高效能人士的時(shí)間管理

1、1主講: 鍾海濤（原名 鍾昌鎬）高效能人士的時(shí)間管理高效能人士的時(shí)間管理科瑞安勤管理咨詢有限公司大陸汽車電子大陸汽車電子( (長春長春) )有限公司有限公司 講講 師師 簡簡 介介 鍾海濤（本名 鍾昌鎬） 資深管理培訓(xùn)專家/潛能開發(fā)大師 中國如何管理/育/留80/90后員工第一人 科瑞安勤管理咨詢機(jī)構(gòu)資深高級講師 清華大學(xué)基礎(chǔ)工業(yè)訓(xùn)練中心客座教授 總裁學(xué)院-總裁培訓(xùn)網(wǎng)金牌講師 暨南大學(xué)管理學(xué)院客座教授 南京理工大學(xué)客座教授 時(shí)代光華（深圳）公司培訓(xùn)總監(jiān) 為1000多家企業(yè)或團(tuán)隊(duì)提供過培訓(xùn)或咨詢服務(wù)第一講：第一講：第二講：第二講：第三講：第三講：第四講：第四講：第五講：第五講：第六講：第六講：第

2、七講：第七講：人類浪費(fèi)得最多的資源時(shí)間管理的理論與實(shí)踐時(shí)間管理的基本法則時(shí)間管理的基本技巧-上時(shí)間管理的基本技巧-下會議的時(shí)間管理以人為本的團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理4時(shí)間，時(shí)間，人類浪費(fèi)得最多的資源人類浪費(fèi)得最多的資源 第第 一一 講講5一、時(shí)間的概念時(shí)間的五項(xiàng)特性時(shí)間的定義6 情景案例：如果銀行每天早晨向你的賬號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。你該以何種態(tài)度去花這些錢?時(shí)間的特性續(xù) 810 以70年計(jì)算，人的一生大約有25000多天，

3、合六十多萬小時(shí)。但這只是“賬面時(shí)間”而非“實(shí)際時(shí)間”.一個(gè)活到72歲的美國人,其一生的時(shí)間分配：二、時(shí)間的價(jià)值睡 覺工 作個(gè)人衛(wèi)生吃 飯旅 行排 隊(duì)學(xué) 習(xí)開 會打電話找東西其 他11 富蘭克林說：生命是由時(shí)間構(gòu)成的。暫以25550（70年）記，請計(jì)算：你已用去多少天，還剩下多少天？把結(jié)果填入下表： 填完上表，請把最直接的第一感受，用簡單的語言寫下來：13 第第 二二 講講時(shí)間管理的理論與實(shí)踐時(shí)間管理的理論與實(shí)踐14一、什么是“時(shí)間管理” 所謂時(shí)間管理，是指對時(shí)間的利用進(jìn)行的管理，所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。它管理的對象不是“時(shí)間”，而是15二、時(shí)間管理的理論與實(shí)踐16時(shí)

4、間管理的理論與實(shí)踐-續(xù)17重要緊迫時(shí)間的四象限圖18時(shí)間的第一象限： 重要又緊迫的事時(shí)間的第二象限：重要但不緊迫的事 提個(gè)醒：19時(shí)間的第三象限：緊迫但不重要的事時(shí)間的第四象限：不緊迫也不重要的事 思考：你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個(gè)人生活或工作會有積極的意義？ (這個(gè)問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下) 思考：我們往往在哪兩個(gè)象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)？20 對個(gè)人生活/工作會有積極意義的持續(xù)優(yōu)異表現(xiàn)： 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這些，為什么不身體力行呢？21 人事部明天要上報(bào)新員工試工期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)

5、告 與人共進(jìn)午餐，討論促銷會策略1H 商討索賠案處理1H 與華金公司討論定價(jià) 1H 中實(shí)公司的合作意向書 1H 天際公司的貨未到問題？ 上級要求上報(bào)三個(gè)月的業(yè)績報(bào)表 2H 周五業(yè)務(wù)會提前到今天 1H 閱讀刊物內(nèi)容 1H 打電話給12客戶 30分鐘 聆聽電話留言 10分鐘 完成文件歸檔 1H22四、把握各象限的工作、活動23每日工作時(shí)間記錄每日工作時(shí)間記錄 日期日期把握各象限的工作、活動-續(xù)25 第第 三三 講講時(shí)間管理的基本法則時(shí)間管理的基本法則26一、浪費(fèi)時(shí)間的主要原因1、浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因 經(jīng)典案例:貝爾在研制電話時(shí)，另一個(gè)叫格雷的也在研究。兩人同時(shí)取得突破。但貝爾最終一舉成名，譽(yù)滿天下，

6、同時(shí)也獲得了巨大的財(cái)富。為什么？拖延商數(shù)測驗(yàn): 27浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因-續(xù) 美國伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯舒瓦普向效率專家艾維利請教“如何更好地執(zhí)行計(jì)劃”的方法，艾維利聲稱可以在10分鐘內(nèi)就給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能把他公司的業(yè)績提高50%。而且這樣?xùn)|西最終在一個(gè)月之后，讓舒瓦普給艾維利寄去一張2.5萬美元的支票，并說那是他一生中最有價(jià)值的一課。這一課的內(nèi)容究竟是什么？經(jīng)典案例:28思考:辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小是否有關(guān) ?情景案例: 現(xiàn)代企業(yè)里的“老農(nóng)現(xiàn)象”浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因-續(xù)29讓我們記取“過去”， 把握“現(xiàn)在”， 放眼“未來”。浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因-續(xù)昨天是一張支票明天是一張支票今天

7、則是隨時(shí)可運(yùn)用的請善用它31浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因-續(xù)32法則之一：二、時(shí)間管理的三個(gè)基本法則哈佛大學(xué)對大學(xué)生進(jìn)行跟蹤調(diào)查25年跟蹤調(diào)查的結(jié)果提個(gè)醒：時(shí)間管理的三個(gè)基本法則-續(xù)如何制定目標(biāo)(設(shè)定目標(biāo)的六個(gè)原則)序號原則正確做法錯誤做法1充分溝通統(tǒng)一意志主管閉門造車?yán)娣峙淅娌幻鞔_2適當(dāng)定高盲目評估可行性不考慮依據(jù)3具體目標(biāo)抽象的適度細(xì)化未經(jīng)細(xì)化4使用時(shí)間單位不考慮時(shí)效性關(guān)注效率模糊的時(shí)間概念5團(tuán)體目標(biāo)/相互關(guān)聯(lián)不系統(tǒng)使目標(biāo)視覺化流于口頭6相互通報(bào)只是領(lǐng)導(dǎo)知道誓師大會所謂暗中進(jìn)行時(shí)間管理的三個(gè)基本法則-續(xù)35法則之二： 有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作計(jì)劃的定義 所謂計(jì)劃，是指為達(dá)成目標(biāo)，事先凝聚相關(guān)人員

8、的智能，預(yù)估未來情事的演變，以決定必要的方案與程序。做計(jì)劃的大致步驟：時(shí)間管理的三個(gè)基本法則-續(xù) 1984年，在東京國際馬拉松邀請賽中，名不見經(jīng)傳的日本選手山田本一出人意外地奪得了世界冠軍。兩年后，意大利國際馬拉松邀請賽米蘭舉行，山田本一代表日本參加比賽。這一次，他又獲得了世界冠軍。山田本一究竟靠什么獲得金牌?案例研究:山田本一的馬拉松冠軍法則之三： 經(jīng)典案例:凱利穆爾是美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)穆爾逐漸對工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)了什么呢？ 案例體現(xiàn)了巴列特定

9、律：80/20理論： 80%的銷售額是源自20%的顧客； 時(shí)間管理的三個(gè)基本法則-續(xù)38 第第 四四 講講時(shí)間管理的基本技巧時(shí)間管理的基本技巧- -上上一、時(shí)間管理的“七項(xiàng)鐵律”思考：這件思考：這40時(shí)間管理的“七項(xiàng)鐵律”-續(xù)41時(shí)間管理的“七項(xiàng)鐵律”-續(xù)二、時(shí)間管理的9個(gè)技巧 日本人將“六快”之人稱為人中之杰:廢棄“一分錢智慧幾小時(shí)愚蠢”的作風(fēng)體現(xiàn)真正的品質(zhì)和高效，節(jié)省體能、節(jié)約時(shí)間。43這一點(diǎn)是時(shí)間管理的重要標(biāo)志。 聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時(shí)常常已走出了很遠(yuǎn)的距離。 滴水成河。用“分”來計(jì)算時(shí)間的人，比用“時(shí)”來計(jì)算時(shí)間的人，時(shí)間多60倍。多而無益的朋友是有害的。時(shí)間管理的9個(gè)技巧-

10、續(xù) 要學(xué)會限制時(shí)間，一個(gè)人只有學(xué)會說“不”，他才會得到真正的自由。時(shí)間管理的9個(gè)技巧-續(xù)三、電話溝通節(jié)省時(shí)間的藝術(shù) 提個(gè)醒：46 第第 五五 講講時(shí)間管理的基本技巧時(shí)間管理的基本技巧- -下下高效溝通藝術(shù) 丈夫是北方人，太太是南方人。因?yàn)檎煞驉鄢燥溩?，太太千方百?jì)地學(xué)會了包餃子，一天，丈夫從外地出差回來，妻子又為他包了餃子。但當(dāng)要妻子把餃子端上來時(shí)，丈夫一看，餃子快跟肉包子一樣大。如果那個(gè)男人是你，你該如何與妻子溝通？案例研究1、溝通的定義2、溝通的本質(zhì)溝通是信息傳遞的過程；溝通中傳遞信息必須是不斷并是雙向的；溝通中傳遞信息必須獲得彼此理解。一、溝通的概念二、溝通的類型1、根據(jù)信息載體的異同溝

11、 通交談、演說、會議、辨論、傳聞、QQ 備忘錄、信函、布告欄、文件、電郵、 QQ 服飾儀態(tài)、身體工作姿態(tài)、空間位置重音、聲調(diào)變化、哭笑、停頓顏色、物質(zhì)布置、宣傳畫思考：做完以上網(wǎng)絡(luò)圖，你有何感悟！2、按照溝通方向不同溝通能力測試：溝通的類型-續(xù)三、語言溝通的五個(gè)絕招三、語言溝通的五個(gè)絕招 四、體現(xiàn)溝通藝術(shù)的四大溝通心態(tài)四、體現(xiàn)溝通藝術(shù)的四大溝通心態(tài)四大溝通心態(tài)四大溝通心態(tài)看電影：都分別屬于何種溝通心態(tài)看電影：都分別屬于何種溝通心態(tài)54 第第 六六 講講團(tuán)隊(duì)會議的時(shí)間管理團(tuán)隊(duì)會議的時(shí)間管理 提個(gè)醒：提個(gè)醒：一、會議的目的與作用一、會議的目的與作用二、企業(yè)會議的現(xiàn)狀：二、企業(yè)會議的現(xiàn)狀： 三、失敗

12、會議的深層原因分析三、失敗會議的深層原因分析 會議失會議失敗原因敗原因 效率損失的費(fèi)用（可能的效率損失的費(fèi)用（可能的3種情況）種情況）因不及時(shí)因不及時(shí) 而損失一筆生意而損失一筆生意;不能及時(shí)處理不能及時(shí)處理 而得罪一批客戶；而得罪一批客戶；不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的 而停工。而停工。四、認(rèn)識會議的成本四、認(rèn)識會議的成本1、因?yàn)闀h造成效率損失的費(fèi)用、因?yàn)闀h造成效率損失的費(fèi)用2、會議成本的計(jì)算公式、會議成本的計(jì)算公式會議會議成本成本與會者日工資與會者日工資+ 每天工作時(shí)間每天工作時(shí)間= 日本太陽公司為提高開會效率，實(shí)行開會分析成本日本太陽公司為提高開會效率，實(shí)行開

13、會分析成本制度。每次開會時(shí)，總是把一個(gè)醒目的會議成本分配制度。每次開會時(shí)，總是把一個(gè)醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本=每小時(shí)平每小時(shí)平均工資的均工資的3倍倍 2 開會人數(shù)開會人數(shù)會議時(shí)間會議時(shí)間(小時(shí)小時(shí))。公式中平。公式中平均工資均工資p之所以乘以之所以乘以3 p之所以乘以之所以乘以2 經(jīng)典案例經(jīng)典案例:日本太陽公司的會議成本分析制度日本太陽公司的會議成本分析制度五、遵守高效會議的規(guī)則五、遵守高效會議的規(guī)則 會議通知范例會議通知范例1、主持人應(yīng)負(fù)責(zé)的工作、主持人應(yīng)負(fù)責(zé)的工作六、主持人必須具備管理技能六、主持人必須具備管理技能主持人的職

14、責(zé)主持人的職責(zé) 案例研究：某企業(yè)會議議程案例研究：某企業(yè)會議議程 開場（時(shí)間）：開場（時(shí)間）： 開場的五項(xiàng)內(nèi)容：開場的五項(xiàng)內(nèi)容： 關(guān)于議程：關(guān)于議程：2、主主持持人人如如何何開開場場3、如何圓滿結(jié)束會議、如何圓滿結(jié)束會議 主持人必須具備管理技能主持人必須具備管理技能-續(xù)續(xù)63 第第 七七 講講以人為本的團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理以人為本的團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理64一、回顧前述有關(guān)內(nèi)容 各代時(shí)間管理理論適用范圍：二、經(jīng)典的冰山理論思考：如何將“知識、動機(jī)、人格、技能、態(tài)度、價(jià)值觀、行為”在冰山中分層排列？“冰山理論”告訴我們什么？提個(gè)醒：一個(gè)古老的寓言故事：在非洲的草原上如果見到羚羊在奔跑，那一定是如果見到成百上千的獅

15、子和大象集體逃命的壯觀景象，那是什么來了？如果見到獅子在躲避，那就是思考：獅子和大象怕螞蟻嗎？寓言給我們以什么啟示？67天堂與地獄的區(qū)別企業(yè)團(tuán)隊(duì)合作的基礎(chǔ) 經(jīng)典案例: 恩坦因曼斯，德國人，第一次世界大戰(zhàn)后，經(jīng)濟(jì)大蕭條，德國尤甚，他于是去到美國，在一家小工廠從事電機(jī)修理的工作。后福特汽車生產(chǎn)線上的一臺馬達(dá)發(fā)生了故障，請恩坦因曼斯幫助修好了，當(dāng)福特請他加盟時(shí)，卻被他拒絕了，為什么？看電影：多了一顆螺絲帽責(zé)任的概念對待責(zé)任的積極態(tài)度思考：為什么要常懷感恩? 感恩應(yīng)該成為我們的一種習(xí)慣和態(tài)度，一種特質(zhì)。時(shí)常懷有感恩之心，你會變得更謙和而且高尚。大聲地說出你的感謝，可以增強(qiáng)親和力和凝聚力，常懷感恩之心，能夠