淺談本科教學評估檔案管理中會計方法的運用

1、淺談本科教學評估檔案管理中會計方法的運用    摘要：以全面質量觀為指導，借鑒會計復式記賬原理，將教學檔案管理與會計帳簿管理相比較，擬通過對檔案材料的過程控制和流程再造，為高校教學檔案管理工作提供一條切實可行的思路與方法。 關鍵詞：復式記賬原理；本科教學評估；檔案管理     教學檔案是高校本科教學評估的重要依據(jù)，各高等院校都根據(jù)國家教育部頒布的普通高校本科教學工作評估指標體系制定了相應的教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規(guī)定，但是原始材料的系統(tǒng)性，完整性和可靠性依然欠缺，同

2、時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學士學位授予權的評估，新專業(yè)評審等，在根據(jù)不同評估指標體系進行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉而發(fā)生遺失現(xiàn)象。 一、會計循環(huán)與檔案管理流程 通常情況下，企業(yè)以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎，以記帳憑證為依據(jù)，對財物的進出進行分類登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項交易。因此，會計信息處理是一個周而復始、循環(huán)往復的過程，這個過程叫做會計循環(huán)。它通常包括以下幾個環(huán)節(jié)： (一)開設帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開設總分類帳戶，設置會計科目。 (二)會計分錄：根據(jù)會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項目，并編制科目匯總表。 (三)過帳：將分錄簿記錄的內容過

3、到相應的總分類帳戶中。 (四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗分類帳戶中各項借方余額與貸方余額是否相等。 (五)編制財務報表：通過編制財務報表說明本會計年度內會計主體的財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流動。 會計循環(huán)的具體圖示 與會計循環(huán)類似，高校教學擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個連續(xù)的動態(tài)管理過程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時，對教學檔案的交接流轉也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會計循環(huán)不同的是，它通常以一個學期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對應關系，同時記錄每個目錄項下資料的存放，

4、交接和流轉情況。然后開設總分類目錄，根據(jù)總分類目錄，設置文件盒。依據(jù)內容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學文件分類歸檔，以實行標準化的集成管理模式。其具體操作圖示 二、會計科目與檔案目錄 會計科目是對會計對象的具體內容進行分類核算的標志或項目。會計對象包含資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內容進行會計核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點，分門別類地確定項目。由于會計要素反映的經濟內容有很大不同，在經營管理中當然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的

5、不同特點，還應該根據(jù)經濟管理的要求進行分類別、分項目的核算。 (一)目錄設置必須結合教學主體的特點。即根據(jù)教學主體的需要，本著全面反映教學活動的全過程及結果的目的來確定應該設置哪些檔案目錄。 (二)設置檔案目錄必須滿足本科教學工作評估指標體系的要求。一是要符合國家本科教學工作評估指標體系的要求來劃分教學業(yè)務檔案的類別，設定分類的標識；二是要符合高校自身教學管理的要求，以便于為高校的常規(guī)活動、項目決策及信息管理。 (三)設置檔案目錄要將統(tǒng)一性與靈活性結合起來 由于各高校的教學管理制度和教學活動有一定差別，因此在分類目錄的設置上，需要將統(tǒng)一性與靈活性相結合。所謂統(tǒng)一性，就是在設置檔案目錄時，對指標

6、的設置標準、口徑需要統(tǒng)一。所謂靈活性，就是在能夠提供統(tǒng)一指標體系的前提下，各個單位根據(jù)自身的具體情況，設置或者增補反映本高校特色項目的目錄。        (四)設置檔案目錄的名稱要簡單明確，字義相符，通俗易懂 檔案目錄作為分類標識，要求簡單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡單明確是指根據(jù)教學活動的特點盡可能簡潔明確地規(guī)定科目名稱；字義相符是指按照中文習慣，能夠望文生義，不致產生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數(shù)人正確理解，也能夠為高校之間的學習交流提供便利。 (五)設置檔案目錄要保

7、持相對穩(wěn)定性 為了便于在不同時期分析比較教學評估指標和在一定范圍內匯總各項指標，應保持檔案目錄相對穩(wěn)定，盡量不要變動目錄的名稱、內容、數(shù)量，使分析指標保持統(tǒng)一性和可比性。 根據(jù)以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級目錄名稱對照表： 在一級目錄下，為方便查找和管理，還可以下設二級目錄和三級目錄。此外，對于跨連續(xù)幾個學期的教學檔案，如 ：專業(yè)建設，實踐教學體系創(chuàng)建，實驗教學區(qū)，產學研基地等項目可以靈活處理，單獨開設獨立的目錄，突出反映學校的辦學特色，而不必仍以一個學期作為檔案的管理周期。 三、財務報表與文件匯編 會計財務報表是根據(jù)日常會計核算資料定期編制的，綜合反映企業(yè)某一特定時期財務狀況和某一會

8、計期間經營成果、現(xiàn)金流量的總結性     書面文件。它是企業(yè)財務報告的主要部分，是企業(yè)向外傳遞會計信息的主要手段。我國現(xiàn)行制度規(guī)定，企業(yè)向外提供的會計報表包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、資產減值準備明細表、利潤分配表、股東權益增減變動表、分部報表和其他有關附表。會計報表為評價企業(yè)經營業(yè)績和改善經營管理提供重要信息；為國家經濟管理機構進行宏觀調控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進行決策提供有用信息。 與之相類似的是，本科教學評估過程中通常要求提供三個部分的材料，即：（一）自評匯報材料，也就是自評綜合報告。它是在利用原始檔案的基礎上，進行歸納后重新撰

9、寫制作而成的材料，作用是讓專家了解本科教學工作的基本情況，使專家看了以后能對學校本科教學的整體水平作出價值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門、校內各部門所保存的檔案經過統(tǒng)計分析等加工處理而來，作用是支撐自評材料中所反映出的對自身教學工作所作出的正面評價，起到增強說服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門、校內各部門所保存的原始檔案直接轉化而來的。其中，備查材料的準備在每學期平時的資料整理過程中已經完成，在迎接本科教學評估的準備過程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內容的查漏補缺工作。佐證材料部分應在學期末聘請專人對各部分材料進行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系

10、的內容，裝訂成冊，總結學校在辦學過程中的進步和不足。自評匯報材料起到了會計財務報表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎上進行歸納后重新撰寫制作而成的綜合報告，是全面反映本科教學水平的總結性書面文件，此部分通常于本科教學評估前一個月內完成。 四、結束語 教學檔案材料內容豐富、類別繁雜，涉及面廣，如何根據(jù)教學規(guī)律和教學工作性質并結合學校自身特點建立行之有效的檔案管理辦法，對于整個教學管理工作的組織及日常檔案管理的質量具有重要意義。本文借鑒財務會計賬目處理的方法對檔案管理進行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學檔案管理的有效方法，是學校教學改革與發(fā)展的基礎保證，是每一個檔案管理工作者的不懈追求。 參考文獻： 1趙彥昌,