教職員工檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明及操作方法doc

1、教職員工檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明及操作方法教職員工檔案管理系統(tǒng)，是獲省級(jí)優(yōu)秀科研成果一等獎(jiǎng)的項(xiàng)目之一。是實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化不可缺少的軟件之一。教職員工檔案管理系統(tǒng)分單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版。教職員工檔案管理系統(tǒng)，是國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)產(chǎn)品，登記號(hào)：2006SRO8528。一、軟件簡(jiǎn)介1、菜單：有基本設(shè)置、輸入數(shù)據(jù)、查詢及打印、統(tǒng)計(jì)四個(gè)菜單。2、功能：教職員工檔案管理。單項(xiàng)信息或全項(xiàng)信息查詢；范圍或分類查詢；高級(jí)查詢。打印或隨機(jī)打印諸多信息資料和報(bào)表。用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像頭均可將教職員工相片以BMP的格式錄入。記事欄目可錄入約650個(gè)文字，專供登錄教職員工家庭主要成員、學(xué)習(xí)和工作簡(jiǎn)歷、工作業(yè)績(jī)

2、及獎(jiǎng)懲情況。保存數(shù)據(jù)功能。恢復(fù)數(shù)據(jù)功能。清空數(shù)據(jù)功能。壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)功能。統(tǒng)計(jì)功能。Excel數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出功能。二、操作方法1、系統(tǒng)設(shè)置。進(jìn)入系統(tǒng)，點(diǎn)擊“系統(tǒng)設(shè)置”，有兩個(gè)選項(xiàng)：一是系統(tǒng)設(shè)置；二是打印選項(xiàng)。在“系統(tǒng)設(shè)置”對(duì)話框中，系統(tǒng)設(shè)置了四項(xiàng)功能。保存數(shù)據(jù)。即備份數(shù)據(jù)，可直接將庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)保存到硬盤中。點(diǎn)擊“保存數(shù)據(jù)”命令鍵，選擇盤區(qū)（C、D、E、），自擬文件名，就把數(shù)據(jù)保存起來(lái)了?；謴?fù)數(shù)據(jù)。就是將保存在硬盤或U盤中的數(shù)據(jù)調(diào)回來(lái)，在系統(tǒng)中重新運(yùn)行。壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)。使用時(shí)間越長(zhǎng)，數(shù)據(jù)越多，庫(kù)越來(lái)越大，點(diǎn)擊此鍵可使數(shù)據(jù)庫(kù)壓縮變小。數(shù)據(jù)清空。將庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)清空。打印選項(xiàng)。有一項(xiàng)“打印選項(xiàng)”功能。打印報(bào)表，要性

3、別選此項(xiàng)，不帶性別不選此項(xiàng)。2、輸入數(shù)據(jù)菜單。進(jìn)入系統(tǒng)，點(diǎn)擊“輸入數(shù)據(jù)”菜單，進(jìn)入“教職員工檔案數(shù)據(jù)輸入”對(duì)話框。然后，在上邊的窗口，從上到下、從左向右錄入教職員工的數(shù)據(jù)信息。如果按部門或科室錄入更好。每錄完1名教職員工或修改數(shù)據(jù)信息之后在退出編輯之前，都要按“”確認(rèn)編輯存盤，否則會(huì)丟失數(shù)據(jù)信息。輸入相片的格式是BMP。所以，獲取相片要選BMP格式保存。如果是JPG格式，需先轉(zhuǎn)換，后錄入。輸入相片方法：將光標(biāo)移到放照片的位置，單擊鼠標(biāo)右鍵，單擊“由文件載入”，雙擊要輸入教職員工的照片，按“”確認(rèn)編輯存盤。刪除相片方法：光標(biāo)指向照片，單擊鼠標(biāo)右鍵，單擊“剪切”，按“”確認(rèn)編輯存盤。要把剪掉的照片

4、徹底清除庫(kù)中，必須壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)。規(guī)范“時(shí)間”欄目輸入格式：“輸入教職員工檔案數(shù)據(jù)”及“查詢”時(shí)，涉及輸入“時(shí)間”的欄目較多，為規(guī)范輸入，特設(shè)置統(tǒng)一寫入格式：年碼2位，如03；月碼1月至9月1位，10至12月2位；日碼1日至9日1位，10日至31日2位。年碼和月碼之間用短橫線連接“-”，月碼和日碼之間用短橫線連接“-”。一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。確認(rèn)后即可輸入成績(jī)。計(jì)算機(jī)的日期設(shè)置：短日期樣式（S）為yy-M-d;長(zhǎng)日期樣式（L）為yyyy年M月d日。也可按計(jì)算機(jī)的設(shè)置日期格式寫入日期。Excel的導(dǎo)入和導(dǎo)出。為快捷方便的錄入數(shù)據(jù)，與其它軟件數(shù)據(jù)共享、減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，設(shè)置了Excel的導(dǎo)入和導(dǎo)

5、出功能。導(dǎo)出?！敖搪殕T工檔案管理系統(tǒng)”中的教職員工信息，可以導(dǎo)出到Excel中去。起一個(gè)文件名、在Excel中保存在1個(gè)頁(yè)面上。操作程序是：系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)Excel導(dǎo)出到Excel起文件名保存。導(dǎo)出數(shù)據(jù)的存盤格式是：“Microsoft Excel 97-2000或97-20xx工作簿（.xls）”。導(dǎo)入。凡是Excel教職員工信息，只要做到“四統(tǒng)一”基本上都能導(dǎo)入“教職員工檔案管理系統(tǒng)”中去。四統(tǒng)一是：統(tǒng)一導(dǎo)入信息的“存盤格式”。因?yàn)椤癊xcel”有多個(gè)版本，“存盤格式”也有多種方式。所以統(tǒng)一導(dǎo)入信息的“存盤格式”，是決定能否將信息導(dǎo)入“教職員工檔案管理系統(tǒng)”中去的關(guān)鍵之一。不論“Excel”

6、安裝何種版本，都有一種通用的存盤格式。如果系統(tǒng)中安裝的是“Excel2000”，則通用的存盤格式就是：“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”；如果系統(tǒng)中安裝的是“Excel2003”，則通用的存盤格式就是：“Microsoft Excel 97-2003工作簿（.xls）”；如果系統(tǒng)中安裝的是“Excel20xx”，則通用的存盤格式就是：“Microsoft Excel97-20xx工作簿（.xls）”。統(tǒng)一Excel信息中的首行“項(xiàng)目名頭”。Excel中的教職員工信息，首行“項(xiàng)目名頭”必須是：“序號(hào)、姓名、性別、出生日期、民族、行政職務(wù)、教師職務(wù)、有何特長(zhǎng)、政治

7、面貌、參加工作時(shí)間、入黨團(tuán)時(shí)間、行政編碼、原學(xué)歷、原畢業(yè)時(shí)間、原畢業(yè)院校、原專業(yè)、原學(xué)位、現(xiàn)學(xué)歷、現(xiàn)畢業(yè)時(shí)間、現(xiàn)畢業(yè)院校、現(xiàn)專業(yè)、現(xiàn)學(xué)位、身份證號(hào)、本人成份、評(píng)資格時(shí)間、聘任時(shí)間、評(píng)特級(jí)教師時(shí)間、通訊地址、部門、郵編、手機(jī)、宅電、電子信箱、家庭住址、教師資格種類、資格證書編號(hào)。”共36個(gè)欄目。少于36項(xiàng)可以導(dǎo)入；多于36項(xiàng)不能導(dǎo)入。凡有超出項(xiàng)目，則一律導(dǎo)入“備注”或“記事”欄目中。名頭欄目中的文字之間無(wú)空格。這是決定能否將信息導(dǎo)入“教職員工檔案管理系統(tǒng)”中去的關(guān)鍵之二。統(tǒng)一Excel信息中的“保存頁(yè)面”。一組信息起一個(gè)文件名、在Excel中保存在1個(gè)頁(yè)面上。這是決定能否將信息導(dǎo)入“教職員工檔案

8、管理系統(tǒng)”中去的關(guān)鍵之三。統(tǒng)一Excel信息中的“版本和版號(hào)”。Excel信息的保存方式有多種多樣。唯有用“復(fù)制粘貼”的方法，直接將要導(dǎo)入的“教職員工檔案信息”粘貼到Excel中去保存，才能統(tǒng)一Excel信息的“版本和版號(hào)”，其它的保存方式都不能做到這一點(diǎn)。同時(shí)也防止了Excel信息中有隱藏給導(dǎo)入信息帶來(lái)的麻煩。清除下面沒有用的兩個(gè)存儲(chǔ)頁(yè)面，只保留一個(gè)信息的頁(yè)面。注意：要改寫表名。必須把“sheet1”改成“教師檔案”。這是決定能否將信息導(dǎo)入“教職員工檔案管理系統(tǒng)”中去的關(guān)鍵之四。從Excel中導(dǎo)入教職員工檔案信息的操作程序有二步檢查教職員工檔案信息是否做到了“四統(tǒng)一”。檢查“存盤格式”：打開

9、要導(dǎo)入的.xls教職員工檔案信息文件另存為查看“保存類型”是否符合通用的存盤格式，如果不是，要選擇“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“MicrosoftExcel 97-20xx工作簿（.xls）”保存信息。檢查“項(xiàng)目名頭”： 打開要導(dǎo)入的.xls教職員工檔案信息，查看首行“項(xiàng)目名頭”是否與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置一致。凡有不一致的必須改成一致。名頭欄目中的文字之間是否無(wú)空格。刪除其它用不著的列和與教職員工信息無(wú)關(guān)的行，保存信息。檢查“保存頁(yè)面”：打開要導(dǎo)入的.xls教職員工檔案信息，查看是否為一個(gè)文件名、在Excel中是否保存在1個(gè)頁(yè)面上，是否把表名“sheet1”改成了

10、“教師檔案”。如果發(fā)現(xiàn)有多個(gè)表疊加式的保存在一起，導(dǎo)入前要轉(zhuǎn)存一個(gè)表起一個(gè)文件名、在Excel中保存在1個(gè)頁(yè)面上。檢查“版本和版號(hào)”：導(dǎo)入的.xls教職員工檔案信息，是否用“復(fù)制粘貼”的方法，直接將“要導(dǎo)入的信息”粘貼到Excel中保存，是否轉(zhuǎn)為同版同號(hào)。導(dǎo)入數(shù)據(jù)。操作流程是：系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)Excel從Excel導(dǎo)入查找盤區(qū)，選中導(dǎo)入教職員工檔案信息打開。.xls教職員工檔案信息，序號(hào)超過(guò)9位的，只能導(dǎo)入9位，小于9位的，全部導(dǎo)入。從Excel中分次導(dǎo)入教職員工檔案信息如果把教職員工檔案信息,制成多個(gè).xls文件,也可分次導(dǎo)入到“教職員工檔案管理系統(tǒng)”中去。教職員工檔案信息，不是1次性全部導(dǎo)入“

11、教職員工檔案管理系統(tǒng)”中去。而是把1個(gè)文件信息或幾個(gè)文件的信息組合，分幾次導(dǎo)入“教職員工檔案管理系統(tǒng)”中去。在Excel中，每個(gè)文件的信息或幾個(gè)文件的組合信息，首行必須有“項(xiàng)目名頭”，并且“項(xiàng)目名頭”中的設(shè)置，必須都和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置一致。保存格式是：“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“97-20xx工作簿（.xls）”。操作流程：系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)Excel從Excel導(dǎo)入查找盤區(qū)，選中導(dǎo)入文件信息和組合文件信息打開。以下重復(fù)操作。特別注意：有時(shí)極少數(shù)教職員工信息會(huì)出現(xiàn)：查看要導(dǎo)入的.xls信息，符合Excel通用的“Microsoft Excel 97-2000工作簿

12、” 或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盤格式；查看要導(dǎo)入的.xls信息，首行“項(xiàng)目名頭”又與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置一致；查看要導(dǎo)入的.xls信息，是一個(gè)文件名、在Excel中保存在1個(gè)頁(yè)面上，按規(guī)定已經(jīng)更改了表名，把“sheet1”改成了“教師檔案”。但就是不能把這個(gè).xls信息導(dǎo)入到“教職員工檔案管理系統(tǒng)”中去。為什么?怎樣解決？ 這個(gè)問題不是故障，屬正常現(xiàn)象。有兩種情況會(huì)出現(xiàn)此問題：一是要導(dǎo)入的.xls信息中有隱藏；二是因?yàn)镋xcel的版本和版號(hào)太多，不同版本的Excel編碼及語(yǔ)言都不相同。即便是同一個(gè)版本，也因?yàn)榘嫣?hào)不同，其編碼及語(yǔ)言也不一樣。是編程人的編碼及語(yǔ)言與Excel中的編碼及語(yǔ)言不一

13、致，相互不支持而造成的。解決的辦法有二：一是再次復(fù)制粘貼要導(dǎo)入的.xls教職員工檔案信息。用“復(fù)制粘貼”的方法，直接將信息粘貼到Excel中保存。清除下面沒有用的存儲(chǔ)頁(yè)面，只保留一個(gè)信息頁(yè)面。二是把不能導(dǎo)入的.xls信息在Excel中另存為國(guó)際通用存盤格式Unicode文本 .txt再把國(guó)際通用存盤格式.txt,在Excel中轉(zhuǎn)存為“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盤格式。即轉(zhuǎn)存轉(zhuǎn)碼再轉(zhuǎn)存。這樣處理之后，就能導(dǎo)入了?！稗D(zhuǎn)存轉(zhuǎn)碼再轉(zhuǎn)存”的操作程序是：打開不能導(dǎo)入的.xls信息文件(F)另存為A起文件名在保存類型中選Unic

14、ode文本 .txt保存打開在文件類型中選：所有文件（.）選中剛轉(zhuǎn)存的.txt文件名并雙擊是下一步下一步完成文件(F)另存為A在保存類型中選“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盤格式保存信息。3、查詢及打印菜單。主要是查詢信息，打印輸出報(bào)表。進(jìn)入系統(tǒng)，點(diǎn)擊“查詢及打印”菜單，進(jìn)入“查詢及打印”對(duì)話框。有二個(gè)選項(xiàng)：一是選項(xiàng)，二是任務(wù)。具體操作可分六步進(jìn)行。確定查詢的范圍。確定是在全體中查、還是在部門中查。選擇打印輸出項(xiàng)目。單擊“選項(xiàng)”，單擊“設(shè)置”，進(jìn)入“選項(xiàng)”對(duì)話框，主要是選擇打印輸出報(bào)表的項(xiàng)目。選哪項(xiàng)，就點(diǎn)擊哪項(xiàng)變蘭（

15、變蘭項(xiàng)目為選中）。如選多個(gè)項(xiàng)目，須一只手按住“ctrl”鍵，另一只手用鼠標(biāo)點(diǎn)各個(gè)項(xiàng)目變蘭，點(diǎn)擊“關(guān)閉”退出。選擇“查詢內(nèi)容”。單擊“任務(wù)”，單擊“查詢”，進(jìn)入選擇“查詢內(nèi)容”對(duì)話框。單項(xiàng)查詢（全信息均能查詢）：從“選擇查詢項(xiàng)目”中任選一項(xiàng)，如選擇“性別”，將“男或女”寫入“起始值”欄內(nèi)，點(diǎn)擊“確定”即可。范圍查詢：點(diǎn)擊“范圍查詢”前面的選項(xiàng)方孔。如對(duì)出生日期進(jìn)行范圍查詢，將起始日期86-1-1輸入“起始值”欄內(nèi)，終止日期86-12-31輸入“終止值”欄內(nèi)，單擊“確定”后，即可將這個(gè)時(shí)間范圍內(nèi)出生的教職員工都查出來(lái)。排序查詢：查參加工作時(shí)間、出生年月日等信息，是升序查還是降序查。分類查詢：將查詢

16、內(nèi)容歸類。如查詢項(xiàng)目選“民族”，只要在“起始值”欄目中輸入“滿族”，點(diǎn)擊“OK”后，所查群體中所有的滿族教職工信息，全能顯示在屏幕上，并可隨機(jī)打印出來(lái)。除“身份證號(hào)碼、宅電”等少數(shù)信息是唯一的外，其它信息都可歸類查詢。高級(jí)查詢：根據(jù)復(fù)合條件查詢。選取“高級(jí)”選項(xiàng)框，進(jìn)入“選擇查詢內(nèi)容選擇查詢項(xiàng)目”對(duì)話框。（此功能應(yīng)由熟練操作人員完成）。符號(hào)意義：AND：并且OR：或者= ：等于 ：大于 ：大于等于 ：小于 ：小于等于( : 左括號(hào)）：右括號(hào)注意事項(xiàng)：查詢內(nèi)容必須寫在單引號(hào)之內(nèi)；通過(guò)雙擊左邊的列表項(xiàng)目直接寫入的“出生日期、參加工作時(shí)間、”所產(chǎn)生的“出生日期=CVDATE（當(dāng)前日期）”等樣式， “

17、=” 號(hào)處可通過(guò)文本輸入（鍵盤）改成“、”連接語(yǔ)符號(hào)；并參照“當(dāng)前日期”規(guī)定的時(shí)間輸入模式，在括號(hào)里面的單引號(hào)之內(nèi)寫入查詢時(shí)間；升序或降序查詢也產(chǎn)生ASC、DESC、等符號(hào)。雙擊左邊的列表中的有些項(xiàng)目：如“行政編碼、”等不產(chǎn)生任何符號(hào)。機(jī)器自動(dòng)產(chǎn)生的符號(hào)不能刪，未產(chǎn)生的符號(hào)不能添。否則會(huì)導(dǎo)致高級(jí)查詢的失敗。項(xiàng)與項(xiàng)之間要有連接語(yǔ)符號(hào)；連接語(yǔ)符號(hào)與輸入數(shù)字或文字之間要有空格。雙擊左邊列表中的項(xiàng)目可直接寫入數(shù)據(jù)域，單擊下邊的按鈕符號(hào)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生空格，并把連接語(yǔ)符號(hào)直接寫在所選項(xiàng)目的后邊。 范例：例1：查詢滿足條件：性別為女、現(xiàn)學(xué)歷為本科的教職工。應(yīng)在數(shù)據(jù)域填寫：性別 = 女 AND 現(xiàn)學(xué)歷 =本科例2

18、: 查詢滿足條件：性別為男、現(xiàn)學(xué)歷為本科或現(xiàn)學(xué)歷為研究生的教職工。應(yīng)在數(shù)據(jù)域填寫：性別 = 男 AND （現(xiàn)學(xué)歷 =本科 OR 現(xiàn)學(xué)歷 =研究生）例3：查詢滿足條件：性別為男、現(xiàn)學(xué)歷為本科或現(xiàn)學(xué)歷為研究生，出生日期小于等于04-1-1或者行政編碼等于1的教職工。應(yīng)在數(shù)據(jù)域填寫：性別 = 男 AND （現(xiàn)學(xué)歷 = 本科 OR 現(xiàn)學(xué)歷 = 研究生）AND 出生日期 CVDATE（04-1-1）OR 行政編碼 = 1例4：查詢滿足條件：性別為男、出生日期大于62-1-1、政治面貌為黨員、現(xiàn)學(xué)歷為本科、民族為漢的教職工。應(yīng)在數(shù)據(jù)域填寫：性別 = 男 AND 出生日期CVDATE（62-1-1）AND 政治面貌 =黨員 AND現(xiàn)學(xué)歷 = 本科AND 民族 =漢關(guān)于“行政職務(wù)”和“行政編碼”的填寫與查詢：“行政職務(wù)”欄填：校長(zhǎng)、書記、副校長(zhǎng)、副書記、工會(huì)主席、教務(wù)正副主任、政教正副主任、團(tuán)委書記、教師、職員、工人、其它。“行政編碼”欄填寫數(shù)字：1、2、3、4、5、6、7。其含義如下：正校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)填1、副校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)填2、中層領(lǐng)導(dǎo)填3、教師填4、職員填5、工人填6、其它填7。如“行政職務(wù)”填“教師”，“行政編碼”填編碼“4”，在查詢“行政編碼”時(shí)，只要輸入編碼4，就可以查出全校的所有“教師”來(lái)。設(shè)置打印標(biāo)題。隨機(jī)打?。ù蛴‘?dāng)前內(nèi)容）