高效會(huì)議與簡(jiǎn)報(bào)技巧工作坊

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?高效會(huì)議和簡(jiǎn)報(bào)技巧工作坊?2007課程目標(biāo)了解會(huì)議管理的根本理論掌握會(huì)議管理的根本技巧，提高會(huì)議效率理解簡(jiǎn)報(bào)設(shè)計(jì)的原那么及設(shè)計(jì)的方法掌握利用作為高效視覺(jué)說(shuō)服手段技巧掌握如何在臺(tái)上能夠自信分享和展示自己的技能通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)演練，切實(shí)提高表達(dá)技巧A，，

高效會(huì)議

這些都是重要的有效會(huì)議要素清晰的會(huì)議目標(biāo)及議程良好的會(huì)議前溝通和確認(rèn)適宜的參會(huì)人員和會(huì)議日期及時(shí)間會(huì)議的開(kāi)場(chǎng)和氣氛的建立會(huì)議原那么〔〕和共同約定會(huì)議中的角色定位會(huì)議中的集思廣益和有效記錄優(yōu)質(zhì)的會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)技術(shù)適宜的會(huì)議問(wèn)題處理高效的會(huì)議促動(dòng)技能會(huì)議中的〔停車(chē)場(chǎng)〕有效的會(huì)議時(shí)間控制會(huì)議總結(jié)技術(shù)和跟進(jìn)方案會(huì)議的常見(jiàn)類(lèi)型基于解決問(wèn)題的會(huì)議基于決策、決定的會(huì)議基于溝通、報(bào)告和反響的會(huì)議、、何時(shí)需要召開(kāi)會(huì)議需要整個(gè)相關(guān)團(tuán)隊(duì)提供信息或者建議時(shí)需要目標(biāo)群體參與制定一個(gè)決定和解決一個(gè)問(wèn)題時(shí)需要去分享一些特定信息、成功嘉獎(jiǎng)、一些擔(dān)憂(yōu)顧慮或者需要在會(huì)每個(gè)人了解意識(shí)到一個(gè)特殊的進(jìn)程或者情形時(shí)需要通過(guò)團(tuán)隊(duì)成員的不同視角去集思廣益來(lái)解決問(wèn)題或者獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策時(shí)需要去解決工作中所遇到的角色不清沖突或者有需要在一起澄清的時(shí)候什么時(shí)候不需要召開(kāi)會(huì)議帶有個(gè)體性質(zhì)的事情或者主題，最好是需要一對(duì)一的方式溝通你沒(méi)有時(shí)間準(zhǔn)備或者出席的有比召開(kāi)會(huì)議更有效果的溝通方式的比方備忘錄郵件問(wèn)題已經(jīng)解決了的不值得每個(gè)人花時(shí)間都參與主題的會(huì)議的相關(guān)人員在一種怒氣狀態(tài)并且需要時(shí)間去理智和了解原因準(zhǔn)備一個(gè)會(huì)議會(huì)議目的和目標(biāo)(用動(dòng)詞開(kāi)頭的描述)會(huì)議的日期和地點(diǎn)會(huì)議的參與人員會(huì)議的議程和時(shí)間長(zhǎng)度會(huì)議的角色定位所需準(zhǔn)備的會(huì)議資料會(huì)議中可能的意外情況預(yù)測(cè)和應(yīng)對(duì)措施會(huì)議信息的發(fā)放渠道和確認(rèn)反響確定會(huì)議目的通知信息集思廣益鎖定和分析問(wèn)題確定一個(gè)行動(dòng)探討事宜澄清角色和責(zé)任沖突或者協(xié)調(diào)會(huì)議……確定參與人員是否是會(huì)議事項(xiàng)的主要決策者?是否會(huì)議有適宜的人數(shù)限制？〔〕是否能夠給予相關(guān)的奉獻(xiàn)的〔〕?是否會(huì)議事項(xiàng)中的角色、承諾、支持者？是否是會(huì)議中的信息搜集和整理者？是否是需要獲取相關(guān)信息和后期執(zhí)行者？

單獨(dú)邀請(qǐng)，預(yù)約匹配的時(shí)間表提供主動(dòng)和積極的角色定位，或者強(qiáng)調(diào)會(huì)議出席對(duì)其的利益和價(jià)值會(huì)議日程需要思考的核心內(nèi)容會(huì)議的目的會(huì)議的期望目標(biāo)和產(chǎn)出日期時(shí)間地點(diǎn)〔人數(shù)設(shè)備〕會(huì)議持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)度會(huì)議的召集者會(huì)議參與的名單或者團(tuán)隊(duì)〔如營(yíng)運(yùn)部〕會(huì)議參與的者的角色定位〔提前得悉角色〕〔主持領(lǐng)導(dǎo)嘉賓促動(dòng)者記錄者奉獻(xiàn)者專(zhuān)家列席者……〕如有外來(lái)參與者，請(qǐng)?jiān)敿?xì)說(shuō)明具體日程中發(fā)言者的主題和時(shí)間分配〔類(lèi)型復(fù)雜程度〕會(huì)議背景資料、相關(guān)資料或者所需資料的前期告知需要準(zhǔn)備的搜集相關(guān)文件和信息與相關(guān)參會(huì)者獲取他們的觀點(diǎn)和期望鼓勵(lì)相關(guān)參與者提前準(zhǔn)備與你的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通獲取他們的期望和建議派發(fā)會(huì)議日程〔包括目的目標(biāo)產(chǎn)出期望主題和所需時(shí)間等〕提前派發(fā)有助于縮短和提升會(huì)議效率的資料信息會(huì)議團(tuán)隊(duì)是如何達(dá)成決定的投票贊同方式〔〕團(tuán)隊(duì)共識(shí)〔〕領(lǐng)導(dǎo)決定方式(A)-關(guān)鍵人員信息采集-召集會(huì)議搜集信息會(huì)議舉行準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始快速介紹會(huì)議的背景和相關(guān)信息重申和回憶會(huì)議的原那么和共識(shí)〔為確保建設(shè)性的團(tuán)隊(duì)共識(shí)而需要遵守的行為和原那么〕常用的為“五項(xiàng)根本原那么〞會(huì)議中的重點(diǎn)－承諾準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束承諾愿意積極參與日程安排同意決定或者行動(dòng)的結(jié)果產(chǎn)生方式同意采用“停車(chē)場(chǎng)〞〔〕澄清現(xiàn)有的一些資源限制和相關(guān)政策對(duì)一些事項(xiàng)的決定限制邀請(qǐng)每個(gè)人都能參與和奉獻(xiàn)觀點(diǎn)同意如何處理會(huì)議中的“沖突方式〞同意如何去跟進(jìn)行動(dòng)方案如果你是會(huì)議鼓勵(lì)每個(gè)人都愿意積極參與和奉獻(xiàn)的氣氛不要主導(dǎo)或者控制討論用適宜方式鼓勵(lì)一些內(nèi)向和內(nèi)斂的人發(fā)言積極和鼓勵(lì)參與發(fā)言及時(shí)干預(yù)如果有語(yǔ)言上的人身攻擊跡象保持小結(jié)和穩(wěn)固會(huì)議成員的共識(shí)使用看得見(jiàn)的會(huì)議活頁(yè)夾〔〕或者白板會(huì)議中的常見(jiàn)問(wèn)題會(huì)議出現(xiàn)卡住會(huì)議出現(xiàn)跑題會(huì)議出現(xiàn)冷場(chǎng)會(huì)議提出不同觀點(diǎn)會(huì)議出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)會(huì)議出現(xiàn)超時(shí)會(huì)議出現(xiàn)話(huà)題或已做決定的重復(fù)討論

九型人格在會(huì)議中的運(yùn)用和表達(dá)1.改革者2.幫助者3.促動(dòng)者4.藝術(shù)家9.和事佬指導(dǎo)者8.樂(lè)觀者7.忠誠(chéng)者6.思相家5.九型人格在會(huì)議中的思維模式分析結(jié)束會(huì)議－何時(shí)？所有的目標(biāo)都已完成時(shí)間已經(jīng)到了特別是：－在最后時(shí)刻也很難達(dá)成收尾時(shí)－已經(jīng)開(kāi)始有人離開(kāi)或者不?？词直恚腥颂岢鎏岢鰰r(shí)間已經(jīng)到了或者過(guò)了重點(diǎn)商量延遲結(jié)束會(huì)議－如何？重述或者總結(jié)已經(jīng)完成的內(nèi)容澄清下一步的行動(dòng)方案和穩(wěn)固行開(kāi)工程和溝通方案的重要性強(qiáng)調(diào)每個(gè)參與者觀點(diǎn)的重要性如果有必要，通知下一次的會(huì)議信息征求會(huì)議意見(jiàn)和感謝大家的參與會(huì)議跟進(jìn)－溝通方案

產(chǎn)出

決定任務(wù)

負(fù)責(zé)人－完成時(shí)間1.2.3.…

包括：參與者會(huì)議目標(biāo)主要討論的事宜主要的決定〔問(wèn)題分析方法方案標(biāo)準(zhǔn)等〕下一步方案或者行動(dòng)方案下次會(huì)議或者跟進(jìn)的時(shí)間感謝參與

有效簡(jiǎn)報(bào)技巧重新定義簡(jiǎn)報(bào)管理溝通〔級(jí)別越高，用得越多〕正式如會(huì)議不是真的你，而是他人眼中的你策略/目的程序/形式成功的簡(jiǎn)報(bào)人/風(fēng)格事實(shí)/數(shù)據(jù)成功的簡(jiǎn)報(bào)策略性簡(jiǎn)報(bào)技巧成功簡(jiǎn)報(bào)的框架明確的簡(jiǎn)報(bào)目的周密的邏輯表達(dá)策略的視覺(jué)材料專(zhuān)業(yè)的表現(xiàn)形式簡(jiǎn)報(bào)目的類(lèi)型〔形式〕解決問(wèn)題業(yè)務(wù)回顧項(xiàng)目計(jì)劃程序建設(shè)分享信息生活類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)學(xué)術(shù)類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)培訓(xùn)簡(jiǎn)報(bào)目的類(lèi)型

說(shuō)明說(shuō)服激勵(lì)娛樂(lè)知道

行動(dòng)分析聽(tīng)眾分析有哪些類(lèi)型的人參加會(huì)議人數(shù)/規(guī)模年齡知識(shí)水平職位、其它背景資料觀眾對(duì)你簡(jiǎn)報(bào)主題的了解程度和態(tài)度

分析聽(tīng)眾分析有哪些關(guān)鍵人物對(duì)你的目標(biāo)有決定作用聽(tīng)眾，尤其是當(dāng)中的關(guān)鍵人物，期望什么分析觀眾對(duì)簡(jiǎn)報(bào)產(chǎn)生的興趣、顧慮和問(wèn)題參加簡(jiǎn)報(bào)的聽(tīng)眾受益/收益何在？有可能提出的問(wèn)題或異議是什么？分析對(duì)你是否有利的觀眾－支持者、反對(duì)者標(biāo)題的技巧關(guān)鍵技巧底線(xiàn)式風(fēng)格激進(jìn)保守邏輯順序的重要性?xún)?nèi)容安排必須集中圍繞客戶(hù)的需求簡(jiǎn)報(bào)中每個(gè)觀點(diǎn)、主張需要有事實(shí)、數(shù)據(jù)的支持運(yùn)用邏輯順序才能滿(mǎn)足聽(tīng)眾的需求邏輯錯(cuò)誤會(huì)摧毀簡(jiǎn)報(bào)依靠邏輯訴求、情感訴求來(lái)獲得信任并產(chǎn)生影響不同的邏輯表達(dá)方式 * : 解決問(wèn)題演繹推理歸納推理外展推理分享信息構(gòu)成關(guān)系流程關(guān)系簡(jiǎn)報(bào)議程的邏輯表達(dá)個(gè)體獨(dú)立性，加總完整性組織越有條理〔因此清晰),越能完成至最好將觀點(diǎn)融入同一層級(jí)的子類(lèi)別其它觀點(diǎn)另外歸類(lèi)比兩個(gè)多，比五個(gè)少，三個(gè)最好特定一般狀況介紹

整體管理介紹邏輯順序把特定說(shuō)明放在討論的后期順序的重要性你透過(guò)：聽(tīng)眾的互動(dòng)效應(yīng)權(quán)威/專(zhuān)家的演說(shuō)幻燈片或錄像帶的的運(yùn)用你的引導(dǎo)討論可以及早引起聽(tīng)眾的興趣,并將話(huà)題引至特定的主題上。引起注意讓觀眾安定下來(lái)建立和諧關(guān)系介紹討論主題介紹目的說(shuō)服觀眾你要講的是值得一聽(tīng)的專(zhuān)業(yè)的開(kāi)場(chǎng)白TELLTHEMWHATYOUWILLTELLTHEM專(zhuān)業(yè)的開(kāi)場(chǎng)白.模式(目的〕為什么要做這次簡(jiǎn)報(bào)？〔重要性〕與聽(tīng)眾，公司，未來(lái)的聯(lián)系〔預(yù)覽〕對(duì)簡(jiǎn)報(bào)有個(gè)整體的了解注重“I〞的設(shè)計(jì)TELLTHEMWHATYOUWILLTELLTHEM專(zhuān)業(yè)的開(kāi)場(chǎng)白形式

故事開(kāi)門(mén)見(jiàn)山幽默提問(wèn)閑聊吸引聽(tīng)眾注意力邁好上臺(tái)的第一步說(shuō)好簡(jiǎn)報(bào)的第一句話(huà)做好第一個(gè)身體動(dòng)作恰如其分使用禮貌用語(yǔ)以提問(wèn)的方式吸引聽(tīng)眾設(shè)置懸念制造高潮適當(dāng)?shù)耐ｎD運(yùn)用視覺(jué)材料采用獨(dú)特的方式〔如朗誦詩(shī)歌，講故事〕人類(lèi)的感知77％視覺(jué)14％聽(tīng)覺(jué)9％觸覺(jué)、感覺(jué)簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)身體語(yǔ)言視覺(jué)視覺(jué)材料視覺(jué)聲音語(yǔ)言聽(tīng)覺(jué)個(gè)人形象感覺(jué)資料來(lái)源：上海消費(fèi)者協(xié)會(huì)1998~1999案例：消費(fèi)者投訴案統(tǒng)計(jì)

序號(hào)行業(yè)投訴案例1.銀行580002.房地產(chǎn)450003.公交車(chē)410004.商場(chǎng)消費(fèi)37000資料來(lái)源：上海消費(fèi)者協(xié)會(huì)1998~1999原那么,原那么

視覺(jué)材料設(shè)計(jì)與演示諺語(yǔ)……II,II視覺(jué)材料的設(shè)計(jì)原那么簡(jiǎn)潔主題明確易讀所有文字按閱讀習(xí)慣排列格式一致形式多樣用色彩增加效果視覺(jué)材料的設(shè)計(jì)原那么〔續(xù)〕不要讓視覺(jué)材料取代你的的專(zhuān)業(yè)簡(jiǎn)報(bào)防止使用花哨/多種字體盡量防止全部大寫(xiě)視覺(jué)材料的演示說(shuō)明材料中所示內(nèi)容〔不要讓你的聽(tīng)眾猜測(cè)〕說(shuō)明圖例、軸線(xiàn)〔如果材料上有這些標(biāo)識(shí)。同樣不要讓你的聽(tīng)眾猜測(cè)〕直接指在輔助材料上始終站在一側(cè)音量比平常稍大。讓聲音更具表現(xiàn)力！視覺(jué)材料的演示〔續(xù)〕不要對(duì)著視覺(jué)材料說(shuō)話(huà)不要背對(duì)聽(tīng)眾不要玩指示物分發(fā)材料用于強(qiáng)調(diào)的專(zhuān)業(yè)簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容將所有材料編號(hào)，并留出記錄空間可在的專(zhuān)業(yè)簡(jiǎn)報(bào)之前、之中和之后分發(fā)專(zhuān)業(yè)的表現(xiàn)形式建立你的形象有效運(yùn)用體態(tài)語(yǔ)言互動(dòng)方式關(guān)鍵技巧建立你的形象儀表及著裝處理緊張情緒著裝原那么幫助建立你的形象而不是奪去對(duì)你的注意力最常見(jiàn)的害怕54%15%3%7%16%5%處理緊張情緒充分的準(zhǔn)備積極的思想小技巧充分的準(zhǔn)備了解會(huì)議場(chǎng)地了解你的聽(tīng)眾了解你的材料充分的彩排練習(xí)充分的準(zhǔn)備練習(xí)1小時(shí)的簡(jiǎn)報(bào)需要

30小時(shí)的準(zhǔn)備你知道的比聽(tīng)眾多聽(tīng)眾希望你成功你相信你所講的內(nèi)容每個(gè)人都會(huì)緊張，這很正常積極的思想狀態(tài)使自己輕松的小技巧不斷練習(xí)開(kāi)場(chǎng)白坐姿，吸氣，放松臉部肌肉尋找一張友好的臉小卡片服裝充分的準(zhǔn)備練習(xí)不可以為自己的緊張抱歉簡(jiǎn)報(bào)的影響力55%肢體語(yǔ)言7%用詞38%我們說(shuō)話(huà)的方式和語(yǔ)調(diào)專(zhuān)業(yè)的表現(xiàn)形式建立你的形象有效運(yùn)用體態(tài)語(yǔ)言互動(dòng)方式關(guān)鍵技巧有效運(yùn)用體態(tài)語(yǔ)言面部表情眼神交流手勢(shì)站姿移動(dòng)面部表情?微笑保持輕松，易于交流的表情微笑是有用的交流工具切忌面無(wú)表情與每一位聽(tīng)眾眼神交流與聽(tīng)眾的紐帶參與興趣眼神交流目光必須注視某個(gè)人3秒鐘，然后轉(zhuǎn)向別人分布全場(chǎng)、角落或后排的觀眾接觸注意那些不住點(diǎn)頭的積極的聽(tīng)眾注視人群中的關(guān)鍵人物用眼睛來(lái)傾聽(tīng)聽(tīng)眾的心聲眼神交流目光防止盯著準(zhǔn)備好的講稿注視房間后面的墻壁關(guān)注天花板或地板注視某人的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)不與任何人接觸手勢(shì)自然，就像平時(shí)與人交談的樣子配合與內(nèi)容相應(yīng)的手勢(shì)以肩關(guān)節(jié)帶動(dòng)的動(dòng)作為好手勢(shì)防止不自主小動(dòng)作祈禱手勢(shì)雙手背后雙手叉腰雙臂胸前交叉雙手插兜玩弄小物品正確的站姿雙腳同肩寬牢牢著地身體自然挺直，保持平衡我應(yīng)該站在哪兒？面對(duì)觀眾大家都能看見(jiàn)你不要站在屏幕、揭紙板前兩臂自然下垂,放于褲袋外面防止將身體一直貼在講桌上移動(dòng)改變情緒或節(jié)奏吸引注意力強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)防止盲目走動(dòng)動(dòng)那么有意強(qiáng)調(diào)、要聽(tīng)眾參與時(shí)，走近聽(tīng)眾每一次移動(dòng)至少走三步移動(dòng)的速度不緊不慢在一個(gè)地方停留5-6分鐘移動(dòng)的原那么簡(jiǎn)報(bào)的影響力55%肢體語(yǔ)言7%用詞38%我們說(shuō)話(huà)的方式和語(yǔ)調(diào)發(fā)音()停頓()語(yǔ)速()音高()語(yǔ)氣()音量()抑揚(yáng)()聲音的七個(gè)元素需要控制什么

音量語(yǔ)調(diào)語(yǔ)速讓每個(gè)人都聽(tīng)得到根據(jù)會(huì)議室大小調(diào)節(jié)不要太強(qiáng)或太弱音 量聲調(diào)與文字意思所代表的感情配合需要觀眾思考，把聲線(xiàn)放低，放慢需要觀眾激昂時(shí)，把聲線(xiàn)提高，加力小心緊張時(shí)語(yǔ)調(diào)變高語(yǔ)調(diào)緩慢而清晰不時(shí)改變講話(huà)的速度，以求簡(jiǎn)報(bào)效果速度加快—激情速度減低—強(qiáng)調(diào)適時(shí)停頓能引起注意，觀眾思考語(yǔ) 速錄象聲音語(yǔ)言準(zhǔn)確性簡(jiǎn)潔性通俗性聲音語(yǔ)言熱情,自信幽默,面帶笑容吐字清楚、準(zhǔn)確、流利聲音清亮、圓潤(rùn)、甜美，語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)、聲音、節(jié)奏富于變化強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)〔如數(shù)字〕適當(dāng)運(yùn)用停頓交談式地講話(huà)使用短句子

聲音語(yǔ)言講話(huà)速度太快講話(huà)速度太慢聲音在句子開(kāi)頭時(shí)響亮，結(jié)尾時(shí)細(xì)小口頭禪反復(fù)重復(fù)同一句子或內(nèi)容專(zhuān)業(yè)的表現(xiàn)形式建立你的形象有效運(yùn)用體