房地產(chǎn)集團公司專職秘書管理工作規(guī)定

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-755編號：_房地產(chǎn)集團公司專職秘書管理工作規(guī)定審核：_時間：_單位：_房地產(chǎn)集團公司專職秘書管理工作規(guī)定用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護集體的利益，從而充分發(fā)揮團體的力量，實現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。房地產(chǎn)集團有限公司專職秘書管理工作規(guī)定為保證X 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)董事會和行政管理工作的正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率，特制定本規(guī)定。第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容(一)專職秘書(以下簡稱秘書)的

2、工作職責(zé)，主要是對公司董事會成員、經(jīng)營班子主要領(lǐng)導(dǎo)的工作進行計劃、準備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。(二)管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、內(nèi)務(wù)整理、會議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。第二條 接待事務(wù)(一)秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準備工作，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。(二)對未經(jīng)預(yù)約要求會見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應(yīng)先請對方稍候，請示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進入會客室或辦公室對不宜會見的來訪者，則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后

3、答復(fù)。(三)對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進行的會晤，秘書應(yīng)及時將會晤的時間、地點預(yù)先告知綜合管理部，以便預(yù)訂會場及確定會務(wù)工作人員。(四)秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會晤的議題、人數(shù)、級別及是否用餐等情況，并事先通知與會者若需安排用餐的，須直接安排或通知綜合管理部預(yù)訂餐廳并安排菜單。(五)秘書應(yīng)會同綜合管理部會務(wù)人員，落實領(lǐng)導(dǎo)會晤場地的水、電、桌椅、擴音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務(wù)等事宜。(六)對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。若需來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙、畫報等。第三條 傳達事務(wù)(一)秘書負責(zé)及時拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在收件登記表上登記后及時呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的，

4、則附收文處理單;需回復(fù)的，秘書應(yīng)及時提醒、催辦。(二)秘書應(yīng)及時接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來電在來電登記表上登記后及時呈報。(三)秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系，并負責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時發(fā)送，并在發(fā)送登記表上進行登記。(四)每年 12 月 20 日之前，秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)圈定的名單，負責(zé)以領(lǐng)導(dǎo)名義寄發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函，并將名單留存?zhèn)洳?。第四條 文書管理(一)秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落實、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。(二)秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報告、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的

5、編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。(三)秘書應(yīng)定期收集公司及所屬分、子公司經(jīng)營管理方面的重要情報，主動以書面形式及時向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報。(四)領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負責(zé)準備齊全，如不清楚應(yīng)及時請示;所需準備的文件資料較多時，應(yīng)事先設(shè)計文件明細表。第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排(一)秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實。各項工作應(yīng)安排細致、周到，并及時了解和掌握工作進展的全過程。(二)秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計及安排，并對領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會見、會議中的講話進行記錄整理。第六條 文件整理(一)秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對文件進行分類，并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別

6、置放;急件應(yīng)置于急件夾中。(二)急件須在2 4 小時內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱;其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。(三)秘書負責(zé)將所有文件、資料于次月5 日前進行整理、歸類;特殊文件、資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。(四)次年3 月3 1 日前，秘書應(yīng)對所有文件、資料進行整理、歸檔。特殊文件、資料根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。第七條 內(nèi)務(wù)整理(一)秘書負責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運行正常。(二)秘書負責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦

7、公設(shè)施設(shè)備等。(三)秘書應(yīng)隨時保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內(nèi)植物。(四)秘書應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用品，設(shè)計領(lǐng)導(dǎo)日常用品及備用品的明細表，記錄品種、使用時間、數(shù)量等，做到心中有數(shù)。(五)做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報架的報紙不多于10 天不少于5 天;雜志存留2 期;過期報刊雜志及時下架交綜合管理部處理。(六)秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳粟保存、費用報銷等事宜。負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。第八條 會議事務(wù)(一)秘書對領(lǐng)導(dǎo)召集或出席的各類會議，應(yīng)事先制訂會議日程，填寫領(lǐng)導(dǎo)每

8、周工作日程安排表。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，準備各種相關(guān)的文件資料。(二)秘書應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的時間、地點預(yù)先告知綜合管理部進行安排，了解并落實會議場地的水、電、桌、椅、擴音、投影設(shè)備、演示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會議記錄等。(三)秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的主題、人數(shù)、級別及是否用餐、住宿等情況，并預(yù)先通知綜合管理部及與會者。若需安排用餐，需預(yù)先了解用餐標準并預(yù)訂餐桌，排定菜單;需安排住宿的，須預(yù)先了解住宿標準并預(yù)定酒店。(四)對領(lǐng)導(dǎo)召集的會議，秘書應(yīng)做好會議記錄，并請與會人員會簽或請領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要發(fā)文的，按有關(guān)規(guī)定辦理。(五)對領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類會議，秘書

9、應(yīng)及時提醒領(lǐng)導(dǎo)準時參加，并準備好相關(guān)資料。第九條 代行事務(wù)(一)秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進行賀、探、慰、助;出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。(二)秘書應(yīng)及時了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況，并請示領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。(三)秘書負責(zé)如實傳達領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見，做到準確和快速，并填寫命令管理表。事后視情況，將對方的答復(fù)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。(四)秘書應(yīng)及時傳遞領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、書信與物品，并填寫命令管理表。(五)秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對有關(guān)事項進行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)導(dǎo)匯報。(六)秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時的交通、食宿安排。第十條 聯(lián)絡(luò)事務(wù)(一)秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確保信息渠道的暢通。(二)秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤，確定與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系的方式，并能根據(jù)事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進行聯(lián)絡(luò)。第十一條 工作紀律 .(一)秘書在日常工作管理中，應(yīng)自覺遵守公司的規(guī)章制度，嚴守工作紀律，做到：不該問的不問，不該說的不說。(二)秘書對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機密文件、資料應(yīng)及時做