樞紐分析表.ppt

1、分析表制作前提條件 制作者清楚的知道他想要什么樣的資料表。 資料的來源 制作成表格時(shí)的樣式。,何謂樞紐分析表,1.匯總與分析資料 若要看出資料的全貌，你可以使用樞紐分析表來匯總與分析資料。你可以控制Excel 2003 匯總資料的方式。 例如依總和、平均值或個(gè)數(shù) 優(yōu)點(diǎn)完全不須輸入任何公式。,樞紐分析表是用來分析、整理大量資料的動(dòng)態(tài)工作表，它能將資料做快速的摘要及運(yùn)算後，輸出成有用的資訊表單，提供給主管作決策。 在同一類資料中，可以根據(jù)自己的需要，來排列各資料的位置，以檢視資料的內(nèi)容。 樞紐分析表有什麼功用?,2.新增或移除資料 樞紐分析表中的資料還不夠嗎？例如你可能想包含依業(yè)務(wù)員細(xì)分的銷售數(shù)字

2、 你可以輕易新增或移除資料類別。,3.快速重排版面 例如,4.檢視資料子集,5.只顯示詳細(xì)資料,如果你不喜歡將資訊成列顯示，而希望以行顯示。樞紐分析表的 互動(dòng)性質(zhì)可讓你真正把表格轉(zhuǎn)過來；你可以輕易移動(dòng)或旋轉(zhuǎn)列與欄，以檢 視不同的資料匯總。,要篩選資料，可以一次只檢視適當(dāng)?shù)馁Y料量.若要執(zhí)行此動(dòng)作，你可以 使用分頁將樞紐分析表分解成不同頁面。每一頁包含樞紐分析表中 匯總的資料子集。,想要集中注意樞紐分析表中特定的詳細(xì)資料你可以顯示或隱藏一列或欄位中的項(xiàng)目。,認(rèn)識(shí)樞紐分析表元件,1.分頁位：以特定項(xiàng)目篩選資料的欄位。 2. 區(qū)域欄位：分派到樞紐分析圖中類別方向上的來源資料中的欄位。(也就是樞紐分析表

3、名稱) 3.資料欄位：來自來源資料的欄位(原表中的欄位)，其中包含即將摘要的數(shù)值。 4.資料區(qū)域：提供比較或衡量值之基礎(chǔ)(比較內(nèi)容項(xiàng)目)來源資料中的欄位。 5.列區(qū)域欄位：樞紐分析表報(bào)表中為數(shù)列方向指定的欄位。 6.項(xiàng)目：為列、欄或分頁欄位的子類別(詳細(xì)內(nèi)容),1.,2.,3.,4.,5.,6.,本例中可為月份和棟別 就是說可以是依此不同 進(jìn)行分頁的項(xiàng)目,樞紐分析表工具列,樞紐分析表選項(xiàng)：設(shè)定有關(guān)於樞紐分析的群組、精靈、小計(jì)等項(xiàng)目 報(bào)表格式：套用預(yù)設(shè)的格式至樞紐分析表。 圖表精靈：呼叫圖表精靈來設(shè)定圖表樣式。 隱藏詳細(xì)資料：隱藏資料詳細(xì)內(nèi)容。 顯示詳細(xì)資料：顯示資料詳細(xì)內(nèi)容。 更新資料：更新樞

4、紐分析表的資料。 總計(jì)中包括隱藏的項(xiàng)目：顯示總計(jì)裡的隱藏項(xiàng)目。 永遠(yuǎn)顯示項(xiàng)目：永遠(yuǎn)顯示項(xiàng)目資料。 欄位設(shè)定：設(shè)定欄位資料小計(jì)項(xiàng)為加總或平均值等。 隱藏顯示欄位清單：隱藏或顯示欄位清單的工作窗格。,資料來源,準(zhǔn)備Excel資料時(shí)應(yīng)考慮下列幾點(diǎn)： 確定清單井然有序：簡(jiǎn)潔很重要！例如，必須確定清單的第一列含欄標(biāo)籤，因?yàn)镋xcel將使用此資料做為報(bào)表中的欄位名稱。而且，必須確定每一欄含同一屬性的項(xiàng)目 例如，將文字(文本屬性)放在一欄，數(shù)據(jù)(數(shù)值屬性)放在另一欄。 移除任何自動(dòng)小計(jì)：樞紐分析表會(huì)替你計(jì)算小計(jì)和總和。 如果計(jì)畫未來再新增其他資料，請(qǐng)將範(fàn)圍命名：接下來，在建立樞紐分析表時(shí)，務(wù)必在輸入來源資料

5、範(fàn)圍指定其名稱。這樣一來，每次在範(fàn)圍中新增其他資料時(shí)，就可以更新樞紐分析表以含新的資料。 如果想使用篩選過的資料，請(qǐng)使用進(jìn)階篩選指令：在資料功能表上指到篩選，按一下進(jìn)階篩選，再按將篩選結(jié)果複製到其它地方。這會(huì)將篩選的資料摘錄到別的工作表位置，讓你可以用在樞紐分析表中。不要在原地篩選資料，或使用自動(dòng)篩選指令。這樣會(huì)隱藏一些資料，但樞紐分析表將包含該清單中的所有資料。,Excel清單或資料庫(kù)的資料,多重彙總資料範(fàn)圍中的資料,準(zhǔn)備多重Excel清單中的資料時(shí)應(yīng)考慮下例幾點(diǎn)： 確定清單井然有序：簡(jiǎn)潔很重要！例如，必須確定清單中要彙總的項(xiàng)目都有吻合的列與欄名稱。 移除任可自動(dòng)小計(jì)：樞紐分析表會(huì)替你計(jì)算小

6、計(jì)和總計(jì)。 如果計(jì)畫未來再新增其他資料，請(qǐng)將範(fàn)圍命名：在建立樞紐分析表時(shí)，務(wù)必在輸入來源資料範(fàn)圍指定其名稱。這樣一來，每次在範(fàn)圍中新增其他資料時(shí)，就可以更新樞紐分析表以含新的資料。,來自外部來源的資料,可以使用資料庫(kù)檔案、文字檔或網(wǎng)際網(wǎng)路上的來源。準(zhǔn)備外部來源資料時(shí)應(yīng)考慮下列幾點(diǎn)： 使用Microsoft Query實(shí)際擷取外部資料。,建立樞紐分表,步驟1：點(diǎn)選功能表列上的資料樞紐分析表及圖報(bào)表。,步驟2：點(diǎn)選後出現(xiàn)樞紐分析表精靈，精靈分三步驟，步驟一為樞紐分析資料來源及你要建立何種報(bào)表。我們分別點(diǎn)選資料來源為Microsoft Excel清單或資料庫(kù)，將製成何種型式報(bào)表點(diǎn)選樞紐分析表。然後按

7、下一步。,步驟3：步驟二為選擇資料範(fàn)圍。,步驟4：步驟三為要將建立好的樞紐分析表放在新工作表或是已經(jīng)存在的工作表，我們選擇將樞紐分析表放在新工作表。而在精靈的左下方有一個(gè)版面配置按鈕，它可以幫助我們排列樞紐分析表的欄位。,步驟5：點(diǎn)選後，畫面可以分成兩邊，左方為欄位格式；右方為所有的資料欄位。只要將所要的欄位資料托曳至相對(duì)應(yīng)的欄位就可以了！,計(jì)數(shù)對(duì)相應(yīng)欄位對(duì)象 進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì),分頁位,而在我們托曳好資料到欄位格式後，我們也可以對(duì)其資料的內(nèi)容做修改。那要如何修改？很簡(jiǎn)單！只要在資料的方塊上連點(diǎn)二次，就可以進(jìn)入到修改畫面了。,在修改畫面裡，預(yù)設(shè)的資料欄為加總，我們也可以更改為平均值或是項(xiàng)目個(gè)數(shù)等條件

8、。而資料顯示方式可以為百分比、索引等供我們選擇。,雙擊,全部設(shè)定好後我們按確定，樞紐分析表已經(jīng)建立完成，而在畫面的右方則出現(xiàn)樞紐分析表的工作窗格。,新增、隱藏及調(diào)整欄位,隱藏,步驟1： 現(xiàn)在我們將在樞紐分析表上刪除，在列欄位只留下總計(jì)和洗衣商，只看到各洗衣商的總計(jì)數(shù)據(jù)。,步驟1： 現(xiàn)在我們將在樞紐分析表上，在列欄位只留下總計(jì)和洗衣商，只看到各洗衣商的總計(jì)數(shù)據(jù)。將光標(biāo)放到點(diǎn)右鍵在下拉菜單中選隱藏就可以了。,隱藏后,現(xiàn)在樞紐分析表看起來比較乾淨(jìng)了！,恢復(fù)隱藏的信息,步驟2： 1)點(diǎn)想恢復(fù)原項(xiàng)目可直接點(diǎn)位置不變及可 2)將光標(biāo)直接放到前期隱藏欄位上-雙擊也可。,新增,新增有二種方法 一種是從工作窗格

9、托曳 一種是直接新增,方法1：從工作窗格托曳 直接從工作窗格上托曳至樞紐分析表上。,完成后,新增的內(nèi)容月份 (以月份歸類),方法2：直接新增 從工作窗格下方有一個(gè)新增至的按鈕，而按鈕右方則有下拉式選單可以點(diǎn)選所要新增至那個(gè)地方。,位置不同無法有效定位 需二次調(diào)整。,樞紐分析表進(jìn)階操作,進(jìn)階的樞紐分表操作,我們?nèi)粝胍恢榔渲幸还P記錄的資料，可以直接點(diǎn)選該記錄二次。 點(diǎn)選大發(fā)A的一月份的合計(jì)數(shù)據(jù)資料二次。,只顯示我們需要的記錄,在此只顯示大發(fā)A宿舍在一月份的洗衣數(shù)據(jù),排序選項(xiàng),我們也可以依照不同的欄位類型來排列，例如，月份、合計(jì)數(shù)據(jù)大小等.現(xiàn)在我們希望讓月份以遞減方式表示：,步驟1：選擇月份欄位

10、，點(diǎn)選樞紐分析表上的浮動(dòng)工具條上的樞紐分析表工具下拉列表中的欄位設(shè)定項(xiàng)。,注意只有點(diǎn)選相應(yīng)排序項(xiàng)目后再會(huì) 出現(xiàn)相應(yīng)的樞紐分析表信息否則樞紐 分析表將不顯示對(duì)應(yīng)項(xiàng)目,步驟2：出現(xiàn)樞紐分析表欄位交談窗，點(diǎn)選進(jìn)階鈕。,步驟3：出現(xiàn)進(jìn)階樞紐分析表選項(xiàng)交談窗，左方的自動(dòng)排序選項(xiàng)選擇使用中欄位為月份，點(diǎn)選遞減按確定鈕。,月份的排序方式改變了,注意如果你點(diǎn)選合計(jì)右擊后欄位設(shè)定項(xiàng)是不可選的因?yàn)楹嫌?jì)只是一個(gè)列項(xiàng)目名稱而不是一個(gè)欄位。,為了顯示清楚明了需調(diào)整月份的位置 不然在此種方式下顯示條理性不強(qiáng)。,如何對(duì)合計(jì)進(jìn)行排序,選任一欄位,直到進(jìn)階選項(xiàng),然后對(duì)使用欄位 選擇計(jì)數(shù)的總評(píng)分自動(dòng)排序?yàn)檫f增.然后點(diǎn) 確定只顯示

11、前幾位可在自動(dòng)顯示前10項(xiàng)中 單獨(dú)選擇,排序結(jié)果,需要注意的幾點(diǎn)問題,在只顯示前幾位時(shí)要注意最前與最后的幾點(diǎn)區(qū)別:,遞增,遞減,遞增時(shí)選最前,遞增時(shí)選最后,遞增,遞減,最后,最前,最前,最后,1.2.3.。10,10.9.8.。1,遞減時(shí)選最前,遞減時(shí)選最后,步驟1：選取日期欄位，點(diǎn)選滑鼠右鍵選擇群組及顯示詳細(xì)資料群組。,日期間隔,步驟2：出現(xiàn)數(shù)列群組交談窗，設(shè)定好開始點(diǎn)與結(jié)束點(diǎn)，通常Excel會(huì)自動(dòng)篩選最早的日期與最近的日期做開始點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)。將間距值由月改為季，按確定。,現(xiàn)在日期欄位改變?yōu)橛杉緛矸謩e，這樣的資料不是整齊多了嗎！,建立新的資料欄位,步驟1：呼叫出樞紐分析表精靈，拖曳總評(píng)分至資料區(qū)域內(nèi)，此時(shí)會(huì)出現(xiàn)計(jì)數(shù)的總評(píng)分2欄位，點(diǎn)選它二下。,#建立新的資料欄位-求總評(píng)分的均值,步驟2：出現(xiàn)樞紐分析表欄位交談窗，選擇摘要方式為最大值。並更改名稱為最大值的總評(píng)分2。 總評(píng)分的最大值,比如我們想?yún)^(qū)分40分以上的數(shù)據(jù) 步驟1：點(diǎn)選要篩選的項(xiàng)