔像〕帶分別裝盒放入專用貯存柜存放。第五條歸檔范圍〔一察、檢查工作或從事其它重大活動所形成的聲像材料；〔二〕反映各單位概貌的聲像材料?！踩撤从掣鲉挝幻Q、歷屆主要領導人的照片。〔四〕公司工商、稅務注冊登記、行業(yè)許可、資質等級、房產(chǎn)土地證等各類證書照片。〔五〕榮獲國家、省〔部〕、市、總公司、局〔院〕以上榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎狀、獎牌、獎旗照片以及授獎儀式的聲像材料?！擦舶ù髸?、主席臺、主要領導講話等場面〕?！财摺撤从掣鲉挝簧a(chǎn)、經(jīng)營、治理、歷史面貌等方面重大大事或重要活動的聲像材料?！舶恕吵鰢疾臁⒔哟齺碓L、與外商洽談、簽約、索賠等對外交往活動中形成的聲像材料?！簿乓暸_有關本單位宣傳報道的聲像材料?！彩掣鲉挝换蚋鲉挝粎⑴c制發(fā)的科教片、電視片、聞記錄影片等聲像材料?！彩坏谒恼?整理方法第六條底片不分屬類，按形成時間先后挨次編號入底片冊，并號，裝滿一冊為一卷，每一卷底片編一個流水號，底片不需要編制卷內名目。底片與照片分別存放。第七條照片的整理〔一按年度---專題進展整理?！捕痴掌瑯嫵蓱ㄕ掌?、底片和文字說明三局部，依據(jù)國家〔GB/T11821－89〕進展整理。照片原版，以及翻版的底片均應標注清楚?！踩复?，與照片說明一起存放，檔案盒〔袋〕、照片應注明照片檔號，相冊內編號、填寫單張照片說明，注明“大幅”，標明存放地點。第八編目〔一聲像檔案在區(qū)分載體形式的前提下與紙質檔案對應分類編架保管。〔二〕聲像檔案載體用英文大寫字母S標識?！踩ǎ簝热荨r間、地點、人物、背景、攝影〔像〕者六要素。文字說順。用阿拉伯數(shù)字表示時間，照片說明要以自然張為單位編寫?！菜摹尘幹瓢妇硖枺河深愄枴⑤d體代號和案卷挨次號組成。即：AS.1 第一卷 聲像類 黨群工作類第五章 保管第九條保管〔一〕保管聲像檔案應有專室或專用裝具?！捕潮９苈曄駲n案應按不同載體材料分別排架、保管?！踩龏A內,再裝入專業(yè)底片檔案冊。接觸底片時防止用手觸摸?！菜摹吵３z查聲像檔案的保存狀況。對長期保存的錄像帶、錄音帶應每年倒帶一次，覺察變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要準時修補、復制?！参濉硯齑媛曄駲n案要兩年檢查一次。第十條保管期限分別按對應紙質檔案劃分為永久、長期、短期。第十一條利用〔一〕利用聲像檔案要嚴格辦理借閱登記手續(xù)?！捕惩鈫挝唤栝喡曄駲n案時，辦理檔案借閱審批表方可借閱。〔三人利用檔案，應依據(jù)《中華人民共和國專利法》和學問產(chǎn)權保護的有關條款辦理。第六章附則第十二條本制度由公司行政治理部負責解釋。第十三條本制度自公布之日起執(zhí)行〔試行〕。信用檔案治理制度第一章 總則第一條信用檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中，形成的反映企業(yè)信用狀況的具有保存價值的各種載體文件材料的總稱。其次章 治理職責和歸檔范圍其次條治理職責〔一材料的形成、積存和歸檔工作進展催促和檢查?！捕緳n案員歸檔。第三條歸檔范圍〔一〕資質憑證材料：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、財務登記證、法人代碼證、資質〔許可〕證、質量認證體系證書、驗資報告等文件。〔二〕榮譽證書材料：獎杯、獎狀、獎牌、錦旗等文件。〔三〕年檢資信材料：工商年檢、稅收繳納、年度審計、資產(chǎn)評估、信用評估等文件?！菜摹辰?jīng)營效勞材料：客戶、代理商和其他合作者的資質、信用文件，客戶反響、投訴記錄，產(chǎn)品售后效勞記錄?！参濉称髽I(yè)各項專利證書?！擦掣鞣N學會、協(xié)會證書?！财摺仇佡浀亩Y品。第三章 整理方法第四條編目、編號〔一編件號?！捕剷r間、內容整理。一個獲獎工程的證書、獎杯等多種載體的榮譽檔案同時存在時，挨次編號?！踩程顚懶庞脵n案名目〔見《歸集文件治理方法》附表1〕〔四〕案卷號：由類號、代號和挨次號組成。第四章 保管第五條保管〔一〕信用檔案應有專用裝具保管。〔二〕保管信用檔案應按不同載體材料分別排架或陳設。〔三〕榮獲省部級以上榮譽證書、獎狀等重要檔案，有條件的單位可塑封保管。〔四〕常常檢查信用檔案的保存狀況，覺察污損、變形時應準時補救?！参鍖嵨餀n案應用數(shù)碼相機拍照轉為電子文件形式錄入檔案臺賬存檔。第六條保管期限依據(jù)獲獎級別或利用價值劃分為永久、長期和短期?！惨弧秤涗浥c反映信用主體資格、資質、資信力氣的最終文本的信用檔案，信用主體消亡后保存5年?！捕承庞弥黧w品牌、商標注冊、評價等檔案材料永久保存?！踩匙C明信用主體履約力氣、信用等級、經(jīng)營治理水公正方面的最終文本的檔案材料，信用主體消亡后保存5年?！菜摹车谖逭赂絼t第七條本制度由公司行政治理部負責解釋。第八條本制度自公布之日起執(zhí)行〔