物資采購及合同管理辦法

物資采購及合同管理辦法物資采購及合同管理辦法 第一章第一章 總則總則 第一條第一條 為規(guī)范公司采購行為 維護公司利益 保證生 產(chǎn)順利進行 依據(jù)公司實際及市場慣例 制定本辦法 第二條第二條 公司所有對外采購適用本規(guī)定 一 采購 是指以合同方式有償取得貨物和服務(wù)的行 為 包括購買 租賃 委托 修理 加工制作 寄售等 二 貨物 是指原材料 輔助材料 設(shè)備 零配件 工 具及辦公用品等 三 服務(wù) 是指除貨物以外的其它采購對象 第三條第三條 公司所有采購由供應(yīng)科負責(zé)實施 其它單位不 得對外采購 采購應(yīng)當嚴格按照批準的計劃實施 杜絕無 計劃審批采購 第四條第四條 礦成立采購評審組 負責(zé)采購的評估審核 提 出意見 報公司領(lǐng)導(dǎo)審批 評審組由經(jīng)營副礦長 供應(yīng)科 長 財務(wù)總監(jiān) 監(jiān)察員及有關(guān)技術(shù)人員組成 經(jīng)營副礦長 任組長 供應(yīng)科長任副組長 第五條第五條 采購行為及合同內(nèi)容必須遵守國家法律法規(guī) 遵循公開透明 公平競爭 誠實守信原則 第二章第二章 采購計劃采購計劃 第六條第六條 采購計劃形成 一 生產(chǎn)用材料 配件 輔助材料 燃油 工具 辦 公勞保等由材料科按 物資計劃管理辦法 相關(guān)規(guī)定提出 形成 二 設(shè)備及新建和改擴建工程項目的采購計劃由材料 科按 物資計劃管理辦法 相關(guān)規(guī)定提出形成 三 外委修理加工制作 由使用單位提出 經(jīng)礦審批 程序批準后形成 四 服務(wù)類合同由相關(guān)部門提出 經(jīng)礦審批程序批準 后形成 第七條第七條 采購計劃所列物資 必須寫明名稱 規(guī)格 型 號 數(shù)量等標識 設(shè)備應(yīng)注明技術(shù)參數(shù)及要求附件 服務(wù) 合同應(yīng)注明服務(wù)內(nèi)容 價格等 第八條第八條 采購計劃分為年度計劃 季度計劃 月度計劃 應(yīng)急計劃 對上述計劃的要求 詳見公司 物資計劃管理 辦法 的規(guī)定 第三章第三章 采購方式采購方式 第九條第九條 供應(yīng)科采購采用以下方式 1 邀請招標 2 詢價采購 3 單一長協(xié)采購 4 市場現(xiàn) 金采購 第十條第十條 邀請招標 是指邀請三家以上供應(yīng)商發(fā)出招標 文件進行招標采購 它適用于大型設(shè)備 大宗物資 第十一條第十一條 詢價采購 是指向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價 單 供應(yīng)商報價的采購 它適用于一般設(shè)備材料 第十二條第十二條 單一長協(xié)采購 是指向單一供應(yīng)商進行的長 期供貨采購 它適用于供應(yīng)商少 常用材料及主要設(shè)備的 主要零配件 如燃油 水泥等 第十三條第十三條 市場現(xiàn)金采購 是指 1000 元以下小金額的 急需品 在市場直接用現(xiàn)金采購 第四章第四章 采購程序采購程序 第十四條第十四條 供應(yīng)科接到采購計劃后 根據(jù)采購的物資類 型選擇采購方式 發(fā)出邀約 對收到的標書 報價單進行 整理匯總 第十五條第十五條 采購評審組對報價進行評審 也可約供應(yīng)商 進行談判議價 商討供貨條件 本著質(zhì)量優(yōu)先 性價比高 優(yōu)先 售后服務(wù)好優(yōu)先的原則 提出書面評估意見 推薦 供應(yīng)商 上報后按有關(guān)規(guī)定審批 第十六條第十六條 供應(yīng)科依據(jù)批準后的審批單 起草采購合同 采購合同需按標準合同文本條款 明確雙方的權(quán)益 不得 有缺失和侵權(quán)條款 合同應(yīng)編號 以便于管理 第十七條第十七條 采購合同形成后 報經(jīng)營礦長審核 對重大 采購合同 必要時要向律師咨詢 然后由公司授權(quán)的人員 簽字蓋章生效 第五章第五章 合同管理合同管理 第十八條第十八條 供應(yīng)科負責(zé)合同生效至合同終結(jié)的全過程管 理 包括督促驗貨 退貨索賠 結(jié)算等事務(wù) 第十九條第十九條 供應(yīng)科應(yīng)督促供應(yīng)商按時交貨 物資到礦后 由供應(yīng)科出具驗收通知單 由材料科牽頭組織驗貨 供應(yīng) 科應(yīng)派人參加 驗貨細則按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 驗收通知單一 式兩份 供應(yīng)科留存一份 第二十條第二十條 若驗貨時發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量技術(shù)要求 經(jīng)研究 決定需退貨時 由供應(yīng)科辦理相關(guān)事宜 第二十一條第二十一條 物資驗收合格 按合同需支付貨款時 供 應(yīng)科憑合同 驗收單 出具付款通知書 送財務(wù)科按付款 程序支付貨款 第二十二條第二十二條 若物資在使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題 依合 同條款需進行索賠時由供應(yīng)科負責(zé)索賠事宜 第二十三條第二十三條 合同資料的管理 從采購的發(fā)起到采購執(zhí) 行終結(jié)的所有資料 包括采購計劃 詢價單 報價單 評 審單 評審報告 采購審批單 合同 技術(shù)附件 驗收通 知單等全部文字資料 由供應(yīng)科收集 整理 裝訂 存檔 每份合同的各項資料必須齊全不得有缺失 第二十四條第二十四條 供應(yīng)科設(shè)專職的合同管理崗位 負責(zé)合同 管理的具體事務(wù) 第六章第六章 監(jiān)督與獎罰監(jiān)督與獎罰 第二十五條第二十五條 礦領(lǐng)導(dǎo) 公司監(jiān)事有關(guān)科室單位對采購行 為都有監(jiān)督的責(zé)任 如發(fā)現(xiàn)有違反采購規(guī)定的行為 可向 礦領(lǐng)導(dǎo)公司監(jiān)事進行舉報 接到舉報后應(yīng)進行了解調(diào)查處 理 第二十六條第二十六條 對以下人員應(yīng)予以獎勵 一 降低采購成本貢獻突出的采購人員 二 舉報違反本規(guī)定的采購行為經(jīng)查證屬實的人員 第二十七條第二十七條 對違反本規(guī)定 弄虛作假 收受回扣 在 談判中泄密的人員根據(jù)情節(jié)輕重 給通報至解除合同的處 分 給公司直接造成經(jīng)濟損失的 要依法賠償 構(gòu)成犯罪 的 依法追究刑事責(zé)任 第七章第七章 附則附則 第二十八條第二十八條 本規(guī)定要結(jié)合市場條件和公司發(fā)展的實際 不斷完善健全 第二十九條第二十九條 本規(guī)定實施后 之前的相關(guān)規(guī)定廢止 其 它制度與本規(guī)定相抵觸的 按本規(guī)定執(zhí)行 第三十條第三十條 本規(guī)定由供應(yīng)科解釋 物資計劃管理制度物資計劃管理制度 第一章第一章 總則總則 第一條第一條 為了保證公司各單位正常的生產(chǎn)經(jīng)營 在保障 供應(yīng)的基礎(chǔ)上合理控制庫存 降低資金占用 提高采購效 率 降低采購成本 增強物資采購計劃性 結(jié)合公司的實 際情況制定本辦法 第二條第二條 物資采購計劃 是指公司各單位對生產(chǎn)經(jīng)營過 程中所需的材料配件工具設(shè)備等及新建 改擴建工程所需 的甲供材料 甲供設(shè)備等實施采購之前的正式申請 第三條第三條 物資采購計劃是采購行為實施的唯一依據(jù) 其 管理過程包括 采購計劃的發(fā)起 受理 審核 匯總 批 準等移交采購部門前的一切活動 第四條第四條 物資采購計劃由使用單位 設(shè)備科 材料科共 同負責(zé) 采購計劃的最終形成由材料科負責(zé) 經(jīng)審批后提 交供應(yīng)科實施采購 第二章第二章 采購計劃管理方式采購計劃管理方式 第五條第五條 物資采購計劃按費用來源分為 生產(chǎn)費用計劃 和專項投資費用計劃 按類別分為 設(shè)備計劃 配件計劃 材料計劃 辦公用具用品計劃 按時間分為 季 年度計劃 月度計劃 應(yīng)急計劃 第六條第六條 物資采購計劃管理實行以季 年計劃為主 月 度計劃為輔 應(yīng)急計劃補充的原則 并向主要物資簽訂長 期戰(zhàn)略協(xié)議的方向過渡和發(fā)展 逐步實現(xiàn)寄存庫存為主 自有庫存為輔的目標 第七條第七條 提報時間 次年度采購計劃 使用單位必須在 當年十月底前提報 次季度采購計劃必須在本季度末 20 天 前提報 次月度采購計劃 使用單位必須于當月 15 日前提報 由材料科進行匯總平衡 在當月 22 日前形成下月度采購 計劃即物資采購單 經(jīng)審批后送供應(yīng)科 第八條第八條 提報要求 使用單位應(yīng)按物資分類進行提報 設(shè)備類 配件類 材料類必須分別提報 配件類物資必須 按設(shè)備類型分別提報 材料類必須按金屬和非金屬類分別 提報 材料科形成的采購計劃也是同樣 第九條第九條 物資采購計劃的發(fā)起必須使用公司統(tǒng)一的 物 資使用計劃申請單 應(yīng)急采購計劃使用 應(yīng)急物資計劃申 請單 嚴格按申請單項目逐項填寫 不得缺項 設(shè)備類應(yīng) 附詳細的技術(shù)附件電子版或書面資料 第十條第十條 各使用單位提出的采購物資 允許指定或推薦 廠家品牌 需做出書面說明 設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核 報分 管礦長批準 并對此指定或推薦承擔(dān)責(zé)任 第十一條第十一條 計劃審批 一 生產(chǎn)費用采購的設(shè)備 材料 配件等由使用單 位負責(zé)人 分管副礦長審批 設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核 二 新建 改擴建所需的甲方供應(yīng)材料 設(shè)備 由 使用單位或工程負責(zé)人 分管副礦長審批 設(shè)備需經(jīng)設(shè)備 科審核 三 辦公具用品類由綜合辦負責(zé)人 分管副礦長審 批 四 材料科提起的采購計劃由礦長審批 第十二條第十二條 使用單位對所提報和確認后的采購計劃準確 性 合理性 完整性承擔(dān)責(zé)任 對生產(chǎn)用采購物資在到貨 后的倉儲時間不得超過 6 個月 年度計劃所到物資除外 對新建 改擴建工程甲供物資必須在工程完工后基本用完 如發(fā)生超儲積壓的 按本辦法追究責(zé)任 第三章第三章 生產(chǎn)費用采購計劃的管理生產(chǎn)費用采購計劃的管理 第十三條第十三條 生產(chǎn)費用采購計劃訂貨數(shù)量的主要依據(jù)和參 考因素包括 現(xiàn)庫存量 現(xiàn)在途量 歷史消耗量 采購周 期 廠家生產(chǎn)周期等因素 第十四條第十四條 為控制庫存量 降低資金占用 防止積壓超 儲 各使用單位一個年度內(nèi)報出的使用計劃及應(yīng)急計劃申 請單的總額不得突破當年度核定的材料配件費用總額 若 超過不予審批 而產(chǎn)生的后果由使用單位負責(zé)人承擔(dān) 追 究相關(guān)人員責(zé)任 第十五條第十五條 年度采購計劃 一 對大宗材料 常用易耗件及大中修設(shè)備所需材料 列入計劃 二 對消耗有規(guī)律 使用量比較大的物資盡可能列入 年度采購計劃范圍 三 使用單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出下年度采購計劃 經(jīng)與材料科研究審核后 確定采購計劃報批 四 年度計劃采購的物資 盡量采用長協(xié)方式 寄售 方式進行 第十六條第十六條 季度采購計劃 一 季度采購計劃列入物資外的其它物資一般要列入 季度計劃內(nèi) 綜采搬家采購計劃應(yīng)列入 二 季度采購計劃作為使用單位在一個季度內(nèi)控制材 料配件消耗的一種方法 為月度采購計劃提供基本依據(jù) 材料科匯總后報供應(yīng)科 供應(yīng)科據(jù)此計劃對采購工作作出 安排 三 季度采購計劃的另一個作用為 市場調(diào)查 對提 報的新型物資 供應(yīng)科進行詢價 完成詢價后 將報價文 件報送使用單位 供參考確定是否需要采購 四 外委修理加工制造 應(yīng)列入季度計劃 使用單位 提出 經(jīng)設(shè)備科審核 報副礦長批準 報供應(yīng)科實施 第十七條第十七條 月度物資采購計劃 一 使用單位依據(jù)季度采購計劃 結(jié)合生產(chǎn)情況編制 下月度的采購計劃 經(jīng)審批后報材料科 二 使用單位在使用計劃申請單中可對季度計劃進行 修改 撤消品種或增減數(shù)量 也可增加季度采購計劃中未 列的物品 三 材料科經(jīng)匯總 審核平衡后 形成月度采購計劃 報礦長審批 送供應(yīng)科實施采購 第十八條第十八條 應(yīng)急采購計劃 一 使用單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中 如發(fā)生現(xiàn)場急需而 庫存無貨 或因計劃不周需增補計劃的 可發(fā)起應(yīng)急采購 計劃 二 特殊急用物資計劃由單位提出 主管副礦長審核 礦長審批 報材料科登記 送供應(yīng)科實施采購 三 因計劃不周造成的應(yīng)急計劃 使用單位提出 主 管副礦長審批 第四章第四章 投資性采購計劃的管理投資性采購計劃的管理 第十九條第十九條 投資性采購計劃是指公司批準下達的維簡 固定資產(chǎn) 安全費用 科技項目等新建或改擴建投資性項 目需購的設(shè)備 材料 備件 此類采購計劃分為自建項目采購 計劃 外包工程甲供物資采購計劃兩種 第二十條第二十條 自建項目由實施單位編制采購計劃 填寫 工程物資計劃申請單 設(shè)備經(jīng)設(shè)備科審核 報分管礦長審 批 送材料科 編制采購計劃時 應(yīng)依工程項目施工階段 期限編制 避免供應(yīng)不及時或超前過長占用資金等不合理 現(xiàn)象 第二十一條第二十一條 外包項目的甲供材料 設(shè)備 由項目管理 者依合同規(guī)定 編制采購計劃 填寫 甲供物資計劃申請單 由分管副礦長審批報材料科 設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核 第二十二條第二十二條 材料科對照庫存情況 編制 工程項目采 購單 報礦長審批 送供應(yīng)科實施采購 第二十三條第二十三條 外包甲供物資采購計劃量必須按實際需 要編制 不得形成超購積壓 第五章第五章 采購計劃的取消和修改采購計劃的取消和修改 第二十四條第二十四條 使用單位對已提交的采購計劃困現(xiàn)場需要 發(fā)生變化 可進行修改或取消 采購物品的變更或數(shù)量的 增加需經(jīng)分管副礦長審批 數(shù)量減少或取消不需審批 第二十五條第二十五條 取消和修改應(yīng)及時進行 不得延誤 需寫 出書面報告 報材料科 材料科若已形成采購計劃單報供 應(yīng)科 應(yīng)及時通知供應(yīng)科 供應(yīng)科應(yīng)采取措施終止采購 第六章第六章 物資編碼物資編碼 第二十六條第二十六條 物資編碼是對全部物資進行統(tǒng)一編碼 便于物資管理 物資編碼按一般編碼規(guī)則進行 第二十七條第二十七條 物資編碼由材料科負責(zé) 編碼的修改增 加 撤消由材料科實施 第二十八條第二十八條 物資編碼使用于物資管理的全過程 物 資使用計劃申請單 應(yīng)急物資計劃申請單 物資采購 單 領(lǐng)料單 等都要填寫編碼 第七章第七章 獎勵與處罰獎勵與處罰 第二十九條第二十九條 公司參與物資計劃管理人員都應(yīng)嚴格執(zhí) 行本規(guī)定 承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任 第三十條第三十條 公司對以下情形給予獎勵 一 嚴格履行職責(zé)成績顯著的人員 二 年末庫存材料比年初下降 10 時 三 挽回重大經(jīng)濟損失的人員 第三十一條第三十一條 未能嚴格執(zhí)行本規(guī)定 出現(xiàn)下列情節(jié)的給 予經(jīng)濟扣罰 一 未能按規(guī)定時間提報 物資使用計劃申請單 的 每推遲一天 扣罰使用單位負責(zé)人 200 元 二 因計劃不周需增補計劃 形成應(yīng)急采購的 每月只 允許一次 超過兩次以上的 每發(fā)生一次 扣罰該單位直 接責(zé)任人員和單位負責(zé)人 200 元