檔案信息自動化系統(tǒng)管理分析

1、檔案信息自動化系統(tǒng)管理分析摘要:加快檔案信息自動化系統(tǒng)建立，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，進步檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)根底和重要手段。關(guān)鍵詞:檔案;信息;自動化;數(shù)據(jù)庫一、推進自動化，必須進步檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化滯后和應(yīng)用軟件多而亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體程度的進步。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題獲得共識是系統(tǒng)建立思想上的一次飛躍，它使我們的觀察事業(yè)從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各

2、個環(huán)節(jié)，其中，首要的是檔案業(yè)務(wù)要標(biāo)準(zhǔn)，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正施行。檔案標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建立，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。二、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建立目前，檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一部的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建立。開發(fā)和建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和根底，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進展科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)歷中最主要的有指導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機

3、技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫開展等。當(dāng)前假設(shè)能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善進步和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大進步一步。三、自動化建立要著眼于進步系統(tǒng)的整體程度根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建立的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)到達一定程度，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，進步系統(tǒng)的綜合才能。局部節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備程度和應(yīng)用才能齊頭并進是不現(xiàn)實的，在一些單位進

4、展較高程度的試點，以獲得值得推廣的經(jīng)歷，對整個系統(tǒng)是有利的，但其根本出發(fā)點應(yīng)是為了進步系統(tǒng)的整體程度，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。四、實事求是的改良管理體制集中統(tǒng)一是管理任何社會化大消費所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建立方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這一是研究自動化系統(tǒng)管理是必須考慮的原那么之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)根底上開展起來的和系統(tǒng)建立

5、從“微機起步有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心結(jié)局方便實用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)，就很難進步檔案工作整體程度。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的形式，但這種高技術(shù)構(gòu)造，必須有較強的管理才能和技術(shù)才能不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。五、充分發(fā)揮系統(tǒng)建立資金的使用效益檔案自動化系統(tǒng)建立是檔案部門投資

6、最大的工程，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按工程管理，進展工程論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建立開展方案中立項，檔案信息自動化工程資金大多通過指導(dǎo)特批解決，為此消耗了各級檔案部門指導(dǎo)很大精力。六、重視人才管理推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算僅技術(shù)隊伍，其素質(zhì)程度直接影響自動化程度的進步。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地

7、對他們進展政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有方案組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給與關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最正確人才構(gòu)造等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些工程實行工程管理，在保證完成檔案建立的前提下，開展對社會有償效勞等等。七、科學(xué)民主決策當(dāng)前，我國檔案工作改革和開展已進入整體推進與重點打破相集合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進現(xiàn)代化進程結(jié)合起來，正確指導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求進步行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，行政指導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計算機專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟效益等多方面進展分析，集思廣益才能防止失誤。要加強檔案信息自動化晦澀的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建立中長期開