信用評級檔案管理制度

1、信用評級檔案管理制度精選資料信用評級檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范信用評級檔案管理工作充分發(fā)揮檔案在公司信用評級工作中的作用做好信用評級的信息管理和信息保密工作為企業(yè)信用數(shù)據(jù)庫建立和發(fā)展提供有效基礎(chǔ)根據(jù) 中華人民共和國檔案法 和企業(yè)檔案管理辦法結(jié)合本公司實際情況特制定本辦法。第二條信用評級檔案管理的主導(dǎo)責(zé)任部門是公司綜合部。綜合部應(yīng)當(dāng)督促和監(jiān)督業(yè)務(wù)部門按規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范日常操作過程中的資料信息建檔工作指導(dǎo)和檢查業(yè)務(wù)部門和人員的資料信息歸檔工作。第三條公司設(shè)立專門的檔案存放、保管場所和設(shè)施綜合部配備專人管理檔案確保檔案的安全。第四條公司信用評級部門和人員是信用評級檔案管理的第一資料信息提供

2、者和保密者應(yīng)當(dāng)嚴格執(zhí)行信用評級資料信息的采集、整理、移交、使用、補充、保密的規(guī)定并在評級過程中將獲得的任何評級資料先辦理資料歸檔記錄手續(xù)然后再辦理檔案使用記錄手續(xù)使用評級資料。第五條公司全體人員有協(xié)助采集或補充完善信用評級資料信息、資料歸檔的義務(wù)和資料保護責(zé)任。在評級過程中任何人隨時采集或者收到或者獲得相關(guān)評級資料時都必須及時辦理資料歸檔記錄手續(xù)將資料移交綜合部。第二章信用評級的建檔范圍第六條信用評級資料按照評級程序確定建檔范圍。第七條信用評級合同檔案資料包括但不限于評級委托協(xié)議等合同類資料。第八條信用評級對象信息檔案資料包括但不限于： （一）評級對象填寫的信用評級資料報告書 （二）評級對象提

3、供的原始資料（三）評級對象簽署的信用評價初評結(jié)果反饋意見函 （四）評級小組查詢的評級對象的信用監(jiān)管記錄。至少應(yīng)當(dāng)有浙江省信用中心 “信用浙江 ”網(wǎng)的信用提示記錄（五）評級小組采集的受評對象的信用相關(guān)信息資料 （六）評級小組所作的盡職調(diào)查計劃、提綱和記錄等。第九條信用評級分析信息檔案資料包括但不限于： （一）評級小組的信用評級報告（二）評級小組的信用評級測算與分析結(jié)果（三）信用報告審核單（四）相關(guān)的信用評級評審資料等。第十條信用評級發(fā)布信息檔案資料包括但不限于： （一）信用等級通知書（二）信用等級證書（三）評級結(jié)果公示資料（四）評級結(jié)果公告資料等。第十一條信用跟蹤評級信息檔案資料包括但不限于：

4、（一）跟蹤期間的補充資料（二）跟蹤評級報告等。第十二條涉及信用評級的其他具有利用和保存價值的資料信息。第十三條建立檔案的資料信息介質(zhì)包括： （一）紙質(zhì)資料（二）電子（包括光盤、移動硬盤）資料（三）音像資料（四）其他可以收集存放的介質(zhì)資料等。第三章建檔分類和編號第十四條信用評級檔案分為評級工作檔案和評級對象檔案兩大類第十五條評級工作檔案包括以下信息資料：（一）信用評級和信用服務(wù)的收文和發(fā)文按照公司文件檔案管理的規(guī)定執(zhí)行檔案管理不列入評級檔案管理范圍 （二）信用評級和信用服務(wù)的外部會議、培訓(xùn)、交流等活動的資料按照公司工作檔案管理的規(guī)定執(zhí)行不列入評級檔案管理范圍。（三）公司內(nèi)部的評審會議資料以及與評

5、審會議相關(guān)的資料作為評級工作檔案按照會議屆次單獨建冊立卷（四）評級合同作為工作檔案按照季度單獨建冊立卷后移交公司財務(wù)部。第十六條評級對象檔案（一）評級對象檔案由本制度第八條至第十二條的資料范圍組成。（二）評級對象檔案是評級檔案的重要和基本檔案按照評級對象分別立卷一企一卷。（三）評級對象明確指示為商業(yè)機密的信息資料須另行單獨立卷。第十七條評級對象檔案的編號由總號和序號組成（一）總號按照公司評級業(yè)務(wù)的順序進行累計編號以其位阿拉伯?dāng)?shù)字表示從第號開始編制表示檔案和評級業(yè)務(wù)的延續(xù)數(shù)量 （二）序號由公司代號加年度順序號編列表示當(dāng)年檔案和評級業(yè)務(wù)的數(shù)量。公司代號為 HXP 年度順序號由當(dāng)年年號加當(dāng)年順序號碼

6、組成如評級對象檔案的完整編號格式如： “HXP”續(xù)評（同一評級對象進行第二次、第三次等等評級）的檔案應(yīng)當(dāng)在該檔案總號后綴評級的次數(shù)。如某企業(yè)進行第二次評級其總號格式為第表示該評級檔案為第個評級業(yè)務(wù)該企業(yè)是第次評級。第十八條檔案編號置于檔案卷冊封面的右上方和卷宗外部的側(cè)立面。第四章建檔的基本規(guī)定第十九條評級小組應(yīng)當(dāng)在信用評級報告（建議稿）完成后的十個工作內(nèi)做好評級資料整理編制資料目錄并將整理完成的紙質(zhì)和電子版資料交由綜合部準(zhǔn)備建檔第二十條綜合部的建檔責(zé)任是：（一）收到評級小組移交的資料在五個工作日內(nèi)完成評級對象檔案的立卷裝訂和目錄匯總 （二）在評審會議完成的五個工作日內(nèi)完成評審資料的建檔 （三）

7、在評級結(jié)果公告后的五個工作日內(nèi)完成發(fā)布資料的建檔。第二十一條評級對象檔案除紙質(zhì)建檔外同時將相應(yīng)的電子版檔案按一企一卷的原則建檔與紙質(zhì)檔案分離保存第二十二條電子版檔案一式二份一份由綜合部保管一份由公司檔案庫保管必要時應(yīng)當(dāng)刻錄為光盤備份保存。第二十三條檔案立卷的卷內(nèi)目錄（每卷檔案的內(nèi)容目錄）應(yīng)當(dāng)復(fù)印一式二份一份存于檔案庫備閱一份交公司備查。第二十四條跟蹤評級的資料單獨建檔建檔程序和方法與上述規(guī)定相同。第五章檔案的使用維護第二十五條信用評級檔案長期保管。第三十六條信用評級檔案一般在公司內(nèi)部現(xiàn)場使用須借離公司使用時由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十七條屬于商業(yè)機密單獨立卷的檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。第三十八條檔案借閱者不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀檔案如發(fā)現(xiàn)檔案損失或污染時應(yīng)及時上報并追查。第三十九條綜合部每年對檔案進行一次檢查。（一）