XX公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理制度.doc

XX公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理制度為了規(guī)范工作流程、明確責(zé)任、保證ERP系統(tǒng)的順利運(yùn)行，特?cái)M定以下系統(tǒng)運(yùn)行管理制度，要求各單位操作人員和系統(tǒng)管理人員自覺遵守。一、系統(tǒng)管理員配置總公司安排一名系統(tǒng)管理員，對系統(tǒng)運(yùn)行全權(quán)負(fù)責(zé)；各核算單位分別指定一名熟悉業(yè)務(wù)，具備一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、接受能力強(qiáng)的財(cái)務(wù)人員為本單位的系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)本核算單位下屬所有賬套的設(shè)置工作。二、管理員職責(zé)1. 核算單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人1） 規(guī)范本單位的業(yè)務(wù)，制止不規(guī)范業(yè)務(wù)的發(fā)生。2） 負(fù)責(zé)本單位反結(jié)賬的處理，此操作只能由負(fù)責(zé)人或本單位管理員進(jìn)行。3） 根據(jù)本核算單位的需求，組織相關(guān)人員編制非公司下發(fā)的報(bào)表格式和公式。2. 核算單位普通財(cái)務(wù)人員（各崗位）1） 嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作、不越權(quán)操作、不做違規(guī)業(yè)務(wù)。2） 保證自己的密碼不泄密（所有財(cái)務(wù)人員都應(yīng)遵守），定期更換密碼。3） 依照會(huì)計(jì)的權(quán)責(zé)發(fā)生制原則和及時(shí)性原則，當(dāng)天發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)當(dāng)天錄入憑證，憑證錄入后必須自審，其中摘要清楚反映經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的內(nèi)容。4） 及時(shí)核對自己所屬業(yè)務(wù)的賬、表、證，確保賬務(wù)的正確性。5） 現(xiàn)金銀行類科目不允許出現(xiàn)負(fù)數(shù)。6） 在公司規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將正確的報(bào)表傳送到上級單位。7） 每月按時(shí)打印試算平衡表、明細(xì)賬（可以只打印當(dāng)月有發(fā)生額的科目）、科目匯總表。8） 打印的憑證和賬、表集中管理，每天結(jié)束后將打印的憑證和賬、表集中存放，不能在個(gè)人手中存放。9） 如果由于各種原因，財(cái)務(wù)人員不能上班的時(shí)間超過一天，需要事先將自己未處理的原始單據(jù)交接給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定的人員。三、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)制度1、料品和物料清單資料的維護(hù)制度1) 在開發(fā)進(jìn)入正常生產(chǎn)階段，開發(fā)部門要及時(shí)將所開發(fā)的產(chǎn)品的清單輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，其中包括:所有自制和外購件的料品代號、名稱及物料清單等相關(guān)信息；2) 如果各個(gè)部門在運(yùn)行過程中,發(fā)現(xiàn)未存在的料品代碼,需要進(jìn)行增加料品代號的，要填寫料品代號增加申請表，把表格及時(shí)傳遞給開發(fā)部門的料品及清單負(fù)責(zé)人，進(jìn)行料品及相關(guān)信息的增加；2、供應(yīng)商和客戶資料的維護(hù)制度為了使公司的供應(yīng)商和客戶的資料在系統(tǒng)中保持一致，要求所有的供應(yīng)商資料和客戶的資料應(yīng)由財(cái)務(wù)部門的應(yīng)收和應(yīng)付會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)進(jìn)行添加。3、生產(chǎn)制造業(yè)務(wù)處理方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度其他的涉及生產(chǎn)制造系統(tǒng)的資料由計(jì)算機(jī)中心的人員負(fù)責(zé)進(jìn)行維護(hù)，前提是在經(jīng)過公司的授權(quán)（指所有的添加數(shù)據(jù)應(yīng)該由公司的書面認(rèn)可）后進(jìn)行輸入。4、財(cái)務(wù)方面的資料維護(hù)制度涉及財(cái)務(wù)方面的基礎(chǔ)資料和需要進(jìn)行輸入U(xiǎn)8-ERP的基礎(chǔ)資料，由財(cái)務(wù)部門的人員進(jìn)行輸入，輸入要經(jīng)過本部門的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)授權(quán)后進(jìn)行。四、客戶端配置要求客戶端操作系統(tǒng)用WIN98,辦公軟件要求統(tǒng)一使用office2000.防殺毒軟件統(tǒng)一應(yīng)用:Norton 軟件。不允許安裝以下與工作無關(guān)的軟件、不允許安裝使用盜版軟件：。五、用戶權(quán)限分配和變更六、系統(tǒng)安全管理制度:建立系統(tǒng)維護(hù)制度，在計(jì)算機(jī)中心設(shè)置專門的人員進(jìn)行ERP的維護(hù)工作，并及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份和維護(hù)工作,要求每天做一個(gè)數(shù)據(jù)庫備份。并對系統(tǒng)的運(yùn)行狀況進(jìn)行監(jiān)控。七、賬套設(shè)置制度1、總公司統(tǒng)一制定的賬套設(shè)置以下內(nèi)容屬于全局性的設(shè)置，各核算單位必須遵守總公司統(tǒng)一制定的編碼體系，不允許私自修改、增加內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。需要增加和修改內(nèi)容時(shí)，由總公司統(tǒng)一制定并發(fā)布。1) 基礎(chǔ)科目；2) 項(xiàng)目分類及編號；3) 部門的一級編碼；4) 現(xiàn)金流量項(xiàng)目編碼；5) 險(xiǎn)種項(xiàng)目編碼；2、需要上報(bào)批準(zhǔn)的賬套設(shè)置以下賬套設(shè)置可以根據(jù)本單位實(shí)際情況自行設(shè)置，但必須上報(bào)，經(jīng)過總公司系統(tǒng)管理員認(rèn)可后才能進(jìn)行設(shè)置：1) 總賬參數(shù)設(shè)置；2) 應(yīng)收應(yīng)付參數(shù)設(shè)置；3) 增加明細(xì)科目；4) 增加項(xiàng)目類別；5) 增加現(xiàn)金流量和險(xiǎn)種以外的項(xiàng)目內(nèi)容；6) 增加、修改控制科目；7) 增加修改折舊方法；8) 增加固定資產(chǎn)分類；3、賬套設(shè)置責(zé)任人賬套設(shè)置采取系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)制，各核算單位的系統(tǒng)管理員是唯一負(fù)責(zé)賬套設(shè)置和調(diào)整的責(zé)任人，承擔(dān)設(shè)置的所有責(zé)任。4、系統(tǒng)管理員的權(quán)限各核算單位系統(tǒng)管理員在本單位賬套擁有以下賬套設(shè)置權(quán)限：1) 基本信息設(shè)置中的客戶供應(yīng)商分類及目錄；2) 基礎(chǔ)信息設(shè)置中的系統(tǒng)人員表；3) 總賬模塊中的參數(shù)設(shè)置、會(huì)計(jì)科目、憑證類別、匯率設(shè)置、科目調(diào)整；4) 現(xiàn)金銀行模塊的結(jié)算方式和啟用銀行賬；5) 應(yīng)收管理中的參數(shù)設(shè)置、單據(jù)類型設(shè)置、格式設(shè)置、控制科目設(shè)置；6) 應(yīng)付管理中的參數(shù)設(shè)置、單據(jù)類型設(shè)置、格式設(shè)置、控制科目設(shè)置；7) 項(xiàng)目管理中的項(xiàng)目類別定義和項(xiàng)目內(nèi)容定義；8) 固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)基本設(shè)置和卡片樣式定義；9) 財(cái)務(wù)預(yù)算；八、報(bào)表報(bào)送制度1、報(bào)表目錄報(bào)表名稱報(bào)表性質(zhì)編制單位報(bào)送時(shí)間一、主表1、資產(chǎn)負(fù)債表月報(bào)各核算單位每月3號2、利潤表月報(bào)各核算單位每月3號3、現(xiàn)金流量表月報(bào)各核算單位每月3號4、營業(yè)費(fèi)用表月報(bào)各核算單位每月3號5、損益明細(xì)首期首表月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月3號6、損益明細(xì)首期續(xù)表7、損益明細(xì)表續(xù)期月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月3號8、保費(fèi)收入表首期月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月3號9、保費(fèi)收入表續(xù)期月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月3號10、退保金明細(xì)表年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號11、滿期給付明細(xì)表年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號12、死傷醫(yī)療給付明細(xì)表年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號13、手續(xù)費(fèi)支出明細(xì)表首期年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號14、手續(xù)費(fèi)支出明細(xì)表續(xù)期年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號15、賠款支出明細(xì)表年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號16、年金給付明細(xì)表年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號17、加保明細(xì)表年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號18、復(fù)效明細(xì)表年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號19、部門營業(yè)費(fèi)用明細(xì)表年報(bào)營業(yè)總部、分公司年初15號二、附表1、歷年財(cái)務(wù)主要指標(biāo)情況表月報(bào)總會(huì)計(jì)每月5號2、會(huì)計(jì)科目附注月報(bào)各核算單位每月5號3、主要指標(biāo)比較表月報(bào)各核算單位每月5號4、綜合費(fèi)用比較表月報(bào)各核算單位每月5號5、2001年度保費(fèi)收入（標(biāo)準(zhǔn)）計(jì)劃完成情況表月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月5號6、費(fèi)用使用情況表月報(bào)各核算單位每月5號7、應(yīng)交稅金明細(xì)表月報(bào)總會(huì)計(jì)、分公司每月5號8、福利費(fèi)使用情況表月報(bào)各核算單位每月5號9、資產(chǎn)情況表月報(bào)總會(huì)計(jì)、營業(yè)總部、分公司每月5號10、銀行存款情況表月報(bào)各核算單位每月5號11、其他應(yīng)收款明細(xì)表月報(bào)各核算單位每月5號12、應(yīng)收利息明細(xì)表月報(bào)各核算單位每月5號13、其他應(yīng)付款明細(xì)表月報(bào)各核算單位每月5號14、分公司2001年直接費(fèi)用執(zhí)行情況匯總表月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月5號15、分公司2001年間接費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況表月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月5號16、分公司2001年資產(chǎn)購置預(yù)算執(zhí)行情況表月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月5號17、2001年總公司部門費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況表月報(bào)總會(huì)計(jì)每月5號18、2001年總公司各部門負(fù)責(zé)的預(yù)算指標(biāo)情況表月報(bào)總會(huì)計(jì)每月5號19、首期險(xiǎn)種結(jié)構(gòu)比較表月報(bào)營業(yè)總部、分公司每月5號20、2001年 月份投資構(gòu)成表月報(bào)總公司投資每月5號21、2001年 月投資收益構(gòu)成表月報(bào)總公司投資每月5號三、對外報(bào)表1、北京市保險(xiǎn)企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表資產(chǎn)負(fù)債表月報(bào)總會(huì)計(jì)每月10號2、北京市保險(xiǎn)企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表利潤及利潤分配表月報(bào)總會(huì)計(jì)每月10號3、北京市金融、保險(xiǎn)企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表主要指標(biāo)表月報(bào)總會(huì)計(jì)每月10號所有主表和附表中19表的報(bào)表格式一律不允許修改，但是可以修改表中的取數(shù)公式；如果需要修改，由總公司統(tǒng)一修改后發(fā)布。 2、報(bào)表命名規(guī)則主表報(bào)表命名采取以下規(guī)則：年月報(bào)表名稱單位編碼，例如營業(yè)總部傳統(tǒng)產(chǎn)品2001年5月份資產(chǎn)負(fù)債表表示為：200105資產(chǎn)負(fù)債表1002001.rep（rep為報(bào)表文件擴(kuò)展名）。注意事項(xiàng)：1) “年”統(tǒng)一以當(dāng)前年“2001”表示；2) “月”以當(dāng)前月份表示，如果小于10，要在前面加“0”，如01，03，05；3) “報(bào)表名稱”要嚴(yán)格按照報(bào)表目錄中報(bào)表名稱，不能隨意增加、減少表名；4) “單位編碼”為各核算單位賬套的編碼；5) 一個(gè)報(bào)表文件只包含當(dāng)前月份的報(bào)表頁，不允許包含多個(gè)月份的表頁。附表報(bào)表命名規(guī)則為：年+月+附表代碼+_+單位編碼，例如：“200105附表8_1002001.rep”(營業(yè)總部傳統(tǒng)產(chǎn)品2001年5月福利費(fèi)使用情況表)。3、報(bào)表報(bào)送和收集方式1) 報(bào)送報(bào)表：各核算單位在每月規(guī)定的期限之前，在報(bào)送書面報(bào)表的同時(shí)，以電子郵件方式發(fā)送給總公司報(bào)表匯總?cè)藛T。其中對以電子郵件報(bào)送的報(bào)表作以下要求： 報(bào)表統(tǒng)一采用WinZip進(jìn)行壓縮。 按照賬套（傳統(tǒng)、分紅、投連產(chǎn)品和清算）將報(bào)表分別壓縮。 本單位匯總的報(bào)表不需要報(bào)送 壓縮后的文件名為：年月分公司傳統(tǒng)報(bào)表.zip年月分公司分紅報(bào)表.zip年月分公司投連報(bào)表.zip年月分公司傳統(tǒng)報(bào)表附表.zip年月分公司分紅報(bào)表附表.zip年月分公司投連報(bào)表附表.zip2) 收集報(bào)表：總公司報(bào)表匯總?cè)藛T接收到分公司上報(bào)的報(bào)表后，統(tǒng)一保存在指定的目錄，并進(jìn)行必要的審核。3) 報(bào)表檢查：總公司報(bào)表匯總?cè)藛T收到報(bào)表后，要對報(bào)表進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)有違規(guī)操作和錯(cuò)誤報(bào)表的單位要做好記錄，作為每月對各單位考核的依據(jù)。報(bào)表檢查包括以下內(nèi)容： 是否按規(guī)定的命名規(guī)則命名（可以執(zhí)行報(bào)表存在檢測命令進(jìn)行檢查）； 是否有改動(dòng)報(bào)表格式的現(xiàn)象（在匯總報(bào)表時(shí)，如果報(bào)表格式與模版不符則無法添加表頁）； 報(bào)表文件是否只存在一張表頁； 報(bào)表數(shù)據(jù)是否正確、報(bào)表與報(bào)表之間數(shù)據(jù)核對是否正確；4、報(bào)表匯總 報(bào)表匯總可以采用以下兩種方式1) 直接在報(bào)表界面進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，然后進(jìn)行匯總，生成一張新的報(bào)表文件，如果只需要匯總2、3個(gè)報(bào)表，可以采用這種方式；2) 采用批命令的方式，適用于匯總單位較多的情況，編寫批命令公式，執(zhí)行批命令可以提高工作效率。5、報(bào)表更改程序正式報(bào)表上報(bào)前進(jìn)行結(jié)賬，原則上不允許修改，如果確實(shí)需要修改，遵照以下流程：YYY核算單位報(bào)表編制人員申請，說明修改原因核算單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人意見總公司財(cái)務(wù) 負(fù)責(zé)人意見知會(huì)總公司報(bào)表匯總?cè)藛T是否需要取消結(jié)賬通知總公司系統(tǒng)管理員取消該核算單位結(jié)賬本單位管理員取消該核算單位記賬核算單位修改賬務(wù)處理后重新記賬和結(jié)賬修改報(bào)表后重新上報(bào)NNN九、記賬結(jié)賬控制制度總公司對各核算單位