建筑工程檔案管理實施細則

1、建筑工程檔案管理實施細則（編號： 20111025 ）第一條：根據(jù)檔案管理規(guī)定 ，制訂本細則。第二條：根據(jù)公司檔案室資料情況綜合本職檔案管理員的崗位工作，檔案室資料主要歸納為兩大類：工程檔案、行政管理檔案；對兩類檔案的收集、管理、利用形成以下實施細則。（一）檔案收集、管理歸檔分類表類別范圍資料分類歸納主要內(nèi)容形成部門移交時限保管部門保管期限工程檔案前期商務(wù)資料投標審批、招標文件、招標圖紙、投標答疑、投標文件、 履約類保函、 修正報價、 中標通知、合同談判、施工合同、補充協(xié)議等資料市場經(jīng)營部項 目 進 場 施工行政人力資源部長期竣工驗收資料指對業(yè)主、 監(jiān)理單位需遞交的竣工預(yù)驗收相關(guān)資料、竣工驗收

2、會議資料、工程材料檢驗試驗資料、 竣工圖紙、 竣工資料驗收移交資料、竣工資料電子文件等項目部通 過 竣 工 驗收一個月內(nèi)行政人力資源部永久竣工結(jié)算資料中間計量結(jié)算資料、中間預(yù)支工程款資料、索賠補償資料、 工程量簽證單、 經(jīng)濟簽證單、 竣工計量結(jié)算資料等項目部、市場經(jīng)營辦 完 結(jié) 算 一周內(nèi)行政人力資源部長期施工過程資料指與業(yè)主、 監(jiān)理單位、 監(jiān)督部門發(fā)生的工作聯(lián)系單、 施工指令、 專題報告、 相關(guān)報表、 相關(guān)會議紀要等往來文函資料項目部通 過 竣 工 驗收一個月內(nèi)行政人力資源部短期內(nèi)部經(jīng)營資料指公司、 項目部、 作業(yè)隊伍、 供應(yīng)商四者之間的責任書、 協(xié)議、合同等經(jīng)營合約、 索賠補償、計量結(jié)算、

3、 款項支付等全過程內(nèi)部經(jīng)營活動資料項目部、市場經(jīng)營部通 過 竣 工 驗收一個月內(nèi)行政人力資源部短期安全文明施工資料指施工現(xiàn)場的安全生產(chǎn)責任制、安全目標管理資料、施工組織設(shè)計、 經(jīng)安全監(jiān)督站批準的施工安全技術(shù)措施申請表、安全技術(shù)交底、 安全檢查、安全教育、班前安全活動等相關(guān)資料項目部通 過 竣 工 驗收一個月內(nèi)行政人力資源部長期行政管理檔案行政內(nèi)務(wù)資料上級單位（集團）頒發(fā)的需公司執(zhí)行的決議、決定、指示、命令、規(guī)定、計劃、批示、通知等文件材料； 公司呈批件和上級單位批復；項目部的呈批件、 報告和公司的批復；公司調(diào)查研究、 研發(fā)成果、 管理體系推進、 資質(zhì)升級所形成的資料； 公司頒發(fā)規(guī)定、 通知、

4、通報等各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、 重要文件的修改稿及相關(guān)單位往來文件等；檔案移交目錄、檔案查 /借閱臺賬記錄資料各部門下 年 度 三 月份前行政人力資源部長期 /短期圖書資料工程常用工具書籍、定額、常用設(shè)備保養(yǎng)維修相關(guān)書籍、公司培訓學習光盤等各部門由 檔 案 室 統(tǒng)一保管， 需要用 時 辦 理 相應(yīng) 借 閱 手 續(xù)即可行政人力資源部長期工程常用廣聯(lián)達算量軟件（計價、算量）、睿特、神機妙算、智多星（房建） 、智多星（水利）縱橫、各部門由 檔 案 室 統(tǒng)一保管， 需要行政人力資源長期軟件縱橫（盜版） 、同望（盜版）工程軟件鎖用 時 辦 理 相應(yīng) 借 閱 手 續(xù)即可部以上檔案僅竣工資料 、 竣工

5、圖紙、 竣工結(jié)算資料按業(yè)主、監(jiān)理單位要求編制整理、組卷外，其他資料歸檔統(tǒng)一按公司檔案管理規(guī)定整理裝訂成冊且辦理相應(yīng)移交手續(xù)。檔案的利用依據(jù)公司 檔案管理規(guī)定 第 4.4 項執(zhí)行， 同時填寫“文檔查 /借閱申請單”。每年第一季度進行檔案清理對鑒定失去保存價值的檔案，需編造銷毀清冊，并填寫“文檔銷毀申請單”報公司檔案資料相關(guān)部門負責人、各部門負責人、公司經(jīng)營層領(lǐng)導審批后銷毀，檔案銷毀時至少需要2 人在場。（二）檔案資料查 /借閱審批程序利用內(nèi)容和方式所在部門負責人檔案管理員行政人力資源部經(jīng)理公司總經(jīng)理職責范圍內(nèi)的相關(guān)檔案查閱審核借閱、復制審批職責范圍外檔案查閱審核審批借閱、復制審核審批外單位人員利

6、用公司資料審批注：獨份及涉密檔案資料一般不允許外借，如有特殊情況需外借須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。檔案管理實施表單：卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)備考表檔案資料復制申請單檔案資料借閱申請單資料移交書檔案資料銷毀申請單卷 內(nèi) 文 件 目 錄分類號：案卷號：保管期限：長期第頁序號文件編號責任者文件題名日期頁次備注卷內(nèi)備考表盒 內(nèi) 文 件 情 況 說 明: 本案卷共有文件材料頁，其中 :文字材料頁，圖樣材料頁，照片張。說明：整理人 : 檢查人 : 年月日湖南五強工程有限公司文檔借閱申請單【】查閱【】借閱申請部門申請人申請日期資料名稱借閱目的審批簽名：執(zhí) 行 情況 記 錄湖南五強工程有限公司文檔復制申請單【】復印【】印制申請部門申請人申請日期復制目的文檔名稱審批簽名：執(zhí) 行 情況 記 錄湖南五強工程有限公司文檔銷毀申請單申請部門：申請人：日期：銷毀申請文檔名稱文檔編號文檔密級銷毀原因數(shù)量領(lǐng)導審批銷毀執(zhí)行銷毀方式執(zhí) 行 人見 證 人日期資料移交書工程名稱施工單位