淺談文書檔案管理過程中存在的問題及優(yōu)化措施

1、    淺談文書檔案管理過程中存在的問題及優(yōu)化措施    馮欣摘 要：文書檔案管理水平體現(xiàn)著企業(yè)或事業(yè)單位檔案管理的層次，而且直接關系到檔案資料的內在價值與完整性。文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。本文首先提出了文書檔案管理對于單位的重要性，分析了文書檔案管理中存在的問題，并針對這些問題，提出了提高文書檔案管理水平的措施，以此共勉。關鍵詞：文書檔案；管理；問題；措施隨著社會的不斷發(fā)展與進步，辦公室文書檔案的管理工作逐漸受到人們的重視，其對社會發(fā)展具

2、有重要作用。文書檔案的收集和歸檔是檔案管理的重要內容，其對檔案管理的工作質量具有重要影響。對此，要求管理人員加強工作人員對文書檔案的管理意識，進而提高文書檔案管理的工作質量與效率。一、當前文書檔案管理中存在的主要問題分析（一）重視程度不足。首先，當前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認識。一些單位認為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎設施配置方面也得不到應有的重視。其次，在專業(yè)技能訓練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔

3、案管理工作人員都是臨時補缺，入職前缺乏不要的專業(yè)技能訓練，入職后也沒有進行過有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經費進行人員培訓，客觀上導致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設備，導致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴重阻礙了文書檔案的應用。（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現(xiàn)在兩個方面，一是人員數量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現(xiàn)有工作人員也多是兼職的形式負責文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負責單位的草擬文、傳發(fā)

4、文，本職工作已經較為繁重，對于文件檔案管理自然缺乏主動性和積極性。二是人員素質不高。很多單位并未引進具有專業(yè)背景的文書檔案管理人員，現(xiàn)有的管理員多是從其他崗位調崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質參差不齊，對檔案管理缺乏系統(tǒng)的了解和認識，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯置文書檔案的事件頻發(fā)。（三）文書工作和檔案工作間協(xié)作不足。文書管理與檔案管理應當是一個系統(tǒng)性的管理，二者之間關系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發(fā)揮文書檔案在企事業(yè)單位管理中的作用。但在現(xiàn)實工作中，很多單位

5、重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個統(tǒng)一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。二、加強和改進文書檔案管理的有效對策（一）提高對文書檔案管理的重視程度。加強重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應當從兩個方面加強重視。首先，單位的主要領導應當給予文書檔案管理工作應有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設備、經費，確保文書檔案管理部門的正常運轉。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應當認識到自身工作崗位對于單位發(fā)展、運行的重要意義，更不能

6、主動將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動還是各類規(guī)章制度，文書檔案管理部門都應當積極主動的參與，嚴格有效的落實，（二）提高文書檔案管理人員的整體素質。企事業(yè)單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規(guī)章制度和科學的評價體系，因而在人員配置方面，也應以規(guī)章制度和評價體系為配置標準，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質。首先，應當聘用一些具有專業(yè)教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責和日常任務，使

7、其對自身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動學習新知識、新業(yè)務的意識和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。（三）做好文書管理和檔案管理的對接。文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應當以文書為切入點，在工作細節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識滲透進文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發(fā)文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應的檔案里標注清楚，放置在專門的位置以備

8、查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。（一）規(guī)范銜接文書工作與檔案工作。文書工作是檔案工作的重要前提，沒有文書工作的質量保證，就沒有檔案工作的質量提高。特別是文件質量的提高主要取決于文書工作人員的責任心和水平。所以，文書工作人員要規(guī)范處理文件，提高文書的編制質量。因此，文書人員平時要具備良好的檔案管理意識，做好文書材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協(xié)調，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書人員在制作文件過程中要注意對文件材料的質量進行把關。文件材料質量包括紙張大小、文件內容的文體、文件格式等方面是否達到相關的標準和要求，對于文件材料必須要規(guī)范統(tǒng)一

9、，不能花樣百出。對于紙質和用筆都要進行明確規(guī)定，不準使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等材料來撰寫和批閱文件。文件處理要及時到位，不能拖拉耽擱；同時要做好文件收發(fā)的登記管理，發(fā)現(xiàn)遺失必須要及時查找。尤其是賬外材料，包括領導講話及外出開會材料都要進行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯漏。（二）加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作。檔案質量的提高和結構的改善將決定檔案的價值，因此提高檔案的質量是檔案管理部門的工作。平時檔案管理人員必須要做到勤聯(lián)系，勤溝通，勤走動，爭取其他部門的協(xié)作和配合，提高檔案的質量。要做到對業(yè)務部門的近況了解，經常就業(yè)務部門的工作進行交流，加強溝通，對于出現(xiàn)的新情況新動向

10、要及時關注，保證檔案材料的及時收集。對于檔案部門的工作要多思考、多實踐，爭取做到檔案材料的收集整理及時高效。平時還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對于出現(xiàn)可能的檔案信息死角要及時進行疏通。（三）完善文書檔案管理制度，細化程序。任何一項工作都需要嚴格的規(guī)章制度加以規(guī)范，否則都可能會出現(xiàn)人為的疏忽，甚至造成無可挽回的損失。對于檔案工作更是如此，嚴格科學的檔案管理制度是檔案工作順利開展的保證。檔案管理制度要做到精細化、可操作化和明確化。對于各項檔案管理的細節(jié)問題要具體明確，不能含糊，更不能出現(xiàn)制度漏洞，同時要注意細則制定的可操作性，不要過于煩瑣復雜。對于文件收發(fā)要嚴格遵守國家的各項相關制度，防止出現(xiàn)文件核發(fā)混亂，過多過濫的問題。在公文行文之前要做到核驗簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件內容是否遺漏，公文格式是否規(guī)范，在正式印制發(fā)送前要做到再次核查。如果出現(xiàn)公文內容必須修改的，必須要按照程序進行重新核查。同時對于公文的材料管理方面必須要執(zhí)行機關公文標準，嚴禁出現(xiàn)不合格公文材料、不合格公文內容、不合格公文格式等問題。三、結語總之，只有從提高單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位