監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定

1、精選風(fēng)電項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定1工程監(jiān)理文件檔案資料的收集、整理、歸檔，是項(xiàng)目監(jiān)理部的 一項(xiàng)重要工作。為規(guī)范項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理，特制訂 本規(guī)定。2工程建設(shè)監(jiān)理文件檔案資料，是項(xiàng)目監(jiān)理部在監(jiān)理實(shí)施過程中 直接形成的、具有保存價(jià)值的原始記錄。監(jiān)理文件檔案資料管理是否 規(guī)范，是公司對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部工作考核的主要內(nèi)容之一。項(xiàng)目監(jiān)理部必 須按公司統(tǒng)一要求認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。3項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，落 實(shí)專人具體實(shí)施。4為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前，總監(jiān)應(yīng)與建 設(shè)單位、承包單位對(duì)資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達(dá)成 一致意見。5監(jiān)理文件

2、檔案資料的日常管理應(yīng)做到：注意時(shí)效、及時(shí)整理、 真實(shí)可靠、內(nèi)容齊全、分類有序。6日常管理中監(jiān)理資料的具體分類如下：6.1合同文件6.1.1監(jiān)理合同（包括招投標(biāo)文件）；6.1.2施工合同；6.1.3分包合同和其他合同；6.1.4 合同變 更協(xié)議文件；6.1.5 費(fèi)用索 賠和工程延期文件。6.2 監(jiān)理文 件6.2.1 監(jiān)理大 綱；6.2.2 監(jiān)理規(guī) 劃；6.2.3 監(jiān)理實(shí) 施細(xì) 則；其他與工程監(jiān)理相6.2.4 會(huì)議紀(jì) 要（例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、 關(guān)的會(huì)議紀(jì)要）；6.2.5 監(jiān)理階 段性總結(jié)報(bào)告；6.2.6 監(jiān)理月 報(bào)；6.2.7 監(jiān)理日 志/ 日記；6.2.8 監(jiān)理旁 站記錄；6.2.9 監(jiān)理工

3、 作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單；6.2.10 監(jiān)理 工 作總 結(jié)。6.3 工作聯(lián)系文 件6.3.1 建設(shè)單 位聯(lián)系單；6.3.2 施工單 位聯(lián)系單；6.3.3 政府部 門函件；6.3.4 設(shè)計(jì)變 更文件。6.4 施工單位報(bào) 驗(yàn)資料（ 一）6.4.1 開工文 件；6.4.2 施工組 織設(shè)計(jì)及方案；6.4.3 總包單 位（ 分包 單位 ）資 質(zhì) 資料 ；6.4.4 人 員 上 崗 證 ；6.4.5 工程量 申報(bào) 及付 款報(bào) 告；6.4.6 試 驗(yàn) 室 資 質(zhì) 報(bào) 審 資 料 。6.5 施工單位報(bào) 驗(yàn)資料（ 二）6.5.1 建筑材 料、 構(gòu)配 件、 設(shè)備 報(bào) 審表 ；6.5.2 報(bào) 驗(yàn) 申請(qǐng) 表；6.

4、5.3 工程質(zhì) 量問 題處 理記 錄及 質(zhì) 量事 故處 理報(bào) 告；6.5.4 工程測(cè) 量放 線報(bào) 審文 件；6.5.5 工程進(jìn) 度計(jì) 劃報(bào) 審文 件。6.6 工程驗(yàn)收文 件6.6.1 工程樁 基、 基礎(chǔ) 、主 體結(jié) 構(gòu) 工程 等中 間驗(yàn) 收文 件；6.6.2 設(shè)備安 裝專 項(xiàng)驗(yàn) 收記 錄；6.6.3 工程竣 工預(yù) 驗(yàn)收 報(bào)驗(yàn) 表；6.6.4 人防工 程驗(yàn) 收記 錄；6.6.5 消防工 程驗(yàn) 收記錄；6.6.6 單位工 程驗(yàn) 收記 錄；6.6.7 工程質(zhì) 量評(píng) 估報(bào) 告；6.6.8 竣工移 交證 書等 竣工 文件 ；6.6.9 工程照 片及 聲像 資料 。7. 日 常監(jiān)理 服務(wù)過程 中施工單 位

5、報(bào)驗(yàn)資 料的審 簽， 首先 應(yīng)由 資 料員審 核該 表格 的使 用 是否 符合 要求 ，填寫 是 否規(guī) 范，無 誤后 交 專業(yè) 監(jiān)理工 程師 。專業(yè) 監(jiān) 理工 程師 主要 審核 填寫 內(nèi)容 是否 符合 工程 實(shí) 際和 有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī) 范要求，確 認(rèn)簽字后返還資料員，資 料員將簽認(rèn)過的資 料保留一份，其余返還施工單位。8. 監(jiān)理 文件 檔案 資料 應(yīng)在 各階 段監(jiān) 理 工作 結(jié)束 后，由 資料 員 負(fù)責(zé) 及時(shí)整理歸檔。9. 工程竣工后，向 建設(shè)單位、城 建檔案館、公 司移交的工程監(jiān)理 文件檔案的歸檔和移交執(zhí)行施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定。施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定一、總則1 為提高 工程 監(jiān)

6、理 文件 管理 水平 ，規(guī) 范 和統(tǒng)一監(jiān) 理文件的 整編、 移交和歸檔工作，制定本規(guī)定。2 本規(guī)定適用于 2012 年 1 月 1 日后開工的 風(fēng)電建設(shè)工程施工的監(jiān)理文件。3 本建設(shè)工程 監(jiān)理 文件 的歸 檔除 執(zhí)行 本 規(guī)定外，同時(shí)應(yīng) 符合建 設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范(GB50319 2000 )、建筑工程文件歸檔整理 規(guī)范 ( GB/T503282001 ) 、 科學(xué)技術(shù)檔案案 卷構(gòu)成的一般要求( GB/T118222000 ) 、 技術(shù)制圖復(fù)制圖的 折疊方法( GB/10609.389 ) 、 城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定 (建辦1995697 號(hào)) 等規(guī)范或文件的規(guī)定及地方城建檔案部門和合同要求。4

7、 為使監(jiān)理文件檔 案資料符合有關(guān)規(guī)定和要求，要求在項(xiàng)目開工 前 ，項(xiàng) 目 監(jiān) 理 部 應(yīng) 與 建 設(shè) 單 位 取 得 共 識(shí) ，同 時(shí) 應(yīng) 主 動(dòng) 與 城 建 檔 案 部 門進(jìn)行聯(lián)系，明確具體要求。二 、 基 本 規(guī) 定1 項(xiàng)目 監(jiān)理 部應(yīng) 將工 程監(jiān) 理文 件的 形成和 積累，納 入工程建 設(shè) 監(jiān)理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)。2 由總監(jiān) 理工 程師 主持 項(xiàng)目 監(jiān)理 部監(jiān) 理 文件的整 理立卷工 作。3 工程部 應(yīng)對(duì) 項(xiàng)目 監(jiān)理 部監(jiān) 理文 件的 整 編工作進(jìn) 行監(jiān)督、 檢查、 指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程監(jiān)理文件進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。三、監(jiān)理文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求1 監(jiān)理 文件 的歸 檔

8、范 圍1.1 對(duì) 與工 程建 設(shè) 監(jiān)理 有關(guān) 的重 要活 動(dòng)、記 載工 程建 設(shè)監(jiān) 理 主要 過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體和文件，均應(yīng)收集齊全、整 理 立卷后歸檔；1.2 工 程監(jiān) 理文 件 的具 體歸 檔范 圍應(yīng) 符合 本規(guī) 定附 錄 A、B 的要 求。2 歸檔 監(jiān)理 文件 的質(zhì) 量要求2.1 公 司歸 檔的 工 程監(jiān) 理文 件應(yīng) 為原 件（特 殊情 況需 采用 復(fù) 制件 的，應(yīng)注明原件存放處）；2.2 工 程監(jiān) 理文 件 的內(nèi) 容及 深度 必須 符合 國家 有關(guān) 工程 勘察、設(shè) 計(jì)、施工等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。2.3 工程監(jiān)理文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與 工程實(shí)際相符合。2.4

9、 工 程監(jiān) 理文 件 應(yīng)采 用耐 久性 強(qiáng)的 書寫 材料 ，如碳素 墨水、黑 色中性簽字筆等，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、 復(fù)寫紙、鉛筆等。2.5 工程監(jiān)理文件應(yīng)字跡清楚、圖 樣清晰、圖表整潔、簽 字蓋章 手續(xù)完備。2.6工程監(jiān)理文件中文字材料幅面尺寸為A4 ( 297mm X210mm)。圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。2.7 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的 紙張。圖 紙一般采用藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī) 出圖的復(fù)印件。2.8 其他幅面的紙張應(yīng)折疊成 A4 幅面。工 程圖紙應(yīng)按 技術(shù)制 圖復(fù)制圖的折疊方法統(tǒng)一折疊成 A4 幅面且圖標(biāo)欄露在外面。四

10、 、 工 程 文 件 的 立 卷1 名 詞解 釋1.1 立 卷 ：按 照 一 定 的 原 則 和 方 法 ，將 有 保 存 價(jià) 值 的 文 件 分 門 別 類整理成案卷，亦稱組卷。1.2 案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。2. 立卷的 原則和方 法2.1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī) 聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.2 一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程報(bào)驗(yàn)、工程 材料報(bào)驗(yàn)文件應(yīng)按單位工程組卷，對(duì)于監(jiān)理的管理文件可按建設(shè)工程 項(xiàng)目進(jìn)行組卷。2.3 立卷可采用如下方法：2.3.1 單位 工程 ：可 按照 工程 管理 過 程、 施工 過程 控制 組卷 ；

11、2.3.2 建設(shè)工程項(xiàng)目：可按照單位工程施工過程、項(xiàng) 目管理過程 組卷。2.4 立 卷過 程中 宜 遵循 下列 要求 ：2.4.1 案卷 不宜 過厚 ，一 般不 超過 40mm ；2.4.2 案卷 內(nèi)不 應(yīng)有 重份 文件 ；不 同 載體 的文 件一 般應(yīng) 分別 組 卷。3. 卷內(nèi)文 件的排列3.1 文字材料按事項(xiàng) 順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文 件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后， 印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。3.2 既 有文 字材 料 又有 圖紙 的案 卷， 文字 材料 排前 ，圖 紙排后 。4. 案 卷 的 編 目4.1 卷內(nèi)目 錄的

12、編制 應(yīng)符 合下 列規(guī) 定：4.1.1 卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)定附錄 C 的要求；4.1.2 序號(hào)：以 一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次 標(biāo)注；4.1.3 責(zé)任者 ：填寫文件的直接形成項(xiàng)目監(jiān)理部或個(gè)人。有多個(gè) 責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替；4.1.4 文件編 號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；4.1.5 文件題 名：填寫文件標(biāo)題的全稱；4.1.6 日期： 填寫文件形成的日期；4.1.7 頁數(shù)： 填寫組成案卷文件的總頁數(shù)；4.1.8 卷內(nèi)目 錄排 列在 卷內(nèi) 文件 首 頁之 前。4.2 卷內(nèi)備考表的編 制應(yīng)符合下列規(guī)定：4.2.1 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)定附錄

13、D 的要求；4.2.2 卷內(nèi)備 考表主要是對(duì)案卷情況的說明；4.2.3 卷內(nèi)備 考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后；4.2.4 卷內(nèi)備 考表在審核人簽字完成后，必須加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部印 章。4.3 案卷封 面的 編制 應(yīng)符 合下 列規(guī) 定：4.3.1 案卷封 面為內(nèi)封面。案卷封面的式樣宜符合附錄 E 的要求；4.3.2 案卷封 面的內(nèi)容包括：檔號(hào)、工程編號(hào)、案卷題名、編制 項(xiàng)目監(jiān)理部、編制日期、密級(jí)、保存期限、共幾卷、第幾卷；4.3.3 檔號(hào)： 由項(xiàng)目號(hào)（名稱）、案卷號(hào)組成，由檔案管理員填 寫；4.3.4 工程編 號(hào)：應(yīng)為公司或工程監(jiān)理部對(duì)工程的編號(hào)，由工程 監(jiān)理部填寫；4.3.5 案卷題 名： 應(yīng)簡

14、明、 準(zhǔn)確 地 揭示 卷內(nèi) 文件 的內(nèi) 容。 案卷 題 名應(yīng)包括建設(shè)單位全稱、工程名稱、案卷名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；4.3.6 編制項(xiàng) 目監(jiān)理部：應(yīng)填寫項(xiàng)目監(jiān)理部全稱；4.3.7 起止日 期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)各文件最早和最遲形成的日期；4.3.8 保管 期限分 為永 久、 長期 、 短期 三種 。各 類文 件的 保管 期 限 執(zhí) 行 GB/T50328 2001 建 設(shè) 工 程 文 件 歸 檔 整 理 規(guī) 范 規(guī) 定 ， 同 時(shí)結(jié)合工程項(xiàng)目具體情況確定。 永久是指工程建設(shè)檔案需永久保存； 長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。 短 期 是 指 工 程 檔 案 保 存 20 年 以 下 。

15、同 一 案 卷 內(nèi) 有 不 同 保 管 期 限 的 文 件 ，該 案 卷 總 的 保 管 期 限 應(yīng) 為 長 期。4.3.9 密級(jí)分 為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí) 的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。4.4 編制卷內(nèi)文件頁 號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：4.4.1 卷內(nèi)文 件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編 號(hào)，頁 號(hào)從“1”開始。4.4.2 頁號(hào)編 寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文 件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；4.4.3 成套印 刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代 替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4.4.4 案卷封 面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表

16、不編寫頁號(hào)。4.5 卷內(nèi)目 錄、 卷內(nèi) 備考 表、 案卷 內(nèi)封 面必 須采 用幅 面為 A4 幅 面的白色書寫紙。5. 案卷裝訂5.1 裝訂時(shí)必須剔除 金屬物。5.2 案卷可采用裝訂 和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既 有文字材料，又 有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩 三孔左側(cè)裝訂 法，要整齊、牢固，便于保管和利用。6. 公司案卷裝具一般采用卷盒的形式6.1卷盒外表尺寸為310mm X220mm ，厚度分別為50mm、60 mm 、 70mm 三 種 。6.2卷盒封面應(yīng)符合附錄F的要求；案卷脊背應(yīng)符合附錄G的要 求。五、工程檔案的移交規(guī)定1 工 程項(xiàng) 目竣 工驗(yàn) 收竣工驗(yàn)收前 20 日內(nèi)

17、， 項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將整理好的 監(jiān)理文件報(bào)建設(shè) 單位審 核。建 設(shè)單位 在 5 日內(nèi)給予審核結(jié)果答復(fù)。項(xiàng)目監(jiān)理部在 10 日內(nèi)根據(jù)審核意見進(jìn)行整改并按要求進(jìn)行裝訂、整編成冊(cè)后，送 建設(shè) 單位預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn) 收合格，并取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可進(jìn)行工程 竣工驗(yàn)收。2 向公司移交監(jiān)理文件檔案， 應(yīng)符合下列規(guī)定：2.1 項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)在 工程竣工驗(yàn)收合格后 30 日內(nèi)向公司工程部移交檔案， 并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”；2.2 移交公司的監(jiān)理文件范圍見附表 1。3 向建設(shè)單位、 城建檔案館移交監(jiān)理文件檔案應(yīng)符合下列規(guī) 定：3.1 工程竣工驗(yàn)收合格后 45 日內(nèi)， 項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)辦理“工程監(jiān) 理檔案移交會(huì)簽單

18、”，經(jīng) 各部門、主 管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽完成后，方可向建設(shè) 單位、城 建檔案館移交資料，并 辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”，移 交清單應(yīng)交公 司工程部一份備案。3.2 若因各種客觀原 因（如:業(yè)主不能按合同約定支付監(jiān)理費(fèi),不能 按期接收監(jiān)理檔案等）導(dǎo)致監(jiān)理檔案不能按期交付，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將 其交付公司工程部，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”。由 工程部在 具備交付條件時(shí)，具體負(fù)責(zé)辦理監(jiān)理文件移交的有關(guān)事宜。3.3 向政府檔案管理 部門移交的監(jiān)理歸檔文件為一套原件。3.4 移交建 設(shè)單 位、 政府 檔案 管理 部門 的監(jiān) 理文 件檔 案若 有 具體 規(guī)定，按其具體規(guī)定進(jìn)行整編。3.5 移交建 設(shè)單 位、政府檔

19、案管 理部 門的 監(jiān)理 文件 范圍 見 附錄 1。4 其 他4.1 在 施工過程 中已移交 建 設(shè)單 位、施 工單 位的 施工 過程 資料， 監(jiān)理服務(wù)資料，工 程監(jiān)理檔案移交時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部不再另行移交（ 除 委托監(jiān)理合同另有約定外）。4.2 承 包單位施 工過程報(bào) 驗(yàn) 的各 種施 工過 程資 料， 按國 家相 關(guān) 規(guī)定在該項(xiàng)報(bào)驗(yàn)審簽同意后應(yīng)即返還建設(shè)單位、施工單 位，項(xiàng)目監(jiān)理 部只保留一份。各項(xiàng)目監(jiān)理部并可視工程項(xiàng)目參建各方管理體制情 況 ，對(duì) 施 工 過 程 中 施 工 單 位 報(bào) 驗(yàn) 經(jīng) 監(jiān) 理 簽 認(rèn) 同 意 的 施 工 過 程 資 料 返 還 方式，按各方約定的辦法變通處理。4.3 工程監(jiān)理檔案整理、歸檔除附表 1 規(guī)定以外的資料（主要 是施工過程中施工單位報(bào)驗(yàn)監(jiān)理工程師簽認(rèn)的服務(wù)過程資料），可 全 部移交建設(shè)單位。4.4 工 程 施 工 過 程 中 相 關(guān) 監(jiān) 理 資 料 已 向 建 設(shè) 單 位 、 施 工 單 位 提 供的（ 以發(fā) 文、收 文簿 簽 收為