龍逸凡Excel培訓手冊之潛龍在淵

1、龍逸凡Excel培訓手冊之潛龍在淵 作者：羅惠民 龍逸凡Excel培訓手冊之 潛龍在淵重慶 龍逸凡 【題解】： “潛龍在淵”取意易經(jīng)“乾卦”九四爻的爻辭“或躍在淵，無咎”。其本意為龍?zhí)幵谏顪Y中，或躍動，或蟄伏，正在待機而行。本手冊以此命名，意指你學完本手冊就掌握了Excel的常用功能，看到他人遇到問題就“技癢”，做躍躍欲試狀，但此時你還只是一條潛伏在深淵中的龍，并不能自由飛騰。要想掌握更多的Excel技能，請學習龍逸凡Excel培訓手冊之飛龍在天（構思中，能否面世要依本人時間而定）。聲 明本手冊為免費的Excel培訓、自學資料，你可無償使用并傳播本手冊，但請勿將本手冊用于任何商業(yè)目的，也不要修

2、改本手冊的內(nèi)容或格式。本人保留與此手冊相關的所有權利。 重慶&湖南 羅惠民 2006年10月23日星期一本手冊的閱讀對象=if(你= Excel初級, 請繼續(xù)閱讀, 請關閉本手冊)。什么?看不懂這是什么意思?那你可以直接閱讀本手冊了J。準確地說，本手冊的閱讀對象為Excel初級用戶，而不是什么都不懂的Excel入門者。通過本手冊的學習你可以掌握很多實用的技巧。Excel2003的用戶使用本手冊無任何問題，Excel97、Excel2000、Excel2002等版本的用戶可能只有90%至99%的適用性。現(xiàn)在是廣告時間J,五秒后回來繼續(xù)講課。歡迎訪問我的博客查看更多作品: http:/aluo-l

3、/歡迎財務同仁加入以下QQ群討論會計實務、Excel的應用、會計考試等會計人士QQ群:19648285重慶會計人士QQ群:19478539目 錄前言1第一講、鍵盤高手使用快捷鍵2第二講、懶人懶到底使用鼠標6第三講、雙劍合璧鼠標鍵盤組合7第四講、Excel的枷鎖8第五講、使用Excel應具備的良好習慣10第六講、實用功能介紹及技巧之一11一、設置頂端標題行左端標題列11二、選擇性粘貼11三、查找、替換13四、定位14五、插入行、列15六、插入工作表15七、插入圖表15八、插入符號16九、插入分頁符16十、插入函數(shù)16十一、插入名稱17十二、插入超鏈接19十

4、三、設置單元格格式19十四、隱藏工作表、設置工作表標簽顏色、設置背景23十五、條件格式24第七講、實用功能介紹及技巧之二26一、共享工作簿26二、保護工作表、工作簿27三、自定義工具欄28四、工作簿選項設置29五、對數(shù)據(jù)進行排序29六、篩選數(shù)據(jù)30七、對數(shù)據(jù)進行分類匯總32八、設置數(shù)據(jù)有效性33九、分列34十、合并計算35十一、數(shù)據(jù)透視表35羅惠民，網(wǎng)名：龍逍遙、龍逸凡，代表作：逸凡賬務系統(tǒng)Excel財務軟件郵箱：，QQ：392028647，會計QQ群：19648285，博客：/ 37龍逸凡Excel培訓手冊

5、之潛龍在淵 作者：羅惠民 前言-??？！Excel還有這個功能？！在閱讀本手冊之前，先輕松一下，聽一個真實的故事：有一個老會計，一直都是手工做賬、手工制表，有一天公司終于給財務部配上了電腦，老會計也學會了用Excel電子表格工具制表，用上Excel制表后，老會計感慨：“Excel電子表格真是好，以前制一張表格要劃半天，劃錯了一個地方還很不好修改，現(xiàn)在方便多了”。有一天，他發(fā)現(xiàn)他的下屬制表從來不去一一加減數(shù)字，老會計每次復核時用算盤敲半天，都沒發(fā)現(xiàn)其計算錯誤，問其原因才發(fā)現(xiàn)Excel還有自動求和的功能，不禁驚嘆：“??？！Excel還有這個功能？！我每次都用算盤敲出結果再填上去！”聽完這個故事你是否

6、會心一笑？你是否也曾驚呼：??？！Excel還有這個功能？！Excel有太多的功能未曾為我們所認識，更未曾被我們使用，我們已學會使用的功能也許不到Excel功能的10%。本手冊的目的，不是引導你系統(tǒng)地學習Excel，僅是只鱗片甲、浮光掠影地介紹一些常用的功能或非常實用的技巧。只要你不故步自封、懶于學習、不思進取，每天學習一點點，你就可以由潛龍升級為飛龍。如果你愿意花一兩天時間來閱讀本手冊，就可以更快地掌握Excel的基本功能和學到不少非常實用的技巧。要想系統(tǒng)地學習Excel，本人認為最好的方法就是：沒事就看Excel的聯(lián)機幫助、經(jīng)常登錄或www.officef

7、看貼學習。言歸正傳，我們開始學習：真正的Excel高手不只是擅長函數(shù)、數(shù)組和VBA，也擅長于鍵盤和鼠標操作，因為這是基本功。善用快捷鍵和鼠標不但可以大大提高操作效率，還可以唬到Excel菜鳥，菜鳥一見你運指如飛，鼠標狂點，三兩下就完成了他要五六下才能搞定的作業(yè)，恨不得拜你為師，夢想著成為Excel高手。不用數(shù)組、VBA這等高精尖武器就可騙到一個徒弟，何樂而不為呢，哈哈0。學習Excel，就從如何最大限度地發(fā)揮鍵盤和鼠標的作用開始。第一講、鍵盤高手使用快捷鍵逸凡云:懶人用鼠標，高手用鍵盤J,大凡高手從來不依賴鼠標,他們更偏愛鍵盤。在輸入數(shù)據(jù)時盡量少用鼠標多用鍵盤快捷鍵將提高你的工作

8、效率。下面是一些常用的Excel快捷鍵：Ctrl+箭頭鍵 移動到當前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣。 鏈接：用鼠標實現(xiàn)此功能的方法參見本手冊第二講“鼠標高手”Home 移動到行首。 Ctrl+Home 移動到工作表的開頭。 Ctrl+End 移動到工作表曾經(jīng)編輯過(即便后來已刪)的最右下角單元格，該單元格位于數(shù)據(jù)所占用的最右列的最下行中。鏈接:定位功能中的“最后一個單元格”功能與此相同。Enter 在選定區(qū)域內(nèi)從上往下或從左往右移動。逸凡注: 可以在【工具】-選項中的”編輯”選項卡中設置按Enter鍵的移動方向。Shift+Enter 在選定區(qū)域內(nèi)從下往上或從右往左移動，即與Enter的移動方向相反。 Tab

9、 在選定區(qū)域中從左向右移動。如果選定單列中的單元格，則向下移動。 Shift+Tab 在選定區(qū)域中從右向左移動。如果選定單列中的單元格，則向上移動。Alt+Enter 在單元格中強制換行。 逸凡注：這個功能很實用，一定要記??！不要再去用空格將文本擠到下一行了！Ctrl+Enter 先選定單元格區(qū)域，輸入完后按住Ctrl回車將當前輸入項填充至選定的單元格區(qū)域。鏈接1:同時在多張工作表的同一單元格區(qū)域中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù)按住Ctrl選定需要輸入數(shù)據(jù)的工作表(可多張), 再選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域， 鍵入或編輯相應的數(shù)據(jù)，回車。鏈接2：在其他工作表中輸入相同的已有數(shù)據(jù)選中含有輸入數(shù)據(jù)的

10、源工作表，以及復制數(shù)據(jù)的目標工作表，選定包含需要復制數(shù)據(jù)的單元格，在【編輯】菜單上，指向填充，再單擊“至同組工作表”。Ctrl+D 向下填充。鏈接：用鼠標實現(xiàn)此功能的方法參見本手冊“鼠標高手”Ctrl+R 向右填充。 F4 或 Ctrl+Y 重復上一次操作。鏈接：在編輯公式時選擇要更改的引用，按F4可切換引用類型（指絕對引用、相對引用）Ctrl+Z 撤消上一次操作。Ctrl+;（分號） 輸入日期。 Ctrl+Shift+:（冒號） 輸入時間。Alt + =（等號） 用 SUM 函數(shù)插入“自動求和”公式。 Ctrl+C 復制選定的單元格。 Ctrl+C，緊接著再按一次 Ctrl+C 顯示 Mic

11、rosoft Office 剪貼板（多項復制與粘貼）。 Ctrl+X 剪切選定的單元格。 Ctrl+V 粘貼復制的單元格。 Ctrl+在顯示公式和計算結果之間切換。逸凡注：在英文、智能ABC輸入狀態(tài)下有效，極品五筆、全拼狀態(tài)下無效,其他未測試。Ctrl+F9 將工作簿窗口最小化為圖標。 Ctrl+F10 最大化或還原選定的工作簿窗口。 PrtScr 將屏幕圖片復制到剪貼板中。 Alt+Print Screen 將當前窗口的圖片復制到剪貼板中。鏈接：要復制單元格區(qū)域為圖片請使用“照相機”或復制圖片（按Shift點編輯菜單）功能。Ctrl+空格鍵 選定整列。 逸凡注：如果與輸入法切換的快捷鍵相沖突

12、時，輸入法切換優(yōu)先。Shift+空格鍵 選定整行。逸凡注：此快捷鍵與全角半角切換的快捷鍵相沖突時，輸入法切換優(yōu)先。Ctrl+A 選定整張工作表。 逸凡注：微軟在聯(lián)機幫助中的關于Ctrl+A快捷鍵功能的表述不完全準確。準確地說法請參見網(wǎng)友一束陽光所補充的表述（紅色部分文字）。光標所在單元格經(jīng)過延伸，區(qū)域如果得不到擴大(四周空空如也)，按Ctrl+A，則選定整表。經(jīng)過延伸，區(qū)域如果得以擴大，按Ctrl+A，則選當前區(qū)域，此時如果再按Ctrl+A，則肯定選定整表，因為區(qū)域沒得到擴大。這與Word不同，為安全起見，最好按兩次。）當前區(qū)域：當前單元格向相鄰單元格(四面八方)延伸，如果遇到非空單元格，則非

13、空單元格與原單元格一起再向四面八方延伸，直至無法延伸，即四面八方全為空單元格，最終所圈定的矩形區(qū)域即為當前區(qū)域。請在右側附件里做試驗。鏈接：要選定整張工作表也可用鼠標點行號列標的交叉處（名稱框下面）Ctrl+Shift+（雙引號） 將活動單元格上方單元格中的數(shù)值復制到當前單元格或編輯欄。 Ctrl+shift+8選定當前區(qū)域逸凡注：等同于使用“定位當前區(qū)域”功能。Ctrl+（撇號） 將活動單元格上方單元格中的公式復制到當前單元格或編輯欄。Ctrl+9 隱藏選中單元格所在行（取消隱藏用Ctrl+Shift+9）Ctrl+0 隱藏選中單元格所在列（取消隱藏用Ctrl+Shift+0）第二講、懶人懶

14、到底使用鼠標 什么？“懶人用鼠標，高手用鍵盤”？讓那些高手用鍵盤去吧，懶人的口號是：要懶就懶到底，能用鼠標的地方就不用鍵盤。但是，懶也要懶得專業(yè)，懶得有技術含量，懶就要懶出境界來。以下是使用鼠標的常用技能： 移動單元格選定目標單元格區(qū)域，將鼠標移到單元格區(qū)域的邊緣，拖動至目標區(qū)域。 復制單元格選定目標單元格區(qū)域，將鼠標移到單元格區(qū)域的邊框，按住Ctrl拖動至目標區(qū)域。 在同一行或列中填充數(shù)據(jù)用鼠標拖動填充柄經(jīng)過需要填充數(shù)據(jù)的單元格，然后釋放鼠標按鍵。如果要按升序排列，請從上到下或從左到右填充。如果要按降序排列，請從下到上或從右到左填充。注釋：如果復制的數(shù)據(jù)類型是 Excel 中可擴展的數(shù)據(jù)序列

15、，如數(shù)字、日期或其他自定義填充序列，在復制過程中這些數(shù)據(jù)將在選定區(qū)域中遞增而不是原樣復制。如果發(fā)生了這種情況，請重新選定原始數(shù)據(jù)，再按住 Ctrl，然后拖動填充柄進行復制。技巧1：如果旁邊列有數(shù)據(jù)，那么向下填充數(shù)據(jù)時也可雙擊填充柄來向下填充。技巧2：可通過選擇“自動填充選項” 來選擇填充所選單元格的方式。例如，可選擇“僅填充格式”或“不帶格式填充”。技巧3：讓數(shù)字填充時遞增的方法：一種方法是按著Ctrl拖動填充柄，一種方法是輸兩個數(shù)（比如A1里輸入1，A2里輸入2），同時選兩個單元格（A1和A2），再拖動填充柄。技巧4：使用鼠標右鍵拖動填充柄。會有什么效果呢？試試看。 刪除單元格內(nèi)容用鼠標向內(nèi)

16、拖動填充柄經(jīng)過需要刪除的單元格，然后釋放鼠標按鍵。 快速移動至數(shù)據(jù)邊界將鼠標移至活動單元格/區(qū)域的邊緣，鼠標指擊變成四向箭頭時雙擊鼠標左鍵即可。雙擊左邊緣快速跳至當前數(shù)據(jù)區(qū)域的最左邊，其余類推。 設定合適行高列寬如果某單元格未完全顯示，雙擊該列列標題的右邊界，可以設置為“最適合的列寬”。同理，雙擊某行行標題的下邊界，可將此行設置為“最適合的行高”。第三講、雙劍合璧鼠標鍵盤組合鼠標鍵盤聯(lián)用來完成某些功能將大大提高操作效率，逸凡特地作詩一首，以此為證：鼠標鍵盤，外設至尊，聯(lián)袂江湖，誰能相抗，雙劍合璧,誰與爭鋒。 快速選定單元格區(qū)域按住Shift鍵，將鼠標移至活動單元格/區(qū)域的邊緣，鼠標指擊變成四向

17、箭頭時雙擊活動單元格（區(qū)域）的邊緣，可快速選定活動單元格區(qū)域至此行或此列中下一個空白單元格為止。 選取連續(xù)單元格區(qū)域先選取單元格的起始單元格，再按住Shift，點擊目標單元格區(qū)域的最后一個單元格，將選取一個以起始單元格為左上角，最后單元格為右下角的矩形區(qū)域。鏈接1：擴展選定的單元格區(qū)域 按下F8，再點擊鼠標或按下方向鍵，可增加或減少單元格選定區(qū)域。按Esc或F8退出擴展模式。 鏈接2：選取兩張或多張相鄰的工作表先選中第一張工作表的標簽，再按住 Shift 單擊要選取的最后一張工作表的標簽 選取不連續(xù)單元格區(qū)域先選中第一個單元格或單元格區(qū)域，再按住 Ctrl 選中其他的單元格或單元格區(qū)域。鏈接1

18、：選取兩張或多張不相鄰的工作表單擊第一張工作表的標簽，再按住 Ctrl 單擊其他工作表的標簽。 插入單元格按住Shift，拖動填充柄 跨工作表移動單元格將鼠標移到單元格區(qū)域的邊緣，按住Alt拖動鼠標到目標工作表的標簽后至目標區(qū)域后釋放鼠標。 調(diào)換單元格的順序按住Shift，將鼠標移到單元格區(qū)域的邊緣拖動單元格至目標單元格前三講總結：總體原則是：輸入數(shù)據(jù)時多用鍵盤快捷鍵，操作時多用鼠標，盡量少在鼠標和鍵盤之間切換。不管是菜鳥還是高手，如果偏執(zhí)地使用鼠標或鍵盤，那就是偏執(zhí)狂了！第四講、Excel的枷鎖Excel并不是遼闊無邊的大草原，可讓你信馬由韁。因設計所限，Excel有很多限制，在此僅舉出一些

19、常見的限制，有空可以了解一下，應知應會的知識點已用藍色標記。1、 工作表和工作簿限制工作表大小65,536 行乘以 256 列（office2007可實現(xiàn)100萬行、16000列）列寬255 個字符行高409 磅單元格內(nèi)容（文本）的長度32,767 個字符。單元格中只能顯示 1,024 個字符；而編輯欄中可以顯示全部 32,767 個字符。工作簿中的工作表個數(shù)受可用內(nèi)存的限制工作簿中的顏色數(shù)56工作簿中的單元格樣式種類4,000工作簿中的名稱個數(shù)受可用內(nèi)存限制窗口中的窗格個數(shù)4縮放范圍10% 到 400%排序引用的個數(shù)單個排序中為 3，如果使用連續(xù)排序則沒有限制撤消層次162、 工作組中的限制

20、可同時打開和使用一個共享工作簿的用戶人數(shù)256修訂記錄保留的天數(shù)32,767（默認為 30 天）在共享工作簿中可突出顯示的單元格個數(shù)32,767突出顯示修訂處于打開狀態(tài)時，用于標識不同用戶所作修訂的顏色種類32（每個用戶用一種顏色標識。當前用戶所作更改用海軍藍突出顯示）3、 計算時的限制數(shù)字精度15 位單元格中可鍵入的最大數(shù)值9.99999999999999E307最大正數(shù)1.79769313486231E308最小負數(shù)-2.2250738585072E-308最小正數(shù)2.229E-308最大負數(shù)-2.2250738585073E-308公式內(nèi)容的長度1,024 個字符迭代次數(shù)32,767工作

21、表數(shù)組個數(shù)受可用內(nèi)存限制。另外，數(shù)組不能引用整個列。例如，數(shù)組不能引用整個 C:C 列或 C1:C65536 區(qū)域。然而，數(shù)組可以引用區(qū)域 C1:D65535，因為此區(qū)域比最大工作表的大小少一行，且未包括整個 C 或 D 列。選定區(qū)域個數(shù)2,048函數(shù)的參數(shù)個數(shù)30函數(shù)的嵌套層數(shù)7可用工作表函數(shù)的個數(shù)329計算允許的最早日期1900 年 1 月 1 日（如果使用 1904 年日期系統(tǒng)，則為 1904 年 1 月 1 日）計算允許的最晚日期9999 年 12 月 31 日（呵呵，以前有個千年蟲，以后會有萬年蟲否？）可以輸入的最大時間9999:59:594、 數(shù)據(jù)透視表規(guī)范工作表上的數(shù)據(jù)透視表受可

22、用內(nèi)存限制每字段中唯一項的個數(shù)32,500數(shù)據(jù)透視表中的行字段或列字段個數(shù)受可用內(nèi)存限制數(shù)據(jù)透視表中的頁字段個數(shù)256（可能會受可用內(nèi)存的限制）數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)字段個數(shù)2565、 圖表規(guī)范圖表引用的工作表個數(shù)255圖表中的數(shù)據(jù)系列個數(shù)255二維圖表的數(shù)據(jù)系列中數(shù)據(jù)點個數(shù)32,000三維圖表的數(shù)據(jù)系列中的數(shù)據(jù)點個數(shù)4,000圖表中所有數(shù)據(jù)系列的數(shù)據(jù)點個數(shù)256,000數(shù)據(jù)透視圖報表中的頁字段個數(shù)256（可能會受可用內(nèi)存的限制）數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)字段個數(shù)256 6、其它自定義格式的條件3個名稱的的最大長度255個字符工作簿間的引用只能是絕對引用不能是相對引用不能設置同一單元格格內(nèi)兩行文字的間距,

23、同一行字的字間距第五講、使用Excel應具備的良好習慣 不好的使用習慣將極大地降低你的工作效率，讓你事倍功半。下面談談本人使用Excel的一些體會。一、 同一對象請使用同一名稱，而不要使用簡寫、別稱，以便使用函數(shù)查找，引用，如果你使用過vlookup等函數(shù)你就可體會到這個習慣的必要性。同理，不同部門間對同一對象亦應統(tǒng)一名稱或編碼，以利數(shù)據(jù)的傳遞、引用。二、 排版時不要在字符串內(nèi)、前后插入空格，盡量使用對齊功能來排版，以便使用函數(shù)查找、引用。三、 在要使用公式的單元格，盡量不使用合并單元格功能（可使用跨列對齊來居中），以便填充公式、排序、篩選。四、 排版時使用頂端標題行、標題列功能，而不要笨拙、

24、野蠻地強制性插入標題行、標題列。五、 數(shù)字及文本的對齊方式請使用Excel默認的格式，即數(shù)字靠右對齊，文本靠左對齊。數(shù)字使用千位分隔符。六、 學會使用拆分窗口功能，免除為看到標題行而大量滾屏，以提高工作效率。七、 工作簿內(nèi)工作表較多時，使用工作表標簽的快捷菜單，快速選取工作表。逸凡注：通過用鼠標右鍵單擊標簽滾動按鈕，顯示快捷菜單。八、 經(jīng)常使用快捷鍵，提高工作效率。九、 在同一工作簿的不同工作表的相同單元格輸入相同的數(shù)據(jù)或設置相同的格式，請使用組合工作表功能，以提高效率。（具體使用方法參見本手冊的“鍵盤高手”）十、 在要進行乘除等運算時，要養(yǎng)成在公式的最外層使用round函數(shù)的習慣，以免出現(xiàn)四

25、舍五入的誤差。十一、 在計算結果可能出現(xiàn)#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等錯誤，而其它單元格又需對此單元格進行運算時，要養(yǎng)成使用if和ISERROR函數(shù)消除錯誤值的習慣。十二、 要對工作表進行臨時性排序時，養(yǎng)成添加序號列的習慣，以便恢復原來的順序。十三、 當工作表要提交他人（多人）填寫時，養(yǎng)成保護工作表、鎖定單元格以及對特定單元格設定數(shù)據(jù)有效性的習慣，以避免他人的錯誤操作影響報表的匯總。十四、 養(yǎng)成使用狀態(tài)欄進行臨時性的求和、計數(shù)、求平均值的習慣。第六講、實用功能介紹及技巧之一Excel的功能太多了，一一講解的話那就是一塊厚厚的磚頭，而不是培訓手冊了。所以本講僅介紹Excel的一些常用

26、功能和相關的技巧。下面按菜單順序選取常用的功能進行介紹。一、設置頂端標題行左端標題列操作：【文件】頁面設置“工作表”選項卡 選中“行號列標”復選框，打印行號列標； 若要在每一頁上打印列標題，請在“打印標題”下的“頂端標題行”框中，選取列標志所在行，然后單擊“打印”。逸凡注：你是否干過這樣的傻事：為保證打印的工作表的每一頁都有表頭，每隔十幾二十行復制一個頂端標題行？我也這樣做過，嘿嘿 ：）P。 若要在每一頁上打印行標志，可在“打印標題”下的“左端標題列”框中，輸入行標志所在列的列標，然后單擊“打印”。二、選擇性粘貼操作：【編輯】復制、【編輯】選擇性粘貼或點右鍵選擇性粘貼復制就不多說了，快捷鍵為C

27、trl+C。注意：不能對多重數(shù)據(jù)區(qū)域使用復制剪切命令。技巧：選擇要復制的單元格、圖表等對象，按住Shift,點擊【編輯】菜單,該菜單會出現(xiàn)一個復制圖片的子菜單,點擊后出現(xiàn)“復制圖片”的對話框（如下圖，如選“打印效果”則不會有網(wǎng)格線），點擊確定，然后“粘貼”即可將復制的對象粘貼為圖片。鏈接：按住Shift鍵點擊“文件”菜單，原來的“關閉”菜單項就變成“全部關閉”，可關閉全部工作簿。 復制圖片對話框 “復制圖片”的效果 “照相機”的效果鏈接:也可使用“照相機”功能復制單元格為圖片，兩者效果差不多。只是“復制”出的圖片無邊框，見上圖?！罢障鄼C”照出的圖片在Excel里會隨著源數(shù)據(jù)的變化而變化，“照相

28、機”不能復制圖表。關于“照相機”的使用請參見本手冊的“實用功能介紹及技巧”的“自定義工具欄”部分。選擇性粘貼是一個非常實用的功能，下面介紹常用的幾個選項：1、 粘貼公式當復制公式時，單元格引用將根據(jù)所用引用類型而變化。如要使單元格引用保證不變，請使用絕對引用。2、 粘貼數(shù)值 將單元格中的公式轉換成計算后的結果，并不覆蓋原有的格式； 僅粘貼來源數(shù)據(jù)的數(shù)值，不粘貼來源數(shù)據(jù)的格式3、 粘貼格式復制格式到目標單元格。但不能粘貼單元格的有效性。鏈接1：選擇含有要復制格式的單元格或單元格區(qū)域，單擊“常用”工具欄上的“格式刷”，也可復制單元格或區(qū)域的格式。格式刷適合復制比較復雜的格式，而F4或Ctrl+Y只

29、適合重復單一的格式設置。技巧1：若要將選定單元格或區(qū)域中的格式復制到多個位置，請雙擊“格式刷”按鈕。當完成復制格式時，請再次單擊該按鈕或按Esc以關閉格式刷。技巧2：若要復制列寬，請選定要復制其列寬的列標，再單擊“格式刷”按鈕，然后單擊要將列寬復制到的目標列標。4、 粘貼時運算可對粘貼對象進行加減乘除運算，如：A1單元格數(shù)值為2，復制A1單元格，選定B5：E7區(qū)域，進行下列操作：選擇性粘貼-運算-乘，則B5：E7單元格的數(shù)據(jù)變成原來的2倍。其余運算類推。技巧：如果某單元格區(qū)域的數(shù)字已設成文本格式，無法對其進行加減，可在某空白單元格輸入數(shù)值1，復制數(shù)值為1的單元格，再選定目標區(qū)域，選擇性粘貼乘，

30、即可將文本格式的數(shù)字轉換為數(shù)字格式。另：用除1或加減零都可轉換。同理，使用“選擇性粘貼乘”的功能將單元格區(qū)域的數(shù)字轉換正負號、將以元為單位的報表轉換為以千元或萬元為單位是非常方便的！ 鏈接：還可以在不改變數(shù)據(jù)原值的情況下把報表轉換為以千元或萬元為單位顯示，其方法請參見本講第十二項設置單元格格式中的技巧7：Excel中的變形術。5、 跳過空單元防止用復制的空白單元格替換數(shù)據(jù)單元格。6、 轉置復制區(qū)域的頂行數(shù)據(jù)將顯示于粘貼區(qū)域的最左列，而復制區(qū)域的最左列將顯示于粘貼區(qū)域的頂行，很方便哦。7、 有效性粘貼單元格的有效性條件。技巧：“全部”和“邊框除外”選項也可復制數(shù)據(jù)有效性設置。三、查找、替換操作：

31、【編輯】查找、替換可查找（替換）某特定格式或某文本；可在整個工作簿內(nèi)查找（默認為僅在工作表內(nèi)查找）；可設定是否區(qū)分大小分、全角半角等。查找內(nèi)容中可使用“？”、“*”等通配符，用法見下表。通配符類型用法?（問號）任何單個字符例如，sm?th 查找“smith”和“smyth”*（星號）任何字符數(shù)例如，*east 查找“Northeast”和“Southeast”技巧1：查找*或？符號本身在 * 和 ? 前加 即可使它們失去通配符的作用，如：要查找“*”那么在查找內(nèi)容里輸入“*”即可；要查找“l(fā)hm?88”請輸入“l(fā)hm?88”。技巧2:將工作表中包含某字符串（如“逸凡賬務系統(tǒng)”）的多處單元格一次

32、性設置為某格式方法1: 【編輯】替換，在替換對話框點擊“選項”，查找內(nèi)容和替換內(nèi)容均輸入“逸凡賬務系統(tǒng)”，在“替換為”那一行的“格式”中設置你需要的格式，再點“全部替換”。方法2：【編輯】查找在查找欄輸入“逸凡賬務系統(tǒng)”點“查找全部”按Ctrl+A，再設置需要的格式退出。方法3：【編輯】查找在查找欄輸入“逸凡賬務系統(tǒng)”點“查找下一個”設置格式（不要退出查找對話框）雙擊格式刷點“查找全部”按Ctrl+A關閉退出。四、定位操作：【編輯】定位什么是定位？定位就是Excel替你選定符合你所設定位條件的單元格。此功能的快捷捷為Ctrl+G，打開定位對話框后單擊“定位條件”按鈕可選擇包含特殊字符或條目的對

33、象、批注或單元格。這是一個很實用的功能，大家一般都不太用，即使是經(jīng)常使用Excel的朋友也不常用。下面介紹一下它的一些常用選項：若要選擇包含批注的單元格，請單擊“批注”。若要選擇包含常量的單元格，請單擊“常量”。若要選擇包含公式的單元格，請單擊“公式”逸凡注：常量和公式選項又有數(shù)字、文本、邏輯值、錯誤等子選項可選。若要選擇空白單元格，請單擊“空值”。 若要僅選擇區(qū)域中可見的單元格，雖然該區(qū)域也跨越隱藏的行和列，請單擊“可見單元格”。 若要選擇當前區(qū)域，如整個列表，請單擊“當前區(qū)域”。注釋：當前區(qū)域指填寫了數(shù)據(jù)的區(qū)域，該區(qū)域包括當前選定的單元格或單元格區(qū)域。該區(qū)域向四周擴展到第一個空行或空列。技

34、巧：如果要選定一個很大的單元格區(qū)域，建議使用定位功能。如要定選A1：D20000區(qū)域，為避免大量滾屏，可以直接在定位對話框的“引用位置”直接輸入A1：D20000即可。當然也可先選定A1單元格，然后拖動滾動條到20000行，然后按住Shift選定D20000單元格即可。五、插入行、列操作：【插入】行、列這個功能就不介紹了。建議：在【工具】自定義“命令”選項卡里將“插入行”、“插入列”、“刪除行”、“刪除列”的命令按鈕拖動到工具欄，以方便插入或刪除行列。技巧：插入多行：選定需要插入的新行之下相鄰的若干行。選定的行數(shù)應與要插入的行數(shù)相等；插入多列 選定需要插入的新列右側相鄰的若干列。選定的列數(shù)應與

35、要插入的列數(shù)相等。結合選定不連續(xù)的單元格，也可以一次性在不同的地方插入行或列。如選定A2：A4以及A11：A15單元格區(qū)域，然后使用插入行命令可在原第2行前插入3行，在原第11行數(shù)據(jù)前插入5行。六、插入工作表操作：【插入】工作表此功能為插入空白工作表。也可在工作表標簽點鼠標右鍵，點擊“插入”，然后選擇“工作表”即可插入空白工作表。也可使用下面鏈接1的方法復制空白工作表。技巧1：插入新工作表的快捷鍵是Alt+Shift+F1，如果你需插入多個工作表，請使用此快捷鍵。鏈接1：點擊工作表標簽，直接拖動工作表標簽可移動工作表的順序；按住Ctrl拖動鼠標可復制工作表到本工作簿。鏈接2：如果工作簿里工作表

36、較多，可以在工作表標簽點鼠標右鍵，點“移動或復制工作表”，使用此方法在較多工作表時移動很方便直觀。如果點“移動或復制工作表”并將“建立副本”的選項勾上，選擇要移動至工作簿，即可將工作表復制到其它工作簿。七、插入圖表操作：【插入】圖表選定數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊圖表向導或【插入】菜單圖表，根據(jù)圖表向導的提示，可完成簡單的圖表設置。此功能內(nèi)容的詳細介紹計劃在龍逸凡培訓手冊之飛龍在天以專題介紹?；虻卿浕虻膱D表版的精華區(qū)下載相關資料學習。八、插入符號操作：【插入】符號使用此功能可插入一些鍵盤、軟鍵盤上沒有的符號。如若要輸入請按住 Alt 并

37、在數(shù)字鍵盤鍵入此代碼0165（這是人民幣符號哦，一定要記住，不要再用￥來代替了?。?128另：萬分號的快捷鍵為2031 Alt+x(逸凡注：先在word文檔內(nèi)輸入2031，然后按住Alt+x，輸入的2031自動變?yōu)?，或在Excel內(nèi)（Word內(nèi)也行）按以下操作：【插入】菜單-符號子菜單，在字體：Lucida Sans Unicode，子集為“廣義標點”中選取。技巧：如果你需要經(jīng)常輸入某個生僻的字符，你可以在【工具】菜單自動更正選項子菜單將某字符串設置為自動替換為該字符，這樣可大大提高效率。鏈接：如果要經(jīng)常輸入某字符串，如“逸凡賬務系統(tǒng)是個Excel財務軟件”，既可采用自動更正的方法也可采用手

38、工造詞來達到快速輸入的目的。此方法在office其他軟件里同樣適用。九、插入分頁符操作：【插入】分頁符在要插入水平或垂直分頁符的位置下邊或右邊選中一行或一列，單擊右鍵，再單擊“插入分頁符”。鏈接：刪除分頁符選定插入的分頁符后的那行/列，點擊“插入”菜單，此時的“分頁符”已變成“刪除分頁符”，點擊即可刪除分頁符。十、插入函數(shù)操作：【插入】函數(shù)函數(shù)是Excel最強大最實用最迷人的功能之一。什么是函數(shù)呢？函數(shù)是一些預定義的公式，通過使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值來按特定的順序或結構執(zhí)行計算。如果你不太理解這句話，你就把函數(shù)理解為“函數(shù)就是能完成特定功能的字符串，這些字符串已經(jīng)預設了公式。要使用它，必須得

39、按照既定的格式來使用，否則它就無法完成這些特定功能”。函數(shù)的結構以等號 (=) 開始，后面緊跟函數(shù)名稱和左括號，然后以逗號分隔輸入該函數(shù)的參數(shù)，最后是右括號。函數(shù)可以嵌套使用，但嵌套層數(shù)最多為七級。在使用函數(shù)時必須注意函數(shù)中的引用類型。如果需要多行或多列地復制公式，那么請正確地使用相對引用或混合引用。函數(shù)中可以使用預先定義的名稱或行列標志。具體用法請參見Excel的聯(lián)機幫助。鏈接：在編輯公式時選擇要更改的引用，按F4可切換引用類型。下面簡單介紹一下本人認為必須掌握的函數(shù)：if、and、or、sum、sumif、dsum、countif、vlookup、round。其它常用函數(shù)擬在龍逸凡Exce

40、l培訓手冊之飛龍在天詳述?；蛑苯拥?、的函數(shù)版面的精華貼下載各網(wǎng)友總結的精彩實例。雙擊打開下表參看具體實例：十一、插入名稱操作：【插入】名稱定義名稱有如下好處： 減少輸入的工作量、使公式更簡潔、使人們更容易理解公式的含義、突破Excel對函數(shù)的嵌套層數(shù)僅為七層的限制（類似于使用輔助單元格）、使用某些特殊的函數(shù)（如EVALUATE、GET.CELL）使用方法：【插入】名稱，再單擊“定義”。在“在當前工作簿中的名稱”框中，輸入公式的名稱。在“引用位置”編輯框中，鍵入“=”（等號）和公式內(nèi)容或常量數(shù)值。注意：名稱的第一個字符必須是

41、字母或下劃線，名稱中不能有空格，可以用下劃線和句號作單詞分隔符，名稱中不區(qū)分大小寫，名稱最多可以包含 255 個字符。技巧1：數(shù)據(jù)有效性條件中不能使用對其他工作簿或工作表的引用，使用定義名稱就可繞過此限制。舉例說明：Sheet1的A1單元格僅限于輸入sheet2表B1：B20單元格區(qū)域的數(shù)值，如果你在A1單元格的數(shù)據(jù)有效性中定義其允許序列的來源為sheet2!B1:B20，系統(tǒng)會提示：數(shù)據(jù)有效性條件中不能使用對其他工作簿或工作表的引用。此時你將sheet2!B1:B20定義為名稱“數(shù)據(jù)A”，然后將Sheet1的A1的有效性設置為序列“=數(shù)據(jù)A”即可搞定。技巧2：定義的名稱可引用多個工作表中的單

42、元格或單元格區(qū)域方法和定義名稱一樣，只是最后一個步驟有所不同： 單擊需要引用的第一個工作表的標簽，按住 Shift同時單擊需要引用的最后一個工作表的標簽，選定需要引用的單元格或單元格區(qū)域，得出類以“=Sheet1:Sheet3!$B$3:$B$8”的公式。技巧3：將已有行列標志作為名稱使用在創(chuàng)建需要引用本工作表中數(shù)據(jù)的公式時，可以使用工作表中的列標或行標來引用數(shù)據(jù)，此時引用數(shù)據(jù)不必定義名稱，直接使用列標或行標即可。默認情況下，Excel 不會識別公式中的標志。若要在公式中使用標志，在【工具】菜單選項“重新計算”選項卡，“工作簿選項”之下，選中“接受公式標志”復選框。如果工作表中有層疊列標，即一

43、個單元格標志的下面緊接著一個或多個標志。在公式中可以使用層疊標志來引用工作表中的數(shù)據(jù)。例如下圖表中的公式使用層疊標志來分別計算工資1與工資2列的和。鏈接：在多個工作表中命名單元格實際上就是使用了三維引用。三維引用是指對跨越工作簿中兩個或多個工作表的區(qū)域的引用。三維引用在對多工作表的同一單元格或單元格區(qū)域進行計算時很實用。例如：需對sheet1到sheet30工作表的B20單元格求和，不必使用=sheet1!B20+ sheet2!B20+ sheet30!B20公式,只需使用=sum(sheet1:sheet30!B20)公式即可。十二、插入超鏈接操作：【插入】超鏈接在一個工作簿有很多工作表時

44、，用這個功能做目錄時很實用。超鏈接也可鏈接到其他文件或網(wǎng)頁?？傊蓜?chuàng)建指向新文件、現(xiàn)有文件或網(wǎng)頁、網(wǎng)頁上的某個具體位置和 Office 文件中的某個具體位置的超鏈接，也可創(chuàng)建指向電子郵件地址的超鏈接。還可指定在將鼠標指針停放在超鏈接上時顯示的提示。比較簡單，不詳述。技巧：在插入了超鏈接的單元格單擊一次為用于跟蹤，單擊并按住不放可選定該單元格。鏈接：在單元格中還可使用HYPERLINK函數(shù)創(chuàng)建超鏈接，兩者最終效果一樣，HYPERLINK函數(shù)更靈活，但“插入超鏈接”的適用范圍更廣。十三、設置單元格格式操作：【格式】單元格單元格格式可設置數(shù)字格式、對齊格式、字體、邊框等格式。1、 “保護”選項卡

45、“鎖定”：保護所選單元格以避免更改、移動、調(diào)整大小或刪除。只有在保護工作表時鎖定單元格才有效。若要保護工作表，請指向【工具】菜單上的保護，單擊“保護工作表”，再選中“內(nèi)容”復選框。隱藏：隱藏單元格中的公式，以便在選中該單元格時在編輯欄中不顯示公式。如果選擇該選項，這只有在保護工作表時隱藏公式才有效。若要保護工作表，請指向【工具】菜單上的保護，單擊“保護工作表”，再選中“保護工作表及鎖定的單元格內(nèi)容”復選框。2、 “字體”選項卡下劃線可設置成會計用單下劃線、會計用雙下劃線等格式。會計用的下劃線比普通下劃線略為松散，如圖：在“字體”選項卡可將字符設置成上標、下標，方法：選定上標或下標文字，點右鍵設

46、置單元格格式“字體”選項卡，將“特殊效果”中的上標或下標勾選上即可。3、 “對齊”選項卡可設置文本方向、單元格內(nèi)文本的自動換行、將文本縮小字體填充至單元格。注意：自動換行與縮小字體不能聯(lián)用。技巧：如要使某表格的表頭處于居中，請盡量使用“對齊”選項卡的“水平對齊”中的“跨列居中”的對齊格式，而不要使用“合并居中”功能。因為合并單元格無法使用部分功能，如下拉填充、使用格式刷等。鏈接：單元格內(nèi)文本的強行換行用Alt+Enter。4、 “數(shù)字”選項卡在該選項卡可將數(shù)字設置成各種格式，如會計專用格式逸凡注：會計專用格式可對一列數(shù)值進行貨幣符號與小數(shù)點對齊(此格式共綜合了以下四種格式：千位分隔符、保留兩位

47、小數(shù)點、添加貨幣符號以及在數(shù)字與貨幣符號間用空格填充)、中文小寫、大寫數(shù)字格式。逸凡注：別指望微軟提供的中文大寫數(shù)字格式能有很大實用價值，不過可以以此為基礎，用函數(shù)公式編寫出真正的中文大寫數(shù)字，具體實例請到網(wǎng)上搜索或到我的博客下載（）。注意：所設置的格式僅為顯示格式，并不影響數(shù)字的值。下面重點講解一下數(shù)字格式的自定義功能：完整的格式代碼由四個部分組成，這四部分順序定義了格式中的正數(shù)、負數(shù)、零和文本。格式代碼各部分以分號分隔。常用格式如下圖：它們?nèi)绻恢付▋蓚€部分，則第一部分用于表示正數(shù)和零，第二部分用于表示負數(shù)。如果只指定一個部分

48、，則該部分可用于所有數(shù)字。如果要跳過某一部分，則使用分號代替該部分即可。以下為excelhome網(wǎng)站版主gdliyy的補充:單元格自定義格式，一般是：正數(shù);負數(shù);零值;文本，準確地說應該是：條件1格式;條件2格式;條件1與條件2的補集;文本的格式，只是默認是0為分界點，所以通常認為是正數(shù);負數(shù);零值;文本。另外，通常情況下，建議用戶使用“大于條件在前，小于條件在后”的方式進行設置，雖然Excel支持使用：紅色100這種格式，但不建議這樣使用，因為如格式設置為：紅色=50;綠色0這樣的格式，那么沒有數(shù)值會顯示為綠色，而只有使用：藍色=100;紅色=50;綠色0才能使(5,10)之間的數(shù)值顯示為綠

49、色?？梢宰远x格式代碼來定義如何顯示數(shù)字、日期或時間、貨幣、百分比或科學計數(shù)以及文本或空格等，具體方法請參見Excel的聯(lián)機幫助“創(chuàng)建或刪除自定義數(shù)字格式”。特殊符號在自定義格式中的使用：在自定義格式中可以使用多種符號，它們的作用各不相同，下面分別介紹一些常用符號的用法。在自定義格式中，下面的字符不必用引號括起來：$、-、+、/、( )、:、!、&、（左單引號）、（右單引號）、 、=、 和空格符。，作為千位分隔符或以一千為單位表示數(shù)字的數(shù)量級，請參見本專題技巧7的實例。 顯示雙引號之間的文本?！啊被颉?”：顯示下一個字符。和用途相同。且輸入后會自動轉變?yōu)殡p引號表達。不同的是“”顯示后面的文本，

50、雙引號是顯示雙引號中間的文本；“”或“!”只能強行將緊跟其后的單個字符顯示成文本，而雙引號則可以使引號間的多個字符顯示為文本。此設定此格式后。如果單獨使用“”或“!”來自定義格式則將輸入的數(shù)字顯示為所設定的文本，但對輸入的文本無效。# 只顯示有效數(shù)字而不顯示無效的零。 0（零）如果數(shù)字的位數(shù)少于格式中的零，則顯示無效的零。 ? 在小數(shù)點兩邊添加無效的零，以便當按固定寬度字體設置格式（例如 Courier New）時，小數(shù)點可對齊。還可對具有不等長數(shù)字的分數(shù)使用?。* 可使星號之后的字符填充整個列寬。例如，格式“0*A”可在數(shù)字后包含足夠的A以填充整個單元格，一直把整個單元格塞滿為止，即使列寬增

51、加，它還是會自動塞滿的。 中括號在自定義格式中有兩個用途：使用顏色代碼、使用條件。如自定義格式“紅色100”表示以紅色字體顯示小于和等于 100 的數(shù)字，而以藍色字體顯示大于 100 的數(shù)字。 若要在數(shù)字格式中包括文本部分，請在要顯示輸入單元格中的文本的地方加入符號 ，自定義格式“逸凡賬務系統(tǒng)”，如在單元格輸入123，則顯示“123逸凡賬務系統(tǒng)”。逸凡注：在格式中使用與使用有區(qū)別?？捎糜跀?shù)字或文本，如用于數(shù)字也是以文本形式存儲的，而類似“0.00逸凡賬務系統(tǒng)”的格式僅適用于數(shù)字，對文本無效。如下圖：技巧1：根據(jù)數(shù)值的正負自動判斷加載不同的“前后綴”：如將格式設置為“盈余0.00 ;短缺0.00

52、”、或“$0.00 剩余;$-0.00短缺”，分別輸入正負數(shù)你便可體會到兩者的區(qū)別。技巧2：數(shù)字格式中的智多星自動設置滿足指定條件的數(shù)字格式。在格式代碼中加入帶中括號的條件，條件由比較運算符和數(shù)值兩部分組成。例如，下面的格式以紅色字體顯示小于和等于 100 的數(shù)字，而以藍色字體顯示大于 100 的數(shù)字：紅色100逸凡注：此功能有點類以于條件格式。但此條件僅限于由比較運算符和數(shù)值兩部分組成 （此類運算符包括：= 等于、 大于、= 大于等于、= 小于等于和 不等于）。而條件格式的適用范圍更廣，還可使用由函數(shù)組成的公式組成的條件，格式范圍也更多更廣。技巧3：自動顯示固定寬度：如將格式自定義成0000

53、00，則輸入小于6位的數(shù)字，自動在前面以0填充，輸入大于6位的數(shù)字或文本則不變。技巧4：如果單元格區(qū)域既含有五位數(shù)的郵政編碼又含有九位數(shù)的郵政編碼，則可以使用自定義格式以便同時正確顯示這兩種類型的郵政編碼。方法是：單擊“分類”列表中的“自定義”，然后在“類型”框中鍵入下列內(nèi)容： 選項視圖窗口選項，零值前的對勾去掉，但此方法的缺點是整個表不顯示零值，而不是某區(qū)域不顯示零值。）技巧7：Excel中的變形術1、在輸入數(shù)字前加一個單引號，數(shù)字就“變形”為文本了。輸入的單引號不會顯示出來，也不計入字符串的長度（你可用len函數(shù)試試）。如果要再次將該文本格式的數(shù)字轉換為數(shù)字格式，請“使用選擇性粘貼乘”的功能（請參見“選擇性粘貼粘貼時運算”部分）。2、將數(shù)字直