綜合辦公室工作流程

1、第一章: 部 門 定 位1、要有全局思想辦公室是企業(yè)行政機(jī)構(gòu)的有機(jī)組成部分，它所從事的管理活動(dòng)同樣是服務(wù)于企業(yè)總體目標(biāo)，服務(wù)于企業(yè)整體利益的。這就要求辦公室在工作時(shí)必須培養(yǎng)全局觀念，從企業(yè)的整體需要出發(fā)，以不斷提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為自己的工作宗旨。2、要有高度的參與意識(shí)辦公室作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手， 經(jīng)常直接參與或間接服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營決策。 辦 公室人員必須具有強(qiáng)烈的參與意識(shí)，在企業(yè)的行政決策、經(jīng)營管理、公共關(guān)系、信息溝通等各個(gè)方面當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手。3、要有強(qiáng)烈的效率概念只有講究效率、講究質(zhì)量的企業(yè)，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得成功。因此，辦公室 成員必須樹立效率觀念和時(shí)間觀念，把工作效率和工作質(zhì)量

2、作為自己的首選目標(biāo)，力求處 理事情迅速準(zhǔn)確，事半功倍。第二章 :部 門 職 責(zé)、 辦公室文員。、 1、負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)入公司辦公場(chǎng)所的來訪客人進(jìn)行接待、登記、導(dǎo)引。2、負(fù)責(zé)文件資料的打印、登記、發(fā)放、復(fù)印、裝訂。3、保管登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公用品。4、負(fù)責(zé)公司電話總機(jī)的接線工作。 對(duì)來往電話接聽準(zhǔn)確及時(shí)、 聲音清晰、態(tài)度和藹， 恰當(dāng)使用禮貌用語；對(duì)未能聯(lián)絡(luò)上的電話記錄在案并及時(shí)轉(zhuǎn)告；對(duì)緊急電話設(shè)法接通，未通者速報(bào)行政部領(lǐng)導(dǎo)處理。5、負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記。8、請(qǐng)購單、驗(yàn)收單之登記。9 、完成其他臨時(shí)工作。1、辦公室副主任堅(jiān)決服從總經(jīng)理的統(tǒng)一指揮，認(rèn)真執(zhí)行其工作指令一切管理行為向總經(jīng)理負(fù)責(zé)；2、建立各項(xiàng)規(guī)

3、章制度促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范化管理；3、4、協(xié)助總經(jīng)理做好綜合、協(xié)調(diào)各部門工作和處理日常事務(wù)；負(fù)責(zé)匯總公司年度綜合性資料其它綜合性文稿， 及時(shí)擇寫總經(jīng)理發(fā)言稿和其他以公司名義發(fā)言文稿審核工作；5、員工入職、離職過程中與人事相關(guān)的手續(xù)辦理；6、員工日常的考勤、加班、請(qǐng)假統(tǒng)計(jì)工作；7、根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見，負(fù)責(zé)召集公司辦公會(huì)議和其他有關(guān)會(huì)議，做好會(huì)議記錄，按擇寫會(huì)議紀(jì)要，并檢查督促會(huì)議決議的貫徹實(shí)施；8、負(fù)責(zé)公司行政文書的處理，做好收支的登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷和發(fā)言的登記、打印、存檔，以及行政文書檔案的管理工作。9、負(fù)責(zé)公司對(duì)上級(jí)主管部門聯(lián)系，公司有關(guān)業(yè)務(wù)咨詢和聯(lián)系工作；10 、及時(shí)收集和了解各部門的

4、工作動(dòng)態(tài)， 協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門之間有關(guān)的業(yè)務(wù)工作， 掌握全公司主要活動(dòng)情況，編寫公司年度大事記；11 、協(xié)助參與公司發(fā)展規(guī)劃的擬定年度經(jīng)營計(jì)劃的編制和公司重大決策事項(xiàng)討論；12、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。第三章 : 部門流程編號(hào)： BG-11流程名稱 : 辦公用品申請(qǐng)采購流程詳細(xì)步驟備注步驟1各部門于每月二十五日前編寫采 購計(jì)劃,并提出辦公用品米購申請(qǐng)。急采購需總經(jīng)理特批<<特批請(qǐng)購單>>步驟2部門負(fù)責(zé)人填寫 <<辦公用品請(qǐng)購 單>> 統(tǒng)一交到辦公室。新進(jìn)人員或特殊用品文具之申領(lǐng)不受此限制步驟3辦公室將各部門采購計(jì)劃匯總，交給總經(jīng)辦審批。

5、步驟4審批完成后，辦公室遞交 <<辦公 文具請(qǐng)購單 >>給采購部。步驟5采購部次月4日采購?fù)戤叄k公室 負(fù)責(zé)驗(yàn)收。相關(guān)的制度 <<辦公室文具管理制度>>相關(guān)的表格：文具用品一覽表辦公用品請(qǐng)購單審批人:米購人:驗(yàn)收人:編號(hào)：GB-02流程名稱：辦公用品驗(yàn)收流程詳細(xì)步驟備注步驟1采購人員將采購物品送到辦公室步驟2辦公室管理人員對(duì)物品的品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收步驟3確保沒有問題，在 <<物資入庫驗(yàn)收單 >>上 作好登記，對(duì)于有問題的采購物品，不列入 入庫手續(xù),財(cái)務(wù)一律不給報(bào)銷相關(guān)制度 <<辦公室文具管理制度&g

6、t;>相關(guān)的表格:文具用品一覽表辦公用品入庫驗(yàn)收單檢查人:發(fā)放人:簽收人:編號(hào)：GB-03流程名稱：辦公用品領(lǐng)用流程編號(hào)：BG-04流程名稱：名片印刷流程詳細(xì)步驟備注步驟1辦公室通知各部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取辦公用品。新進(jìn)人員或特殊用品文具之領(lǐng)用不受此限制步驟2部門負(fù)責(zé)人填寫辦公用品領(lǐng)用表注明 領(lǐng)用日期、品名與數(shù)量等，領(lǐng)用人簽名確認(rèn)。步驟3辦公室負(fù)責(zé)發(fā)放辦公用品。步驟4辦公室做好相應(yīng)記并負(fù)責(zé)出庫手續(xù)登記。相關(guān)制度 <<辦公室文具管理制度>>相關(guān)的表格：文具用品一覽表辦公用品領(lǐng)用表檢查人:發(fā)放人:簽收人:詳細(xì)步驟備注步驟1印制名片申請(qǐng)者填寫 名片印刷申請(qǐng) 單，經(jīng)總經(jīng)理簽字后交

7、給辦公室。步驟2名片印制前辦公室負(fù)責(zé)人需和申請(qǐng)人 確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符， 姓名、聯(lián)系方式等需確認(rèn)無誤。步驟3確認(rèn)完畢之后，聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)者。步驟4自確認(rèn)名片內(nèi)容起，四天后到辦公室領(lǐng)取。如有特殊情況，需找總經(jīng)理特批,加急印刷相關(guān)的表格：名片印刷申請(qǐng)單負(fù)責(zé)人:詳細(xì)步驟備注步驟1報(bào)銷人在購買的辦公用品發(fā)票單據(jù)上填寫經(jīng)手人步驟2辦公室負(fù)責(zé)驗(yàn)收并填簽驗(yàn)收人或證明人步驟3總經(jīng)理審批步驟4財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)審核步驟5出納會(huì)計(jì)準(zhǔn)備現(xiàn)金，支付報(bào)銷人相關(guān)的表格:詳細(xì)步驟備注步驟1報(bào)修人員提出維修申請(qǐng)，并填寫 辦 公設(shè)備維修申請(qǐng)單。步驟2辦公室要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù)人員維修、 對(duì)維修全過程進(jìn)行控制。VV費(fèi)用報(bào)銷單審批

8、人:會(huì)計(jì):驗(yàn)收人:編號(hào)：004流程名稱：辦公設(shè)備維修流程編號(hào):流程名稱：資料復(fù)印流程步驟3通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時(shí)不用 的設(shè)備給報(bào)修者使用；維修結(jié)束后，報(bào)修人員對(duì)維修質(zhì)量監(jiān) 督、確認(rèn)。并檢查驗(yàn)收！步驟4所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果 及完成狀態(tài)；對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)、 及時(shí)了解情況并報(bào)告負(fù)責(zé)人。相關(guān)制度 <<辦公設(shè)備管理制度>>相關(guān)的表格：VV辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單>>詳細(xì)步驟備注步驟1各部門將需要復(fù)印的資料提交到 辦公室，復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他 人員未經(jīng)允許不能自行開機(jī)。步驟2復(fù)印操作者要詳填 <<復(fù)印文件登記 表>>

9、詳填復(fù)印時(shí)間、內(nèi)容、張數(shù)。步驟3復(fù)印完畢操作人員將資料送給復(fù)印資料的部門。相關(guān)的制度 <<復(fù)印機(jī)管理制度>>相關(guān)的表格：復(fù)印文件登記表復(fù)印機(jī)負(fù)責(zé)人:編號(hào):流程名稱：更換墨盒流程前置工作詳細(xì)步驟步驟1關(guān)掉電源打印機(jī)出現(xiàn)問題將打印機(jī)側(cè)面的電源關(guān)掉步驟2打開前蓋完成程序1在打印機(jī)上方有個(gè)圓鈕，按下圓鈕，打開前蓋步驟3將墨盒取出完成程序2將硒鼓取出步驟4放入新的墨盒完成程序3放入新的墨盒（在打印機(jī)內(nèi)兩側(cè)有 兩條滑道，將硒鼓帶有標(biāo)簽的正面 朝上，兩側(cè)放入滑道中，硒鼓會(huì)自動(dòng)劃入打印機(jī)內(nèi)）步驟5恢復(fù)原狀完成程序4蓋好前蓋、接通電源、打印測(cè)試頁完成程序5打印測(cè)試頁，直至打印正常步驟6更

10、換墨盒負(fù)責(zé)人:編號(hào):流程名稱：會(huì)議管理流程詳細(xì)步驟備注步驟1根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和部門提出，總經(jīng)理要求，辦 公室收集。步驟2辦公室確定時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員發(fā) 出會(huì)議通知，并且準(zhǔn)備相關(guān)材料。步驟3做好會(huì)議記錄，撰寫會(huì)議紀(jì)要。步驟4會(huì)議結(jié)束后由辦公室派人清理會(huì)場(chǎng)， 擺放椅子，查收設(shè)備。步驟5將會(huì)議記要印發(fā)有關(guān)部門、人員，最后歸檔相關(guān)的制度 <<會(huì)議管理制度>>相關(guān)的表格：<<會(huì)議簽到表>>VV會(huì)議議程安排表>>VV會(huì)議紀(jì)要>>負(fù)責(zé)人:會(huì)議記要專員:詳細(xì)步驟備注步驟1確認(rèn)今日要完成的工作,并且用ABC法則來標(biāo)明非常重要，重要,不重要步驟2臨

11、時(shí)事務(wù)擇其輕重處理，并且用表格記錄已經(jīng)做完的事項(xiàng)編號(hào):流程名稱：日常事務(wù)處理流程步驟3注重時(shí)效性，提高對(duì)各部門的服務(wù)意識(shí),及時(shí)向上級(jí)或同事說明工作進(jìn)展相關(guān)的表格：<<日常工作記錄薄>>詳細(xì)步驟備注步驟1根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和部門提出，辦公室收集。編號(hào):流程名稱：?jiǎn)T工系列活動(dòng)申請(qǐng)流程步驟2申請(qǐng)人填寫 <<員工系列活動(dòng)申請(qǐng) 單 >>,領(lǐng)導(dǎo)簽字。步驟3辦公室確定時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)發(fā)出活動(dòng)通知。相關(guān)的表格：VV員工系列活動(dòng)申請(qǐng)單>>編號(hào):流程名稱：行政監(jiān)督工作流程詳細(xì)步驟備注步驟1辦公室接受上級(jí)督辦任務(wù)，確認(rèn)任務(wù)等級(jí),以及預(yù)定完成時(shí)間，任務(wù)概述，以前具

12、體要求等。步驟2辦公室填寫 <<摩比積分科技有限公司督辦單 >>任務(wù)接收人填寫 <<承諾書>>步驟3已辦理,主動(dòng)復(fù)命上報(bào)總經(jīng)理未辦理，催辦相關(guān)負(fù)責(zé)人，并記錄工作中存在的工作情況步驟4規(guī)定時(shí)間內(nèi)上級(jí)驗(yàn)收結(jié)果，并且簽字，辦 公室備案相關(guān)的表格:<<承諾書>> <<<<摩比積分科技有限公司督辦單>>負(fù)責(zé)人:詳細(xì)步驟備注步驟1辦公室確認(rèn)要聯(lián)絡(luò)的部門，擬好聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)，期待完 成時(shí)間等。步驟2填寫VV部門聯(lián)絡(luò)單 >>送往聯(lián)絡(luò)部門負(fù)責(zé)人。步驟3部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作內(nèi)容合理協(xié)調(diào)安排人員進(jìn)行 工作

13、配合或協(xié)助。步驟4聯(lián)絡(luò)部門給予準(zhǔn)確答復(fù)，確認(rèn)完成時(shí)間，聯(lián)絡(luò)完 畢。編號(hào):流程名稱：部門聯(lián)絡(luò)流程相關(guān)的表格:<<部門聯(lián)絡(luò)單>>使用范圍：全體員工編號(hào):流程名稱：收發(fā)簡(jiǎn)歷流程主程序步驟1收郵件步驟2分閱簡(jiǎn)歷步驟3初步篩選、統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)歷詳細(xì)步驟通過招人網(wǎng)及郵箱接收應(yīng)聘者的簡(jiǎn)歷按照應(yīng)聘職位將簡(jiǎn)歷分發(fā)到各個(gè)職位文件夾對(duì)各個(gè)職位的應(yīng)聘簡(jiǎn)歷做初步篩選，然后統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)歷數(shù)量步驟4轉(zhuǎn)發(fā)簡(jiǎn)歷步驟5儲(chǔ)存簡(jiǎn)歷按照應(yīng)聘職位分別轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)面試負(fù)責(zé)人按照應(yīng)聘職位放入簡(jiǎn)歷庫負(fù)責(zé)人:編號(hào)：流程名稱：面試主程序面試程序（管理系列）步驟1篩選簡(jiǎn)歷、通知面試人事行政根據(jù)職位要求篩選簡(jiǎn)歷，并請(qǐng)前臺(tái)通知面試編號(hào):流程名稱：?jiǎn)T工入職手續(xù)辦理步驟2前臺(tái)協(xié)助相關(guān)測(cè)試步驟3初試步驟4背景調(diào)查、通知復(fù)試步驟5通知上班相關(guān)的表格：VV員工履歷表>><<錄用決定表>>進(jìn)行相關(guān)的考試、測(cè)試考試合格人員進(jìn)行初試對(duì)初試合格人員進(jìn)行背景調(diào)查，并通知經(jīng)理進(jìn)行復(fù)試復(fù)試合格后，通知上班主程序詳細(xì)步驟辦公室從各部門接收 錄用決定書并且已經(jīng)簽字同意。根據(jù)應(yīng)聘人員崗位，提前一天準(zhǔn)備新員工入職資料：?jiǎn)T工登記表（表步驟2HR-06）、員工到職通知單（表一HR-08）、新員工培訓(xùn)試題（表一HR 09）、甲乙雙方關(guān)于工作情況的約定（表