淺析高校圖書館檔案管理問題研究

1、淺析高校圖書館檔案管理問題研究淺析高校圖書館檔案管理問題研究檔案，是高校圖書館工作中不可或缺的重要參考資料，檔案管理，那么是高校圖書館管理工作的一個重要組成局部，它是圖書館各項活動的真實反映和記錄，做好圖書館檔案管理工作，不僅能為圖書館的開展提供積極有效的的效勞支持，更能為高校的全面開展創(chuàng)造一個良好廣闊的開展平臺。然而，在高校圖書館檔案管理開展過程中，還存在著諸多問題亟待解決，有些來自外部環(huán)境或自身管理等因素而引發(fā)的各種問題，常使其成為危機(jī)萌生地，如何加強(qiáng)高校圖書館的危機(jī)管理，減少危機(jī)事件的發(fā)生及利益相關(guān)者的損失，進(jìn)步高校的聲譽(yù)口碑，成為了高校圖書館開展所面臨的重要問題。一、高校圖書館檔案管理

2、現(xiàn)狀一無視檔案管理的重要性圖書館的檔案是圖書館開展歷程的歷史見證，是圖書館管理的重要根據(jù)，具有重要的參考價值。但在高校中，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，某些圖書館甚至認(rèn)為檔案對評估沒有多少存在價值，因此在檔案的管理上七零八落，沒有專人管理，也沒有相應(yīng)的管理制度做約束，對檔案缺乏保護(hù)措施，檔案管理無法做到集中統(tǒng)一，從而造成檔案的嚴(yán)重缺失。二缺乏系統(tǒng)的管理形式目前很多高校的圖書館都沒有建立一套合適自己開展的管理制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與管理形式，由于管理上的混亂以及許多工作人員的忽略，導(dǎo)致圖書館檔案無法完好的保存，更沒有正規(guī)的對檔案卷宗進(jìn)展及時的分類編目，標(biāo)注及登記造冊等，使缺失的檔案無法保

3、持其完好性，特別是某些檔案在提交裝訂過程中，采用不用規(guī)格不同材質(zhì)的紙張，有些檔案文件那么采用不同的墨水進(jìn)展手寫，不僅裝訂起來不夠美觀，同時不利于保存，從而給查找利用帶來不必要的困難。三危機(jī)意識淡薄高校圖書館的危機(jī)通常可分為潛在性危機(jī)與突發(fā)性危機(jī)，假設(shè)按環(huán)境因素來劃分那么分為外部危機(jī)與內(nèi)部危機(jī)，外部危機(jī)通常為：臺風(fēng)、地震、火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害引起的造成圖書館斷電、倒塌、水管破裂、文獻(xiàn)受損等情況；內(nèi)部危機(jī)通常產(chǎn)生于管理體質(zhì)不完善，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高，效勞質(zhì)量地下所導(dǎo)致的圖書館聲譽(yù)受損等情本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理況，目前許多高校圖書館都把沒有把危機(jī)管理放到重要位置上來，缺乏危機(jī)處理才能，無法

4、及時發(fā)現(xiàn)危機(jī)隱患，將危機(jī)消滅在萌芽中。四人力資源管理程度落后人才作為圖書館文獻(xiàn)資源之外的另一珍貴資源，已不再是傳統(tǒng)意義上的毫無價值的圖書管理員，而是真正可以負(fù)擔(dān)起信息專家，信息導(dǎo)向與信息管理等方面技能的專業(yè)人才。但目前許多高校都沒有把圖書館員真正作為一種資源，傳統(tǒng)的人事管理無法滿足現(xiàn)代人才開展的需求，人力資源管理程度的落后，加之許多管理制度的不健全，不能起到正面的約束作用，致使圖書館員無法擺正自身位置，工作積極性不高，人浮于事，效勞意識淡保二、高校圖書館檔案管理中存在的問題一檔案藏量無法滿足查閱者需求由于高校的重視力度不夠，加之資金投入缺乏，人力、物力、財力在供應(yīng)上的缺失，導(dǎo)致圖書館檔案藏量嚴(yán)

5、重缺乏；在圖書館檔案管理過程中，由于管理形式存在方方面面的問題，導(dǎo)致局部檔案利用率不高，檔案資料形同虛設(shè)，且有些工作人員缺乏檔案保管意識，致使局部檔案在經(jīng)年累月中存在缺失現(xiàn)象，無法從根本上滿足查閱者對文獻(xiàn)資料的需求，從而導(dǎo)致查閱者對圖書館抱持疑心及不信任的態(tài)度，不能做出正面評價，圖書館指導(dǎo)有時也疏于過問檔案的管理情況，這也是成為制約圖書館檔案管理開展的重要因素之一。二人員配置不適應(yīng)現(xiàn)有開展目前許多高校圖書館都沒有裝備專門的檔案管理人員，大多數(shù)還屬于兼職工作，只負(fù)責(zé)登記、收藏、保管等一般性工作，沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，也沒有進(jìn)展必要的思想教育，所以在工作中不能產(chǎn)生正確的認(rèn)識，認(rèn)為這是一個無足輕重的

6、工作。另一方面，由于檔案管理人員對于檔案管理工作投入的精力不夠，加之經(jīng)費缺乏及指導(dǎo)對此項工作缺乏正確的認(rèn)識和重視，導(dǎo)致檔案管理人員不斷的更換，使得許多檔案不是缺失就是斷檔，甚至許多資料該登記的沒有登記，該存檔的沒有存檔，導(dǎo)致檔案工作在管理過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的紕漏，甚至危及圖書館學(xué)高校聲譽(yù)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)程度及工作態(tài)度已無法滿足現(xiàn)階段檔案管理開展需求，因此，進(jìn)步圖書館檔案管理人員綜合素質(zhì)及檔案管理才能，成為了當(dāng)前圖書館良性開展的主要任務(wù)。三檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢在信息化網(wǎng)絡(luò)時代，許多高校圖書館的檔案管理還處于手工存取階段，從檔案載體來看，紙質(zhì)檔案比重較大，電子檔案、影像資料文獻(xiàn)檔案的種類和數(shù)量相對較

7、小，檔案管理還是沿襲傳統(tǒng)的管理形式，沒有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化建立同步開展，導(dǎo)致檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。在文獻(xiàn)信息交流自動化的網(wǎng)絡(luò)時代，這種館藏檔案的構(gòu)造和內(nèi)容已無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資料的需求，特別是在已實現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源效勞自動化的圖書館，其自身的檔案文獻(xiàn)管理和利用手段沒有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步。四危機(jī)處理才能薄弱高校圖書館作為一個開放的有機(jī)體，諸多內(nèi)外因素都可能對其開展和生存構(gòu)成威脅，形成危機(jī)。然而，目前許多高校圖書館對危機(jī)管理的重視程度與危機(jī)處理才能還很薄弱，人員裝備不夠，資源匱乏，效勞措施不利，這些都是當(dāng)前普遍存在的問題。目前我國學(xué)術(shù)界對圖書館的危機(jī)管理主要還是以學(xué)

8、術(shù)研究為主，能立足于高校圖書館面臨的詳細(xì)危機(jī)做調(diào)查研究的尚屬少數(shù)，缺乏強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)和案例支持，因此其針對性和可操作性不強(qiáng)。從現(xiàn)存的圖書館危機(jī)的文章中來看，對于高校圖書館危機(jī)問題的研究也多是流于形式的那些困難，對于某些存在危機(jī)的問題還沒有形成足夠的危機(jī)意識，如對外國留學(xué)生的信息效勞和對殘疾人的信息效勞等，討論的很少。即便有，也沒有深化的討論危機(jī)產(chǎn)生的原因，提出的解決策略也多為空泛之談。五無有效的評估制度做指導(dǎo)目前很多高校圖書館都施行了績效評估制度，但大局部都做的不夠深化，不是使評估制度流于形式就是違犯了績效評估的初衷，評估效果之所以難以到達(dá)預(yù)期，歸納起來有如下原因：首先，考核目的不夠明確?？冃Э?/p>

9、核的首要目的是對管理過程的一種控制，通過評估發(fā)現(xiàn)員工工作的缺乏，明確改良方向，進(jìn)步員工績效，從而更好的實現(xiàn)組織目的。但在施行過程中，被考核者往往錯以為考核只是走走形式，沒有對考核進(jìn)展正確的認(rèn)識，可以說完全背離了考評的初衷。其次，評價指標(biāo)定位不明。目前許多圖書館在施行績效考核中都出現(xiàn)考核標(biāo)準(zhǔn)的界定過于籠統(tǒng)、廣泛，指標(biāo)設(shè)計缺乏可量化行的問題，讓被考核者對指標(biāo)的理解存在歧義，使考核失去公平公正的原那么。再次，缺乏反應(yīng)機(jī)制。在考核工作中，有效的溝通是整個績效管理系統(tǒng)不可缺少的一環(huán)，也是實現(xiàn)考核效果的重要保證。然而，目前許多圖書館在反應(yīng)問題上都是類似于年終小結(jié)的形式，無法做到雙向的反應(yīng)溝通，這種為考核而

10、考核，不重視考核結(jié)果的做法直接影響到館員對考核結(jié)果的正確認(rèn)識，從而影響到館內(nèi)團(tuán)結(jié)，導(dǎo)致館員工作質(zhì)量下降，使考核失去了本來的目的。最后，是缺乏獎懲機(jī)制。目前許多高校圖書館在考評過程中，往往只重視考評過程，輕視獎懲環(huán)節(jié)，不能從根本上實現(xiàn)考評與獎懲相掛鉤，考評結(jié)果的好壞對館員無本質(zhì)性的影響，這種沒有獎懲機(jī)制的做法，使考評流于了形式。三、改善建議及詳細(xì)措施一實現(xiàn)資源共享，滿足查閱者日益增長的需求在現(xiàn)階段開展過程中，由于科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，圖書文獻(xiàn)資料的價格不斷增長，居高不下，沒有一個圖書館能在有限的館舍條件、經(jīng)費和人力的情況下，把所有的文獻(xiàn)資料搜集齊全，加工整理，有效傳遞。而要想解決這個問題的根

11、本途徑，就是要做到資源共享。圖書館的資源包括各類館藏、目錄及人員設(shè)備等，假設(shè)有兩個以上的圖書館共同使用這些資源時，就做到了資源共享。如今許多高校的圖書館都已經(jīng)采取了各種措施，在采購、編目、存儲、館際之間互相借閱等領(lǐng)域開展多種形式的館際工作，使資源得到充分利用，實現(xiàn)資源共享。這不僅節(jié)約了人力本錢和經(jīng)費，而且還為開拓新領(lǐng)域，擴(kuò)大效勞范圍，進(jìn)步效勞質(zhì)量等方面，帶來了新的資訊與開展契機(jī)。資源共享作為高校圖書館的一個開展目的，終究會得以實現(xiàn)。二進(jìn)步員工素質(zhì)，健全管理制度檔案管理是高校圖書館管理工作的首要任務(wù)，因此，進(jìn)步員工素質(zhì)，完善各項管理制度，建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系就顯得非常必要。在用人方面，可選用責(zé)任

12、心強(qiáng)、并具有較高學(xué)歷及文化素養(yǎng)的人才，主要承當(dāng)圖書館檔案管理的全部職責(zé)，檔案人員一經(jīng)落實，需保持相對穩(wěn)定，不要隨意變動。另外還需從實際出發(fā)，開展檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多讓他們參加專業(yè)培訓(xùn)班和實際操作學(xué)習(xí)，逐漸積累檔案管理的專業(yè)知識和經(jīng)歷。同時檔案管理人員還需更新觀念，掌握先進(jìn)的計算機(jī)和數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，打造一支具有廣博的知識、敏銳的信息意識和較高的信息處理才能的復(fù)合型專家隊伍，以適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化開展的新趨勢。要搞好圖書館檔案工作，必須建立一系列科學(xué)、系統(tǒng)、并且合適本館開展的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書館工作的特點和詳細(xì)情況，以制度的形式確定內(nèi)部管理溝通的執(zhí)行方式、途徑渠道，以及評估方法，使內(nèi)部

13、管理溝通有根據(jù)可循，不以某個指導(dǎo)意志的改變而改變，這是圖書館內(nèi)部管理溝通可以長期存在并付諸理論的必然條件。檔案管理效勞于管理又作用于管理，圖書館完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作程序，能有力促進(jìn)圖書館檔案現(xiàn)代化建立的進(jìn)程。三加快圖書館檔案數(shù)字化建立步伐加快圖書館檔案數(shù)字化建立是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會開展的大趨勢，隨著時代的開展，人們對檔案信息的需求及檔案開發(fā)的要求越來越高，讀者通常可以通過計算機(jī)技術(shù)進(jìn)展檢索，其速度和準(zhǔn)確性都會大大進(jìn)步，通過網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立即直接查詢到計算機(jī)中所需的數(shù)字化的文件內(nèi)容，極大地方便了用戶，這不僅最大限度地延長了檔案的壽命，更快捷地為讀者提供了檔案信息。國內(nèi)某高校甚至研

14、發(fā)了一個文件檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息可包含文本、圖像、視頻、音頻及其他類型的信息數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可實現(xiàn)文件審核、高級檢索等功能，使檔案管理可實現(xiàn)數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理并存。這種檔案管理形式，逐步實現(xiàn)了圖書館檔案的數(shù)字化，為檔案管理開拓了廣闊前景，同時也給檔案工作帶來變革。因此，檔案工作必須采用計算機(jī)為主的數(shù)字化開展技術(shù)，結(jié)合高校圖書館的特點，最大限度地開發(fā)高校圖書館檔案信息資源，為圖書館管理工作提供積極有效的效勞。四建立有效的危機(jī)管理體系高校圖書館在管理過程中可能會遇到各種類型的危機(jī)，假如對危機(jī)管理過于無視或是危機(jī)意識缺乏，極有可能給圖書館造成無可挽回的重大損失，因此當(dāng)務(wù)之急，就是要建立有效

15、的危機(jī)管理體系，將危機(jī)消滅在萌芽。首先要建立危機(jī)管理機(jī)構(gòu)，并成立危機(jī)管理小組，加強(qiáng)與外部危機(jī)處理機(jī)構(gòu)的合作，建立危機(jī)預(yù)警機(jī)制，制定危機(jī)應(yīng)急方案以及應(yīng)對措施。其次，需加強(qiáng)圖書館網(wǎng)絡(luò)平安建立，加大監(jiān)控力度，建立高效的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，定期檢測硬件的平安性，做好維護(hù)工作。再次，完善評估制度，將危機(jī)管理工作的指標(biāo)納入考核指標(biāo)體系，同時還要培養(yǎng)員工的危機(jī)意識，進(jìn)展必要的教育培訓(xùn)，提升員工危機(jī)處理的知識和經(jīng)歷。最后要在館內(nèi)建立和諧的文化氣氛，培養(yǎng)員工的愛館意識，增強(qiáng)員工的歸屬感，認(rèn)同感，提升館內(nèi)凝聚力及向心力。只有這樣，才能激發(fā)員工的工作熱情，降低摩擦，減少不必要的損失，使圖書館具備較強(qiáng)的危機(jī)處理才能，從而到達(dá)預(yù)防、弱化和消除危機(jī)的目的，保證圖書館安康和諧的開展。五管理形式向企業(yè)化開展轉(zhuǎn)變圖書館向企業(yè)化開展是指圖書館參考企業(yè)的管理形式與方法，以讀者為導(dǎo)向提供效勞，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)的管理方法改革圖書館管理形式，進(jìn)步圖書館的經(jīng)濟(jì)和社會效益。由此可見，圖書館實行企業(yè)化管理并不是要把圖書館當(dāng)作企業(yè)來經(jīng)營，而是要把企業(yè)先進(jìn)的管理方法運(yùn)用到圖書館的管理中。首先，需建立符合本館開展的管理體制和制度，明確職位開展定位，制定具有積極性的鼓勵機(jī)制與約束機(jī)制，培養(yǎng)圖書館自主經(jīng)營意識，精簡機(jī)構(gòu)，進(jìn)步效率，使組織趨于扁平化構(gòu)造管理。其次，是實行崗位責(zé)任制，引進(jìn)現(xiàn)進(jìn)的人事管理體制，改變過去權(quán)責(zé)不清，分工