優(yōu)化檔案管理模式提高檔案管理效益

1、摘要：事業(yè)單位在新時(shí)代背景下逐漸開(kāi)展了檔案管理信息化建設(shè)工作，在新技術(shù)與新理念驅(qū)動(dòng)下，事業(yè)單位檔案 管理模式實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新優(yōu)化，繼而促進(jìn)了檔案管理效益的提升?；诖?，本文闡述了檔案管理效益的內(nèi)涵特點(diǎn)，指明了事 業(yè)單位檔案管理模式新舉措，進(jìn)一步提出創(chuàng)新檔案管理模式提升管理效益的有效措施，旨在優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理方法, 規(guī)范管理行為，激發(fā)檔案管理工作活力。關(guān)鍵詞：檔案管理模式;事業(yè)單位;創(chuàng)新優(yōu)化面臨新時(shí)代，事業(yè)單位迎合時(shí)代開(kāi)展趨勢(shì)而開(kāi)啟了創(chuàng)新轉(zhuǎn)型之路，強(qiáng)調(diào)工作實(shí)效，增強(qiáng)綜合效益。在此形勢(shì)下， 傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法滿足事業(yè)單位開(kāi)展需求，應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況優(yōu)化檔案管理模式，確保檔案資料成為事業(yè) 單位

2、開(kāi)展建設(shè)的依據(jù)，以檔案管理為切入點(diǎn)，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)開(kāi)展。一、檔案管理效益的內(nèi)涵特點(diǎn)檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的規(guī)范化建設(shè)具有顯著的推動(dòng)作用，以檔案為依據(jù)提升管理決策針對(duì)性與有效性，繼而更 好地應(yīng)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，借助檔案管理模式優(yōu)勢(shì)提升管理效益。在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理模式所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì) 效益具有以下特征：（1）廣泛性。檔案是事業(yè)單位在長(zhǎng)期開(kāi)展中所積累的信息數(shù)據(jù)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位所有業(yè)務(wù)創(chuàng)新決 策提供依據(jù)，節(jié)省事業(yè)單位業(yè)務(wù)創(chuàng)新所需的時(shí)間和精力，繼而推動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位創(chuàng)新開(kāi)展。檔案內(nèi)容并非僅針對(duì)某一業(yè) 務(wù)工作，其具有顯著的廣泛性特征，即事業(yè)單位開(kāi)展期間的所有業(yè)務(wù)歷史數(shù)據(jù)均可被記錄，形成真實(shí)案例資

3、料檔案，為 后續(xù)業(yè)務(wù)建設(shè)提供保障。（2）多重性。多重性特征主要指檔案資料是可重復(fù)性利用的，并非一次性資源，能夠在特定 范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。承載著重要信息的檔案能夠在不同階段內(nèi)為不同業(yè)務(wù)事件提供依據(jù)，在屢次查閱、調(diào)閱中實(shí) 現(xiàn)高價(jià)值利用。（3）潛在性。事業(yè)單位檔案并非自建立初期就能夠被良好利用，其價(jià)值具有潛在性特征，可能在特定 階段或事件中發(fā)揮出不可替代的價(jià)值。在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位歷經(jīng)改革變遷，檔案管理見(jiàn)證歷史，尊重歷史，顯得 尤為突出和重要，在推動(dòng)事業(yè)單位改革過(guò)程中，必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的不可替代性。二、事渠單位檔案管理模式新舉措在迎合多媒體互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代潮流，保障檔案管理工作質(zhì)量，檔案管理模

4、式趨向信息化、精細(xì)化開(kāi)展。.信息化各行各業(yè)在當(dāng)前形勢(shì)下紛紛開(kāi)展信息化改革工作，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外，尤其在新檔案法中肯定 了電子檔案法律地位后，檔案管理信息化建設(shè)成為事業(yè)單位重點(diǎn)工作之一。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)要點(diǎn)如下：（1）轉(zhuǎn)變以往管理思想，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化資源掃描轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)據(jù)， 使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)線上與線下的統(tǒng)一，跳出空間桎梏，降低檔案管理工作對(duì)檔案室空間的依賴。在傳統(tǒng)檔案管理模式 下，歸檔、調(diào)閱等工作受到時(shí)間與空間的桎梏而出現(xiàn)工作延誤的情況，可借助信息化建設(shè)契機(jī)，搭建信息化檔案管理模 式，依托于互聯(lián)網(wǎng)消除空間與時(shí)間的限制，使檔案管理工作更為便捷高效。當(dāng)事業(yè)單位人員產(chǎn)生檔案調(diào)

5、閱需求后，可直 接在線提交調(diào)閱檔案的申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，可基于檔案信息化管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的電子檔案資料傳輸至相關(guān) 人員，使檔案管理調(diào)閱工作更為流暢，確保檔案資源能夠被有效利用。（2）在以往開(kāi)展中，局部事業(yè)單位存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的情況，導(dǎo)致檔案在單位建設(shè)開(kāi)展期間并未充分發(fā)揮其作 用，且檔案采集、整理、歸檔、調(diào)閱、監(jiān)督檢查等工作較為煩瑣，當(dāng)事業(yè)單位業(yè)務(wù)科室產(chǎn)生檔案應(yīng)用需求時(shí)，存在調(diào)閱 審批慢、檔案交接慢的現(xiàn)象，檔案利用率持續(xù)下降。而在檔案管理信息化建設(shè)后，能夠基于檔案信息化管理系統(tǒng)，將無(wú) 調(diào)閱限制的基本檔案進(jìn)行共享，緊密連接檔案管理部門與業(yè)務(wù)科室，在特定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案共享，解決了傳統(tǒng)檔案利

6、用 延遲滯后的弊端，使事業(yè)單位檔案在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)流通應(yīng)用。檔案管理模式信息化建設(shè)在一定程度上消除了檔案管理部門與 業(yè)務(wù)科室之間的壁壘，信息化建設(shè)工作為檔案流通提供了新的在線傳輸渠道，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源的利用。（3）事業(yè)單位檔案管理模式信息化建設(shè)并不意味著摒棄原始紙質(zhì)資源，在檔案管理建設(shè)中，局部原始紙質(zhì)檔案具 有較大保存價(jià)值，不可將其取代摒棄，但可將其檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，防止紙質(zhì)檔案資源在調(diào)閱期間被損壞，尤其 是對(duì)于承載著事業(yè)單位開(kāi)展重要節(jié)點(diǎn)的老照片、老資料，需將其良好保存。信息化檔案的建立可保護(hù)原始資料，防止磨 損、喪失等不良問(wèn)題的出現(xiàn)，因此檔案管理信息化建設(shè)必然是主流模式之一。.精細(xì)化除信息

7、化建設(shè)外，事業(yè)單位檔案管理模式還具有精細(xì)化開(kāi)展的趨勢(shì)，通過(guò)細(xì)化分解檔案管理工作，運(yùn)用精細(xì)化管 理思想開(kāi)展各環(huán)節(jié)檔案工作，以此更便于各檔案管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化開(kāi)展，提升檔案管理業(yè)務(wù)水平。對(duì)于事業(yè)單位檔案管 理模式而言，精細(xì)化管理能夠突出檔案屬性，確保檔案能夠客觀直接地記錄業(yè)務(wù)信息，同時(shí)檔案管理工作涉及內(nèi)容多， 并需長(zhǎng)期持續(xù)推進(jìn)，是事業(yè)單位開(kāi)展的重要記錄，因此為保障檔案效益，其管理工作必須精益求精，杜絕以往粗暴式管 理模式，力圖真實(shí)、完整且規(guī)范地完成信息資料采集歸檔與整理。檔案管理工作匯集了事業(yè)單位所有業(yè)務(wù)科室信息數(shù)據(jù), 為確保檔案信息數(shù)據(jù)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展提供一定支撐，必須將精細(xì)化思想融入檔案管

8、理工作，立足于細(xì)微之處， 穩(wěn)扎穩(wěn)打，去粗取精，搭建高效檔案管理模式，提升檔案管理效益。三、創(chuàng)新檔案管理模式提升管理效益的有效措施事業(yè)單位檔案管理模式必然趨向信息化、精細(xì)化開(kāi)展，為創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理模式，要從多角度入手，切實(shí)提升檔 案管理效益，充分發(fā)揮出檔案資源在事業(yè)單位建設(shè)中的積極性作用。.健全管理制度檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化少不了強(qiáng)有力的制度支持，這就要求事業(yè)單位結(jié)合自身實(shí)際情況，健全檔案管理制度， 以此更好地應(yīng)對(duì)由事業(yè)單位轉(zhuǎn)型領(lǐng)導(dǎo)交替帶來(lái)的檔案管理不規(guī)范問(wèn)題。第一，制訂規(guī)范化制度框架，明確制度制訂的方 向，確保制度框架實(shí)效。第二，對(duì)制度框架進(jìn)行細(xì)化，依據(jù)檔案管理工作內(nèi)容及各崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，給出標(biāo)

9、準(zhǔn)行為規(guī)范， 對(duì)檔案管理人員產(chǎn)生一定指導(dǎo)與約束。此外，以檔案管理部門為主導(dǎo)細(xì)化制度，結(jié)合工作細(xì)節(jié)進(jìn)行完善，突顯檔案價(jià)值, 完成初步檔案制度制訂后，邀請(qǐng)業(yè)務(wù)科室結(jié)合自身檔案應(yīng)用調(diào)閱情況提出建議，對(duì)檔案制度進(jìn)行補(bǔ)充，以此提升檔案管 理制度實(shí)際效果，使后續(xù)檔案管理工作能夠在規(guī)范化制度指導(dǎo)下有序推進(jìn)。第三，檔案管理制度應(yīng)具有一定約束力，約 束檔案管理人員的工作行為，并對(duì)其他業(yè)務(wù)科室人員的檔案調(diào)閱行為產(chǎn)生限制，提升檔案管理全過(guò)程對(duì)檔案資源的保護(hù), 降低檔案篡改、喪失、竊取隱患。第四，在規(guī)范性、約束性制度條例外，輔以績(jī)效制度、激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度等，賞罰清楚， 對(duì)于優(yōu)異員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，形成一定激勵(lì)，對(duì)于管理失誤犯錯(cuò)

10、的員工，那么需進(jìn)行懲罰，借助績(jī)效獎(jiǎng)懲增強(qiáng)檔案管理工作活 力，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作熱情，以此更好地促進(jìn)高效檔案管理模式的形成。.銜接管理模式事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理信息化、精細(xì)化工作，將形成更為高效的檔案管理模式，為切實(shí)激發(fā)出新管理模式的優(yōu)勢(shì), 應(yīng)做好新舊檔案管理模式的銜接過(guò)渡。首先，在檔案信息采集、歸納、篩選環(huán)節(jié)中，需保存?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式對(duì)于基礎(chǔ) 業(yè)務(wù)工作的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待，但在此期間，可引入信息化管理手段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案信息采集效率，降低 人工誤差，堅(jiān)守傳統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，引進(jìn)先進(jìn)管理手段，取長(zhǎng)補(bǔ)短，以此搭建更具實(shí)效的檔案管理模式。其次，搭建一體化 管理模式，明確傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化檔案

11、管理模式的利弊，相互補(bǔ)充，以此形成更符合事業(yè)單位實(shí)際情況的檔案 管理模式。（1）傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)于檔案室等固定空間的依賴性較大，但隨著事業(yè)單位的開(kāi)展，其產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù) 不斷增加，面臨龐大檔案信息，傳統(tǒng)檔案管理模式將產(chǎn)生極大壓力。而信息化檔案管理模式可依托于互聯(lián)網(wǎng)，將紙質(zhì)檔 案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，降低空間存儲(chǔ)壓力，同時(shí)可按照檔案重要程度或保存年限，對(duì)局部?jī)r(jià)值較低的紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀， 僅保存電子檔案。（2）在平安保方面，傳統(tǒng)檔案管理模式已形成了規(guī)范化體系，但在信息化檔案管理模式下，電子 檔案面臨網(wǎng)絡(luò)平安威脅，此時(shí)應(yīng)相互補(bǔ)充，進(jìn)行異地存儲(chǔ)，防止出現(xiàn)電子檔案喪失現(xiàn)象。（3）在信息更新方面，傳統(tǒng) 檔案管理

12、模式較為煩瑣，需消耗大量時(shí)間精力，此時(shí)可在信息化的管理手段下，基于檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行刪除、添 加、保存等工作，提升檔案實(shí)效，確保事業(yè)單位內(nèi)部員工所調(diào)閱檔案均為正確真實(shí)信息，完成電子檔案更改后，陸續(xù)調(diào) 整紙質(zhì)檔案內(nèi)容，以此提升檔案管理模式效率。在新舊檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)與相互作用下，將極大提升事業(yè)單位檔 案管理質(zhì)量，提升管理效益。最后，在新舊檔案管理模式銜接過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理實(shí)效的關(guān)注，對(duì)檔案采集、補(bǔ) 充、整理、鑒別、移交、借閱等主要工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄與跟蹤監(jiān)督，結(jié)合管理模式實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行調(diào)整，逐步優(yōu) 化，以此提升新檔案管理模式的綜合效益。.優(yōu)化管理流程事業(yè)單位在精細(xì)化檔案管理期

13、間，要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)節(jié)完善，優(yōu)化管理流程，總結(jié)現(xiàn)有缺乏，進(jìn)一步提升檔案 管理效益。首先，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理需求評(píng)估的流程有效性，對(duì)管理工作步驟進(jìn)行調(diào)整，使檔案采集、補(bǔ)充、鑒別、 移交、借閱等關(guān)鍵環(huán)節(jié)更為精細(xì)化，借助精細(xì)化管理流程規(guī)范工作行為，降低領(lǐng)導(dǎo)交替對(duì)檔案管理工作的不利影響。例 如，對(duì)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范進(jìn)行細(xì)化，在檔案采集工作中，明確規(guī)定采集方法及資料形式;對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充時(shí)，要求做好補(bǔ) 充記錄，確保檔案補(bǔ)充行為有據(jù)可查;明確不同類型檔案的收納標(biāo)準(zhǔn)，確保所歸檔資料均具有一定價(jià)值;移交與借閱均發(fā) 生了檔案轉(zhuǎn)移，必須詳細(xì)記錄轉(zhuǎn)移時(shí)間及經(jīng)手人，并要求雙方均熟悉移交、借閱要點(diǎn)。其次，根據(jù)事業(yè)單位檔

14、案管理制 度及崗位標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合上級(jí)部門對(duì)檔案管理工作的要求，進(jìn)一步規(guī)范檔案各級(jí)目錄的管理，確保內(nèi)部檔案管理目錄與上下 級(jí)檔案目錄一致，以此便于事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。例如，開(kāi)展全面統(tǒng)查，核對(duì)上下級(jí)檔案目錄，確保目錄一致。此 外，假設(shè)因業(yè)務(wù)變動(dòng)而出現(xiàn)檔案目錄變化時(shí)，要及時(shí)上下傳遞，以此保障目錄統(tǒng)一性。最后，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位 逐步開(kāi)展檔案掃描工作，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為后續(xù)檔案利用提供便利，同時(shí)要注意保障檔案平安性，重 點(diǎn)針對(duì)檔案移交、借閱工作進(jìn)行精細(xì)化傳輸管理，通過(guò)多層加密確保檔案能夠平安完整傳輸，將精細(xì)化管理思想融入檔 案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中。.完善設(shè)施建設(shè)在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的過(guò)程

15、中，檔案管理存在資金緊張問(wèn)題，繼而出現(xiàn)了信息化設(shè)備短缺，面對(duì)該問(wèn)題，要做好現(xiàn)有 資源設(shè)施的利用，對(duì)于閑置或利用率低的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行調(diào)劑或出租，以此緩解因資金緊張引發(fā)的信息設(shè)備問(wèn)題。對(duì)于現(xiàn) 階段檔案管理而言，要以良好的硬件基礎(chǔ)為支撐，確保檔案管理工作能夠順利推進(jìn)。第一，完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，在室 內(nèi)設(shè)置無(wú)死角攝像監(jiān)控，杜絕一切違規(guī)調(diào)閱行為，安裝溫濕度計(jì)量器，確保檔案內(nèi)部環(huán)境適宜，使檔案在干燥環(huán)境下完 整保存，防止潮濕與蟲蛀。第二，積極引進(jìn)檔案信息化管理相關(guān)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描輸入輸出設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等 硬件設(shè)施，為數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化存儲(chǔ)奠定基礎(chǔ)。第三，引進(jìn)先進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)，為全面搭建信息化檔案管理模式

16、奠定基礎(chǔ), 在此基礎(chǔ)上引進(jìn)檢索系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、鑒定管理系統(tǒng)，同時(shí)結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況逐漸優(yōu)化，以此推進(jìn)事業(yè)單位檔 案管理模式的進(jìn)步。.加強(qiáng)平安管控事業(yè)單位局部檔案具有保密性、私密性，要在檔案管理期間加強(qiáng)平安保護(hù)，防止泄露，而在現(xiàn)代化檔案管理工作 中，已逐步開(kāi)始了信息化建設(shè)工作，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了線上、線下同步管理，在此形勢(shì)下，不僅需做好線下原始紙質(zhì) 檔案的平安管理工作，更需重視電子檔案的網(wǎng)絡(luò)平安，強(qiáng)化平安管控。首先，搭建健全高效的平安管理機(jī)制，制定檔案 平安制度，健全責(zé)任制度，完善追責(zé)體系，以此引起檔案管理人員對(duì)檔案平安的重視。其次，引入并落實(shí)現(xiàn)階段行之有 效的平安防范措施，改良優(yōu)化傳統(tǒng)防

17、火墻，增加加密監(jiān)控技術(shù)，消除病毒隱患，防止事業(yè)單位檔案被惡意竊取或篡改。 最后，形成規(guī)范化平安防控體系，定期組織平安檢查工作，檢查檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境及線路設(shè)備，判斷其是否存在 潛在隱患，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行維護(hù)更新。此外，將病毒、木馬的查殺工作視為日常工作工程，將平安防護(hù)措施落實(shí)到位， 全方位提升事業(yè)單位檔案管理平安性。.打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)人員團(tuán)隊(duì)在檔案管理工作中起到關(guān)鍵性作用，其行為思想能夠決定檔案管理模式的優(yōu)化情況，為切實(shí)提升檔案管理效益，管理人員要具備過(guò)硬的專業(yè)技能及創(chuàng)新思維，主動(dòng)應(yīng)對(duì)新時(shí)代變革，引進(jìn)先進(jìn)管理思想與技術(shù)。事業(yè)單位在搭 建高效檔案管理模式時(shí)，要打造一支專業(yè)團(tuán)隊(duì)，做好檔案管理人才培養(yǎng)

18、工作，采用人性化管理手段使其認(rèn)可自身工作， 以此更好地投入到檔案管理工作中。定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)能夠確保檔案管理人員時(shí)刻保持先進(jìn)管理思想，促進(jìn)終身學(xué)習(xí)觀念的 形成，在不斷學(xué)習(xí)中提升檔案管理效益。首先，事業(yè)單位引進(jìn)新管理方法或新技術(shù)前，要組織相應(yīng)的培訓(xùn)工作，確保檔 案管理人員能夠準(zhǔn)確應(yīng)用新技術(shù)與新方法，以此打造一支集創(chuàng)新思維、計(jì)算機(jī)素養(yǎng)、檔案管理專業(yè)技能的高素質(zhì)專業(yè)團(tuán) 隊(duì)。其次，定期組織檔案管理人員技術(shù)交流活動(dòng)，還可帶著檔案管理團(tuán)隊(duì)到兄弟單位或上級(jí)單位學(xué)習(xí)管理方法，積累經(jīng) 驗(yàn)，通過(guò)走訪調(diào)研開(kāi)闊視野，為優(yōu)化檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。最后，定期組織檔案管理人員考核，考核內(nèi)容包括檔案管 理技能、信息化系統(tǒng)操作、職業(yè)理念與態(tài)度等，并以考核結(jié)果為依據(jù)予以獎(jiǎng)懲，對(duì)其產(chǎn)生催促效果，以此不斷提升事業(yè) 單位檔案管理人員素