第三章會議組織實施

1、會議組織實施,A,B,C,目錄,會議前期準(zhǔn)備工作,會議當(dāng)天,4,會議服務(wù)宗旨-你對會議組織的態(tài)度,你想要一個什么樣的會議,你也可以組織出這樣的會議,擬定會議 方案,會議通知,會議材料,工作人員,會前檢查,組織報名,布置會場,會議前期準(zhǔn)備的主要流程,機(jī)械廠關(guān)于召開職工教育工作會議的方案,市機(jī)械局： 為了貫徹落實中共中央、國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)職工教育的決定，我廠定于5月10日至15日，在廠招待所召開職工教育工作會議，特制定會議方案如下： 一、會議目的。認(rèn)真學(xué)習(xí)中共中央、國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)職工教育工作的決定，傳達(dá)省市教育工作會議精神，結(jié)合我廠實際情況，制訂加強(qiáng)職工教育的規(guī)劃，研究落實中青年職工的“雙補(bǔ)”教育工

2、作。 二、會議規(guī)模。主管教育工作的廠黨委書記、廠長；廠部有關(guān)科室負(fù)責(zé)人、工作人員；各分廠主管教育工作的負(fù)責(zé)人；各車間主管教育工作的主任；工會、共表團(tuán)各級主管教育工作的負(fù)責(zé)人，共58人。 三、會議日程。5月10日，傳達(dá)省市教育工作會議精神，學(xué)習(xí)中共中央、國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)職工教育工作的決定。大會傳達(dá)后，分組討論，吃透上級精神，提高認(rèn)識，端正態(tài)度。5月11日至15日，結(jié)合我廠實際情況制訂加強(qiáng)職工教育規(guī)劃，研究落實“雙補(bǔ)”教育任務(wù)，解決“雙補(bǔ)”教育中的各種實際問題,四、會議采取大小會相結(jié)合的方法進(jìn)行。10日上午舉行開幕式，大會傳達(dá)上級會議精神及中央文件，由黨委書記作動員報告。15日下午舉行閉幕式，宣讀我

3、廠加強(qiáng)職工教育規(guī)劃，部署開展“雙補(bǔ)”教育任務(wù)和措施。 五、會議準(zhǔn)備工作。廠里準(zhǔn)備抽調(diào)十名熟悉教育工作的同志，用半個月時間通過調(diào)查研究，上下結(jié)合，寫出一份加強(qiáng)我廠職工教育工作特別是開展“雙補(bǔ)”教育工作的實施方案，并制訂出加強(qiáng)職工教育工作五年規(guī)劃（草案），拿到會議上討論修改。 六、會議經(jīng)費(fèi)。為了集中精力開好會，所有參加會議人員一律在招待所住宿。其各項開支見附表。 七、請局領(lǐng)導(dǎo)參加我們的會議，并請分管教育工作的局長在開幕式上講話。關(guān)于講話稿的撰寫，將派專人面談。 以上方案，當(dāng)否，請批示。 機(jī)構(gòu)廠（公章） 年月日,二）制發(fā)會議通知,1、會議通知的作用： 傳遞會議信息 收集信息 收集與會者提出的議題、對

4、會議議程的意見、提交的論文或報告以及其他需要在會議上進(jìn)行交流的文件。 反饋信息 向會議組織者反饋與會者的有關(guān)信息，如姓名、職務(wù)、人數(shù)等，為會議的接待工作做準(zhǔn)備。 履行相關(guān)義務(wù),2、會議通知的種類： （1）按通知的形式分 口頭通知 書面通知 （2）按通知的性質(zhì)分 會議預(yù)告通知 正式通知,3）按通知的名稱分 會議通知 用于研究工作、進(jìn)行決策的會議，發(fā)送對象是會議的當(dāng)然成員和法定成員、本機(jī)關(guān)或本單位內(nèi)部的工作人員、下級機(jī)關(guān)或所屬單位、受本機(jī)關(guān)或本單位職權(quán)所制約的單位。 邀請信（函、書） 一般用于橫向性的會議，具有禮節(jié)性，發(fā)送對象是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位以及個人，如召開學(xué)術(shù)性會議或者技術(shù)鑒定會，以

5、發(fā)邀請信為宜,請柬 主要用于舉行儀式類活動，如開幕式、竣工儀式、簽字儀式等等。發(fā)送對象一般都是上級領(lǐng)導(dǎo)、社會人士、兄弟單位等，多使用書面語，語言恭敬儒雅。 海報 是一種公開性的會議通知形式，通常采用招貼的方式，主要用于可以自由參加的學(xué)術(shù)性報告會。 公告 是一種專門用于股份公司召開股東大會時，通過登報發(fā)出的會議通知,3、會議通知的內(nèi)容： 會議名稱 主辦者 會議內(nèi)容 參加對象 會議時間 會議地點 其他事項 如參加會議的費(fèi)用、報名的方式和截止日期、有關(guān)論文撰寫和提交的要求、入場憑證以及組織者認(rèn)為必須說明的事項。 聯(lián)絡(luò)信息 如主辦單位或會議籌備機(jī)構(gòu)的地址、郵編、銀行帳號、電話和傳真號碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓

6、名等等,4、會議通知的形式 口頭通知 電話（傳真）通知 書面通知 電子郵件,三）組織報名,政府類：發(fā)文件、通告等 商業(yè)性會議：發(fā)送邀請函、打電話、登門拜訪、會議廣告等,四）印制會議材料,1、會議文件。 2、公議證件。 3、會議其他材料,與會人數(shù),場所選擇,插座、電源、白板、麥克風(fēng)等設(shè)備齊全,會場應(yīng)該舒適寬敞，隔音效果好,采光通風(fēng)良好，最好有窗簾,沒有其他干擾，安靜不嘈雜,空調(diào)良好,會場的基本要求,五）會場布置,排座方式,禮堂式/劇場式 是最常用的排座方式之一。它要求椅子面對主席臺，主桌或講演者按行排列。這種排列方式適合不用記太多筆記的大會、講座和論壇等活動，大小會都可使用,課堂式/教室式,這種

7、排列方式也是常見的會議場地布置方法之一。這種將會議廳（室）桌椅按學(xué)校教室桌椅排列的布置不僅適用于大型活動，也適用于小型會議、典禮、小型演講會或討論活動，所以又稱為研討式排座。這種排座方式的優(yōu)缺點基本上同禮堂式/劇場式相似，可以增加會議的嚴(yán)肅氣氛并將會議出席者的注意力集中到主席臺，它還可以最大限度地利用場地空間，所以場地小而人數(shù)較多的會議多采用此方式,U”字式 “U”字式又稱為“U”型臺式，這樣面對面坐的安排，便于討論與交談，適用于小型會議。缺點是會議主持人往往看不清會議出席者的名牌,馬蹄式 馬蹄式排列適合董事會和交換意見的活動，在國際會議中使用較多。有些國際機(jī)構(gòu)的會議廳（室）的固定座位都以馬蹄

8、式排列。這種排列方式的長處是每個會議出席者都面向主席臺彼此互不遮擋，所以它和“U”字式排列一樣適宜講演者使用視聽設(shè)備進(jìn)行陳述的會議。缺點是當(dāng)馬蹄式兩邊座位同主席成90度角時，會議主持人往往也會看不清會議出席者的名牌,中空方型和中空圓型 不想要安排主席臺的會議策劃者喜歡中空方型和中空圓型/回型臺式排座。這種排座方式有些像“U”字式和“馬蹄式”，只不過是將在“U”字式和“馬蹄式”排列時形成的開口封上。這樣座椅自然地被安排在桌子的外邊，中空方型和中空圓型排座在小型會議的布置中最常見。用中空方型和中空圓型排座通常最多排40人的座位,E”字式 “E”字式排座是“U”字式排座的變型。兩排椅背之間需留出約1

9、21.92厘米寬的地方供人員走動,T”字式 “T”字式排座是“U”字式排座的另一種變型。這種排座有一個76.2厘米寬的主席臺，按“T”字式排座。在主席臺中心部位伸出一排臺子，長度可按需要而定,圓桌式 圓桌式就是指會議出席者和主持人環(huán)桌而坐，沒有禮賓順序上的高低貴賤，因而能更好地體現(xiàn)平等協(xié)商的原則。也常有非正式協(xié)商之意，所以這種排列形式，在國際會議中使用較多,群落式 這種排列方式較不正式，適合于分組討論或社交活動。會議主席或主持人只能隨遇而坐,2、會場氛圍的布置 （1）會標(biāo)、會徽、標(biāo)語、引導(dǎo)標(biāo)志等的懸掛。 （2）裝飾物的布置,3、會議用品和設(shè)施的配備 （1）會議用品 文具用品、生活用品、辦公用品

10、、裝飾用品等 （2）會議設(shè)施設(shè)備 1、視聽設(shè)備 音響系統(tǒng) 由音源、調(diào)音臺、功率放大器和音箱四部分組成。 屏幕 投影機(jī) 同聲傳譯設(shè)備 2、照明設(shè)備及空調(diào)設(shè)備,六）培訓(xùn)臨時工作人員及安排相關(guān)服務(wù),會議服務(wù)質(zhì)量的高低就是直接影響到企業(yè)與會目標(biāo)實現(xiàn)與否的關(guān)鍵。 服務(wù)（SERVICE）集微笑、出色、準(zhǔn)備、看待（一視同仁）、征詢、創(chuàng)新、交往為一身，體現(xiàn)了服務(wù)的準(zhǔn)則和技巧,會場當(dāng)天,內(nèi)場人員,A 熟知各種物料存放 B 負(fù)責(zé)文具話筒傳遞 C 協(xié)助工作,A 場內(nèi)攝像/拍照 B 場內(nèi)溫度調(diào)控 C 安排會議室值班 D 保管會議及通訊設(shè)備財產(chǎn)安全,A 場外對接人員 B 場內(nèi)服務(wù)跟蹤 C 臨時應(yīng)急處理 D 會后物料整理

11、回收 E 及時發(fā)放與回收會議滿意度意見反饋表,服務(wù) 應(yīng)急,設(shè)備 跟蹤,文具 發(fā)放,A 負(fù)責(zé)與會人員簽到 B 跟蹤茶歇臺的準(zhǔn)備 C 確認(rèn)用餐人數(shù)及時通報餐廳 D 時刻關(guān)注備餐情況,A 對接行政車司機(jī)應(yīng)急臨時采購 B 與酒店協(xié)調(diào)客房及餐飲事項 C 會后負(fù)責(zé)物料整理回收歸位,會場當(dāng)天,外場人員,場外服務(wù),服務(wù) 跟蹤,后續(xù)工作,會場的相關(guān)資料提交會議組織部門 1、會議簽到表 2、剩余物料的歸類及歸位 3、及時提交影像/錄音資料 4、協(xié)調(diào)協(xié)助新聞稿撰寫 5、根據(jù)滿意度的反饋情況做總結(jié)提高,討論：特殊事項處理,會議召開前，一名參會人員突然心臟病發(fā)作，倒在舞會大廳，你該怎么做,下等2點，酒店突然通知你，房間

12、已經(jīng)安排滿了，不得 不把你的40名來賓安排到附近的一家酒店住宿，你該 怎么辦,四、會后評估,會議評估是會議管理的一項基本工作。它關(guān)系到會議組織者的會議組織管理水平能否不斷提高的大問題,評估的目的,一、檢查會議目標(biāo)是否實現(xiàn) 二、看看與會者是否滿意 三、明確會議的成本效益如何 四、清楚哪些方面需要改進(jìn),評估的內(nèi)容,一、會議議程及內(nèi)容 （一）、會議主題、議題的恰當(dāng)性 （二）、會議議程安排的合理性 會議議程安排的合理性是會議評估的重要對象，因為，會議目標(biāo)的實現(xiàn)是通過會議議程的安排來進(jìn)行的，而與會者的參與也受到會議議程的影響與限制。 （三）、會議發(fā)言人選擇的得當(dāng)性 （四）、分組討論的充分性,二、會議各項

13、活動 （一）、會議的歡迎宴會、歡送宴會是否得當(dāng)？ （二）、參觀、訪問、游覽活動安排的合適性 三、會議附設(shè)展覽活動 （一）、展覽場地的合適性 （二）、展品裝卸、存儲服務(wù)的質(zhì)量 （三）、展覽服務(wù)的質(zhì)量 （四）、參展效果,四、會議場所設(shè)施、服務(wù)與環(huán)境 （一）、議場所的音響效果 （二）、場所是溫度、濕度、照明度 （三）、會議場所的同聲翻譯設(shè)備的質(zhì)量 （四）、會議場所指引系統(tǒng)的完美性 （五）、會議飲水服務(wù)的質(zhì)量 （六）、會議的茶/咖啡服務(wù)質(zhì)量 （七）、會議的同聲翻譯質(zhì)量 （八）、會議的環(huán)境質(zhì)量,五、會議住宿、餐飲 （一）、會議指定賓館的質(zhì)量 （二）、會議餐飲及其服務(wù)的質(zhì)量 六、會議目的地的質(zhì)量 （一）、會議目的地的環(huán)境質(zhì)量 （二）、會議目的地居民的好客程度 （三）、會議目的地旅游景點的吸引力 （四）、會議目的地的形象,七、會議宣傳促銷與接待工作 （一）、會議宣傳促銷工作的成效 （二）、會議接待工作的質(zhì)量,評估的方法,一、調(diào)查問卷 調(diào)查問卷是最常用的會議評估的有效方法。調(diào)查問卷可以通過以下幾種方式進(jìn)行： （一）現(xiàn)場手工填寫 （二）現(xiàn)場電腦填寫 （三）會后電腦填寫,二、面談 會議結(jié)束時邀請部分調(diào)查對象集中或分別面談，征求他們對會議的意見和評價。這種方法只能對會議進(jìn)行定性評估。 三、電話調(diào)查 四、現(xiàn)場觀察,五、會后工作,一、感謝方方面面對會議的幫助和支持 （一）感謝與會者的參會 （二）感謝