醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及其改革思考

1、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及其改革思考        摘要：隨著國家衛(wèi)生事業(yè)政策，人事管理制度以及建設改革的不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著醫(yī)院的醫(yī)院經(jīng)濟建設，限制醫(yī)院各方面工作包括內(nèi)涵和外延建設。 關(guān)鍵詞：人事；檔案；管理 當今的醫(yī)院人事檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應醫(yī)院建設的需要，其突出表現(xiàn)在以下幾方面。 一、日前醫(yī)院人事檔案管理模式的問題 (一)管理思想陳舊，管理體制滯后 現(xiàn)在的醫(yī)院人事檔案管理工作模式：從微觀方面看，日常進行的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)不能環(huán)環(huán)相扣，人事

2、檔案工作呈現(xiàn)出非系統(tǒng)性、地域性、非共享性等缺陷。從宏觀方面看，封閉的單純強調(diào)保密的觀念使得檔案信息資源在經(jīng)濟建設和社會發(fā)展中的不能更好地發(fā)揮作用，人事檔案其利用率。醫(yī)院的人事檔案工作管理體制滯后，缺乏激勵性、創(chuàng)新性和探索性，不能適應新形勢下醫(yī)院發(fā)展建設之需要。 (二)基礎(chǔ)設施差，管理手段落后 人事檔案檔案基礎(chǔ)設施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，無紙化、化、化的程度不高，電子子化檔案的管理經(jīng)驗缺乏，保密程度不高，影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行

3、修改，一經(jīng)形成，即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。電子文件是新生事物，它與計算機技術(shù)和通信技術(shù)密切相聯(lián)。它以紙質(zhì)文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動，充分體現(xiàn)出信息利用的價值。電子文件人事檔案資料的產(chǎn)生。給人事檔案的建設與管理產(chǎn)生新的問題，因其原始性與證據(jù)性難以確認以及壽命短、讀寫系統(tǒng)更換頻繁、維護其內(nèi)容的準確性與機密性的難度大，其具有多媒體集成性以及其組成和結(jié)構(gòu)復雜等給鑒定與保管等出難題。 (三)檔案資料編撰宣傳少，社會利用效率低 保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的，編撰檔案宣傳資料，提供給社會閱覽，使

4、寶貴的檔案資料受益于社會，才是檔案管理的目的。醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結(jié)晶，但目前對檔案資料的應用價值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價值，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管服務，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務于社會。 二、轉(zhuǎn)變區(qū)院人事檔案管理模式的思考 (一)更新管理觀念 提高檔案管理人員的服務能力積極主動地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設主戰(zhàn)場服務，是新時期人事檔案管理工作發(fā)展的方向。對此就注重強化三個意識。首先，強化檔案利用意識。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發(fā)和利用，

5、醫(yī)院檔案室應對現(xiàn)有檔案進行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強化開放意識，將編研材料整理成冊編寫出目錄，并將一些文件通過計算機整理出專題目錄，提高查閱速度。方便閱檔。第三，強化服務意識-將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時掌握有關(guān)需求的信息，使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├?，不斷提高服務質(zhì)量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。 1         (二)健全管理制度 加強的人事檔案管理首先必須明確檔案室的管理職責，醫(yī)院領(lǐng)導要把人事檔案管理工作列入醫(yī)院辦公會議的議事日程，對人

6、事檔案管理中存在的問題，要及時研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項制度得到落實。加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，造就一支具有化管理水平的專業(yè)隊伍。加大對檔案人員培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業(yè)務學習和業(yè)務培訓。通過在職學習、短期培訓等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統(tǒng)的業(yè)務培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，醫(yī)院的專職檔案人員應有檔案管理專業(yè)的技術(shù)職稱資格。 (三)加強基礎(chǔ)設施建設 重視檔案的基礎(chǔ)設施建設不斷改善檔案保管條件，要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，就必須滿足檔案室的辦公用房，有相對充足的資金作保障，

7、為檔案管理工作提供便利的條件。醫(yī)院人事檔案室應配備掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、數(shù)碼錄像機等，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量。擴充檔案的種類，使醫(yī)院發(fā)生的重大事件，都有文字、照片、錄像、多媒體等形式的記錄。 (四)推進資源共享 隨著多媒體技術(shù)、機技術(shù)和現(xiàn)代通訊傳輸技術(shù)的，各種載體形式大量增加，對檔案部門產(chǎn)生了極大的沖擊和深刻的影響，以檔案為代表的新型載體檔案可能會取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案。這是未來檔案工作發(fā)展的基本趨向，為適應新形勢的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，掌握現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)。其次，先進的檔案管理軟件是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必不可少的工具之一應開發(fā)一個統(tǒng)一的檔案軟件，并能和現(xiàn)有的辦

8、公，網(wǎng)絡相連，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息共享，為用戶提供服務。同時，也使檔案管理的各項工作進一步規(guī)范化。另外，檔案信息電子化。可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 三、結(jié)論 人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的真實記錄，人事檔案因其真實性、原始性和較強的機密性以及無可置疑的證據(jù)作用備受重視和信賴，是考察、了解人才的重要手段，是使用人才的重要依據(jù)。就醫(yī)院人事檔案而言，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務

9、理念，改進人事檔案管理方法，加快人事檔案管理工作信息化建設，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，對醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進醫(yī)院快速發(fā)展起著重要作用。我們知道，醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，不僅需要人事檔案工作者嚴謹?shù)摹⒖茖W的工作精神，也需要醫(yī)院領(lǐng)導、職能部門和廣大干部職工的大力支持，只有這樣。才能不斷開創(chuàng)醫(yī)院人事檔案工作的新局面?？傊?，提倡人事檔案的個性化特征，打破“千人一面”的固定收集模式，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導方向。 參考： 1孫中華，醫(yī)院人事檔案管理工作的體會，中醫(yī)藥管理