關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)(精)

1、關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)近年來(lái)，在各級(jí)黨委、政府的支持下，在各級(jí)信息管理 部門(mén)和檔案部門(mén)的共同努力下，我市檔案信息化取得較好的 進(jìn)展，文件檔案的科學(xué)管理水平不斷提高，檔案信息化的規(guī) 范化工作和數(shù)字資源建設(shè)已具備一定基礎(chǔ)，部分?jǐn)?shù)字資源實(shí) 現(xiàn)了全市共享， “一個(gè)中心（電子政務(wù)文件中心 ）、兩個(gè)平臺(tái) （基 礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái) ）、三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù) （檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、 重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)、 多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù) ）、四個(gè)數(shù)字化系統(tǒng) （紙質(zhì)檔案掃描系統(tǒng)、 照片檔案掃描系統(tǒng)、 縮微檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、 視音頻檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng) ）已具雛形（見(jiàn)附件）， 有效地推動(dòng)了我 市檔案事業(yè)向?qū)崿F(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”、建設(shè)“兩個(gè)體系”

2、的目標(biāo)邁進(jìn)， 有效地為我市各項(xiàng)事業(yè)尤其是政務(wù)信息公開(kāi)提供了較好服 務(wù)服務(wù)。但是，盡管我市檔案信息化取得一定成效，某些方 面走在全省甚至全國(guó)的前列，但依然存在一些問(wèn)題，需完善 地方還很多：檔案信息化引發(fā)的檔案管理新理念、管理新體 制和新管理方法在檔案部門(mén)沒(méi)有得到普遍建立，發(fā)展的思路 不夠清晰，目標(biāo)任務(wù)不夠明確，落實(shí)不到位；一些地區(qū)沒(méi)有 把檔案信息化建設(shè)納入本地市信息化建設(shè)整體規(guī)劃，檔案信 息化建設(shè)缺乏必要的設(shè)施設(shè)備和資金保障；一些部門(mén)檔案信 息化投入效益不高，沒(méi)有把檔案信息化工作置于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā) 展和政務(wù)公開(kāi)的大局，為黨委、政府中心工作服務(wù)和為民便 民的成效不明顯；一些檔案館實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索利用檔

3、案， 但僅限于內(nèi)部使用，沒(méi)有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享；一些檔案 部門(mén)存在重硬件投入、輕軟件建設(shè)和信息資源開(kāi)發(fā)，重?cái)?shù)據(jù) 收集、輕標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等現(xiàn)象；檔案信息化建設(shè)人才匱乏現(xiàn)象仍 普遍存在。這些問(wèn)題已經(jīng)影響了檔案信息化的健康發(fā)展，削 弱了信息化對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力，因而必須引起重視并 給予解決。為推動(dòng)我市檔案信息化又好有快的發(fā)展，現(xiàn)根據(jù)當(dāng)前我 市檔案信息化工作情況，對(duì)改進(jìn)我市檔案信息化工作提出如 下意見(jiàn)：一、要從檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度認(rèn)識(shí)和定位檔案信息 化，以檔案信息化建設(shè)為龍頭帶動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展以檔案信息化建設(shè)為龍頭，就是要把檔案資源的信息化 擺在優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略高度，將檔案信息化納入各地區(qū)社會(huì)信 息化

4、的重要內(nèi)容，通過(guò)信息化建設(shè)帶動(dòng)和促進(jìn)檔案資源建設(shè) 和檔案信息開(kāi)發(fā)服務(wù)工作。在國(guó)家信息化的大環(huán)境下，把檔 案信息化作為檔案事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先戰(zhàn)略選擇，是新時(shí)期檔案 事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和根本動(dòng)力，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨躍式 發(fā)展的主要抓手。作為國(guó)家基礎(chǔ)性的戰(zhàn)略信息資源，檔案資源只有通過(guò)信 息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化改造、 管理和資源整合， 建立起規(guī)范化、 可共享的分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)體系，依托國(guó)家政務(wù)信息 網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)面向各級(jí)機(jī)關(guān)、面向大眾的社會(huì)化服務(wù)，才能充分 發(fā)揮檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。檔案資源只有通過(guò)信息化，建立起國(guó)家檔案信息資源災(zāi) 難備份體系，才能確保在任何條件

5、、任何環(huán)境下檔案信息的 安全，確保在各種災(zāi)難發(fā)生時(shí)提供檔案信息的及時(shí)恢復(fù)與應(yīng) 用服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案信息資源的戰(zhàn)略貯備作用。檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，科學(xué) 規(guī)劃?rùn)n案信息化工作，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以網(wǎng)絡(luò) 化管理為基礎(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享為目標(biāo)，才能真 正實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案工作的地位和價(jià)值。二、檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展 檔案信息化是一項(xiàng)全局性、長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，在檔案 信息化建設(shè)中，必須牢固樹(shù)立和認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，統(tǒng)籌 規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展，才能全面推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。1、統(tǒng)籌規(guī)劃是做好檔案信息化工作的關(guān)鍵。 檔案信息化 涉及館際合作、資源配置、協(xié)作

6、開(kāi)發(fā)、信息共享、網(wǎng)絡(luò)建設(shè) 等問(wèn)題，要結(jié)合國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化計(jì)劃，進(jìn)行充分的可行性研 究，制定檔案信息化的總體發(fā)展規(guī)劃， 協(xié)調(diào)配合， 共同發(fā)展， 穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。要結(jié)合國(guó)家和地方國(guó)民經(jīng)濟(jì)信 息化發(fā)展戰(zhàn)略，按照檔案信息化中長(zhǎng)期發(fā)展的要求，確定檔 案信息化的目標(biāo)、措施、步驟與要求，分項(xiàng)制定以檔案信息 數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)為重點(diǎn)的工程項(xiàng)目建設(shè)計(jì) 劃，并且積極爭(zhēng)取將計(jì)劃納入政府發(fā)展規(guī)劃和信息化項(xiàng)目建 設(shè)具體工作計(jì)劃，以項(xiàng)目建設(shè)帶動(dòng)事業(yè)發(fā)展，扎扎實(shí)實(shí)地推進(jìn)信息化計(jì)劃的實(shí)施。2、質(zhì)量是檔案信息化建設(shè)的核心。要嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的 信息化標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案數(shù)據(jù)的著錄、交換、檔案的數(shù)字化和 信息共享等。要繼

7、續(xù)貫徹執(zhí)行佛山市機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)著 錄格式、佛山市紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化技術(shù)操作辦法 和佛 山市檔案館檔案數(shù)字化處理操作規(guī)程（試行） 、佛山市電 子文件移交格式暫行規(guī)定等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做到“一市五區(qū)”檔 案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3、技術(shù)保障是提高檔案信息化工作效率的依托。要從 數(shù)量上和質(zhì)量上提高信息化技術(shù)技術(shù)力量，積極組織和參加 信息化技術(shù)培訓(xùn)。 要推行“兩個(gè)一體化”（即文檔一體化和館室 一體化），在區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一規(guī)范軟件。三、檔案信息化建設(shè)要以檔案信息資源建設(shè)和共享為核心檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的核心，檔案信息資源 建設(shè)水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源 的有效開(kāi)發(fā)與利用程度。只有

8、通過(guò)檔案數(shù)字化手段，建立起 各級(jí)各類(lèi)、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)筑全 市檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的 有效開(kāi)發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)。當(dāng)前著重建設(shè)四個(gè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)： （ 1 ）檔案目錄數(shù)據(jù) 庫(kù)。 “十一五”期間我市要全面完成市、區(qū)兩級(jí)綜合檔案館目 錄數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)建設(shè)和資源建設(shè)，逐步完善檔案館的計(jì)算機(jī) 檢索體系， 提高各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的現(xiàn)代化管理水平。 （2） 以開(kāi)放現(xiàn)行文件和服務(wù)黨政部門(mén)為核心的電子政務(wù)文件數(shù) 據(jù)庫(kù)， 實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管理。 （3）重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。 （ 4 ）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、錄音、錄 像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。四、檔案信

9、息化建設(shè)要以人為本，服務(wù)社會(huì)為目的 要以構(gòu)建全市檔案信息資源共享體系、資政決策和公眾 需求為出發(fā)點(diǎn)，以人為本，立足服務(wù)，建立了兩個(gè)信息服務(wù) 平臺(tái)：一是基于政務(wù)網(wǎng)推廣應(yīng)用“電子文件檔案信息管理系 統(tǒng)”，面向黨政機(jī)關(guān)提供檔案信息資源內(nèi)部共享服務(wù)和有條件 的公眾服務(wù)，發(fā)揮文件檔案的資政作用。二是基于因特網(wǎng)， 建成了分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)，面向廣大公眾提供全市檔案 （目錄）查詢(xún)和現(xiàn)行文件利用服務(wù)?，F(xiàn)行電子文件查閱中心 真正納入政府信息公開(kāi)體系之中，爭(zhēng)取黨委、政府的支持， 納入政府相關(guān)計(jì)劃， 承擔(dān)政府信息公開(kāi)目錄編制、 發(fā)布工作， 參加政府信息公開(kāi)的檢查督促工作等，使現(xiàn)行文件查閱服務(wù) 中心向政府信息查詢(xún)服務(wù)

10、中心轉(zhuǎn)變。五、檔案數(shù)字化要理清思路，科學(xué)管理，穩(wěn)步推進(jìn) 當(dāng)前要突出抓好四項(xiàng)工作： 1、檔案數(shù)字化首先是檔案 目錄數(shù)字化。要求市、區(qū)兩級(jí)檔案館將上年度館藏檔案目錄 （含新進(jìn)館部分） 在下一年度實(shí)現(xiàn)全部數(shù)字化， 并在此年 10 月 31 日前將全部目錄和開(kāi)放檔案目錄向市檔案館移交，集 成全市檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。 2、要堅(jiān)持“利用優(yōu)先、開(kāi)放優(yōu)先、 搶救優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”的原則，科學(xué)確定檔案數(shù)字化的范圍。 建議有條件的檔案館對(duì)公眾利用率高的專(zhuān)業(yè)檔案優(yōu)先進(jìn)行 數(shù)字化。 3、要在“還清舊帳”基礎(chǔ)上“不欠新債”， 抓好新形成 電子文件進(jìn)館。 4、要堅(jiān)持時(shí)效性原則，檔案數(shù)字化加工與 數(shù)字化檔案利用要同步實(shí)現(xiàn)。 5、要加強(qiáng)檔案信息安全預(yù)防 和檢查。在數(shù)字化處理過(guò)程中，要切實(shí)做到專(zhuān)網(wǎng)專(zhuān)用并與其 它網(wǎng)絡(luò)物理隔離，杜絕涉密行為。繼續(xù)加強(qiáng)現(xiàn)行電子文件的 接收工作，安排專(zhuān)人對(duì)接收的現(xiàn)行電子文件檢查，做到及時(shí) 鑒定和公開(kāi)利用。- 6 -附件:佛山市檔案部門(mén)數(shù)字資源建設(shè)和利用情況（至2008年11月）市直禪城南海順德高明三水檔案數(shù)字化數(shù)量（萬(wàn)頁(yè)）194.6017013238.534.3占館藏比例12.16%0%3.39%20.67%13.90%9.51%電子文件收集量（萬(wàn)份）12.884.998.15132.034.33開(kāi)放量（萬(wàn)份）3.460.311.230.330.650.