如何編寫一份使用的工作說明書

1、如何編寫一份使用的工作說明 書如何編寫一份實(shí)用的工作說明書工作說明書作為組織重要的文件之一，是對(duì)某類職位的工作性 質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和條件，以及本 職務(wù)任職人資格條件所作的書面記錄。通過工作分析程序獲得的資 料，經(jīng)過歸納與整理，可撰寫成工作說明書。工作說明書主要內(nèi)容工作說明書的編寫無固定的模式,需要根據(jù)該企業(yè)職務(wù)分析的特 點(diǎn)、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說明書一般包括以下內(nèi)容:1、工作標(biāo)識(shí)包括工作的名稱、編號(hào)、工作所屬部門或班組、工作地位、工作 說明書的編寫日期、編寫人與審核人，以及文件確認(rèn)時(shí)間等項(xiàng)目。2、工作綜述描述工作的總體性質(zhì)，即列出主要工作的特征以及主

2、要工作范 圍。應(yīng)盡量避免在工作綜述中出現(xiàn)籠統(tǒng)的描述，比如“執(zhí)行需要完成 的其他任務(wù)”。雖然這樣的描述可以對(duì)主管人員分派工作提供更大的 靈活度，但實(shí)際上，一項(xiàng)經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容而不被明確而清晰 寫進(jìn)工作說明書，只是用“所分配的其他任務(wù)” 一類的文字，就很容 易為回避責(zé)任找到一種托辭,這使得對(duì)工作的性質(zhì)以及員工需要完成 的工作的敘述出現(xiàn)有意無意的漏洞。3 .工作活動(dòng)和程序包括所要完成的工作任務(wù)、職位責(zé)任、所使用的工具以及機(jī)器設(shè) 備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實(shí)施的監(jiān)督等。4 .工作條件與物理環(huán)境簡(jiǎn)要地列出有關(guān)的工作條件，包括工作地點(diǎn)的溫度、濕度、光線、 噪聲程度、安全條件、地理

3、位置等。5 .內(nèi)外軟環(huán)境包括工作團(tuán)隊(duì)中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程 度、各部門之間的關(guān)系、工作現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)外的文化設(shè)施、社會(huì)習(xí)俗等。6 .工作權(quán)限包括工作人員決策的權(quán)限和行政人事權(quán)限、對(duì)其他人員實(shí)施監(jiān)督 權(quán)以及審批財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)和預(yù)算的權(quán)限等。7 .工作的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)工作說明書中還需包括有關(guān)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容,即完成某些任務(wù)或 工作量所要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)o這部分內(nèi)容說明企業(yè)期望員工在執(zhí)行工作說 明書中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或要求。比如，要確定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，只要把下面的話補(bǔ)充完整就可以了： “如 果你做到這樣，我會(huì)對(duì)你的工作很滿意對(duì)于工作說明書中的每一 職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話指引敘述完整，自然就會(huì)形成一套

4、較完整 的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。8 .聘用條件包括工作時(shí)數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資的方法、福利待遇、該工作 在組織中的正式位置、晉升的機(jī)會(huì)、工作的季節(jié)性、進(jìn)修與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)等。9 .工作要求主要說明擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件，基本分 為：一般要求：包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)；身體要求: 包括健康狀況、力量與體力、運(yùn)動(dòng)的靈活性、感覺器官的靈敏度； 心理要求：包括觀察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題的能力、語言表達(dá)能 力、人際交往能力、性格特點(diǎn)、品格氣質(zhì)、興趣愛好等。工作說明書編寫要求工作說明書在組織管理中的地位極為重要,是人力資源部門與相 關(guān)用人部門招聘人員和考核的重要決策和參考依據(jù)。一份實(shí)用性強(qiáng)的 工作

5、說明書應(yīng)符合下列要求：1、清晰明白在編寫工作說明書時(shí)，對(duì)于工作的描述必須清晰透徹，讓任職人 員讀過以后，可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等, 無需再詢問他人或查看其他說明材料。應(yīng)避免使用原則性的評(píng)價(jià)，同 時(shí)對(duì)較專業(yè)且難懂的詞匯必須解釋清楚，以免在理解上產(chǎn)生誤差。這 樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責(zé)。2、具體細(xì)致在說明工作的種類、復(fù)雜程度、任職者須具備的技能、任職者對(duì) 工作各方面應(yīng)負(fù)責(zé)任的程度這些問題時(shí),用詞上應(yīng)盡量選用一些具體 的動(dòng)詞，盡量使用能夠準(zhǔn)確地表達(dá)你的意思的語言。比如運(yùn)用“安裝”、“加工”、“設(shè)計(jì)”等詞匯，避免使用籠統(tǒng)含糊 的語言，如在一個(gè)崗位的職

6、責(zé)描述上，使用了 “處理文件”這樣的文 句，顯然有含混不清的成份，“處理”是什么意思呢？因此，在具體 的編寫時(shí)，需要仔細(xì)區(qū)分到底是對(duì)文件進(jìn)行分類，還是進(jìn)行分發(fā)。3、簡(jiǎn)短扼要整個(gè)工作說明書必須簡(jiǎn)短扼要，以免由于過于復(fù)雜、龐大，不便 于記憶。在描述一個(gè)崗位的職責(zé)時(shí)，應(yīng)該選取主要的職責(zé)進(jìn)行描述, 一般不超過十項(xiàng)為適，對(duì)于兼顧的職責(zé)可作出必要的補(bǔ)充或說明。編寫時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)1、以符合邏輯的順序來編寫一般說來，一個(gè)崗位通常有多項(xiàng)工作職責(zé)，在工作說明書中羅列 這些工作職責(zé)并非是雜亂無章的、隨機(jī)的，而是要按照一定的邏輯順 序來編排，這樣才有助于理解和使用工作說明書。2、盡量使用通俗易懂的語言應(yīng)盡量避免過于強(qiáng)調(diào)技術(shù)性的文字或概念,所描述工作說明書不 僅要讓上級(jí)能夠理解，更重要的是上崗人員能實(shí)實(shí)在在地領(lǐng)會(huì),因此, 當(dāng)遇到技術(shù)性的問題時(shí)，3、應(yīng)該表明各項(xiàng)職責(zé)重次性許多具體的工作，所出現(xiàn)的頻率、各項(xiàng)職責(zé)所占的時(shí)間比重都有 所不同。因此，可考慮按重次程度自上而下排列，或者結(jié)合各項(xiàng)職責(zé) 出現(xiàn)的頻率高低，在對(duì)應(yīng)的備注欄上說明職責(zé)在總的職責(zé)中占的比 例。要較好的編寫工作說明書，不僅要清楚其崗位工作的主要內(nèi)容, 而且對(duì)其職責(zé)大小與次序的劃分也是要明確的。在實(shí)際編寫方面，可 按照各項(xiàng)職責(zé)的重要程度、難易程度和任職者花費(fèi)的時(shí)間等進(jìn)