一體化合同管理的研究與實踐

1、一體化合同管理的研究與實踐徐訓生，朱一順（棗莊礦業(yè)集團公司 高莊煤礦，山東 棗莊 ）摘 要介紹了高莊煤礦開展一體化合同管理的研究與實踐情況。關鍵詞煤炭企業(yè)；合同管理；一體化合同管理隨著經(jīng)濟全球化進程的不斷加快，市場經(jīng)濟越來越廣泛地滲透到國有企業(yè)之中，使競爭日趨加劇。合同作為市場主體交換關系的主要表現(xiàn)形式，在經(jīng)濟往來中顯得猶為重要。為此，高莊煤礦率先開始了一體化合同管理的研究與實踐，并取得了顯著的效果。一、一體化合同管理的內涵一體化合同管理是一種注重實效的經(jīng)營管理方式，它把企業(yè)與外部供貨商之間的關系一律視為法律經(jīng)濟關系，將企業(yè)內部各職能部門按責分工，權責明確，相互制衡，通過合同的方式體現(xiàn)主體意志

2、和需要，并對合同行為進行科學的全過程管理。是充分體現(xiàn)出“完整、系統(tǒng)、專業(yè)”的一體化經(jīng)營模式。1.完整的過程控制合同行為是一種規(guī)范化的法律行為，它包括合同的訂立、合同的變更或解除、合同的履行、合同的終止等過程。完整的過程控制包括事前預防、事中控制和事后分析。事前預防主要以市場調研和資信調查為主要內容，貫徹預防為主、防患于未然的思想，使合同的質量、可靠性、合法性、可行性在合同簽訂前就得到保障；事中控制主要以對比合同價格、審查合同條款、監(jiān)督合同執(zhí)行為主要內容，它是合同過程管理的中心部分，涉及到合同價格的確定、合同條款的審簽、合同標的的執(zhí)行等；事后分析主要以分析總結為主，整理合同基礎資料、建立合同簽約

3、檔案、做合同報表，它是提高合同管理運行質量的基礎保障。2.系統(tǒng)的組織管理模式合同行為具有兩大特點，一是合同主體的多元化，二是合同行為的過程性和連續(xù)性。對外，合同管理需要面對形形色色的廠家或供貨商；對內，合同管理是一個系統(tǒng)管理過程，不僅是合同管理機構的事，還涉及采購、供應、審計、財務、紀委、規(guī)劃發(fā)展等多個科室的配合，因此，合同管理工作不能墨守陳規(guī)、循規(guī)蹈矩，應有一條內容全新、角度完全不同的內部組織管理模式，為此，按照礦領導安排，本著“管辦分離、相互制衡”的原則，我們設立了合同管理機構，成立了合同管理委員會，配備了專、兼職合同管理員及合同承辦員，明確了部門責任制和崗位責任制，制訂了管理制度，規(guī)定了

4、無合同不采購、無合同不審計、無合同不結算、無合同不收貨的系列規(guī)定，形成了領導重視、各部門參與的良好態(tài)勢，這種新型的組織關系，按職能分工進行分級管理、過程監(jiān)控，它不受其他因素影響，而注重強調業(yè)務導向，強調圍繞合同過程管理的系統(tǒng)管理模式，因而更加適應企業(yè)管理的需要，在復雜多變的市場環(huán)境中更具競爭力，更能搞好自我保護，維護企業(yè)利益。二、高莊煤礦一體化合同管理的具體構建1.建立精干高效的組織機構要想加強企業(yè)合同管理，堵塞漏洞，避免企業(yè)經(jīng)濟損失，必須建立一支完備的合同管理組織，形成一支高效、快捷、廉正的合同管理隊伍。在用人機制上，要廣泛吸納廉潔自律、專業(yè)知識強、業(yè)務能力硬的人員擔當具體的合同管理工作。礦

5、對合同堅持統(tǒng)一管理、專業(yè)歸口、分級負責的原則。采取領導主管、合同管理機構統(tǒng)管、各職能部門分管、承辦人員專管的綜合式的合同管理體制。我們按照“精簡、精干、高效”的原則，加強宏觀調控與專業(yè)部門的管理職能，逐步規(guī)范并建立了一支精干高效、運轉靈活、職責明確、科學務實的管理機構。（1）成立了合同管理委員會，依靠集體的力量解決問題，集思廣益，避免個人思維的偏見，充分發(fā)揮大家的主觀能動性，增強合同管理的透明度。合同管理委員會由礦長任主任，有關副礦長任副主任，財務科、綜考辦、采購中心、供應科、機電科、基建辦等相關科室主要負責人為成員。合同管理委員會是礦合同管理的決策和指揮機構，負責各種合同的管理和指導工作，監(jiān)

6、督檢查各項合同管理制度的實施情況，工作中實行民主集中制，采用集體討論的形式解決問題，對決定的事項集體負責。（2）合同管理辦公室是對全礦合同進行統(tǒng)一管理的具體業(yè)務部門，受合同管理委員會的監(jiān)督與指導，統(tǒng)一管理企業(yè)各部門對外簽訂的各種合同，對合同依法進行審核、登記、歸檔，擬訂企業(yè)合同管理制度和各項合同管理專項制度，合同管理辦公室設專職合同管理員，合同管理員對合同管理辦公室和合同管理委員會負責，具體負責日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中合同的訂立、履行、變更、解除等工作。2.加強業(yè)務學習，注重人員培訓在市場經(jīng)濟中，競爭機制日益加強，受利益驅使，不免會出現(xiàn)以次充好、魚目混珠的情況，給企業(yè)的經(jīng)濟交往增加了風險度，這就更加

7、體現(xiàn)了法制經(jīng)濟、合同管理在企業(yè)管理中的重要性。合同管理工作涉及面廣，知識性強，要求又相對嚴格，有些合同業(yè)務人員缺乏必要的合同法律常識，也不懂得簽訂和履行合同的程序，導致合同簽訂質量不高，甚至不簽合同的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，要提高合同管理工作的整體水平，必須先提高合同管理人員的整體素質。為此，我們加強了合同管理人員及承辦人員的業(yè)務技能學習，通過合同例會、集體會審等多種渠道、多種形式深入開展法律知識及合同管理相關知識的學習，及時向合同管理人員、合同承辦人員傳達上級有關合同管理及材料采購方面的文件精神，通過學習，讓大家相互交流新思想、新信息和工作經(jīng)驗，從而提高了合同管理人員的業(yè)務技能。3.建立完善的合

8、同管理制度體系我們從強化制度、加強管理入手，以創(chuàng)建高產(chǎn)高效高度文明的現(xiàn)代化礦井為目標，修訂出臺了一系列合同管理辦法和管理制度，切實做到了“凡事有章可循，凡事有據(jù)可查，凡事有人負責，凡事有人監(jiān)督”，實現(xiàn)了合同的全過程管理。合同管理制度既包括合同管理實體方面的內容，又包括合同管理程序方面的內容；既包括實施合同的內容，又包括管理合同的內容，它是包括合同法律法規(guī)在內的所有調整合同訂立、履行、變更、解除、糾紛處理和管理行為而制定的必須遵守的制度體系。從過程管理程序上講，主要包括合同簽約前的制度、合同簽約時的制度、合同履行的制度及合同履行后的制度等。（1）合同簽約前制度合同簽約前制度包括市場調查和資信調查

9、制度。市場調查制度。即在合同簽訂前，對所需物資供貨廠家的、質量、價格、付款方式、交貨期等情況進行調查的一種制度。其要求切實掌握市場行情，把握供貨信息，努力做到“貨比三家”，用最小的投入求最大的產(chǎn)出。資信調查制度。即對供貨廠家的信譽、經(jīng)營范圍、經(jīng)營權限、技術及人力裝備等進行調查的一種制度。如對對方主體資格和資信情況不明的，還可以通過工商行政管理、金融等有關部門咨詢對方的主體資格和資信情況，防止上當受騙。（2）合同簽約時制度統(tǒng)一文本制度。即在簽訂合同時必須使用經(jīng)工商管理部門認可的、集團公司統(tǒng)一要求的合同文本，使用統(tǒng)一的格式文本可以為當事人雙方簽訂合同提供方便，并保證合同簽訂的合法性、有效性。合同招

10、標采購制度。即在對物資進行初步調研后確定供貨商，由合同管理部門組織紀監(jiān)、審計、財務、設備、采購等部門參加，召集三家或以上的供貨商進行合同標的報價及說明有關服務承諾，根據(jù)其綜合情況確定供貨廠家，為了確保招標采購工作的有效開展，我們建立了招標采購工作專業(yè)人才庫，負責具體的技術工作。合同審查制度。即合同承辦部門在合同草簽后，報合同管理機構對合同條款進行審查，以確保簽約條款的適宜性，避免因合同簽約條款原因給企業(yè)造成不必要的損失。合同會審制度。即草簽的合同經(jīng)初步審查后，填寫合同審批表，報合同管理委員會集中會審，合同管理委員會對草簽合同的價格、質量、服務承諾、交貨方式等進行詳細的審查，同意認可后在合同會審

11、表上簽字，最后由合同部門負責人、合同分管領導和合同主管領導簽字批準，這樣，利用集體的智慧把好合同簽訂關，就可以少出差錯，更好地維護企業(yè)的利益。合同專用章管理制度，即規(guī)定對合同專用章的使用、保管等制度，合同專用章應有專門人員進行保管，不按規(guī)定程序不得隨意加蓋合同專用章，否則，嚴肅追究責任人的責任。（3）合同履行中制度崗位責任制。既具體規(guī)定合同管理部門、合同承辦部門和合同管理員及承辦員的責任范圍、應付的責任及擁有的職權的一種制度。它有利于企業(yè)內部合同管理分工協(xié)作，責任明確，逐級負責，使責、權、利相統(tǒng)一，從而更利于明細職責、調動積極性，促進各項合同管理工作的有效開展。合同驗收、審計、結算制度。即簽訂

12、后的合同在履行過程中，由供應部門依據(jù)簽約合同條款對物資的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行驗收，審計部門依據(jù)簽約合同條款對其發(fā)票的合規(guī)合法性進行審計，財務部門依據(jù)簽約的合同條款對對方單位進行結算的制度。合同糾紛處理制度。即合同雙方在合同履行過程中發(fā)生糾紛，規(guī)定由哪個部門向領導反映并采取具體措施，及時妥善處理，從而保護企業(yè)利益的一項制度。（4）合同履行后制度合同臺賬、檔案管理制度。即在合同履行后期，對簽約合同的資料進行收集、整理、統(tǒng)計、歸檔的一種制度，它是合同管理的一項基礎性工作，在一定程度上也代表著合同管理水平的高低。統(tǒng)計報表制度，即在合同簽訂后，每月對合同簽訂數(shù)量、金額、節(jié)約額、簽訂時間、承辦人等進行綜

13、合統(tǒng)計，并形成合同報表，經(jīng)領導簽批后上報集團公司的一種制度。合同獎懲制度，即依據(jù)合同管理人員和承辦人員的工作表現(xiàn)和工作成績，根據(jù)考核結果按一定標準對在合同管理過程中做出突出貢獻的單位和個人進行獎勵、對為企業(yè)造成損失的單位和個人進行處罰的一種制度。它可以有效地調動合同管理人員和承辦人員的工作積極性，增強其工作責任心。（5）合同簽訂的原則堅持“管辦分離、相互制衡”的原則；堅持“效益優(yōu)先、合規(guī)合法”的原則；堅持“同質比價、同價比優(yōu)、同優(yōu)比服務”的原則；堅持“公平、公正”的原則。（6）合同及相關文件資料的歸檔管理加強合同及相關文件資料的歸檔管理工作。合同文本及相關資料同屬重要法律文件，發(fā)生之后應及時建

14、賬并妥善保存，為避免經(jīng)濟糾紛提供最原始資料。為此，我們明確專人負責合同檔案管理工作，對簽約合同的資料進行收集、整理、統(tǒng)計、歸檔。三、高莊煤礦實施一體化合同管理取得的成效高莊煤礦根據(jù)市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律，大膽創(chuàng)新，勇于探索，將先進的管理思想和方法應用于煤炭企業(yè)實踐，并且根據(jù)自身企業(yè)的經(jīng)營狀況，逐步深化和提高，通過開展一體化合同管理，實現(xiàn)了從人治到法制的轉變，有效地規(guī)避了合同風險，提高了采購質量，降低了采購成本。經(jīng)濟效益、管理效益及社會效益得到有效提高，市場競爭力不斷加強。1.通過實施一體化合同，管理效益得到了大幅提高我們從強化制度建設入手，合同基礎管理工作得到改善和加強，通過實施合同的全過程管理，建

15、立了完善的合同管理機構，形成了一支精干、高效、快捷的合同管理隊伍，通過對合同管理制度的健全與完善，規(guī)范了合同管理行為，實現(xiàn)了“八化”的要求。即：經(jīng)濟往來合同化；簽訂履行程序化；合同文本統(tǒng)一化；糾紛處理法律化；管理制度標準化；合同管理與生產(chǎn)經(jīng)營一體化；臺賬檔案規(guī)范化；管理手段現(xiàn)代化。合同管理的加強，得到了上級領導的一致肯定，被集團公司評為“合同管理基礎工作先進單位”。2.通過實施一體化合同管理，經(jīng)濟效益得到了大幅提高我們對合同的審查簽訂，嚴格按照合同法和上級有關文件精神，并結合我礦合同管理的實際，實行了合同的集體會審會簽和過程的跟蹤管理，為我礦避免了大量的不必要的損失。2007年度，共簽訂合同635份，總金額12607.91萬元。合同簽約率和合同履約率均達到了100%，共挽回和避免經(jīng)濟損失308.71萬元?？傊?，現(xiàn)代煤炭企業(yè)要想在市場競爭中立于不敗之地，永遠走在時代的前沿，就必須