上海大學(xué)2007至2008學(xué)年春季學(xué)期電子文件管理期末考試試題A

1、畢業(yè)設(shè)計論文撰寫基本格式上海大學(xué)2007至2008學(xué)年春季學(xué)期電子文件管理期末考試試題A上海大學(xué)20072008學(xué)年春季學(xué)期試卷課程名：電子文件管理課程號：02105032 學(xué)分： 4應(yīng)試人聲明：我保證遵守上海大學(xué)學(xué)生手冊中的上海大學(xué)考場規(guī)則，如有考試違紀(jì)、作弊行為，愿 意接受上海大學(xué)學(xué)生考試違紀(jì)、作弊行為界定及處分規(guī)定的紀(jì)律處分。應(yīng)試人 應(yīng)試人學(xué)號 應(yīng)試人所在院系題 號一二三四九得 分一、名詞解釋（每小題3分，共12分）1 .電子文件2職能鑒定法3、電子文件宏觀管理4、數(shù)字檔案館二、簡答題（每小題8分，共32分）2 .建立電子文件管理學(xué)的必要性與可行性3 .電子文件著錄的特點，電子文件著錄與

2、傳統(tǒng)文件著錄的區(qū)別4 .電子文件保護(hù)的特點，磁性載體保護(hù)的措施。5 .電子文件利用的特點，電子文件利用系統(tǒng)的構(gòu)成。信息技術(shù)對檔案工作的影響。、論述題（共16分）1.電子文件管理的指導(dǎo)思想和基本原則四、課程論文（要求5月10日之前完成，40分）上海大學(xué)20072008學(xué)年春季學(xué)期電子文件管理試卷答案要點2007.6.4 （4 學(xué)分）一、名詞解釋（每小題3分，共12分）：1、電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴 計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2、職能鑒定法：重點分析文件形成者的職能、計劃，所參與進(jìn)行的活動及活動中的有機(jī)聯(lián)系和業(yè)

3、 務(wù)的重要性。3、電子文件宏觀管理：是指文件和檔案的行政與業(yè)務(wù)管理部門以電子文件管理為客體對象，運(yùn)用法律法規(guī)、制度辦法、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)等對電子文件管理工作中的組織和人員加以指導(dǎo)和控制，并提供相 應(yīng)的技術(shù)和條件支持，以形成有效的運(yùn)作機(jī)制和管理機(jī)制， 使電子文件微觀管理工作規(guī)范化和制度化， 確保電子文件完整保存的歷史責(zé)任得以實現(xiàn)。4、數(shù)字檔案館：是指在信息高速公路、數(shù)字地球、國家信息化大背景下，現(xiàn)代檔案館運(yùn)用技術(shù)革 新，在信息載體、服務(wù)方式、利用方式等方面實現(xiàn)跨越。即從單個檔案館概念主體上說是一種實體檔 案館，數(shù)字檔案館的建設(shè)歸根到底就是檔案館的信息化。二、簡答題（每小題8分，共32分）：1、建立電子

4、文件管理學(xué)的必要性與可行性建立電子文件管理學(xué)的必要性：（1）建立電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)的時代要求；（2）建立電子文件管理學(xué)，保護(hù)電子記憶，是檔案工作的歷史使命；（3）建立電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)理論和學(xué)科建設(shè)的內(nèi)在需要。建立電子文件管理學(xué)的可行性：（1）有大量的電子文件管理研究文獻(xiàn)和較為成熟的理論為基礎(chǔ)； （2）有我國電子文件管理實踐的支持；（3）可借鑒國際上相關(guān)的管理理論、經(jīng)驗和方法。2、電子文件著錄的特點，電子文件著錄與傳統(tǒng)文件著錄的區(qū)別答：電子文件著錄的特點：（3分）（1）全要素；（2）全過程；（3）綜合T4; （4）多級性。電子文件著錄與傳統(tǒng)文件著錄的區(qū)別：（5分）（1）著錄

5、的目的有所拓展；（2）著錄的對象有所拓展；（3）著錄的時間發(fā)生了變化；（4）著 錄人員發(fā)生了變化；（5）著錄的手段有所更新。3、電子文件保護(hù)的特點，磁性載體保護(hù)的措施。答：電子文件保護(hù)的特點：（1）電子文件的保護(hù)貫穿于電子文件整個生命周期；（2）電子文件 的保護(hù)技術(shù)要求高，難度大；（3）結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響電子文件的真實性、完整性和系統(tǒng)性；（ 4）電 子文件的內(nèi)容信息安全是電子文件保護(hù)的重要內(nèi)容；（ 5）電子文件保護(hù)的成本增加。 （3分）磁性載體保護(hù)的措施：（1）防止外磁場的影響；（2）控制好溫濕度；（3）保持空氣清潔；（4） 避免強(qiáng)光；（5）防復(fù)印效應(yīng)：（6）防止機(jī)械震動。（3分）日常管理維護(hù)工

6、作的具體要求有：（1）載體的存放要求：磁性載體和光盤都應(yīng)該垂直放置，避免 載體的變形和疊放擠壓；保持磁盤和光盤盤片的平直，嚴(yán)禁折彎盤片。不能用手直接觸摸光盤、磁盤 盤面和磁帶帶面，應(yīng)帶非棉制手套。磁帶、磁盤和光盤應(yīng)放置在專用的裝具中，保證載體裝具的潔凈 無塵。（2）載體的整理要求：定期對磁帶進(jìn)行倒帶，緩解磁帶的卷繞張力，避免磁帶發(fā)霉和復(fù)印效應(yīng)。 （3）載體的清潔要求：不可隨意擦拭或清洗盤片，如果盤片放置時間過長，有灰塵可輕輕吹去；出現(xiàn) 發(fā)霉現(xiàn)象，要用干凈的藥棉蘸高純度酒精擦洗盤片裸露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放置于清潔的環(huán)境 中讓酒精揮發(fā)干燥后再使用。（2分）4、電子文件利用的特點，電子文件利用

7、系統(tǒng)的構(gòu)成。答：電子文件利用的特點：（1）電子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要它的人共享；（2）電子文件具有良好的復(fù)用性，重復(fù)利用不會留下老化的痕跡；（3）電子文件利用可以采用交互式，為用戶提供各種靈活的需求服務(wù)；（4）電子文件可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能；（5）電子文件可以使利用者不受時間的限制，隨時利用自己所需要的電子文件信息。（4分）電子文件利用系統(tǒng)是指將電子文件利用的各個方面要素結(jié)合在一起，所形成的有機(jī)整體。構(gòu)成電 子文件利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、電子文件信息要素、電子文件檢索系統(tǒng)要素、電子文件用 戶要素以及電子文件利用安全防范要素。 （4分

8、）三、論述題（16分）：電子文件管理的指導(dǎo)思想和基本原則。答：電子文件管理的指導(dǎo)思想：（1）辯證唯物主義是電子文件管理的根本指導(dǎo)思想；（2）電子 文件與傳統(tǒng)文件管理共存與互動的思想；（3）注意防止兩種傾向。一種傾向是不顧主客觀情況，認(rèn)為電子文件將要取代紙質(zhì)文件、檔案，為迎合潮流或解決庫房狹小的需要，盲目地將大量紙質(zhì)檔案電子 化。另一種傾向是認(rèn)為電子文件的法律證據(jù)價值還未確立，而忽視對電子文件的管理，片面強(qiáng)調(diào)紙質(zhì) 文件的管理，讓生成的電子文件處于失控狀態(tài)，這種不作為的消極態(tài)度也會造成電子文件的無法彌補(bǔ) 的流失，也是對歷史不負(fù)責(zé)任的做法。（6分）電子文件管理的基本原則：（1）全程管理原則。全程管理

9、原則是指根據(jù)電子文件的特點和管理要求， 建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行全程管理與監(jiān)控。（2）前端控制原則。所謂“前端控制”是指針對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至形成之前（即 電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段）就對文件形成一直到歸檔整個過程給予全盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管 理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。前端控制將文件、檔案看成同一事物的前 后兩個階段，強(qiáng)調(diào)檔案工作者要改變以往只關(guān)注“后端”的做法，將注意力放到“前端”。（3）真實性、完整性和有效性保障原則。電子文件的真實性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后， 確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。電子文件的完整性包括兩個方面的含義：一是作為記錄社會活動真 實面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；二是每一份“電子文件的內(nèi)容、 結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損”。第一點就是一般文件管理的要求，第二點是電子文件的特殊要 求。有效性是指