工作布置與管理

1、工作布置與管理怎樣合理安排工作怎么合理安排一天、一周甚至一個月的工作，使工作按照自己的計劃來？來避免每天忙的一塌糊涂卻仍有沒有解決的遺漏的問題？按照事務(wù)的類型來安排時間。大致來說，事務(wù)可以分為四種類型，管理者花多少時間，應(yīng)視其類型而定。緊急而且重要。包括與客戶洽談業(yè)務(wù)、未按時交貨、設(shè)備出故障、產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題等。管理者對這類燃眉之急的事一般都不會馬虎，必須花上整天的時間來處理，直到解決為止。重要但不緊急。包括遠(yuǎn)景規(guī)劃、產(chǎn)品創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、組織協(xié)調(diào)等。這類事務(wù)看起來一點都不急迫，可以從容地去做，但卻是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要務(wù)。如果不在這類事務(wù)上花最多的時間，管理者就

2、是“不務(wù)正業(yè)”。緊急但不重要。包括批閱日常文件、工作例會、接打電話等。這類事務(wù)也需要管理者趕快處理，但不宜花去過多的時間。不緊急也不重要。包括可不去的應(yīng)酬、冗長而無主題的會議等。對于這類事務(wù)，管理者可先想一想： “這件事如果根本不去理會它，會出現(xiàn)什么情況呢？”如果答案是“什么事都沒發(fā)生?！?那就應(yīng)該立即停止做這些事。二、 每天首先著手最重要的工作。一般而言，管理者每天都必須處理許多事務(wù)。不少管理者錯誤地認(rèn)為，他們可先處理好最次要的事激勵自己，最后才面對最重要的工作。這其實是一種不經(jīng)濟(jì)的利用時間的方法。把它拖到最后來干，管理者經(jīng)過一天的工作，大都已疲憊不堪，很難有足夠的精力來考慮它，時間也不會很

3、多，想把它做好很難。管理者這樣做的根本原因，是因為內(nèi)心深處有畏難情緒，回避最重要的工作。作為一名出色的管理者，一定要克服這樣的心理傾向，首先著手最重要工作， 用足夠的時間精力來處理它，并把它辦好。三、 每天留些 “機(jī)動時間”。管理者容易犯這樣的錯誤：用各種活動把一天的時間表排得滿滿的，以致沒有一點“機(jī)動時間”處理可能出現(xiàn)的各種突發(fā)事件。如果出現(xiàn)意外情況，管理者就不得不放棄計劃中的工作，來處理突發(fā)事件，而今日未完成的工作，就必須加進(jìn)明日的工作表中。工作是一場馬拉松，而非短跑，如此給自己加壓，管理者堅持不了多久。因此，管理者應(yīng)每天留些“機(jī)動時間”，即使沒有發(fā)生突發(fā)事件，管理者也可利用“機(jī)動時間”處

4、理一些較次要的問題；或與員工聯(lián)絡(luò)一下感情；也可休息一會，考慮一天工作中的得失等。這樣，管理者就可緊張而又不失輕松地完成一天的工作，從容地面對明天的挑戰(zhàn)！怎樣安排工作更節(jié)省時間？走出常規(guī)放松心情以積極的心態(tài)開始每一天，那就很有必要以自問的方式開始一天 這些問題會給我們帶來力量和好心情先要根據(jù)自己的實際情況，列出長期和短期的計劃，計劃根據(jù)情況做到有詳細(xì)有簡單并堅持去執(zhí)行，同時要考慮怎樣做到尊重其他人的時間；通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。 通常會體現(xiàn)在以下五個方面：1 、 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進(jìn)行處理。4、為制定上

5、述方案需要安排一個考慮的時間。5、由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時進(jìn)行的工作。大致的步驟如下：確立目標(biāo)；探尋完成目標(biāo)的各種途徑；選定最佳的完成方式；將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周 /日的工作事項；編排月 /周 /日的工作次序并加以執(zhí)行；定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。 三、 執(zhí)行計劃中要分清工作的輕重緩急有了計劃，就必須有行動。在行動中也要注意事情的輕重緩急：1 、 切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準(zhǔn)備、及時調(diào)整3、先做喜歡做的事，

6、然后再做不喜歡做的事。4、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。5、先做容易的做，然后再做難做的事。6、 先做只需花費(fèi)少量時間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時間才能做好的事。7、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。8、 先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。9、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。10、先做別人的事，然后再做自己的事。11、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。12、先做有趣的事，再做枯燥的事。13、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。14、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所

7、拜托的事。15、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。除了以上幾點，在管理自己的時間中，一要會利用自己的最佳時間來做優(yōu)先要做的最重要的事情。因為在每一天我們頭腦的靈活程度都不一樣，有的人最佳時間是上午10 點到下午三點，有的人的最佳時間是中午12 點到下午六點。而我的時間則在下午4 點 6 點或晚上11 點以后； 二要在有效的時間里能與他人配合，爭取更大的成效；三要做到守時、準(zhǔn)時、遵時、惜時；四是學(xué)會如何減少對工作的干擾，更快地發(fā)現(xiàn)和解決問題，按時完成任務(wù)，提高您本人和屬下的效率以及如何給您自己留出更多的時間，達(dá)到操之在我，積極主動。如何安排工作細(xì)節(jié)1. 如何不忘記煩多而雜的事有好多工作，有好多事不

8、緊急不重要，但是一定要做的，往往會放一下再做，就常會忘去做。為了不忘記，一個笨方法且十分有效的方法就是，用一個小紙條將一天要做的事，或中間發(fā)生要做的事記下來，時不時看一下，非常有效。2. 如何分配一天的整體工作 一般情況下，先做重要且能夠按正常化做業(yè)的工作，然后，再去做一些需要別人配合，要別人做完后，自己才能做的工作，一定要注意跟催別人做，然后盡量自己第一時間做完。3. 如何主動權(quán)掌握在自己手中這是一個比較難的做法，但是，要真正能做到這一點，對個人的工作真的有很大的幫助。首先要做好自己的工作，然后，要得到工司的整體動向，還有在工作中，要了解本職工作的前一個單位將做什么，本職工作會跟著變化，然后

9、，自己的一下個單位，將來會有什么調(diào)整，都要先通知一下，那怕是將來不做，也是會有所準(zhǔn)備，不至于將來手忙腳亂。4. 一定要養(yǎng)成一個良好的習(xí)慣以上都是一些小事，但工作都是由這些小事串起來的，所以，要養(yǎng)成一個良好的習(xí)慣，從點滴做起，對工作是有好大的幫助的。5. 服從整體工作以上自己的基礎(chǔ)工作做好后，所有的工作動向，都以公司的整體工作方向走。因為，大家在一起才能向一個工作目標(biāo)前進(jìn)。公司的方向，也就是以市場為導(dǎo)向，市場是以客戶為本的，所以，我們現(xiàn)在，所有的變，都是以客戶為本，因客戶的變而變，這樣，我們才能贏得客戶，公司才能發(fā)展。所以，我們的工作也不是一成不變的，我們要變，跟著客戶變，才能實現(xiàn)雙贏，這才是我

10、們工作的重中之重。領(lǐng)導(dǎo)布置工作的時候部下應(yīng)該怎么做領(lǐng)導(dǎo)才放心第一，在領(lǐng)導(dǎo)布置工作的時候應(yīng)該用筆記本做好記錄。俗話說再好的腦筋不如一支爛筆頭，每個人都會這么想的，領(lǐng)導(dǎo)在向部下布置工作的時候也會這么想，所以，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在布置工作的時候，如果部下只是聽著，聽完之后一聲不支的就去干了。 領(lǐng)導(dǎo)就會在心里嘀咕： “我的話他聽進(jìn)去了沒有， 我所說的他是否都理解了？” 很多領(lǐng)導(dǎo)會把這些話留在心里，僅僅是嘀咕而已，等結(jié)果出來的時候，一旦大失所望，就會看到很多部下在領(lǐng)導(dǎo)辦公室里被罵的面紅耳赤。所以，一個好部下應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)布置工作的時候，隨身攜帶一個筆記本，當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)的面做好記錄，一來可以把領(lǐng)導(dǎo)的吩咐和要求詳細(xì)的記錄下來，

11、而來讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你很認(rèn)真的聽他的安排，對他所說的話很當(dāng)一回事，此時認(rèn)真就是對領(lǐng)導(dǎo)最大的尊重，領(lǐng)導(dǎo)也會在心里想： “這小伙子不錯，那么認(rèn)真，有模有樣的，應(yīng)該比較可靠。 ”這樣，在領(lǐng)導(dǎo)剛布置任務(wù)的時候就已經(jīng)獲得一個可靠的信任了。第二，弄清楚領(lǐng)導(dǎo)期待的輸出結(jié)果的水準(zhǔn)。也就是要在領(lǐng)導(dǎo)布置工作的時候就了解領(lǐng)導(dǎo)的期望是怎樣的，如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的期望值不是很高，很輕松就能達(dá)到，那么就暗自慶幸的去完成任務(wù)吧。如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的期望值太高了，在目前條件下，或者能力范圍內(nèi)，短時間內(nèi)是難以完成的，就應(yīng)該提前告知領(lǐng)導(dǎo)，對他的期望值進(jìn)行約束，或者要求得到更多的支持資源，不要到提交成果的截止時間到了，才一臉忐忑的告訴領(lǐng)導(dǎo)說做不了，

12、那樣的下場是很悲慘的。第三，對必要細(xì)節(jié)進(jìn)行提問，這些必要細(xì)節(jié)包括7 大要素：目的，何時完成，找誰獲得支持，支持者在哪里，具體做哪些事情，有什么方向要求，為了完成這個任務(wù)公司能提供哪些資源。這些要素都是完成一項工作任務(wù)所需要用到的，如果提前知曉了，那么在完成任務(wù)的過程中就會少走很多彎路，節(jié)省不少時間，提高工作效率。會這樣做的人，經(jīng)常是把工作提前完成了，早于領(lǐng)導(dǎo)期望的時間把成果提交上去，這就超出了領(lǐng)導(dǎo)的期望值了，自然會給自己的信任度增分不少。第四，對領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)做重復(fù)確認(rèn)。這就類似于我們在飯店吃飯時候的點菜一樣，服務(wù)做得好的飯店的服務(wù)員一般會在客人點完菜之后向客人重復(fù)確認(rèn)一遍所點的菜譜清單，這

13、樣可以為后面的買單減少很多意外的麻煩，也有利于提高顧客的滿意度。同樣的道理，有些領(lǐng)導(dǎo)在布置任務(wù)的時候，自己腦子里也是考慮得不夠成熟的，于是就找來部下匆忙的安排工作任務(wù)了，這時候領(lǐng)導(dǎo)往往會給出一些模糊的，模棱兩可的要求，如果部下也模棱兩可的記下來去做了，后面就有可能達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的要求，從而讓他失望。所以，當(dāng)發(fā)現(xiàn)自己的領(lǐng)導(dǎo)是這樣的領(lǐng)導(dǎo)的時候，一定要在記錄完領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)之后，把剛才記錄下來的內(nèi)容，條理清晰的向他逐條重復(fù)確認(rèn)一遍，這樣做一方面幫助領(lǐng)導(dǎo)梳理他的思路，一方面確認(rèn)了他的各項要求，清楚的了解了他的期望。這樣就可以放心的去做了，就算后面出錯了，那也是按照領(lǐng)導(dǎo)的布置去做的，領(lǐng)導(dǎo)也不會怪罪，減少

14、領(lǐng)導(dǎo)的不滿。當(dāng)然，聰明的員工會在匯報的時候，就算領(lǐng)導(dǎo)主動承認(rèn)自己的安排失誤，也要挺身而出： “領(lǐng)導(dǎo)，是否沒有及時反饋和提醒，我也有錯。 ”這樣做不管是真誠的還是虛偽的，都神奇的幫助領(lǐng)導(dǎo)減輕的罪責(zé)，自然也獲得領(lǐng)導(dǎo)的喜愛?？傊诠ぷ鲌龊现?，雖然有很多制度，也有很多職業(yè)道德規(guī)范，這些看似是領(lǐng)導(dǎo)也需要遵循的，但是在領(lǐng)導(dǎo)的個性和喜好面前，所有的制度和規(guī)范都變得不那么重要了。而這里總結(jié)的四個在領(lǐng)導(dǎo)布置工作時候部下應(yīng)有的表現(xiàn)，就是所有領(lǐng)導(dǎo)普遍的喜好所在，如果部下都做到了，領(lǐng)導(dǎo)還有什么理由不信任，不器重自己的部下呢？領(lǐng)導(dǎo)分配工作時要注意什么？我認(rèn)為主要有以下幾點：第一、文字化。對下屬要完成的工作要一個具體的

15、回饋結(jié)果：完成具體時限、完* 員、達(dá)到的效果、遇到困難時需要協(xié)助的人員和對象、主要負(fù)責(zé)人等進(jìn)行一個明確的布局；第二、確認(rèn)完成的方法是否可行：詢問對方的完成辦法是什么，正確及時肯定，不正確及時糾正，提出合理化和有彈性的建議，給下屬多一些發(fā)揮的空間和余地，對方如果不知道完成的辦法，那應(yīng)該給出一個參考的辦法或是指使一個信賴的下屬讓他去求助，以求更完善的達(dá)成辦法來實施這個過程；第三、跟蹤過程。在PDCA勺循環(huán)圖中，跟蹤和稽核十分重要。對于任何一個工作任務(wù)，做為領(lǐng)導(dǎo)一定要時時跟進(jìn)，不能布置后就放手不管了，最后的結(jié)果如何也不得而知，或者下屬有困難也是視而不見，這樣的布置任務(wù)肯定達(dá)不到最佳效果。第四、及時進(jìn)

16、行評估和總結(jié)。無論好壞，一定要關(guān)注其結(jié)果。比如，目前我組織的每周采購例會，都會將一周的采購情況進(jìn)行數(shù)據(jù)化，對每一個細(xì)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的分析，以期對下周的工作任務(wù)產(chǎn)生一個有益的幫助。所以結(jié)果一定要知道，甚至過程也要了解得詳細(xì)，如果你不了解自己下屬的工作，你如何對他們的工作成效進(jìn)行評估，更談不上以理服人了。第五、允許下屬犯錯。這并不是縱容下屬。事實上，沒有人不會犯錯，最重要的是不能允許在同樣的問題上屢犯同樣的錯。對于這樣的下屬我們要設(shè)限，不能讓他養(yǎng)成習(xí)慣，否則的話，屢錯屢犯屢教不改將成為一種放任自流的現(xiàn)象，在一個團(tuán)隊中產(chǎn)生消極的后果，團(tuán)隊失控，再想管理起來就難上加難了。所以，對于這樣犯同樣的錯一而再，再

17、而三我們以最壞的應(yīng)對措施來解決：淘汰他或處罰他。日事日畢，日清日高而 "6S" 在企業(yè)管理中的推行，給我們提供了做好細(xì)節(jié)的全新理念與有效方法。它著力于營造一種"人人積極參與，事事遵守標(biāo)準(zhǔn)"的良好氛圍，提倡職工樹立正確的工作意識，掌握正確的工作方法，規(guī)范現(xiàn)場管理，提高工作效率，營造文明環(huán)境，提升職工素養(yǎng)，塑造良好形象，提高競爭能力。它是實施各項管理活動的基礎(chǔ)和保證。優(yōu)美的環(huán)境，帶給員工心情愉快的心情，從而提高了工作效率和工作質(zhì)量，最終達(dá)到提高產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)量的目的。如果現(xiàn)場骯臟不堪、雜亂無序，員工心情煩躁，那么工作效率低下、工作質(zhì)量差，最終影響了產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)

18、量。沒有井然有序的生產(chǎn)或工作環(huán)境，又怎能生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品？這樣的企業(yè)又怎能駕馭市場？又怎能做大、做強(qiáng)？"6S 工作法 "讓我們從身邊小事著手，培養(yǎng)自己的執(zhí)行力。一個企業(yè)的競爭力強(qiáng)弱，體現(xiàn)在執(zhí)行力上；一個人的競爭力高低，也體現(xiàn)在執(zhí)行力上。"6S 工作法 " 要求員工不能有馬虎之心，凡事要用認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對待。連載22：日事日畢，日清日高瑞士著名教育家裴斯泰洛齊說：" 今天應(yīng)做的事沒有做，明天再早也是耽誤了。" 也許對于個人來說，一天的時間算不了什么，但是對于團(tuán)隊，對于企業(yè)，對于國家來講，耽誤的就不僅僅是時間了。優(yōu)秀和卓越不是來源于激昂的

19、豪言壯語，而是源自日常的點點滴滴和踏踏實實地做好每一個細(xì)節(jié)。只爭朝夕，日積月累，成功就變成了一種習(xí)慣，一個必然。責(zé)任制造結(jié)果，細(xì)節(jié)決定成敗。如果總是面對今天望明天，卻不知"明日何其多"，而明日的明日便是人生的盡頭了。這樣只會讓人們失去了今天又放走了明天，最后落得一事無成。其實， " 日事日畢，日清日高" 不僅對于企業(yè)管理很重要，對于員工個人來說也非常重要，堅持這個原則，可以保證我們的工作整然有序且能保質(zhì)保量地完成。我們每做一件事情，都需要花費(fèi)一定的成本，其中，時間就是成本之一而珍惜時間，無異于節(jié)約成本、珍愛生命。如果總是等下去，今天等明天，明天等后天，工

20、作總量還是那么多，時間卻花掉好幾倍，這是得不償失的。只有"日事日畢 "，才會 "日清日高 "。 一個人的工作，若按照計劃有條不紊地完成，不會導(dǎo)致手忙腳亂。然而人總是有惰性的，不到火燒眉毛，總不著急，結(jié)果"明日復(fù)明日 " ，最后多項工作積壓，弄得焦頭爛額。在這樣的情況下，想把工作做好是一句空話，最后往往為了應(yīng)付檢查敷衍了事。長此以往，不僅工作沒做好，自己的生活也是一團(tuán)槽。如何提升主管的執(zhí)行力我們在管理的過程中，經(jīng)常碰到老板布置給各級主管的工作被一拖再拖，即使完成了也與要求有一定差距情況。在企業(yè)里，每一個老板、每一名管理人員都會對下屬有要

21、求，無論這些要求是否明確、合理，這些要求與期望都會遭遇它們各自的結(jié)果；每一個企業(yè)都會有戰(zhàn)略目標(biāo)，同樣地每一個目標(biāo)都會有最終的結(jié)果。這些老板、管理人員與企業(yè)必須共同面對的現(xiàn)實是：結(jié)果往往與目標(biāo)之間有很大的差距，或者說 “沒有完成任務(wù)” “沒有達(dá)成目標(biāo)”， 問題在哪里呢？答案是：這個企業(yè)沒有執(zhí)行力。那么到底“執(zhí)行力”是什么呢？其實“執(zhí)行力”就是“按質(zhì)按量按時完成自己的工作”， 要做的事復(fù)雜程度不同需要的做事能力也不同而已。個人執(zhí)行力整體上表現(xiàn)為“執(zhí)行并完成任務(wù)”的能力，企業(yè)中不同的人要完成不同的任務(wù)需要不同的具體能力，相對于執(zhí)行層主管來說應(yīng)該是 “做事正確”， 相對于操作層員工定位來說，又應(yīng)該是“

22、做正確的事”。中層主管既是執(zhí)行者，又是領(lǐng)導(dǎo)者。他們的作用發(fā)揮得好，是高層聯(lián)系基層的一座橋梁；發(fā)揮得不好，是橫在決策層與基層之間的一堵墻。企業(yè)決策層對各種方案的認(rèn)可，需要得到中層的嚴(yán)格執(zhí)行和組織實施。如果企業(yè)全體中層隊伍的執(zhí)行力很弱，與決策方案無法相匹配，那么企業(yè)的各種方案是無法成功實施的。中層主管不論是作為一名執(zhí)行者、還是一名領(lǐng)導(dǎo)者，都必須通過別人來完成任務(wù)。要做個“服眾”的主管，就要提升自己的執(zhí)行力，而作為企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)就應(yīng)該有意識地培養(yǎng)和提升主管的以下八項能力：一、領(lǐng)悟能力：做任何一件事以前，一定要先弄清楚上司希望你怎么做，然后以此為目標(biāo)來把握做事的方向，這一點很重要，千萬不要一知半解就開

23、始埋頭苦干，到頭來力沒少出、活沒少干，但結(jié)果是事倍功半，甚至前功盡棄。要清楚悟透一件事，勝過草率做十件事。二、計劃能力：執(zhí)行任何任務(wù)都要制定計劃，把各項任務(wù)按照輕、重、緩、急列出計劃表，一一分配部屬來承擔(dān)，自己看頭看尾即可。把眼光放在部門未來的發(fā)展上，放在不斷理清明天、后天、下周、下月，甚至明年的計劃上。在計劃的實施及檢討時，要預(yù)先掌握關(guān)鍵性問題，不能因瑣碎的工作，而影響了應(yīng)該做的重要工作。要清楚做好20%的重要工作，等于創(chuàng)造80%的業(yè)績。三、指揮能力：指揮部屬，首先要考量工作分配，要檢測部屬與工作的對應(yīng)關(guān)系，也要考慮指揮的方式，語氣不好或是目標(biāo)不明確，都是不好的指揮。而好的指揮可以激發(fā)部屬的意愿，而且能夠提升其責(zé)任感與使命感。要清楚指揮的最高藝術(shù)，是部屬能夠自我指揮。四、監(jiān)控能力：監(jiān)控就是追蹤考核，確保目標(biāo)達(dá)到、計劃落實。雖然談到控制會令人產(chǎn)生不舒服的感覺，然而企業(yè)的經(jīng)營有其十分現(xiàn)實的一面，有些事情不及時加以監(jiān)控，就會給企業(yè)造成直接與間接的損失。但是，監(jiān)控若是操之過急或是力度不足，同樣會產(chǎn)生反作用：監(jiān)控過嚴(yán)使部