工程檔案管理規(guī)范

1、工程檔案管理規(guī)范工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1.1 目的為加強(qiáng)建立工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建立工程檔案的驗收標(biāo)準(zhǔn)，建立完好、精確的工程檔案，依據(jù)建立工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)gb/t50328- 和歸檔文件整理規(guī)章da/t22- ,結(jié)合杭州市建立工程開工檔案產(chǎn)生的規(guī)律，提出本要求。1.2 范圍本要求適用于碧翠湖度假村建立工程文件的歸檔整理以及建立工程檔案的驗收。1.3 工程檔案室責(zé)任落實工程檔案室隸屬于工程管理部，工程管理部部總監(jiān)是檔案室的主管領(lǐng)導(dǎo)，工程檔案員詳細(xì)施行工程檔案搜集、查找、借閱等工作。1.4 工程檔案歸檔要求1.4.1 接收歸檔的案卷必需保證質(zhì)量，應(yīng)符合以下要求：a)歸檔的文件

2、材料齊全完好；b)文件按其內(nèi)容的聯(lián)絡(luò)，合理整理、立卷；c)歸檔的文件材料，要保持文件之間的歷史聯(lián)絡(luò)，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明準(zhǔn)確，便于保管和利用。1.4.2 歸檔時間和手續(xù)辦理a)開工資料按年度歸檔在每年的次年初歸檔，在工程完成經(jīng)過竣工驗收后準(zhǔn)時歸檔。b)隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。接收檔案必需履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時間，交接雙方要簽名蓋章。要保管好各類交接記錄。1.4.3 對接收按要求整理好的檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化，主要是a)對所接收的檔案進(jìn)展嚴(yán)格檢查，檢查的內(nèi)容有：全宗內(nèi)的檔案是否完好，分類、排列、組卷、編目等工作是否正確

3、。b)進(jìn)展必要的編目工作。c)依據(jù)它的分類方案和排列次序，將案卷挨次上架。存放檔案必需有專用柜架。在排列上架時，應(yīng)根據(jù)類別和保管單位的次序排列，以便于管理和查找。1.5 工程檔案管理要求1.5.1 檔案室要根據(jù)國家規(guī)定編制各種檔案管理制度及保管期限表。保管期限劃為永久、長期、短期三種。1.5.2 定期對檔案進(jìn)展全面整理，包括檔案的分類、立卷、擬制案卷標(biāo)題、案卷排列等。定期對檔案進(jìn)展部分整理，對不符合整理要求的案卷進(jìn)展加工、調(diào)整。1.5.3 建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出、保管利用等進(jìn)展統(tǒng)計。1.5.4 根據(jù)檔案形成的特點，保持檔案之間的歷史聯(lián)絡(luò)，充分利用原有根底，使整理完成的檔案可以反映歷

4、史活動的真實相貌，便于保管和利用。1.5.5 檔案室要定期對超過保管期限的檔案進(jìn)展鑒定，鑒定檔案由檔案部門和公司組織鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組共同進(jìn)展，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對無保存價值檔案進(jìn)展銷毀，并由二人監(jiān)銷，辦理銷毀手續(xù)。1.5.6 每年要對庫藏檔案進(jìn)展一次全面的檢查，仔細(xì)核對，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)檔案，要準(zhǔn)時進(jìn)展修補(bǔ)和復(fù)制，發(fā)覺檔案發(fā)霉或蟲害，必需準(zhǔn)時實行消毒殺蟲措施加以處理。1.5.7 需要保密的檔案，按國家有關(guān)規(guī)定劃分為隱秘、機(jī)密、絕密三種。國家規(guī)定外的各種檔案那么由公司負(fù)責(zé)人確定其密級。1.6 工程檔案保管要求1.6.1 檔案庫房必需確定專人負(fù)責(zé)保管，檔案工作人員，必需進(jìn)步警覺，仔細(xì)做好

5、庫房的平安和保密工作，實在貫徹執(zhí)行保密平安制度，確保檔案的平安。非本部門人員，未經(jīng)同意，不得進(jìn)入庫房。1.6.2 檔案庫房門窗要牢固，管理人員外出時，須鎖好檔案柜、門窗。班前班后進(jìn)展檢查，發(fā)覺問題準(zhǔn)時匯報。1.6.3 檔案室應(yīng)裝備滅火器，嚴(yán)禁吸煙、存放易燃、易爆等雜物。無人時須斷電。1.6.4 對檔案庫房照明線路定期檢查，發(fā)覺隱患，準(zhǔn)時排除，防止因短路等緣由引起的火災(zāi)。1.6.5 為保障檔案的平安和延長檔案壽命，檔案庫房每隔半年要進(jìn)展一次平安檢查，根據(jù)防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等八防要求，準(zhǔn)時排除檔案保管中的平安隱患。1.6.6 檔案庫房門窗應(yīng)設(shè)有遮陽裝置，避開陽

6、光挺直照耀在檔案柜上。并常常清掃，保持庫內(nèi)整齊、清潔。1.6.7 案卷入庫時應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔案挨次排列。1.6.8 檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫度根本保持在1424，相對濕度4560之間的規(guī)定要求。每天堅持記錄溫濕度。1.6.9 保持檔案庫房整齊潔凈，檔案入庫前須嚴(yán)格檢查，被蟲咬蝕的那么不能入庫。檔案柜及庫房內(nèi)應(yīng)施放防霉、防蟲藥劑，并勤于檢查。1.7 工程檔案借閱要求1.7.1 凡需借閱工程檔案者，須履行借閱登記手續(xù)，填寫文件借閱/復(fù)制記錄詳見附表，并有義務(wù)將利用效果反應(yīng)給檔案部門。1.7.2 借閱本單位、本專業(yè)范圍內(nèi)機(jī)密以上的檔案時，需經(jīng)本單部門總監(jiān)以上負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。1.7.3 外單位人員因工作需要借閱本公司機(jī)密以上的檔案時，須有原主管單位負(fù)責(zé)人簽署的介紹信，并得到公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。1.7.4 工程檔案室檔案原那么上不外借，如有特別需要，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借出。1.7.5 對借出檔案要嚴(yán)加愛惜，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或公開展覽等。需要復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或公開展覽時可提出申請，經(jīng)檔案室同意后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)展。用法中不得涂改、批注、抽頁、損壞，要保持案卷完好、清潔。對借閱檔案時造成的檔案喪失、損壞或泄密的，視情節(jié)賜予處理并寫出書面材料。1.