《模塊9合同管理》

1、模塊 9 合同管理張學志中山大學嶺南學院greatwall1975Coverage: The Total Supply Chain SpecifyingRequirements & Planning Supply 2 Analysing Supply Markets3 Developing Supply Strategies 4 Appraising & Shortlisting Suppliers 5 Obtaining & Selecting Offers 6Preparing the Contract 8Managing the Supply Contract 9 Managing In

2、ternationalLogistics 10 Managing Inventory 11 Measuring & EvaluatingPerformance 12 Negotiating 7Supplementary ModulesUnderstandingthe Corporate Environment 1M9:Preface:1第1單元概述Unit 1Intro-ductionUnit 2Contract TeamsUnit 3Contract Manage-ment PlanUnit 4Preparing the Risk RegisterUnit 5Measuring Perfor

3、-manceUnit 6Adminis-tration & ReviewUnit 7Managing Relation-shipsUnit 8Opera-tional ContractsUnit 9Payment & Financing學習目的描述決定你的合同管理方法的三個主要問題 。通過本單元的學習，你應該能夠：1.1 管理一個合同- 引言 -管理一個合同意味著緊密跟蹤和監(jiān)督它的實施過程，以便在問題出現(xiàn)或情況改變的時候你能立刻采取措施來解決。管理合同并不僅僅限于簡單地保證合同雙方履行合同所規(guī)定的義務。它還包括對方改正錯誤或者提供附加服務而做的合同變更管理。通過好的合同管理，你能避免額外的成本

4、、工期延誤或質(zhì)量下降1.2如何管理一個合同 使用的方法應該依賴于：采購的性質(zhì)關系的性質(zhì)合同的性質(zhì)（“項目型”或“執(zhí)行型”）可以：對合同執(zhí)行的全過程進行緊密監(jiān)督。僅對例外情況加以監(jiān)督；通過于供應商進行協(xié)商來解決問題；通過訴諸于合同條款來解決問題。項目合同有固定的開始和結束日期；有明確的要達到的最終結果；包含一系列有計劃的相互關聯(lián)的行為；一些獨特的環(huán)境。本模塊將集中討論項目合同的管理組建合同管理團隊準備合同管理計劃準備風險登記表考核執(zhí)行情況合同事務管理和檢查執(zhí)行型合同的管理關系管理、爭議和終止付款方式和財務Unit 2Unit 3Unit 4Unit 5Unit 6 Unit 7Unit 8Uni

5、t 9本模塊涵蓋以下內(nèi)容：第2單元建立合同管理團隊Unit 1Intro-ductionUnit 2Contract TeamsUnit 3Contract Manage-ment PlanUnit 4Preparing the Risk RegisterUnit 5Measuring Perfor-manceUnit 6Adminis-tration & ReviewUnit 7Managing Relation-shipsUnit 8Opera-tional ContractsUnit 9Payment & Financing學習目的描述合同經(jīng)理的主要角色和責任。定義管理一個合同管理團隊所

6、必須的主要技巧和能力。 通過本單元的學習，你應該能夠：2.1引言：形成合同管理團隊對于比較負責的采購情況下，合同管理需要多人進行。但一般不宜超過8人。對于大型合同你可能要由“核心團隊”和“外圍團隊”： 除了合同經(jīng)理外，核心團隊由對合同影響最大的那些職能部門高級人員組成。由他們代表各部門的利益。 對完成合同有重大影響的個人組成。請你決定一個對你公司生產(chǎn)所需配件采購合同進行管理的團隊組成。核心團隊和外圍團隊應包括哪些人？他們的作用分別是什么？如果是對項目合同進行管理的團隊呢（例如采購某項生產(chǎn)設備）？國際工程項目合同管理案例分析本案例參考天津大學陳勇強先生分析，特別感謝！合同管理案例分析一、案例相關

7、背景二、總承包商項目組織機構及各部門之間的關系三、總承包商的合同管理組織方式四、項目總承包合同結構分析五、總承包合同條件分析六、總承包商的分包合同管理七、項目合同管理的基礎工作八、項目實施過程中的合同管理要點九、如何看待和處理好業(yè)主與承包商之間的關系一、案例相關背景年底，由我國某公司承建的交鑰匙大型石油工程項目：中東某國油田擴建工程兩個集油站和公里的長輸管線項目。這個項目是海灣戰(zhàn)爭后中東地區(qū)當時投資最大的一個工程項目。該項目面向國際進行公開招標。我國公司經(jīng)過了近三年的努力，在兩國政府共同促進和推動下，終于獲得了這項工程的總承包資格。 合同管理案例分析合同管理案例分析該總承包項目合同總價約為四億

8、美元(其中E、P、C大致比例為: E:1.57%、P:64%、C:34%)。項目預付款15%，履約保函為合同額的10%，從進度款扣除%的保留金，誤期損害賠償費為每一部分(工程分為三個子項目)約為每天7,000美元，工期為37個月，工程機械完工后另有四個月的試運期，保修期兩年。業(yè)主在合同中要求項目所需16種主要設備和材料（如, 大罐氣壓縮機、外輸泵、脫鹽器、分離器、段塞埔集氣等以及管線所有管材）必須從業(yè)主指定的廠商中購買（Vendor List）。 合同管理案例分析業(yè)主聘請美國一家國際知名咨詢公司作為項目的監(jiān)理公司(PMC)全面監(jiān)督項目的運作。由于業(yè)主認為中方缺乏國際大型項目管理經(jīng)驗，中方在合同

9、中承諾雇傭一部分“西方專家”加入項目團隊，最多時達到余人。按合同規(guī)定，項目必須采用西方項目管理方式。為執(zhí)行本項目，需編制項目管理、設計、采購、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、安保、項目控制和合同、施工等大類共種程序文件。在項目運行中，必須依據(jù)這些文件進行項目管理、控制和運行。業(yè)主也依據(jù)合同和這些文件對項目進行監(jiān)督和控制。合同管理案例分析該項目雖然是一個交鑰匙項目，承包商卻在項目執(zhí)行過程中缺乏足夠的自主權。業(yè)主對項目采取雙重控制，一方面在整體上控制工期、質(zhì)量、成本。另一方面又嚴格控制項目的運行過程，幾乎承包商執(zhí)行項目的所有行為都要業(yè)主批準，甚至一個路標、一個胸卡，也要報業(yè)主和PMC批準，給總承包商項目的執(zhí)行

10、和管理造成了很大困難。合同管理案例分析二、總承包商項目組織機構及各部門之間的關系合同管理案例分析 您接觸過項目的組織機構是如何設立的 ？ 您認為上述項目組織機構中合同部與其他部門是什么樣的關系，與合同部關系比較密切的部門有哪些? 項目組織機構中各部門之間的工作界面如何能夠既界定的相對清楚，又使各部門之間能夠協(xié)同配合, 并相互制約？ 很多人認為合同管理僅僅是合同管理人員的事情，項目其他管理人員可以不懂合同，您怎么看待這個問題? 閱讀合同文件是一件比較枯燥無味的事情，作為合同管理人員如何能讓項目中其他管理人員學習和了解合同？合同管理案例分析什么是合同管理手冊？作為一個合同管理人員，您有沒有象傳教士

11、一樣，宣傳合同？您參加過的項目在實施過程中是否做過項目人員合同管理培訓，是否做過項目內(nèi)部其他方面的自我培訓？您對在項目實施初期就建立索賠中心有什么看法？如果您是一個大型EPC項目的合同部經(jīng)理，您將如何使該部門在項目實施全過程中高效的運作？您認為合同部經(jīng)理與項目經(jīng)理有哪些不同的素質(zhì)要求？合同管理案例分析三、總承包商的合同管理組織方式合同管理案例分析合同管理案例分析您認為上述哪種合同管理模式更好，或它們適用于什么不同的情況 ？小型項目的合同管理與大型項目的合同管理有什么不同？單個項目合同管理與多項目合同管理有什么不同？EPC項目承包商合同管理部門的主要工作職責范圍是什么？索賠事件的管理需要各職能部

12、門的配合，如何處理好協(xié)調(diào)關系？四、項目實施過程中的合同管理要點 完善基礎工作 各方充分溝通 風險合理分擔 依照合同支付 爭議及時解決合同管理案例分析 完善基礎工作制定項目管理程序，并貫徹實施；規(guī)范文檔管理責任和流程；重視項目早期文檔管理；專人管理文檔，并持之以恒。合同管理案例分析 各方充分溝通凡事及時解決；當面解決問題，就地解決問題；適度的“文山”、“會?！?；IT的充分應用，PMIS的建立。合同管理案例分析 風險合理分擔合同中明確的風險分擔原則；重視保險，強制投保；通過專業(yè)分包適當轉(zhuǎn)移風險；出現(xiàn)風險時，將損失降到最低。合同管理案例分析 依照合同支付明確支付程序；支付要點：工程量清單、暫定金額、

13、計日工、各類保函、動員預付款、第一期支付、期中支付證書的申請程序、最低支付限額、保留金的扣除與返還、材料設備的預支款額、延誤支付、誤期損害賠償費、提前竣工獎、稅收、匯率、終止時的支付、竣工報表、最終支付、結清。合同管理案例分析 爭議及時解決變更與索賠管理程序化；重視證據(jù)的收集和整理；及時解決，大事化小小事化了； 索賠報告的編制與審核。合同管理案例分析五、如何看待和處理好業(yè)主與承包商之間的關系合同管理案例分析開工日期 ()/ (8.1)招標邀請投標截止與開標基準日期 ()現(xiàn)場數(shù)據(jù) (4.10)保險的總體規(guī)定 (18.1)合同生效日期履約證書 (11.9)業(yè)主的接收 (10)竣工后檢驗 (12)第

14、一半保留金的返還 (14.9)第二半保留金的返還 (14.9)竣工時間 (8.2)合同期滿最終報表與結清 (14.11) / (14.12)最終支付證書 (14.13)最終報表草表 (14.11)履約保證 (4.2)承包商的代表 (4.3)提交進度計劃 (8.3)動員預付款保函 (14.2)DAB的任命 (20.2)損害賠償費 (8.7)履約保證的退還 (4.2)資格預審工程項目合同生命周期竣工報表 (14.10)培訓 (5.5)竣工文件 (5.6)操作與維修手冊 (5.7)竣工檢驗 (9)合同管理案例分析2.2 合同經(jīng)理在項目型合同下，合同經(jīng)理領導合同管理團隊。不同的合同關系需要不同類型的經(jīng)

15、理：“市場交易型”關系（同供應商之間的）需要擅長應用合同法的經(jīng)理合作性關系需要一個與人為善的經(jīng)理Cooperative relationships require good people managers 定義團隊中的角色 保持團隊的士氣和明確的目標 確保團隊成員相互之間的溝通 負責管理并完成合同管理計劃 建立合同管理的報告體系 保證一個合適的合同行政事務管理 發(fā)現(xiàn)和管理風險 分清輕重緩急 管理同供應方的關系 管理爭議 同意或拒絕對合同變更的要求 確保將了解到的觀點反饋給公司 合同經(jīng)理： 角色 一個優(yōu)秀的溝通者 關系建立者/擅長人際交往 處理問題時能夠做到對事不對人 對技術性問題有工作方面的知

16、識 受人尊敬的、有影響力的和具有政治敏感性 具有風險管理技術方面的知識 合同法方面的知識 很好的“大局觀” 熟悉項目管理技術 老練的談判者 合同經(jīng)理： 技巧、能力和經(jīng)驗2.3 合同管理團隊你公司的團隊應該包括相關職能部門的經(jīng)理并且理想化的還應該包括最終用戶每個團隊成員的角色將在合同管理計劃中被定義好。供應方也應該建立一個合同管理團隊 確保讓你知道誰在負責什么工作！第3單元制定合同管理計劃Unit 1Intro-ductionUnit 2Contract TeamsUnit 3Contract Manage-ment PlanUnit 4Preparing the Risk RegisterUn

17、it 5Measuring Perfor-manceUnit 6Adminis-tration & ReviewUnit 7Managing Relation-shipsUnit 8Opera-tional ContractsUnit 9Payment & Financing學習目的確定并描述包含在合同管理計劃中的不同類型的信息。概括出可能會應用于合同管理計劃的政策和程序 。開發(fā)一個合同進度表 。描述在做合同預算時要考慮的不同的情況。列舉一個合同質(zhì)量計劃應該包括的東西。定義在使用供應物品定位模型實施合同時的優(yōu)先級別。通過本單元的學習，你應該能夠：3.1 引言：合同管理計劃描述合同的背景并抓住合

18、同的要到定義誰將參與合同管理 提供進行合同管理的基礎 明確風險以及風險管理策略 M9:U3:3.1-1 3.2一個合同管理計劃所包含的信息類型:定義背景信息和供應戰(zhàn)略合同管理團隊 供應方的細節(jié)合作伙伴信息（如果有的話） 合同的關鍵條款 M9:U3:3.2-1定義對合同中的一些術語必須明確加以解釋。例如建筑合同中的“完成日期”可以解釋為： 建筑物可以使用； 制作完成缺陷列表； 維修期結束； 最終的帳目被認可； 所有的財務問題都得到解決。背景信息和供應戰(zhàn)略背景信息是對于參與合同管理過程但未參加合同前期工作的人員的參考指南。供應戰(zhàn)略是供應的的目標及實現(xiàn)辦法。 合同管理團隊合同：xyz合同管理團隊成員

19、表合同管理角色姓名/職務主要職責合同細節(jié)供應商細節(jié)名稱地址人員姓名和聯(lián)系方式 合同經(jīng)理 技術經(jīng)理 質(zhì)量經(jīng)理 達成伙伴關系的信息伙伴關系合同或聲明合同范圍合同的范圍內(nèi)部工作范圍： 最終設計圖的準備和公布； 同供應商一起召開檢查會議的日程表； 材料和設備的采購； 審查和批準供應商呈送的文件； 與現(xiàn)場檢測或進行檢查有關的事務； 合同管理事務。 合同關鍵條款買方公司的責任和義務；支付條件，以及每一支付階段供應商必須完成的工作；出現(xiàn)違約時雙方的權利和義務；爭議解決程序；合同終止條件；合同有效期和延期的條件；定價的基礎和合同價格時間表；績效保證/服務水平協(xié)議。 3.3 合同管理的政策和程序1. 責任分擔和

20、權力下放 降低了不道德行為發(fā)生的風險M9:U3:3.3-1政策和程序2. 溝通政策：誰能夠?qū)φl說什么3.檢查和匯報方面的要求 ：哪些報告是必須的 ？哪些內(nèi)容應該納入報告中？演示報告的形式 ？誰負責準備報告？需要匯報的頻率 ？報告應該分發(fā)給誰？M9:U3:3.3-2政策和程序4. 其它政策和程序： 健康和安全政策 環(huán)境政策 危險作業(yè)的檢查程序 視察和考核程序 文件控制的程序 合同評審程序合同檢查的程序，等等M9:U3:3.3-33.4 合同進度 準備過程 基于自底向上的方法制定進度表 列出所有必須包括的工作并表示出它們彼此之間的關系 為這些工作分配責任人 為這些工作設定時間段 畫出甘特圖/找出關

21、鍵線路 優(yōu)化進度表M9:U3:3.4-1合同進度表 a. 準備工作的網(wǎng)絡圖使用 里程碑 = 一系列相關工作形成的關鍵成果。 里程碑可能是： 對應付款的交付物涉及的完成安裝的完成 避免列舉的工作太少或太多 問問你自己： 為什么我們需要做這項工作？ 在此工作開始之前必須已經(jīng)完成了什么工作？M9:U3:3.4-2一個網(wǎng)絡關系中的相互依賴性工作 35最后的安裝測試 工作 36包裝和運輸工作 50 設備卸載工作 45起重機運抵現(xiàn)場并安裝完畢 工作 44在目的地安排起重機租用事宜并確認現(xiàn)場人員安排 M9:U3:3.4-3合同進度表b. 為工作分配責任c. 確定完成工作的時間段d. 畫出甘特圖和找出關鍵線路

22、序號任務名稱1工作 12工作 23工作 34工作 45工作 56工作 60%0%0%0%0%0%SSMTWTFSSMTWTFSSMTWTFSSMT27 Mar 0003 Apr 0010 Apr 0017 AprM9:U3:3.4-4合同進度表 e. 優(yōu)化進度表Optimising the schedule壓縮一個進度表包括以下選擇：Options for compressing a schedule include: 將某些工作同時進行增加額外的資源 Bring in additional resources增加每天的工作小時數(shù) Increase number of working hour

23、s 合同轉(zhuǎn)包Sub-contract 減少范圍Reduce the scopeM9:U3:3.4-7甘特圖（補充）活動合同談判合同簽訂檢驗材料建設準備運輸安裝調(diào)試時間進度甘特圖（補充）成本時間進度人工費用管理費用材料費用總成本甘特圖（補充）制造部門財務部門工程部門管理部門工時百分比成本百分比甘特圖（補充）時間進度1234階段標志1.簽訂合同2.交付材料和配件3.組裝關鍵線路技術CPM（補充）某項目采購包含以下活動，畫出其甘特圖和網(wǎng)絡圖活動緊前活動時間(周)A21BA5CA7DB2EC,D5FC,D8GE,F2甘特圖活動ABECDFG時間進度21527582 21 26 28 30 35 38

24、40 ABCDEHG網(wǎng)絡圖A21B5D2E5F8G2C7關鍵線路：ABDFG為什么？計算各個事件的最遲開始時間、最早開始時間和松弛時間。練習：下表是一個緊急項目各活動的時間活動緊前活動時間(周)A4BA3CA2DB5EB,C1FC3GE,F4HD,E4IH,G6請畫出網(wǎng)絡圖，計算關鍵線路和完工時間？如果項目工期要求縮短3周，應該縮短哪項活動的時間？3.5 合同預算a. 對供應方的計劃支付：階段性支付必須反映在支付進度表中合同_支付條款:_支付貨幣:_扣除保證金支付理由發(fā)票到期日預定支付日期%數(shù)量稅金M9:U3:3.5-1稅前支付金額含保證金和稅金的應付金額 應付款總額 合同預算b. 應急費用：

25、應該基于相關的風險程度合同: _的應急費用在日期_/_/_ 的修正 修正日期：_/_/_風險以美元計的原始條款（日期） _/_/_修正理由對先前條款的變更 (美元)修正后的條款(美元)修正理由對先前條款的變更 from(美元)修正后的條款(美元)M9:U3:3.5-2合同預算c. 工時預算：要覆蓋花在合同管理上的時間成本合同：_的工時預算部門代碼部門名稱角色 比如專職的或支持的工時成本率工時數(shù)：_年：_總成本JanFebMarAprMayJunJulAugSepOctNovDecM9:U3:3.5-4合同預算d. 完整的預算：合同 X 的預算成本中心描述原始預算認可的變更/索賠/轉(zhuǎn)賬目前的預算

26、做出的承諾做出的支付預測的額外成本（比如為決定的變更/索賠） 預期的最終成本對目前預算的變更1456設備購買1456裝運1456安裝1456調(diào)試小計2111合同管理總小時數(shù)2210培訓小時數(shù)小計8001應急總計M9:U3:3.5-53.6合同質(zhì)量計劃應該包括：所供應物品的細節(jié) 應用的任何質(zhì)量保證政策質(zhì)量控制檢查和程序（比如，視察和測試）何時必須得到購買方的親自認可要提供的質(zhì)量文件等M9:U3:3.6-13.7確定輕重緩急 你必須知道時間、成本和質(zhì)量的相對的優(yōu)先級別M9:U3:3.7-1影響/供應機會/風險比率費用供應物品定位模型$ITC瓶頸日常關鍵杠桿M9:U3:3.7-23.8 結論合同管理計劃應該做到：所有的工作都與合同目標聯(lián)系起來；每件工作都有一個具體的目標且責任到人；團隊成員已經(jīng)完全熟悉了進度表和資源評估；關鍵的風險領域已經(jīng)被確認；時間、成本和質(zhì)量之間的權衡利弊被清楚的理解。第4單元制定風險登記表M9:U4:1Unit 1Intro-ductionUnit 2Contract TeamsUnit 3Contract Manage-ment PlanUnit 4Preparing the Risk RegisterUnit 5Mea