采購管理程序1

1、采購管理程序1.0目的和范圍：為規(guī)范公司采購行為，降低采購成本，保證質(zhì)量和工期，體現(xiàn)公司效益的最大化，特制定本程序，適用于公司所有的工程采購、招標(biāo)等工作。2.0職責(zé)2.1總經(jīng)理：批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名錄和中標(biāo)單位，批準(zhǔn)或簽訂合同。2.2總經(jīng)理室：參與招標(biāo)和采購活動，負(fù)責(zé)對招標(biāo)和采購的全過程進(jìn)行監(jiān)控；負(fù)責(zé)組織合同評審。2.3招標(biāo)、采購小組：負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息庫和合格供應(yīng)商名錄；負(fù)責(zé)編制和發(fā)放邀標(biāo)書和招標(biāo)文件，組織評標(biāo)，確定中標(biāo)單位，進(jìn)行合同談判。2.4審計核算部：參與招標(biāo)和采購工作；參與合同談判；負(fù)責(zé)乙供材料的品牌和價格審核，分發(fā)簽價單。2.5財務(wù)計統(tǒng)部：參與招標(biāo)和采購工作；參與合同談判；負(fù)責(zé)復(fù)核審計

2、核算部的簽價單。2.6項目經(jīng)理部：負(fù)責(zé)組織按公司要求對進(jìn)場材料設(shè)備進(jìn)行驗收。2.7各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商信息，建立初步的供應(yīng)商信息庫；參加與本部門有關(guān)的招標(biāo)或采購工作，參與合同談判，起草合同初稿。3.0通則說明；3.1采購管理包括甲供物資和乙供物資的采購，勘察、設(shè)計、施工、制作等招標(biāo)工作。采購和招標(biāo)工作分別由采購小組和招標(biāo)小組完成。以下“小組”為“采購小組和招標(biāo)小組”的簡稱。3.2采購小組：由總經(jīng)理親自擔(dān)任組長，材料設(shè)備部經(jīng)理擔(dān)任常務(wù)副組長，組員由總經(jīng)理室、設(shè)計研發(fā)部、材料設(shè)備部、審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部以及具體業(yè)務(wù)部門派員組成。土建類材料由總工程師進(jìn)行技術(shù)支持和把關(guān)，機電設(shè)備類由副總工程師

3、進(jìn)行技術(shù)支持和把關(guān)，裝飾景觀類材料由總經(jīng)理設(shè)計助理進(jìn)行技術(shù)支持和把關(guān)。3.1招標(biāo)小組：由總經(jīng)理親自擔(dān)任組長，根據(jù)招標(biāo)類別的不同分設(shè)不同的常務(wù)副組長：總工程師（土建類）/副總工程師（機電設(shè)備類）/總經(jīng)理設(shè)計助理（裝飾景觀類）/總經(jīng)濟師（廣告制作類）。組員由總經(jīng)理室、審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部以及具體業(yè)務(wù)部門派員組成。3.3招標(biāo)、采購小組秘書：負(fù)責(zé)匯總建立詳細(xì)的供應(yīng)商信息庫，草擬、整理和發(fā)放標(biāo)書，整理會議記錄等工作，有權(quán)列席招標(biāo)、采購小組會議，但沒有表決權(quán)。3.5由于招標(biāo)、采購小組屬非常設(shè)機構(gòu)，其所依托的常設(shè)工作機構(gòu)為總師辦。故招標(biāo)、采購小組在公司內(nèi)部行文（請示單、工作聯(lián)系函）時，應(yīng)由總師辦作為承辦部

4、門負(fù)責(zé)行文。3.4總經(jīng)理室質(zhì)量管理中心：參與招標(biāo)、采購小組工作，負(fù)責(zé)對招標(biāo)、采購過程進(jìn)行監(jiān)控。3.6具體業(yè)務(wù)部門：對于材料采購系指材料設(shè)備需求部門或使用安裝部門；對于招標(biāo)系指招標(biāo)所確定的供應(yīng)商的直接業(yè)務(wù)對口部門。3.7甲供和乙供物資：甲供物資包括：電梯、空調(diào)設(shè)備、消防工程設(shè)備、冷水塔、水泵、自動供水設(shè)備、水處理機、發(fā)電機組、安防監(jiān)控設(shè)備、高低壓開關(guān)柜、變壓器以及根據(jù)實際情況由甲方指定供應(yīng)的材料。3.8乙供物資包括：鋼筋、水泥、砂石、地磚、照明箱、開關(guān)、插座、電線、管材、閥門等（根據(jù)實際情況可調(diào)整為甲供）。4.0工作流程：甲供物資的采購、招標(biāo)流程各業(yè)務(wù)部門收集相關(guān)供應(yīng)商資料，建立初步的供應(yīng)商信息

5、庫小組秘書匯總各部門的供應(yīng)商信息，建立詳細(xì)的供應(yīng)商信息庫小組從供應(yīng)商信息庫中選擇供應(yīng)商進(jìn)行考察或評價小組提交考察或評價報告并建立合格供應(yīng)商名錄小組將合格供應(yīng)商名錄報總經(jīng)理批準(zhǔn)具體業(yè)務(wù)部門提前將需求計劃報送小組小組從合格供應(yīng)商名錄中選擇競標(biāo)單位邀標(biāo)報價小組編制和發(fā)放投標(biāo)邀請書和招標(biāo)文件競標(biāo)單位將標(biāo)書密封，送至招標(biāo)、采購小組招標(biāo)、采購小組制訂評標(biāo)辦法，組織評標(biāo)，確定中標(biāo)單位招標(biāo)、采購小組與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判招標(biāo)、采購小組將中標(biāo)單位報總經(jīng)理批準(zhǔn)具體業(yè)務(wù)部門將合同初稿報總經(jīng)理室總經(jīng)理室根據(jù)合同管理程序組織相關(guān)部門審核合同總經(jīng)理批準(zhǔn)合同總經(jīng)理室擬定合同具體業(yè)務(wù)部門組織驗收總經(jīng)理室擬定合同5.0流程說明：

6、5.1 合格供應(yīng)商名錄、中標(biāo)單位以及合同均需報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能生效。 5.2 設(shè)計景觀類、土建工程類和機電安裝類在10萬元（含本數(shù)）以上、廣告制作類在3萬元（含本數(shù)）以上、以及甲供材料要招標(biāo)；對于不招標(biāo)的，由招標(biāo)、采購小組從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，價格經(jīng)審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)即可。 5.3 每次招標(biāo)、采購，參與競標(biāo)的單位一般情況下不得少于3家。如由于供應(yīng)商實力或市場等因素造成不能選取三家競標(biāo)單位的，必須提供充足的理由，并經(jīng)招標(biāo)、采購小組認(rèn)可后方能實施。 5.4 對于經(jīng)常發(fā)生的單筆金額在1萬元（含本數(shù)）以下的小型業(yè)務(wù)（如小型廣告、制作、印刷等）或合格供應(yīng)商名錄中只具備1-

7、2家合格供應(yīng)商時，招標(biāo)、采購小組可確定1-2家長期合作單位，長期合作單位應(yīng)提供常規(guī)項目的價目表供招標(biāo)、采購小組審定，合作期內(nèi)其價格不得超過招標(biāo)、采購小組審定的價目表上的價格；在此范圍內(nèi)的工作由具體業(yè)務(wù)部門將具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、價格等信息資料，附上招標(biāo)、采購小組審定的價格，報公司相關(guān)部門會簽、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。招標(biāo)、采購小組每年至少要對長期合作單位評價一次，作為是否與其繼續(xù)合作的依據(jù)。 5.5 對于競標(biāo)單位的報價，招標(biāo)、采購小組必須要求其將投標(biāo)書密封，并加蓋公司公章于封口，否則取消其競標(biāo)資格。 5.6 對于裝飾裝修工程，設(shè)計單位、設(shè)計方案及施工單位的確定由設(shè)計研發(fā)部作為具體業(yè)務(wù)部門進(jìn)行辦理；施工過程管

8、理遵照公司施工管理程序執(zhí)行。 5.7 特殊情況下經(jīng)請示總經(jīng)理同意，可直接確定承包單位。6.0合格供應(yīng)商名錄：6.1 供應(yīng)商信息庫的建立： 6.1.1 各具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商提供的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、技術(shù)配備、工程業(yè)績等資料，建立初步的供應(yīng)商信息庫。6.1.2 各部門均可補充提供供應(yīng)商信息，招標(biāo)、采購小組秘書匯總各部門的各類供應(yīng)商信息后，建立詳細(xì)的供應(yīng)商信息庫。 6.1.3 各具體業(yè)務(wù)部門和招標(biāo)、采購小組應(yīng)對供應(yīng)商信息庫進(jìn)行共享。6.2對供應(yīng)商的考察6.2.1 考察人員：各類供應(yīng)商考察人員為總經(jīng)理室、財務(wù)計統(tǒng)部、審計核算部和具體業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員。6.2.2 考察內(nèi)容：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、注

9、冊資金、公司規(guī)模、技術(shù)先進(jìn)性、施工工藝、機械設(shè)備、檢測手段、企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證、企業(yè)信譽、工程業(yè)績、售后服務(wù)等。6.2.3 考察方法：招標(biāo)、采購小組采取以下一種或幾種考察方法對供應(yīng)商進(jìn)行考察。a、實地考察公司狀況。b、實地考察已建和在建項目情況。c、實地或通過其他方式了解施工質(zhì)量、管理水平、服務(wù)態(tài)度等。d、資質(zhì)評價：要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等企業(yè)證明材料。e、業(yè)績評價：對供應(yīng)商業(yè)績工程的質(zhì)量狀況與信譽等進(jìn)行評價。6.3 編制合格供應(yīng)商名錄：招標(biāo)、采購小組將考察結(jié)果分類填入供應(yīng)商評價表，將符合公司要求的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄，同一招標(biāo)項目至少應(yīng)有3個合格供應(yīng)商可供選擇，合格供應(yīng)商名錄經(jīng)考察人

10、員會簽后報送總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.4 對已列入合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商，采取以下方法進(jìn)行控制：6.4.1 各具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，包括：供應(yīng)商評價表、合格供應(yīng)商考核表、各方面提供的供應(yīng)商情況反饋意見。6.4.2 公司與供應(yīng)商合同履行完畢后，由招標(biāo)、采購小組對合格供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評價，填寫合格供應(yīng)商考核表，并納入合格供應(yīng)商檔案，評價時主要依據(jù)：供應(yīng)商提供的企業(yè)證明資料、工程項目合同、服務(wù)態(tài)度、工程質(zhì)量和進(jìn)度、工程返修率等。6.4.3 總經(jīng)理室可根據(jù)供應(yīng)商的履約情況以及完成質(zhì)量情況向招標(biāo)、采購小組提出取消其合格供應(yīng)商資格的建議。6.4.4 為確保合格供應(yīng)商名錄的實時更新，招標(biāo)、采購小組不定期召

11、開合格供應(yīng)商名錄專題會議，會上根據(jù)各方面信息，確定合格供應(yīng)商名錄的種類增減及完善事宜。7.0驗收： 7.1材料設(shè)備驗收：7.1.1材料設(shè)備到場時，項目部經(jīng)理組織項目部及施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)人員（如屬甲供設(shè)備，具體業(yè)務(wù)部門必須通知材料設(shè)備部派人到場參與驗收）聯(lián)合對材料設(shè)備按照合同規(guī)定條件進(jìn)行開箱驗收，現(xiàn)場專業(yè)工程師根據(jù)驗收情況填寫甲供物資進(jìn)場檢驗單。驗收合格的材料設(shè)備才允許進(jìn)場使用，驗收不合格的材料設(shè)備由項目部將驗收記錄反饋給具體業(yè)務(wù)部門，具體業(yè)務(wù)部門聯(lián)系供應(yīng)商要求其整改；通過驗收但須整改的設(shè)備分別由產(chǎn)品供應(yīng)商和安裝承包商按各自責(zé)任進(jìn)行整改，整改完成之后，方可正式簽發(fā)設(shè)備驗收證書。 7.1.2施工單位在安裝過程中造成產(chǎn)品損壞的由具體業(yè)務(wù)部門、施工單位一起聯(lián)系分包方進(jìn)行協(xié)調(diào)，并按照合同規(guī)定執(zhí)行