樞紐分析表.ppt

1、分析表制作前提條件 制作者清楚的知道他想要什么樣的資料表。 資料的來源 制作成表格時的樣式。,何謂樞紐分析表,1.匯總與分析資料 若要看出資料的全貌，你可以使用樞紐分析表來匯總與分析資料。你可以控制Excel 2003 匯總資料的方式。 例如依總和、平均值或個數(shù) 優(yōu)點完全不須輸入任何公式。,樞紐分析表是用來分析、整理大量資料的動態(tài)工作表，它能將資料做快速的摘要及運算後，輸出成有用的資訊表單，提供給主管作決策。 在同一類資料中，可以根據(jù)自己的需要，來排列各資料的位置，以檢視資料的內(nèi)容。 樞紐分析表有什麼功用?,2.新增或移除資料 樞紐分析表中的資料還不夠嗎？例如你可能想包含依業(yè)務(wù)員細(xì)分的銷售數(shù)字

2、 你可以輕易新增或移除資料類別。,3.快速重排版面 例如,4.檢視資料子集,5.只顯示詳細(xì)資料,如果你不喜歡將資訊成列顯示，而希望以行顯示。樞紐分析表的 互動性質(zhì)可讓你真正把表格轉(zhuǎn)過來；你可以輕易移動或旋轉(zhuǎn)列與欄，以檢 視不同的資料匯總。,要篩選資料，可以一次只檢視適當(dāng)?shù)馁Y料量.若要執(zhí)行此動作，你可以 使用分頁將樞紐分析表分解成不同頁面。每一頁包含樞紐分析表中 匯總的資料子集。,想要集中注意樞紐分析表中特定的詳細(xì)資料你可以顯示或隱藏一列或欄位中的項目。,認(rèn)識樞紐分析表元件,1.分頁位：以特定項目篩選資料的欄位。 2. 區(qū)域欄位：分派到樞紐分析圖中類別方向上的來源資料中的欄位。(也就是樞紐分析表

3、名稱) 3.資料欄位：來自來源資料的欄位(原表中的欄位)，其中包含即將摘要的數(shù)值。 4.資料區(qū)域：提供比較或衡量值之基礎(chǔ)(比較內(nèi)容項目)來源資料中的欄位。 5.列區(qū)域欄位：樞紐分析表報表中為數(shù)列方向指定的欄位。 6.項目：為列、欄或分頁欄位的子類別(詳細(xì)內(nèi)容),1.,2.,3.,4.,5.,6.,本例中可為月份和棟別 就是說可以是依此不同 進(jìn)行分頁的項目,樞紐分析表工具列,樞紐分析表選項：設(shè)定有關(guān)於樞紐分析的群組、精靈、小計等項目 報表格式：套用預(yù)設(shè)的格式至樞紐分析表。 圖表精靈：呼叫圖表精靈來設(shè)定圖表樣式。 隱藏詳細(xì)資料：隱藏資料詳細(xì)內(nèi)容。 顯示詳細(xì)資料：顯示資料詳細(xì)內(nèi)容。 更新資料：更新樞

4、紐分析表的資料。 總計中包括隱藏的項目：顯示總計裡的隱藏項目。 永遠(yuǎn)顯示項目：永遠(yuǎn)顯示項目資料。 欄位設(shè)定：設(shè)定欄位資料小計項為加總或平均值等。 隱藏顯示欄位清單：隱藏或顯示欄位清單的工作窗格。,資料來源,準(zhǔn)備Excel資料時應(yīng)考慮下列幾點： 確定清單井然有序：簡潔很重要！例如，必須確定清單的第一列含欄標(biāo)籤，因為Excel將使用此資料做為報表中的欄位名稱。而且，必須確定每一欄含同一屬性的項目 例如，將文字(文本屬性)放在一欄，數(shù)據(jù)(數(shù)值屬性)放在另一欄。 移除任何自動小計：樞紐分析表會替你計算小計和總和。 如果計畫未來再新增其他資料，請將範(fàn)圍命名：接下來，在建立樞紐分析表時，務(wù)必在輸入來源資料

5、範(fàn)圍指定其名稱。這樣一來，每次在範(fàn)圍中新增其他資料時，就可以更新樞紐分析表以含新的資料。 如果想使用篩選過的資料，請使用進(jìn)階篩選指令：在資料功能表上指到篩選，按一下進(jìn)階篩選，再按將篩選結(jié)果複製到其它地方。這會將篩選的資料摘錄到別的工作表位置，讓你可以用在樞紐分析表中。不要在原地篩選資料，或使用自動篩選指令。這樣會隱藏一些資料，但樞紐分析表將包含該清單中的所有資料。,Excel清單或資料庫的資料,多重彙總資料範(fàn)圍中的資料,準(zhǔn)備多重Excel清單中的資料時應(yīng)考慮下例幾點： 確定清單井然有序：簡潔很重要！例如，必須確定清單中要彙總的項目都有吻合的列與欄名稱。 移除任可自動小計：樞紐分析表會替你計算小

6、計和總計。 如果計畫未來再新增其他資料，請將範(fàn)圍命名：在建立樞紐分析表時，務(wù)必在輸入來源資料範(fàn)圍指定其名稱。這樣一來，每次在範(fàn)圍中新增其他資料時，就可以更新樞紐分析表以含新的資料。,來自外部來源的資料,可以使用資料庫檔案、文字檔或網(wǎng)際網(wǎng)路上的來源。準(zhǔn)備外部來源資料時應(yīng)考慮下列幾點： 使用Microsoft Query實際擷取外部資料。,建立樞紐分表,步驟1：點選功能表列上的資料樞紐分析表及圖報表。,步驟2：點選後出現(xiàn)樞紐分析表精靈，精靈分三步驟，步驟一為樞紐分析資料來源及你要建立何種報表。我們分別點選資料來源為Microsoft Excel清單或資料庫，將製成何種型式報表點選樞紐分析表。然後按

7、下一步。,步驟3：步驟二為選擇資料範(fàn)圍。,步驟4：步驟三為要將建立好的樞紐分析表放在新工作表或是已經(jīng)存在的工作表，我們選擇將樞紐分析表放在新工作表。而在精靈的左下方有一個版面配置按鈕，它可以幫助我們排列樞紐分析表的欄位。,步驟5：點選後，畫面可以分成兩邊，左方為欄位格式；右方為所有的資料欄位。只要將所要的欄位資料托曳至相對應(yīng)的欄位就可以了！,計數(shù)對相應(yīng)欄位對象 進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計,分頁位,而在我們托曳好資料到欄位格式後，我們也可以對其資料的內(nèi)容做修改。那要如何修改？很簡單！只要在資料的方塊上連點二次，就可以進(jìn)入到修改畫面了。,在修改畫面裡，預(yù)設(shè)的資料欄為加總，我們也可以更改為平均值或是項目個數(shù)等條件

8、。而資料顯示方式可以為百分比、索引等供我們選擇。,雙擊,全部設(shè)定好後我們按確定，樞紐分析表已經(jīng)建立完成，而在畫面的右方則出現(xiàn)樞紐分析表的工作窗格。,新增、隱藏及調(diào)整欄位,隱藏,步驟1： 現(xiàn)在我們將在樞紐分析表上刪除，在列欄位只留下總計和洗衣商，只看到各洗衣商的總計數(shù)據(jù)。,步驟1： 現(xiàn)在我們將在樞紐分析表上，在列欄位只留下總計和洗衣商，只看到各洗衣商的總計數(shù)據(jù)。將光標(biāo)放到點右鍵在下拉菜單中選隱藏就可以了。,隱藏后,現(xiàn)在樞紐分析表看起來比較乾淨(jìng)了！,恢復(fù)隱藏的信息,步驟2： 1)點想恢復(fù)原項目可直接點位置不變及可 2)將光標(biāo)直接放到前期隱藏欄位上-雙擊也可。,新增,新增有二種方法 一種是從工作窗格

9、托曳 一種是直接新增,方法1：從工作窗格托曳 直接從工作窗格上托曳至樞紐分析表上。,完成后,新增的內(nèi)容月份 (以月份歸類),方法2：直接新增 從工作窗格下方有一個新增至的按鈕，而按鈕右方則有下拉式選單可以點選所要新增至那個地方。,位置不同無法有效定位 需二次調(diào)整。,樞紐分析表進(jìn)階操作,進(jìn)階的樞紐分表操作,我們?nèi)粝胍恢榔渲幸还P記錄的資料，可以直接點選該記錄二次。 點選大發(fā)A的一月份的合計數(shù)據(jù)資料二次。,只顯示我們需要的記錄,在此只顯示大發(fā)A宿舍在一月份的洗衣數(shù)據(jù),排序選項,我們也可以依照不同的欄位類型來排列，例如，月份、合計數(shù)據(jù)大小等.現(xiàn)在我們希望讓月份以遞減方式表示：,步驟1：選擇月份欄位

10、，點選樞紐分析表上的浮動工具條上的樞紐分析表工具下拉列表中的欄位設(shè)定項。,注意只有點選相應(yīng)排序項目后再會 出現(xiàn)相應(yīng)的樞紐分析表信息否則樞紐 分析表將不顯示對應(yīng)項目,步驟2：出現(xiàn)樞紐分析表欄位交談窗，點選進(jìn)階鈕。,步驟3：出現(xiàn)進(jìn)階樞紐分析表選項交談窗，左方的自動排序選項選擇使用中欄位為月份，點選遞減按確定鈕。,月份的排序方式改變了,注意如果你點選合計右擊后欄位設(shè)定項是不可選的因為合計只是一個列項目名稱而不是一個欄位。,為了顯示清楚明了需調(diào)整月份的位置 不然在此種方式下顯示條理性不強(qiáng)。,如何對合計進(jìn)行排序,選任一欄位,直到進(jìn)階選項,然后對使用欄位 選擇計數(shù)的總評分自動排序為遞增.然后點 確定只顯示

11、前幾位可在自動顯示前10項中 單獨選擇,排序結(jié)果,需要注意的幾點問題,在只顯示前幾位時要注意最前與最后的幾點區(qū)別:,遞增,遞減,遞增時選最前,遞增時選最后,遞增,遞減,最后,最前,最前,最后,1.2.3.。10,10.9.8.。1,遞減時選最前,遞減時選最后,步驟1：選取日期欄位，點選滑鼠右鍵選擇群組及顯示詳細(xì)資料群組。,日期間隔,步驟2：出現(xiàn)數(shù)列群組交談窗，設(shè)定好開始點與結(jié)束點，通常Excel會自動篩選最早的日期與最近的日期做開始點和結(jié)束點。將間距值由月改為季，按確定。,現(xiàn)在日期欄位改變?yōu)橛杉緛矸謩e，這樣的資料不是整齊多了嗎！,建立新的資料欄位,步驟1：呼叫出樞紐分析表精靈，拖曳總評分至資料區(qū)域內(nèi)，此時會出現(xiàn)計數(shù)的總評分2欄位，點選它二下。,#建立新的資料欄位-求總評分的均值,步驟2：出現(xiàn)樞紐分析表欄位交談窗，選擇摘要方式為最大值。並更改名稱為最大值的總評分2。 總評分的最大值,比如我們想?yún)^(qū)分40分以上的數(shù)據(jù) 步驟1：點選要篩選的項