辦公室工作及公司體系的計劃及建議

1、當下公司處于小型向中型化發(fā)展的企業(yè)之路上，作為辦公室主任，我 的工作主要是行政人事及體系支援，結合目前企業(yè)的實際運作狀態(tài)那 么對我的工作思路，有以下幾點考慮及建議。1 .人事組織架構方面：首先，我們必須確認于組織建設中，哪些職位是目前緊缺和急需的，其次判斷該職位是否屬于高級管理，因為高級管理職位除必須配置關 聯(lián)資源外，仍必須注重待遇問題，如果是壹般職位，那么，于組織中, 到底哪些崗位是目前需要完善的，所以，行政工作必須保障合理的人 員資源能夠到位。針對目前的招募工作，我建議分三步，共同組成我們需要的人事招募 渠道。我們主要由于地域性限制，壹般采用網絡招聘或電話面試，所以我們 必須選擇人流量大，

2、信息資源儲備豐富，且服務質量好，知名度高的 網站來制定我們需求的人力招募計劃。高層管理的招募，壹般采用網絡發(fā)布，加自己獵頭。（也能夠內部提升或內部調撥，只要人員素質能夠跟上）基層干部招募，建議采取內部提升及周邊招募。而普通員工的招募除采取周邊招募、學校用工或就業(yè)安置我們也可考慮。如果我們能保證做到，缺乏職位能夠配置合理人才，那么我們的工作計劃就能保證順利執(zhí)行。人事行政系統(tǒng)的管理及完善:目前，公司急需建立符合國家勞動法的合同文本及關聯(lián)人事資料，對 于招募的，于職的人才必須建立相應完備的電子檔案及名冊，而且社 會保險等和人事系統(tǒng)有關的資料均需要完備。而且，我們的培訓計劃 必須展開，除制作我們公司的

3、員工手冊及企業(yè)板報宣導以外，仍要根 據(jù)相應的行政指標及培訓的內容進行適當?shù)目己?，以提升公司的整體 素質及專業(yè)能力。因為，公司小型化，急需人才，那么，人才能夠招募很容易，可是， 留才，且給予人才相應的發(fā)展空間及平臺，就需要我們不僅從工作上， 生活上給予無私的支持，仍需要進行專業(yè)上的二次提升和轉型。那么，我們的人才政策是：不壹定找到非常對口的，可是能夠是適合培訓和轉型的，培訓和團隊 組織領導者能夠開拓，圖強的。能夠將整體素質提升或具備短期內適 應企業(yè)發(fā)展和貢獻壹定功績的人才，我們能夠不拘壹格的吸納。2 .行政后勤的管理和支援。行政后勤管理能夠保障公司的良好發(fā)展，節(jié)約企業(yè)成本，根據(jù)，我們 公司的情況

4、，我們必須制定符合我們公司內部后勤管理辦法，歹妝口： 電腦管理，宿舍管理，車隊管理，食堂衛(wèi)生管理等，且且，應該注重 建設企業(yè)的行政外部聯(lián)絡關系，因為，今天的企業(yè)于市場中不是孤軍 作戰(zhàn)，是圍繞著地方法律，政府或市場的其他類原則進行競爭和生產， 那么，壹個良好的外聯(lián)環(huán)境能夠讓企業(yè)發(fā)展更快的步入軌道。對于企業(yè)的行政支援，我們能夠建立關聯(lián)的計劃及制度保證，歹妝口： 我們的人力需求，出差需求等等。壹個良好的行政管理后勤系統(tǒng)能夠保證企業(yè)的資源配置優(yōu)化，而且能使成本縮減，除了提升自己的企業(yè)形象外，而且能夠提升企業(yè)內部員 工的凝聚力。那么如何能夠提升我們自己的行政管理能力呢？我記得以前的壹位企業(yè)家說過：如果我

5、們不懂也不會創(chuàng)新，那么我們能夠借鑒和學習，找尋企業(yè)中的 領頭者或同行中優(yōu)秀的管理者，虛心研究和學習，放低姿態(tài)對我們來 說沒什么大不了的。如果，任何壹家企業(yè)能夠放下自己高傲的自尊，我相信，那么企業(yè)能 夠做大做強，就不是什么奇怪的事情了，事實上，不斷的自我完善就 是勝利的唯壹法則。3 .辦公室的協(xié)調職能于企業(yè)日常管理中，會出現(xiàn)很多非常繁瑣的事情和突發(fā)事件，這就意 味著作為辦公室必須將很多事件收納于自己的管理系統(tǒng)中，因此，壹 個良好的管理者及團隊組成非常重要，除必要的資源合理配置外，對 于事件的處理方法，力度均十分需要思慮的，所以，協(xié)調是辦公室日 常做的頭等大事，針對目前外貿的團隊建設需求及財務軟件

6、的選擇 等，均是我們需要管理中的主要任務，所以，每壹件需要協(xié)調的事情 均必須制定詳細的計劃表及進度跟蹤、這樣才能保證我們工作的順利 開展及公司的大政方針得到實施。（辦公室，或起碼辦公室這個名號, 不適宜處理該項事務。處理該項事務的人員及部門必須更加細節(jié)專業(yè) 乃至全局化，這項功能能夠歸依到人力資源部門下的績效考核組去處理，能夠每月定時了解部門運做項目或工作，經協(xié)商溝通再文案化記錄，屆時再跟進了解。很有必要，能夠試著開始運做。 )4 . 外貿團隊建設的幾點考慮及建議：首先，蛇無頭不行，目前我們公司缺乏專業(yè)的國際貿易人才及具備壹定外語技能的優(yōu)秀人才，那么，我們必須找尋類似合適的人才，作為我們外貿團隊

7、的領頭羊其次，我們找到合適的外貿領隊后，根據(jù)他的規(guī)劃及我們即將面對的客戶群體制定的團隊建設計劃進行招募和培訓。于薪水或待遇方面，我們需要大度，沒有必要去計較，如果對方真是人才或者手中有壹定的客戶源頭，那么我們得不償失，而且，于穩(wěn)定客源的同時，我們仍必須積極拓展外貿的窗口或客戶。國內的內銷也是我們將來必須要踏入的領域，我們除外貿的建設及堅持外，針對國內的市場開拓，我們也必須以人為本，積極拓展各省代理及技術支援，展開各種營銷活動和企劃專案，爭取于市場中占據(jù)壹時之地。于企業(yè)的外貿策略上，我建議是積極和大廠或國際的大集團進行資源供應捆綁， 然后技術創(chuàng)新， 開拓其他領域或產品面的同步多元化發(fā)展，同時，于

8、市場銷售中我們要積極注意市場風險及規(guī)避，穩(wěn)步提升自己的實力。5 . 公司體系的建設及完善公司目前的體系存于很多問題，簡要介紹幾點：1. 目前公司品質系統(tǒng)培訓及意識跟不上，無法匹配系統(tǒng)的執(zhí)行。2 .程序文件中描述和實際執(zhí)行流程相差太多， 文件需要修改，表單需要完善。3 .公司內部內審員團隊沒有運作，系統(tǒng)自我查核及完善能力不足。4 .沒有根據(jù)實際情況和企業(yè)客戶的需求制定符合發(fā)展的品質體系條 款。5 .缺乏文件控制及表單更新，人員沒有記錄習慣，記錄保存追溯困難。 主要需要改善3點：1 .品質系統(tǒng)要有負責人，而且內審團隊必須建設完善。2 .制定年度內審計劃及培訓計劃，展開文控管理及檔案標識保存。3 .

9、根據(jù)客戶要求，定期完善工藝流程，更新程序書和關聯(lián)表單。做好了之上3點，我們才能于ISO9000體系完備的基礎上，根據(jù)市 場及客戶的需求去做其它的系統(tǒng)，否則，我們基礎不牢，將來很容易 出現(xiàn)空中樓閣，那樣，我們損失將更大，至于，其它小問題，我相信， 于品質體系團隊完善的情況下基本能夠消除。所以，于我今后的工作中，將緊緊圍繞這 5個基本點，和公司穩(wěn)步發(fā) 展，開拓市場的方針來進行行政和人事，外貿等工作，將努力把振興 華陽為已任，積極努力的貢獻自己的光和熱，也許，于以后的工作中， 的確存于很多的困難和問題，可是我們的價值就是要解決這些問題， 讓企業(yè)能夠良性發(fā)展，所以，我確信，我能夠堅持，于今后的工作中，

10、 得到公司的支持和資源配置，我必將能穩(wěn)定實施上述目標！之上，就是我近期的工作計劃及思路，仍請原諒不足之處，請指正！ 謝謝！方案人：鄭鑒2008 年 12 月 13 日 另：公司原先的組織架構及其組織職能說明極其重要，務必需要人力資源部門于充分理解的前提下承接著來，且且須要將該類文案整理好放于辦公室顯要之處，凡是新來的員工甚至于對壹些老員工，人力資源部專員均需要另其充分了解文案制度及其說明的精要之處。能夠修繕，但推倒重來是沒有出路的。中國企業(yè)的人力資源管理模式，甚至于說是中國企業(yè)的整個管理模式，其于宏觀策略性提倡和微觀技術性策應是相對失衡的，這很容易導致我們做的壹些事難以執(zhí)行下去。沒有簡明易懂可供執(zhí)行的