2022年秘書實務(wù)

1、管理文秘第二章秘書實務(wù)第二章 秘書實務(wù)辦公室日常管理出差會務(wù)保密調(diào)研信訪督察協(xié)調(diào)設(shè)備第一節(jié) 辦公室日常管理一、辦公環(huán)境管理二、辦公用品管理三、現(xiàn)金管理四、房產(chǎn)管理五、時間管理六、值班七、印章八、郵件第一節(jié) 辦公室日常管理一、環(huán)境管理（一）整潔簡約（二）有序有效1、開放式布局2、封閉式布局（三）平等科學(xué)辦公桌：同一方向、光線來自左側(cè)、通道1.5米、桌距1米以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米）辦公椅：座高400-460、座寬大于380、靠背90-120度傾斜，扶手高度200-250文件柜等：高度公共空間第一節(jié) 辦公室管理一、環(huán)境管理（四）舒適美化空氣：適宜溫度是2226、相對濕度是40

2、%60%、新鮮潔凈光線：利用自然光、亮度適中（15-18平方米60瓦-80瓦）、一般照明配合局部照明、多光源、避免光污染（高度和反光）色彩：單純?nèi)岷?、冷大暖小、冷靜暖親聲音：隔音、音樂插花：大小、顏色植物：季節(jié)、不宜多、存活（光照、澆水）字畫：大小、簡潔、采光、開闊、高度、形狀、不宜多（可組合）（五）健康安全護眼燈,甲醛達標(biāo),避免輻射消除隱患，定期檢查防滑、門窗、電線、滅火設(shè)備、櫥柜堆放二、 用品管理訂貨：購置計劃（多、少）、提前報批接受：核對、支付、記錄、放置保管：安全、標(biāo)簽、位置（新、大或重、小或常用）、通風(fēng)干燥、庫存記錄（監(jiān)督、提醒訂貨）發(fā)放：以舊換新、固定時間、記錄三、現(xiàn)金管理建立現(xiàn)金

3、賬簿：按照時間順序載明收支狀況填寫憑單，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理現(xiàn)金支付,審核報銷憑據(jù)發(fā)票等票據(jù)附在領(lǐng)用現(xiàn)金憑單后面，沖銷領(lǐng)（借）款及時報賬，保證周轉(zhuǎn)四、 房產(chǎn)管理分配：緩急、公開、公正維修：登記、定期設(shè)施：檔案、保養(yǎng)、維修、應(yīng)急水、電、暖、冷物業(yè)：定期核對、提前申請款項、按時交納、索取發(fā)票五、時間管理（一）技巧1、精力2、計劃3、彈性4、連續(xù)5 “例外”工作“案例化”，固定工作“程序化”（二）時間表年季度月周日 周工作安排表 時間安排 地點 內(nèi)容 參加的領(lǐng)導(dǎo) 負責(zé)科室 備注 日期具體時間 周一 周二 周三 周四 周五 周六注：若有變動，請以通知為準(zhǔn)。公司年 月 日（三）工作日志提前了解、符合意圖、

4、雙份、一早確認、信息完整、及時更新、協(xié)助執(zhí)行、保密姓名部門 日期 星期 記錄分類 工作項目記錄 工作權(quán)重工作時間量（小時）工作完成度(%)重要一般 低 工作 內(nèi)容 上 午 1 2 3 下 午 1 2 3 問題描述 解決方法 建議或說明事項 填表人簽字部門主管審核六、值班（一）形式：常設(shè)性、間歇性、臨時性（二）管理制定值班制度1、崗位責(zé)任制度2、領(lǐng)導(dǎo)干部值班制度3、請示報告制度：及時；先請示、后辦理；邊處理邊報告4、交接班制度5、保密制度6、安全防范制度安排和管理值班人員反饋值班信息（三）任務(wù)：1、傳遞信息2、接待工作3、承辦臨時事項4、處理突發(fā)事件及時請示，積極組織救災(zāi)，保護現(xiàn)場等5、安全工作

5、6、編寫值班材料七、印章管理（一）種類：正式印章：圓形、宋體簡化字、國徽/五角星/黨徽）、直徑6CM/5CM/4.5CM/4.2CM套印章專用印章鋼印:直徑4.2CM/4.19-3.5CM個人名章:親筆(無框);楷書/隸書(方或長方外框)（二）刻制：上級主管機關(guān)申請審核批準(zhǔn)公安部門登記指定刻章單位刻制檢查質(zhì)量及使用痕跡七、印章管理（三）頒發(fā)：專人領(lǐng)?。ń榻B信）或上級主管機關(guān)專人送印頒領(lǐng)雙方驗章、密封、履行交接手續(xù)接回印章、領(lǐng)導(dǎo)驗證、印章管理人員驗收管理（四）啟用：制發(fā)機關(guān)頒發(fā)通知使用日期與印模上報備案、立卷歸檔（五）保管：專人負責(zé)、接印登記、不得代取代用、安全、洗刷（六）使用：批準(zhǔn)、監(jiān)督、登記

6、、位置（騎縫章、更正章、騎邊章、 密封章、急件章、鋼印）（七）停用：發(fā)文宣布、上交 、登記注銷：存檔或銷毀(印模存檔) 編號用印時間用印部門用印內(nèi)容用印數(shù)批準(zhǔn)人經(jīng)辦人簽名歸存處所 備注八、郵件（一）分類分送私人（親啟、私人、保密）公務(wù)：重要（機要、急件、快遞、保價、掛號、帶回執(zhí)、落款）、普通職能部分轉(zhuǎn)送或傳閱報紙雜志（二）拆封登記編號、收到日期、發(fā)出日期、發(fā)出單位、收閱人或部門、郵件種類、處理辦法、辦理日期等八、郵件（三）閱辦：馬上處理、他人處理、研究后處理、參考不回復(fù)畫重點、做摘要、擬意見，分送領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門或辦理或保管備查領(lǐng)導(dǎo)：急件、要件、普通函件（不同顏色的專用文件夾）復(fù)信：內(nèi)容有針對性

7、、格式正確、書面整潔、標(biāo)明附件、上司簽字、查對登記、復(fù)印存檔、寄發(fā)序號收件時間郵件名稱來件人及單位名稱郵件內(nèi)容或主題承辦人辦理期限備注第二節(jié) 出差業(yè)務(wù)資料旅行相關(guān)資料辦公用品個人物品第二節(jié) 出差業(yè)務(wù)資料旅行相關(guān)資料辦公用品個人物品護照簽證“黃皮書”身份證旅費（信用卡、外匯、支票、現(xiàn)金）衣物洗漱用品備用藥品第二節(jié) 出差業(yè)務(wù)資料旅行相關(guān)資料辦公用品個人物品產(chǎn)品樣品筆記本電腦光盤或磁盤錄音機及磁帶照相攝像機文具信封及信紙手機及充電器名片護照簽證“黃皮書”身份證旅費（信用卡、外匯、支票、現(xiàn)金）衣物洗漱用品備用藥品第二節(jié) 出差業(yè)務(wù)資料旅行相關(guān)資料辦公用品個人物品旅行計劃日程表目的地交通地圖旅行指南日歷世

8、界時間表旅館交通預(yù)訂單接送與托運通信錄（地址、電話、傳真、對方的向?qū)?、翻譯）產(chǎn)品樣品筆記本電腦光盤或磁盤錄音機及磁帶照相攝像機文具信封及信紙手機及充電器名片護照簽證“黃皮書”身份證旅費（信用卡、外匯、支票、現(xiàn)金）衣物洗漱用品備用藥品第二節(jié) 出差業(yè)務(wù)資料旅行相關(guān)資料辦公用品個人物品請柬、介紹組織介紹講話稿備忘錄商務(wù)文件（如談判提綱、協(xié)議、合同草案）被訪問單位資料旅行計劃日程表目的地交通地圖旅行指南日歷世界時間表旅館交通預(yù)訂單接送與托運通信錄（地址、電話、傳真、對方的向?qū)?、翻譯）產(chǎn)品樣品筆記本電腦光盤或磁盤錄音機及磁帶照相攝像機文具信封及信紙手機及充電器名片護照簽證“黃皮書”身份證旅費（信用卡、外

9、匯、支票、現(xiàn)金）衣物洗漱用品備用藥品第二節(jié) 出差一、旅行計劃 按時間編排松緊得當(dāng)預(yù)備方案領(lǐng)導(dǎo)過目一式多份（至少4份）日期具體時間交通工具地點事項備注 3/6 星 期 8：0010：30民航班機廣州 出發(fā)15 : 0016 : 00北京出席分公司監(jiān)務(wù)報告會（需1號材料） 17：30北京拜會公司領(lǐng)導(dǎo)（禮物已準(zhǔn)備）晚餐（X飯店）酒店（已預(yù)訂）酒店電話： 3/7 星 期 9：0012：00北京出席分公司新技術(shù)產(chǎn)品發(fā)布會并發(fā)言（講話稿為2號材料）12 : 001-3 : 00北京分公司午餐會(賓館)15 : 0016 : 00北京會見分公司經(jīng)理 17：20民航班機北京返回第二節(jié) 出差二、票務(wù)提前舒適安全

10、：口碑好飛機：體積大、艙位前、靠窗或通道客輪：船型先進、噸位較大、頭等艙、高于吃水線艙位火車：方便、向前、臨窗三、旅費提交費用申請報告，簽字確認授權(quán)人審核同意，簽字批準(zhǔn)報告提交財務(wù)部門領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款索取發(fā)票，附在報銷單后，簽字提交財務(wù)部門出國：外匯限額（5000美圓、10000美圓）人民幣限額20000元、辦理支票和信用卡、零鈔第二節(jié) 出差四、護照種類：外交護照、官方護照、普通護照 辦理：外交部及授權(quán)機關(guān)（省市自治區(qū)外事辦公室）、公安部授權(quán)機關(guān)證件：身份證件主管部門的出國任務(wù)批件、出國人員政審批件、所去國有關(guān)組織的邀請書、工作單位的派遣函或證明等相片：10張左右；填寫資料檢查，簽名第二節(jié)

11、出差五、簽證提前辦理本人到旅行國駐我國大使館或領(lǐng)事館辦理委托簽證代辦機構(gòu)代辦委托前往國的組織到前往國家的使（領(lǐng)）館辦理檢查：種類、有效期和停留期、姓名拼音、簽字蓋章等過境：有效期一個月，停留三天入出鏡：有效期半年，停留一個月，一次/多次往返六、人出境手續(xù)：邊防檢查、海關(guān)檢查、安全檢查、檢疫（體檢“黃皮書”）第二節(jié) 出差七、預(yù)定酒店安排旅行社：提供信息、節(jié)約費用、解決問題提前：安全、口碑、交通、費用上司同意提供姓名、抵達及大概離開時間、房間要求、結(jié)賬時間確認預(yù)訂傳真或其它書面證明，附在旅行計劃后八、留守：工作處理、工作記錄、接站、匯報、整理文件資料、核算報銷差旅費九、隨行服務(wù)工作與本單位保持聯(lián)系

12、安全：貴重物品的安全、現(xiàn)金證件分開存放、隨身攜帶證件、不隨意暴露身份目的第三節(jié)調(diào)研一、調(diào)查的類型（一）普遍調(diào)查：調(diào)查對象的全體（二）典型調(diào)查：個別有代表性的單位（三）個案調(diào)查：個別的對象（四）重點調(diào)查：部分起主要作用或決定性作用的單位（五）抽樣調(diào)查 ：抽取部分樣品。介于典型調(diào)查和普遍調(diào)查之間整體抽樣、分層抽樣二、秘書調(diào)查的特點（一）任務(wù)的指令性（二）內(nèi)容的廣泛性基本情況的調(diào)查：本地區(qū)、本機關(guān)、本單位新生事物的調(diào)查典型經(jīng)驗的調(diào)查揭露問題的調(diào)查歷史事實的調(diào)查（三）時間的限制性三、秘書調(diào)查工作的準(zhǔn)備（一）明確目的，確定項目指導(dǎo)先進經(jīng)驗、優(yōu)秀典型定性某事件或者某爭議人物建議某事關(guān)全局的問題、國情、民情

13、（二）搜集資料，確定范圍全面、敏銳、深入、可靠（三）制訂計劃，擬出提綱步驟，范圍，時間，方法，人員，物資，經(jīng)費（四）組織力量，合理分工四、秘書調(diào)查的方法（一）現(xiàn)場調(diào)查（二）訪問調(diào)查個體訪問：入戶訪問、街上阻截、客戶走訪、電話訪問群體訪問：開座談會（三）文獻調(diào)查（四）問卷調(diào)查：開放式、封閉式、混合式（五）專家座談會：“頭腦風(fēng)暴法”“反向頭腦風(fēng)暴法”（可批評）函詢法：互動、匿名、反復(fù)（六）電話調(diào)查：不超過25分鐘（七）網(wǎng)絡(luò)調(diào)查：安全性、限制樣本1、E-mail問卷2、交互式電腦輔助電話訪談( CATI)系統(tǒng)3、計算機輔助面訪( CAPI)系統(tǒng)4、網(wǎng)絡(luò)調(diào)研系統(tǒng)5、專家調(diào)查法在網(wǎng)上的應(yīng)用例：南京理工大

14、學(xué)文化素質(zhì)課調(diào)查問卷2007年4月一調(diào)查目的： 我校文化素質(zhì)課已開設(shè)多年，從開課數(shù)量偏少同學(xué)較少選擇到開課數(shù)量超過同學(xué)選課要求、從單純的課堂講授到多媒體教學(xué)、從傳統(tǒng)的文史哲藝到多學(xué)科的融入，本課程在數(shù)量上、教學(xué)方式上和多門類上已能滿足同學(xué)們選課的要求。然而，在文化素質(zhì)課的課程體系設(shè)計上（包括師資水平、講課方法、課程設(shè)置、分類定位、學(xué)分核定、考核方式、效果延伸等），仍然存在很多可以改進的地方。為了更好地體現(xiàn)本課程開設(shè)的初衷，同時讓本課程真正成為大學(xué)生素質(zhì)培養(yǎng)的一個重要方式，特組織本次問卷調(diào)查，本調(diào)查將作為我校文化素質(zhì)課課程體系設(shè)計的重要依據(jù)。二問卷內(nèi)容（均為單選）：1您認為理工科院校（如我校）開

15、設(shè)文化素質(zhì)課有無實際價值？A 很有價值 B 有一定價值 C 價值不大 D 沒有價值 （ ）2您認為現(xiàn)有的課程體系是否合理？A 很合理 B 基本合理 C不太合理 D 很不合理 （ ）3您認為現(xiàn)在開設(shè)的課程能滿足您選課的需要嗎？A 能滿足 B 基本滿足 C不太能滿足 D 不能滿足 （ ）4。假如開設(shè)課程的題目由您自己隨意擬訂，你會擬訂哪些課程作為您選修的課程（ ）、（ ）、（ ）三其他您還想說的話： 如您有繼續(xù)交流的需要，請致電 非常感謝您的合作，謝謝！調(diào)查問卷的結(jié)構(gòu)： 問卷的標(biāo)題； 問卷說明； 被調(diào)查者的基本情況； 調(diào)查的主要內(nèi)容； 編碼；上述第項可視情況而定，項是必須項。五 研究工作匯總、分類

16、、分析、綜合（一）定量分析（二）定性分析（三）因果分析（四）比較分析（五）典型分析研究方法反映調(diào)查研究的過程和結(jié)果的書面材料夾敘夾議：敘述事實、說明情況基礎(chǔ)上恰當(dāng)分析議論結(jié)構(gòu)：標(biāo)題正文（導(dǎo)言、主體、結(jié)尾）署名、日期附錄六、調(diào)查（研究）報告1、標(biāo)題 (1)公文式：“（調(diào)查機關(guān)）十（“關(guān)于”）事由十文種”西安市糧食局關(guān)于全市糧油食品消費情況的調(diào)查報告局關(guān)于職工思想狀況的調(diào)查關(guān)于我市工業(yè)經(jīng)濟發(fā)展情況的調(diào)查報告、關(guān)于農(nóng)村教育問題的調(diào)查報告可省略 “關(guān)于” 工薪族私家車情況調(diào)查、農(nóng)民負擔(dān)情況調(diào)查 (2)主題式：調(diào)查的主要內(nèi)容、調(diào)查的結(jié)論家庭暴力犯罪不容忽視、股份制改造是國有大中型企業(yè)的根本出路(3)正副

17、式：正標(biāo)題：調(diào)查主題；副標(biāo)題：補充說明調(diào)查對象和主要內(nèi)容貧富中國中國城鄉(xiāng)收入差距調(diào)查、千金散盡還復(fù)來？大學(xué)生求職成本調(diào)查 (4)提問式：吸引讀者注意力何種原因引起大學(xué)生心理障礙、民辦高校畢業(yè)生為什么走俏、 上大學(xué)要花多少錢可以承受 2、正文（1） 導(dǎo)語調(diào)查的依據(jù)、目的、對象、范圍、地點、時間、項目、方式等概括調(diào)查內(nèi)容、闡述基本觀點設(shè)問網(wǎng)絡(luò)教育未來的主流教育 中國教育正在發(fā)生著嶄新變化，教育形式逐步由單一的國家承擔(dān)教育（即官辦教育）方式走向了多元化。目前中國的教育形勢是：官辦教育繼續(xù)改革深化，民辦教育機構(gòu)越來越多，網(wǎng)上教育已經(jīng)初步形成，國外教育機構(gòu)也看好中國市場。在這樣的大背景下，居民們對各類教

18、育持怎樣的看法呢？各類教育又應(yīng)該怎樣據(jù)此調(diào)整方略、以應(yīng)對激烈的同行業(yè)競爭？就此相關(guān)問題，中國經(jīng)濟景氣監(jiān)測中心會同中央電視臺中國財經(jīng)報道，于近日對北京、西安、武漢三座城市的900余位常駐戶口居民進行了抽樣問卷調(diào)查。 調(diào)查結(jié)果顯示：進入信息化時代，人們對新興的網(wǎng)絡(luò)教育方式表示出認可的態(tài)度。調(diào)查中，44.7%的人認為網(wǎng)絡(luò)教育是未來的主流教育，41.7%的人認為網(wǎng)絡(luò)教育一樣能學(xué)到知識，對網(wǎng)絡(luò)教育持肯定態(tài)度的人計達86.4%。 教育的網(wǎng)絡(luò)信息化，一是指以多媒體計算機技術(shù)為核心的教育技術(shù)在學(xué)校的普及和應(yīng)用，二是指可以利用網(wǎng)上資源提高教學(xué)質(zhì)量，三是指開辦遠程教育達到資源共享。隨著信息化時代的到來，目前網(wǎng)絡(luò)教

19、育不論是在國外還是在國內(nèi)，都已經(jīng)普遍被人們接受。我國社會經(jīng)濟發(fā)展不平衡，各地區(qū)之間的教育水平還存在著很大差別，網(wǎng)絡(luò)化教育的迅速發(fā)展，對縮小地區(qū)之間的教育差別，擴大教育規(guī)模、提高教育質(zhì)量等方面將起到重要的促進作用（2）主體主體結(jié)構(gòu)橫式：按邏輯關(guān)系分方面或角度（序號/小標(biāo)題）適用于綜合性調(diào)查報告：中國國情報告(2008-2009)縱式事件過程或時間順序適用于專題性調(diào)查報告：中學(xué)生上網(wǎng)情況調(diào)查報告、關(guān)于醫(yī)生收入情況的調(diào)查縱橫結(jié)合式（2） 主體主體內(nèi)容列舉調(diào)查的材料和數(shù)據(jù)，反映事實分析研究材料和數(shù)據(jù)，得出規(guī)律性認識就業(yè)薪酬要求趨于現(xiàn)實（小標(biāo)題） 在回答“對試用期后的工資的預(yù)期”這樣的問題時，大部分大學(xué)

20、生的選擇范圍在4000元1500元之間，這部分畢業(yè)生占了總數(shù)的67%，選擇3000元以下的大學(xué)生則占了54%，但能夠接受1500元800元的大學(xué)生還是少數(shù)。希望4000元以上的大學(xué)生占了27%。（調(diào)查的材料和數(shù)據(jù)） 專家認為，大學(xué)生對于薪酬的期望不能簡單地縱向?qū)Ρ?，畢竟社會在發(fā)展，經(jīng)濟在發(fā)展。我們不能要求現(xiàn)在的大學(xué)生在薪酬期望一定要比過去低，才說明他們比較理性。我們應(yīng)該將大學(xué)生的期望值與社會實際水平進行對比，這樣才能準(zhǔn)確地說明大學(xué)生的期望是否合理。對比一下分布段，3000元是分界點。3000元以下的，男生52%，女生占到了72%。可以說，男生要比女生在薪酬方面期望要高。（對調(diào)查的數(shù)據(jù)進行評述）

21、 正文中引用調(diào)查的數(shù)據(jù)和對數(shù)據(jù)進行評析例: 在 “你最崇拜哪種類型的人？”的調(diào)查中，我們得到以下結(jié)果：在所列的13項偶像類型中，選擇“體育明星”作為崇拜偶像的人數(shù)最多，占總體的15.2，其次為歌星和電影明星占總體的13.8，由此可見“星”在中學(xué)生心中的份量，共有29的學(xué)生崇拜明星，這在一定程度上說明了很大一部分中學(xué)生渴望自主、渴望展示自我、期望自己成為社會注目的中心。這一點是同上文的調(diào)查結(jié)果不謀而合的。 同時有13.8的人選擇了不崇拜任何人，在這里，自主意識選擇了一種略帶反叛精神的形式出現(xiàn)，這樣的青少年已不滿足于崇拜他人，他們變得敢想敢干，他們或許崇拜的就是他們自己！不管我們贊同與否，這種社會

22、人格卻是我們的社會、我們的時代所要求的，中國太需要一批自視頗高、敢想敢干的年輕人了！ 位居第三的選擇是“軍人”，占11.6，當(dāng)今的軍人身份受到中學(xué)生的青睞與其享有的較高社會地位和待遇有關(guān)，而近年來我國面臨的不大太平的國際政治環(huán)境又使軍隊的實力有所上升，其在未來將報考高校或參軍的中學(xué)生中形象有所改善。劃線部分即調(diào)查結(jié)果主體部分的寫法例：2007年大學(xué)生就業(yè)職業(yè)行情調(diào)查（節(jié)選） 二、會計學(xué)：高級財務(wù)人才受追捧 據(jù)調(diào)查，目前我國會計行業(yè)從業(yè)人員有1200萬人左右，不過高層次會計人才只占20%，隨著我國經(jīng)濟、國際化程度的提高，對高水平會計人才的需求也會越來越大。比較優(yōu)秀的人才實際上是不足的，或者說是短

23、缺的。統(tǒng)計表明，會計人才市場上，普通財務(wù)人員工作越來越難找。但高級財務(wù)管理人員卻十分短缺。 （引用、說明數(shù)據(jù)） 隨著新的國際財會準(zhǔn)則從今年1月1日開始實施，熟悉國際會計準(zhǔn)則、掌握國際資本市場慣例、精通現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及國際化經(jīng)營的財會管理人才成了眾多金融機構(gòu)追捧的人才。目前，全球“四大”會計師事務(wù)所幾乎都面臨著幾千人的人才缺口。有關(guān)專家表示，雖然目前高級財會人員搶手，但從中國近些年的人才培養(yǎng)上來看，很多大中專院校、人才培養(yǎng)機構(gòu)在專業(yè)設(shè)置上只是讓學(xué)生學(xué)習(xí)基本的財務(wù)知識和技能。從國內(nèi)企業(yè)人才使用上來看，因為企業(yè)本身的發(fā)展并不充分，在人員的要求上也不需要資本運作等非常高級的財務(wù)管理人員，所以并沒有一

24、個企業(yè)的平臺給人員提供提升能力的機會。而從人才本身來看，很多人盲目考證，對于財會行業(yè)并沒有一個清晰完整的認識，職業(yè)規(guī)劃十分不清晰。以上三點就造成了高級財會人員缺口大的局面。（分析成因） 小標(biāo)題。調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)標(biāo)題正文導(dǎo)言主體結(jié)尾：概括全文、形成結(jié)論、提出問題、提出建議、展望前景、指明方向、提出希望等署名、日期如果已在標(biāo)題下署名，結(jié)尾處只寫成文日期附錄有關(guān)內(nèi)容和調(diào)查工具的目錄文獻目錄第四節(jié)保 秘 一、秘書與保密工作秘書：知密時間早、知密內(nèi)容多、知密程度高保密工作面臨新情況：保密難度增大化失密范圍擴大化泄密渠道多樣化竊密手段詭異化（一）積極防范：加強宣傳教育、健全法規(guī)制度、運用先進技術(shù)（二）突出重

25、點：秘密集中的部門、秘密集中的崗位、絕密級秘密（三）內(nèi)外有別黨務(wù)、政務(wù)、組織（四）遵紀(jì)守法保密法國家工作人員保密守則不該說的機密，絕對不說；不該問的機密，絕對不問；不該看的機密，絕對不看；不該記錄的機密，絕對不記錄；不在非記錄本上記錄機密；不在私人通信中涉及機密；不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密；不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。二、保密工作的方針三、國家秘密（一）國家秘密的定義 保密法規(guī)定：“國家秘密是指關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的

26、事項?！眹颐孛艿姆秶危簢沂聞?wù)的重大決策中的秘密事項軍事：國防建設(shè)和武裝力量活動中的秘密事項外交和外事：外交和外事活動中的秘密事項以及對外承擔(dān)保密義務(wù)的事項國民經(jīng)濟和社會發(fā)展：國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的秘密事項科技：科學(xué)技術(shù)中的秘密事項；政法：維護國家安全和追查刑事犯罪中的秘密事項其他經(jīng)國家保密工作部門確定應(yīng)當(dāng)保守的國家秘密事項 中國共產(chǎn)黨和各民主黨派在其黨務(wù)活動中產(chǎn)生的秘密事項，凡屬符合保密法的，也用于國家秘密（二） 密級和保密期限 （三）書面標(biāo)志“密級 期限”如：“機密 3年”密級定性泄密對國家安全和利益的損害保密期限“絕密”最重要特別嚴(yán)重不超過年“機密”重要嚴(yán)重不超過年“秘密”一般遭受

27、損害不超過年四、秘書保密工作的內(nèi)容（一）文件保密保密文件：秘密文件、資料、圖表以及密碼、密碼電報及傳真等1、撰制：確定密級和保密期限、控制參與人數(shù)、專人監(jiān)管定點印刷（份數(shù)-規(guī)定發(fā)放范圍、原稿及清樣、襯紙和廢頁）、傳遞：機要交通或派專人專程、攜帶：法定程序辦理審批手續(xù)、嚴(yán)禁向境外郵寄、保管：定期清查、按時回收1會前的保密地點：隱蔽、隔音、屏蔽器材：檢查、刪除痕跡、禁用無線話筒、不得攜帶移動通信工具人員：限定人員、資格審查、保密教育信息：時間、議題、議程、日程表、參會及工作人員2會中的保密嚴(yán)格出入場檢查制度：攜帶證件、不得外出加強對會議文件的管理：保密室或保密柜（箱）、專人管理、審查批準(zhǔn)后印發(fā)、編

28、號后登記分發(fā)、限時收回、非經(jīng)允許不得摘抄或帶走非經(jīng)允許不得錄音、錄像；磁帶和設(shè)備要同文件一樣嚴(yán)加管理3會后的保密清場：會場、與會者住宿的房間文件清退：如數(shù)收回、及時歸還和歸檔器材：刪除痕跡（二）會議保密（三）宣傳報道保密未經(jīng)批準(zhǔn)，不得公開報道（報紙、刊物、圖書、廣播、影視、展覽等）（四）通信保密1文件、資料和其他物品：通過內(nèi)部信使或機要通信部門傳遞2使用有保密措施的通信線路和設(shè)備電話：使用有保密措施的有線或無線通訊設(shè)備、電話警報器電報：密碼傳輸、密碼機及電報譯稿要保密、嚴(yán)禁明密混用傳真：環(huán)境安全、取回原件、刪除記憶、低泄密傳真機技術(shù)措施低輻射設(shè)備、屏蔽或干擾、加密儲存或身份鑒別、監(jiān)視報警管理要

29、求嚴(yán)格機房管理制度：進出檢查、接待制度、審批登記制度、保安措施規(guī)定分級使用權(quán)限加強對載體的管理：比照同等密級文件加強工作人員管理：保密觀念、技術(shù)水平使用要求環(huán)境安全、屏幕方向、關(guān)閉系統(tǒng)或加密休眠、不使用或使用加密器、專人專用或?qū)Ｈ吮９?、禁止上網(wǎng)、禁止交叉使用移動存儲設(shè)備、禁止攜帶外出、定點維修、磁介質(zhì)審核后徹底銷毀（五）計算機保密會議準(zhǔn)備場地人員（主持、參與）議程和日程預(yù)算會議通知會場布局和座次安排文件袋準(zhǔn)備會議中工作會議后工作第五節(jié) 會議管理（會務(wù)：會議的籌備、組織與服務(wù)性工作）一、會議組織機構(gòu)會議:有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人員商議事情的行為過程會議組織機構(gòu)：小型會議：會務(wù)組若干秘書和工作人員大

30、型會議：大會秘書處（會議籌備組）秘書組、會務(wù)組、宣傳組、翻譯組、保衛(wèi)組、總務(wù)組小型會議：3100人中型會議：1001 000人大型會議：1 00010000人特大型會議：萬人以上二、會議的類型普通型會議：按傳統(tǒng)的形式舉辦的會議電子會議：借助電視、廣播、電話、互聯(lián)網(wǎng)召開的會議三、會前準(zhǔn)備（一）主題和議題（二）名稱主辦單位或地域、主題、類型、時間或范圍。如：南京理工大學(xué)#年教師節(jié)表彰大會全稱：正式文件、會議記錄簡稱（規(guī)范化、習(xí)慣性）：宣傳報道（三）時間開始時間領(lǐng)導(dǎo)與貴賓的時間、內(nèi)容的時效性、準(zhǔn)備工作的就緒會期內(nèi)容需要、經(jīng)費限制（四）人員（合法性、必要性、領(lǐng)導(dǎo)指示）單位職務(wù)、級別：正職干部、主管人員

31、、一定級別以上的干部身份：正式成員：出席列席成員：列席旁聽成員：旁聽特邀成員：出席、列席主持人：召集會議單位的領(lǐng)導(dǎo)工作人員：秘書或秘書處（五）會場選擇：大小適中、交通方便、環(huán)境宜人、設(shè)施齊全、規(guī)格適當(dāng)專業(yè)性會場：租用個數(shù)、時間布置：會標(biāo)、會徽、標(biāo)語、旗幟、花卉等布局：禮堂式、全圍式、半圍式主席臺：面門、背畫講臺：主席臺前正中、右側(cè)（六）座次主席臺：前排中央先左后右一左一右代表席：自由落座編組：單位、行業(yè)、地區(qū)、議題排序（姓氏或單位名稱筆畫）：從左至右橫排、從前至后豎排、從中間向左右兩邊交錯擴展排列代表證注明座號、會議桌擺放座簽、印發(fā)座次表（七）議程（議題的先后順序）標(biāo)題：會議名稱+議程題注：法

32、定性會議未經(jīng)大會審議的，應(yīng)在標(biāo)題后面或下放，用圓括號注明”草案“已獲大會審議的，在標(biāo)題下方注明（2012年12月12日第一屆教職工代表大會第三次預(yù)備會議通過） 一般性會議用括號注明會期（2012年3月26日-3月29日）主辦單位領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)審核后實施正文：簡明扼要、逐項排列同類問題排列在一起機密的議題靠后事務(wù)性議題靠前，專項性議題靠后討論的議題靠前，決策性議題靠后落款：會議組織機構(gòu)不寫落款（會議通過）（八） 日程表格式：日期、上午下午晚上、具體時間、內(nèi)容（包括輔助活動）、地點、參加人、主持人或負責(zé)人日期式日期 時間 內(nèi)容安排 地點 參加人 負責(zé)人 備注 6 月 18 日上午 8：30 報到 會議大

33、廳 全體 黃秘書9：0010: 00總經(jīng)理講話 小會議廳 全體10: 2011: 50公司顧問講座 小會議廳 全體 劉秘書 投影儀 12: 00 午餐 賓館餐廳 全體 鐘秘書 自助餐下午 1：304: 00 李副總經(jīng)理 專題報告 小會議室 全體 4：205: 30人力總監(jiān)發(fā)言 小會議室 全體晚上 6：00 晚餐 賓館餐廳 全體 7：30 聯(lián)歡 娛樂中心 全體 6 月 19 日上午 7：30 早餐 賓館餐廳 全體9：0010: 30 分組討論 小會議廳 全體10: 4011: 40 分組討論 小會議廳 全體 12: 00 午餐 賓館餐廳 全體下午 1：303：00 分組討論 小會議廳 全體 3：

34、205: 00各組代表發(fā)言 小會議廳 全體 5：207: 20 聚餐 賓館餐廳 全體 8：00 離會（九）預(yù)算經(jīng)費來源主辦單位或主管部門撥發(fā)的會議?？钆c會人員提交的會務(wù)費（會議通知、發(fā)票）商業(yè)贊助或捐贈節(jié)約、彈性（九）預(yù)算經(jīng)費來源主辦單位或主管部門兩到撥發(fā)的會議?？钆c會人員提交的會務(wù)費（會議通知、發(fā)票）商業(yè)贊助或捐贈節(jié)約、彈性食宿、場地租用布置、交通通信、公關(guān)宣傳、參觀娛樂、資料證件文具、禮品、服務(wù)（十）通知標(biāo)題主辦單位名稱+會議名稱+通知（會議）通知正文關(guān)于舉辦“并購重組國際高峰論壇”的通知 經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會與聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織將于2003年11月19日-11月20

35、日在京共同舉辦“并購重組國際高峰論壇”。 現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下： 一、日程安排11月19日上午：舉行開幕式和主論壇（人民大會堂劇場）11月19日下午：同時舉行三個分論壇（人民大會堂廣西廳、吉林廳、海南廳）11月19日晚：歡迎晚宴（釣魚臺國賓館）11月20日上午：同時舉行三個分論壇（人民大會堂廣西廳、吉林廳、海南廳）11月20日下午：舉行電視論壇（中央電視臺演播廳） 二、報名費用 每位參會代表需交納會議注冊費元人民幣 國資委辦公廳年月日（十）通知標(biāo)題主辦單位名稱+會議名稱+通知（會議）通知正文召開會議的單位或部門、會議的名稱和主要議題時間、地點（交通簡圖、公交路線）參會人員范圍（如通知對象是單位

36、，說明參會人員的具體職務(wù)、級別、參會方式、人數(shù)）會前準(zhǔn)備（費用構(gòu)成及交款時間方式、入場憑證、攜帶材料或提交論文）報名方式和截止日期、聯(lián)系人和聯(lián)系方式食宿安排和接站落款：主辦單位全稱、日期、蓋章回執(zhí)：姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)或職稱、單位、聯(lián)系電話、到達時間、交通工具、預(yù)定回程票寄回會務(wù)組時間（十一）資料用品準(zhǔn)備文件開幕詞、閉幕詞講話稿、工作報告、需要審議通過的決議、交流材料等議程、日程表與會人員名單、分組情況、會場平面圖、座次表證件會議名稱、姓名、性別、發(fā)證日期、號碼、照片等不同顏色、同樣規(guī)格正式證件：代表證、出席證、列席證、來賓證工作證件：工作證、記者證、出入證用品：紙、筆、水、餐券、房卡

37、文件袋分裝、簽到時發(fā)放或擺放座位上二、會中工作 (一）簽到提前到崗、方便快捷位置醒目、迎接引導(dǎo)核實身份、發(fā)送文件袋、介紹情況、引導(dǎo)食宿（二）記錄提前到達、準(zhǔn)備桌椅文具設(shè)備文件等格式：標(biāo)題概況會議內(nèi)容詳細記錄摘要記錄簡易記錄簽名主持人記錄人日期股份有限公司董事會例會記錄 會議時間：年4月14日上午10：00 會議地點：北京海淀大廈本公司總部會議室 會議主持人：（董事長） 出席人員：（董事長）、（副董事長）、X（財務(wù)主管）、（董事）、（董事），代理投票人有董事、董事、董事 列席人員：無 缺席人員：無 會議記錄：（秘書） 記錄審核人： 1 2 3會議于上午11: 50結(jié)束。（三）選舉和表決準(zhǔn)備：選舉

38、對象材料、選票和表決票、投票箱、計票用品代表大會常務(wù)委員選票 注意事項：1以上候選人名單按姓氏筆畫排列；2同意候選人當(dāng)選的填“O”，反對填“”，棄權(quán)不填任何符號；3同意的人數(shù)不得超過名；4如另選他人，請在候選人名單右側(cè)空格內(nèi)填寫姓名，并在下方填寫“O”代表大會選舉委員會年月日 編號 成果名稱 負責(zé)人 表決意見 同意 反對 棄權(quán) 1 2 3 4 注意事項：1以上成果名稱按負責(zé)人姓氏筆畫排列；2請在表決意見欄內(nèi)選擇你的意見，并統(tǒng)一畫“O”3同意數(shù)不得超過兩個。 科技成果評審委員會年月日年科技成果評審會表決（三）選舉和表決一般程序：會議執(zhí)行人宣布開始、報告人數(shù)、候選人產(chǎn)生過程、候選人情況、安排見面或

39、演講通過選舉或表決辦法、通過監(jiān)票、計票、唱票人名單（舉手、鼓掌）監(jiān)票人核查選票或表決票、投票箱、當(dāng)眾密封工作人員分發(fā)選票或表決票、核實人數(shù)填寫總監(jiān)票人宣讀注意事項、投票順序投票統(tǒng)計、總監(jiān)票人宣讀統(tǒng)計結(jié)果會議執(zhí)行人宣布選舉結(jié)果（四）后勤服務(wù)1、設(shè)備操作與維護2、生活服務(wù)：飲食、住宿3、車輛服務(wù)：交通、停車、時間、位置4、娛樂服務(wù)5、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)6、攝影：空鏡頭 、簽到、發(fā)言、宴會、合影7、保衛(wèi)工作：人、文件、設(shè)備、物品8、值班工作三、會后工作 （一）關(guān)閉設(shè)備、拆除布置、退還租借物品（二）清理文件：銷毀、修改定稿、收回、整理歸檔（三）安排返程（四）撰寫紀(jì)要對會議記錄進行整理概括，反映會議精神和議定

40、事項的正式文件標(biāo)題：會議全稱+紀(jì)要；主要事項+紀(jì)要開頭：會議概況主體：會議主要情況、議定事項（結(jié)尾：貫徹執(zhí)行的意見和要求、提出希望）領(lǐng)導(dǎo)核定、執(zhí)行（五）經(jīng)費決算收款方式、時間一覽表付款方式、時間一覽表結(jié)算清點、核實支出發(fā)票填寫報銷單領(lǐng)導(dǎo)審批簽字財務(wù)部門報銷相關(guān)部門人員結(jié)清費用關(guān)于加快河南鐵路建設(shè)的會議紀(jì)要 2010年3月月1日，鐵道部部長與河南省省長等部省領(lǐng)導(dǎo)就河南境內(nèi)鐵路建設(shè)有關(guān)問題進行了會談，達成廣泛共識。現(xiàn)紀(jì)要如下： 一、 二、 三、 四、二O一O年六月二十五日第六節(jié)信訪一、信訪工作的構(gòu)成要素：信訪人、信訪受理者、信訪形式、信訪問題、處理結(jié)果“公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳

41、真、電話、走訪等形式，向各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況，提出建議、意見或者投訴請求，依法由有關(guān)行政機關(guān)處理的活動” 二、信訪工作的基本程序（一）登記信訪人的基本情況基本事實、具體要及相應(yīng)理由和依據(jù)事項的來源事項受理、處理方式、答復(fù)的規(guī)定期限等來訪登記表來訪日期： 年 月 日 來訪人員：序號來訪代表姓名 性別戶地籍單位或地址身份證號碼聯(lián)系電話問題分類 1 2 3 4 5曾訪部門來訪反映的主要問題及要求接訪意見 接訪人簽名：（二）告知：不能當(dāng)面答復(fù)，則15日內(nèi)書面告知是否屬于所受理的范圍和所管轄的級別受否受理告知信訪人（三）受理轉(zhuǎn)送：有權(quán)處理的行政機關(guān)：責(zé)任機關(guān)、監(jiān)督機關(guān)、信訪工作機構(gòu)交辦（附正式的交辦函件）（四）辦理 1、開展信訪調(diào)查事先通知、表明身份、說明理由、實施調(diào)查、制作筆錄2、做出辦理決定3、送達與執(zhí)行信件來源規(guī)定辦結(jié)日期 信訪人 等 人地址 電話信訪內(nèi)容摘要： 登記人：交（轉(zhuǎn)）辦意見： 擬辦人：領(lǐng)導(dǎo)閱批： 閱批人：備注：信訪事項交辦（轉(zhuǎn)）單（五）復(fù)查與復(fù)核1、申請2、審查3、做出處理意見（30天）（六）督辦（七）立卷歸檔（八）總結(jié)、綜合研究第七節(jié) 協(xié)調(diào)一、秘書協(xié)調(diào)工作的范圍內(nèi)部協(xié)調(diào)上下協(xié)調(diào)外部協(xié)調(diào)二、秘書協(xié)調(diào)工作的原則（一）從屬與服務(wù)原則（二）政策與全局原則（三）平等與協(xié)商原則（四）調(diào)查與溝通原則 （五）預(yù)見和變通原則 三、秘書協(xié)調(diào)工作的一般程序（一）受