計算機技術在檔案管理現代化中的運用研究

1、 計算機技術在檔案管理現代化中的運用研究 摘要:隨著社會經濟的不斷發(fā)展，科學技術的運用也成為我國新時代的潮流，計算機技術廣泛應用于各行各業(yè)中，計算機網絡化給人們的生活帶來極大的便利，檔案管理現代化的發(fā)展離不開檔案管理中的計算機運用，計算機的運用使得檔案管理的信息化、智能化、數字化的特征更加具體，新時代的檔案管理需要計算機技術的支持。本文通過分析計算機技術在檔案管理現代化運用中的必要性，并認識到計算機技術在檔案現代化管理中存在的問題，進而針對問題提出相應的解決措施，以期對相關人員的工作提供參考。關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化運用檔案管理是每個企業(yè)的重要工作之一，高效的檔案管理工作不僅可以快

2、速處理客戶及公司信息，而且還有利于后續(xù)工作的順利進行。檔案管理中計算機技術的運用是大勢所趨，也是公司檔案管理工作的主要內容。隨著經濟的發(fā)展，信息化技術的演變，計算機技術對人類的影響程度也越來越大，計算機技術基于強大的功能和快捷的速度等一系列優(yōu)點開始進入檔案現代化管理中，但同時也給檔案管理帶來了一系列的挑戰(zhàn)，如何應對挑戰(zhàn)、戰(zhàn)勝缺點、發(fā)揮優(yōu)勢作用就成為我們當今必須重視的課題，值得相關人員進一步深思與探究。1.計算機技術在檔案管理現代化中運用的必要性在傳統(tǒng)的檔案管理中，很大程度上依賴人工，檔案大多是紙質文件，當紙質文檔過多時，我們不得不重視人工整理的局限性，人都是有感情的生物，人的工作會受到情緒的影

3、響，在情緒影響的情況下，人工整理檔案或多或少存在些許誤差，甚至釀成大錯。這就需要充分運用計算機技術這種智能化的工具來更精準、更有效率地完成，計算機技術的誕生于發(fā)展使檔案信息資料的收集、整理、分類、編碼、保存、提取、相關服務等有了秩序性和精確性，研究人員的不斷研究對計算機技術檔案管理的功能產生了促進作用?？梢哉f，計算機技術是人類社會發(fā)展的重要產物，其所具備的高效性、準確性、存儲性極大提高了檔案管理的效率，最大程度促進企業(yè)的檔案質量管理。2.計算機技術在檔案管理現代化中的應用形式2.1企業(yè)檔案信息的檢索檔案信息的整合與保存是檔案管理的重要部分。傳統(tǒng)檔案管理中，人工管理紙質檔案在某些情況下不能保證資

4、料的完整性與有效性，也就無法對檔案進行高效合理的管理。因此，為保證檔案管理的智能化與準確性，我們有必要有義務看重計算機檔案信息檢索系統(tǒng)的研究，這也是推動我國技術革新的重要舉措。2.2企業(yè)文檔的有效管理有效管理企業(yè)文檔，就要保障檔案使用的記錄與保存，計算機技術使企業(yè)文檔的登記、檢索、辦理、清退等狀態(tài)詳細記錄，并針對相關功能采取規(guī)范化、智能化管理，提升各部門信息共享的頻率，減少人力、物力、財力的不必要耗損，提高企業(yè)的管理效率。2.3計算機管理統(tǒng)計系統(tǒng)計算機管理系統(tǒng)分為應用軟件與系統(tǒng)軟件，不同的軟件具備不同的功能。應用軟件負責檔案的接待與管理功能，系統(tǒng)軟件在此基礎上會自動生成后期的信息統(tǒng)計，并對多個

5、用戶進行相關信息的查詢、文件的輸送與管理。3.計算機技術在檔案現代化管理中存在的問題3.1檔案管理信息化建設不夠完善在我國市場經濟體條件下，企業(yè)關注的重點大多是在市場方面，占領最大的市場份額是企業(yè)追求的目標，大多數資金都會用于市場開發(fā)與建設中，檔案管理的計算機技術需要投入大量的金錢與精力，許多企業(yè)沒有充分認識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，還有企業(yè)將檔案管理的計算機技術視為單位裁剪員工的首要部分。另外，一些小規(guī)模單位直接忽視信息化檔案管理的建設，相關硬件及軟件設施的建設與完善程度不夠高。在這種情況下，公司的檔案管理信息化建設不夠完善，檔案部門的工作人員無法順利開展工作。3.2相關規(guī)范標準不健全在

6、我國經濟社會進步的時代大背景下，越來越重視標準化的發(fā)展，國家加大力度對相關的檔案信息規(guī)劃進行了制度方面的完善，但在實際的執(zhí)行過程中還存在執(zhí)行力度不徹底的現象。企業(yè)將計算機技術融入檔案管理現代化的進程中，但公司之間各部門及各人員之間的溝通精神還很欠缺，企業(yè)內部的信息規(guī)范是企業(yè)檔案管理的重中之重，制度不標準、不規(guī)范是企業(yè)存在的廣泛問題。3.3檔案開發(fā)與共享尚未達到目標隨著社會的進步，企業(yè)對檔案的管理也得到前所未有的提高，但管理的檔案價值有時卻不能很好的發(fā)揮出來。受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案給人一種保密、封閉、嚴肅的印象，因此必須無條件保存，不可隨意外露，因此各企業(yè)對檔案的管理也只是停留在保存、介紹、整理

7、等方面，檔案管理者的素質較低也是阻礙整個檔案管理發(fā)展的重要瓶頸。4.完善計算機技術在檔案管理中的作用的措施4.1完善相關制度大到企業(yè)，小到部門，都需要相關規(guī)章制度的管理，制度是一個企業(yè)的基礎，是保障企業(yè)順利進行的基石，計算機技術在檔案管理現代化中的運用，必須通過相應的規(guī)章制度進行管理。企業(yè)應該根據檔案管理的程序對各部門制定相應的標準，督促員工嚴格遵守，要制定合理公正的獎罰體系，對不同的員工進行相應的獎勵與懲罰。4.2加強企業(yè)人員的素質培養(yǎng)企業(yè)在招聘檔案管理工作人員的過程中，就需要選拔相關計算機操作熟練和基礎知識扎實的人員進入企業(yè)，這是有效保障企業(yè)發(fā)展的基礎和關鍵。人員在崗過程中，需要隨時觀察動

8、態(tài)，跟蹤近期發(fā)展，針對問題及時解決，要對在崗員工進行定期與不定期的教育與培訓，提升專業(yè)技能，加強素質教育。要保證工作人員的專業(yè)知識與計算機操作能力符合企業(yè)檔案管理的要求，使其在充分掌握相關技術的基礎上，進行日常工作的順利開展。4.3激發(fā)創(chuàng)新思維，實現開發(fā)共享隨著計算機網絡技術的發(fā)展與社會文化的迅猛發(fā)展，檔案管理也需要加強創(chuàng)新思維的研究與運用。在實際的檔案管理工作中，要力爭建設統(tǒng)一、規(guī)范、有序的制度，建立科學合理的制度是保障工作順利進行的前提。企業(yè)要加強企業(yè)文化的建設工作，用企業(yè)文化感染員工，提高員工的創(chuàng)新思維，創(chuàng)新思維是每一項工作的要求，是提升工作效率的關鍵，是促進企業(yè)發(fā)展的重要因素。檔案管理

9、應當突破傳統(tǒng)思想，打破傳統(tǒng)觀念中封閉、保密的思維，要將檔案的開發(fā)與共享進行結合，使檔案的開發(fā)與共享成為管理的兩大利器，促進檔案管理工作的進一步發(fā)展。結束語：時代在發(fā)展，技術在進步，思想在前進，計算機技術應用于各個方面，計算機技術在檔案管理現代化的運用過程中，一方面技術的進步大大提高了管理的效率，增強了檔案管理的質量，另一方面也帶來一系列的挑戰(zhàn)，如何迎接并戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)就成為我們應該重視的課題。檔案管理的現代化、智能化與數字化的實現離不開技術的支持，也離不開工作人員的創(chuàng)新思維，打破傳統(tǒng)觀念，實現檔案開發(fā)與共享是企業(yè)檔案高效管理的重要內容，因此，我們需要重視檔案管理的創(chuàng)新性思維，提高企業(yè)的綜合素質，遵守相關規(guī)章制度，才能提高檔案管理的技術性與效率性。Reference：1吳利濤.關于房屋檔案管理中計算機的有效運用分析J.卷宗，2017，(25):33-33，34.2王蔚麗.論述學校人事檔案管理信息化J.檔案管理，201