物資采購、發(fā)放管理制度

1、物資采購、發(fā)放管理制度1目的規(guī)范物資采購、發(fā)放及領(lǐng)用行為，特制定本制度。2職責(zé)2.1行政部負(fù)責(zé)公司物資的采購和發(fā)放；2.2財務(wù)部負(fù)責(zé)物資采購和發(fā)放的監(jiān)督；2.3各職能部門、項目部負(fù)責(zé)向行政部交本部門所需采購物品的申 請，負(fù)責(zé)行政部物資采購的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行驗收、監(jiān)督、檢查。3物資采購實施3.1公司的物資采購分為辦公用品、業(yè)務(wù)消耗用品采購、固定資產(chǎn)采 購；其中業(yè)務(wù)消耗用品包括保潔用品、維修用品等；固定資產(chǎn)包括辦 公類、工具類等。（詳見固定資產(chǎn)清單）。3.2各部門、各項目須每月22日前交下月的采購計劃，經(jīng)財務(wù)部 匯總、批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。對于每月所采購的物資，各部門、各項目務(wù) 必注明名稱、型號、規(guī)格、數(shù)

2、量等內(nèi)容。3.3固定資產(chǎn)類采購需上報請示單，財務(wù)部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可 購買。3.4采購計劃經(jīng)過批準(zhǔn)后，7日采購?fù)戤叀?.5行政部行政外勤應(yīng)針對不同的采購物資確定不同的固定供貨商， 每種物資的采購供貨商應(yīng)至少保持有兩家以上，保證采購過程中的價 格、質(zhì)量最優(yōu)。3.6公司的特殊物資采購分兩種情況：突發(fā)事件引起的物資采購、不 能庫存的物資。3.7對于突發(fā)事件引起的采購（如迎檢、設(shè)施設(shè)備突發(fā)故障等），隨 時上報填寫詳細(xì)的請示單，行政部隨時購買到位。3.8對于不能庫存的物資（如鹽酸、硫酸、汽油、農(nóng)藥等危險品）， 各部門應(yīng)提前三天上報申請單，行政部采購人員應(yīng)于2日內(nèi)采購到 位。3.9各使用部門作為物資采

3、購的監(jiān)督、檢查部門，應(yīng)對所使用的采購 物品的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并對行政外勤提出改進(jìn)意見或建 議，或?qū)Σ少徫镔Y的質(zhì)量和數(shù)量提出質(zhì)疑。4采購物資的驗收、入庫4.1行政部內(nèi)勤負(fù)責(zé)辦公用品、辦公類固定資產(chǎn)的驗收、入庫、登帳、 發(fā)放工作。各使用部門負(fù)責(zé)所申購的業(yè)務(wù)消耗用品及工具類固定資產(chǎn) 的驗收、入庫、登帳、發(fā)放工作。4.2各項目部項目內(nèi)勤應(yīng)對驗收物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量與采購計 劃上所列的項目逐一進(jìn)行核查，在做到所購物品與采購計劃所 列物品相符后，開具出入庫單，一聯(lián)交與采購人與發(fā)票一起交財 務(wù)，作為報賬的依據(jù)；另外兩聯(lián)作為項目內(nèi)勤的入庫依據(jù)。4.3各項目部項目內(nèi)勤對所驗收物資的數(shù)量、價格、質(zhì)量負(fù)

4、責(zé)，確保 所購物資足額、實價、沒有殘次品入庫，保證各部門的使用；驗收完 畢后，及時登記入帳。若發(fā)現(xiàn)采購物資不合格，項目內(nèi)勤可將采購物 資退回不予驗收，并及時通知行政部換貨或退貨。4.4財務(wù)部作為物資采購的監(jiān)督部門，應(yīng)對每次的采購活動進(jìn)行仔細(xì) 的監(jiān)督、檢查，行使財務(wù)的監(jiān)督檢查職能。5采購物資的報銷5.1所有采購物資報銷程序為：經(jīng)辦人簽字、驗收人簽字，行政部簽 字后，到財務(wù)部審核，總經(jīng)理簽字報銷。5.2財務(wù)部對每次的采購活動詳細(xì)核對其采購物品購貨發(fā)票、出入庫單后方可為其報銷費用。6物資領(lǐng)用6.1采購物資到位后，按照“誰申請誰領(lǐng)用”的原則，各部門驗收人 員做好領(lǐng)用登記發(fā)放工作。6.2行政部對各部門辦公用品用量情況進(jìn)行年度和月統(tǒng)計，對日常辦 公用品進(jìn)行清理。做好固定資產(chǎn)的管理工作，及時登記采購信息，臺 帳明細(xì)，保管人明晰，以便于每季度的資產(chǎn)盤存。7物資保管、轉(zhuǎn)移和報廢7.1公共辦公設(shè)備由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理。發(fā)生故障需要維修，由行 政部安排及時維修。各部門合理使用、管理好本部門的空調(diào)等用電設(shè) 備，并做到上下班隨手開關(guān)電源?？照{(diào)在1529C室內(nèi)溫度范圍內(nèi)禁 止使用。7.2因工作需要，辦公設(shè)備轉(zhuǎn)移時，需填寫固定資產(chǎn)調(diào)撥單，由 相關(guān)部