會計電算化-財務軟件應用課程課件

1、會計電算化(上篇)財務軟件應用課程會計電算化(上篇)財務軟件應用課程目錄第一章：系統(tǒng)安裝第二章：系統(tǒng)管理第三章：基礎信息設置第四章：總賬系統(tǒng)第五章：UFO報表系統(tǒng)第六章：工資管理系統(tǒng)第七章：固定資產管理系統(tǒng)目錄第一章：系統(tǒng)安裝UFO報表系統(tǒng)教學目的：通過本章教學，使學生掌握UFO報 表系統(tǒng)中自定義報表格式定義、 公式定義及數(shù)據計算生成和利用 報表模板生成報表的操作技能。 教學重點：報表模板生成報表； 自定義生成報表。教學難點：自定義生成報表UFO報表系統(tǒng)教學目的：通過本章教學，使學生掌握UFO報UFO報表系統(tǒng) UFO報表是一個電子表格軟件，類似EXECL表，與賬務系統(tǒng)同時使用，可以作為通用的財

2、經報表系統(tǒng)，適用于各個行業(yè)。是一個三維的立體表。 一、主要功能 文件管理功能、格式管理功能、數(shù)據處理 功能、圖形功能、打印功能、二次開發(fā)功能。UFO報表系統(tǒng) UFO報表是一個電子表格軟件，類似EXUFO報表系統(tǒng)二、基本概念（一）格式狀態(tài)和數(shù)據狀態(tài) UFO報表的二種狀態(tài)。 1、格式狀態(tài) 設計報表的格式，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、 組合單元等。報表的單元公式（計算公式）、審核公式、 舍位平衡公式也在格式狀態(tài)下錄入。在格式狀態(tài)下所做的 操作對所有的表頁都有效，在格式狀態(tài)下不能進行數(shù)據的 錄入、計算等操作。只能看到報表的格式，報表的數(shù)據全 部都被隱藏了，并且不能得到。UFO報表系統(tǒng)二、基本概念UF

3、O報表系統(tǒng)2、數(shù)據狀態(tài) 管理報表的數(shù)據，如輸入數(shù)據、增加或刪除表頁、關鍵字的錄入、審核、舍位平衡、做圖形、匯總等，在數(shù)據狀態(tài)下不能從根本上修改報表的格式。在數(shù)據狀態(tài)下看到的是報表的全部內容，包括格式和數(shù)據。在數(shù)據狀態(tài)下所做的操作只對本表頁有效。 二種狀態(tài)間的切換：左下角的數(shù)據/格式按鈕。UFO報表系統(tǒng)2、數(shù)據狀態(tài)UFO報表系統(tǒng) （二）單元 1、單元 單元是組成報表的最小的單位。單元由所在行、列表示。 行號用數(shù)字：1-9999表示 列號用字母：A-IU來表示 單元的完整表示：（表名、表頁號、列、行）UFO報表系統(tǒng) （二）單元UFO報表系統(tǒng)2、單元的三種類型1）數(shù)值單元 是報表的數(shù)據，在數(shù)據狀態(tài)下

4、錄入，錄入的內容必須是數(shù)字（可以參與計算），建立一個新UFO表時，所有的單元默認是數(shù)值單元。2）字符單元 是報表的數(shù)據，在數(shù)據狀態(tài)下錄入，錄入的內容必須是漢字、字母、數(shù)字（不可以參與計算）、以及鍵盤上能夠敲入的一聯(lián)串字符。一個單元最多可以輸入63個字符或31個漢字，字符單元的內容可以由公式生成。UFO報表系統(tǒng)2、單元的三種類型UFO報表系統(tǒng)2、單元的三種類型3）表樣單元 是報表的格式，在格式狀態(tài)下錄入，是定義一個沒有數(shù)據的空表所需的所有的文字、符號、或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，輸入的內容對所有的表頁都有效。錄入的內容必須是漢字、字母、數(shù)字（不可以參與計算）、以及鍵盤上能夠敲入的一聯(lián)串字符。在

5、數(shù)據狀態(tài)下只能顯示而無法修改。UFO報表系統(tǒng)2、單元的三種類型UFO報表系統(tǒng)3、組合單元 1）涵義 由相鄰的兩個或更多的單元組成，這些單元必須 是同一種 單元類型，UFO在處理報表時將其視為一個單元。 2）組合單元的表示 可以是組成組合單元中的任何一個單元。 在UFO 報表中采用：（起點單元：終點單元）UFO報表系統(tǒng)3、組合單元UFO報表系統(tǒng)3、組合單元 3）組合單元的設定 a、選定欲組合的單元。 b、格式-組合單元 c、選擇整體組合或按列組合、按行組合等 一旦設定組合單元不允許再插入行或列。 4）組合單元的取消 a、選定欲組合的單元。 b、格式-組合單元 c、選擇取消組合。UFO報表系統(tǒng)3、

6、組合單元UFO報表系統(tǒng)（三）表頁 一個相同的格式可以產生不同的表頁。 一張報表最多可以容納99999張表頁。 表頁在報表中的序號在表頁的下方以標簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標”。UFO報表系統(tǒng)（三）表頁UFO報表系統(tǒng)（四）關鍵字 1、涵義 在結構相同的報表中準確的確定一張報表，對其進行定位，需要為每張報表設立一個定位標志，這個定位標志稱為關鍵字。 2、作用 唯一標識一個表頁；是報表計算的依據；用于在大量的報表中選擇表頁。 3、關鍵字的種類 單位名稱（最大30個字符）、單位編號（最大10個字符）、年、月、日。UFO報表系統(tǒng)（四）關鍵字UFO報表系統(tǒng)三、報表制作（一）畫表流程 1：在格式狀態(tài)下新建一個報

7、表 文件-新建 打開一個空白的報表 2：設計報表的表尺寸 格式-表尺寸 編輯-插入、追加、交換、刪除 格式-行高、列寬UFO報表系統(tǒng)三、報表制作UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程 3：設計標題： 1）選中第一行的所有單元格 2）格式-組合單元 選擇整體組合 3）錄入標題 4）設置單元風格 格式-單元風格 調整字體、字型、字號、對齊方式、前景 色、背景色UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程 4：設置關鍵字 關鍵字的設置在格式狀態(tài)下定義，在數(shù)據狀 態(tài)下錄入。 1）選中欲設置關鍵字單元格 2）數(shù)據-關鍵字-設置 選擇關鍵字，關鍵字一次只能設置一個，一種關鍵字在一個報表中只能在一個地方使

8、用UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程 4：設置關鍵字 3）取消關鍵字 數(shù)據-關鍵字-取消 4）關鍵字的偏移 數(shù)據-關鍵字-偏移 偏移時：向左移錄入負數(shù) 向右移錄入正數(shù) 偏移單位按毫米設置。UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程 5：區(qū)域劃線 1）選中劃線區(qū)域 格式-區(qū)域劃線 一般選擇網線（細實線） 2）擦線 格式-區(qū)域劃線 樣式為空UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程UFO報表系統(tǒng)（一）畫表流程 6：調整標題結構 7：錄入標題內容及進行調整 格式-單元屬性 8：公式 9：保存 文件-保存 文件類型為*.REP文件 10：關閉文件 文件-關閉UFO報表系統(tǒng)（一）畫

9、表流程UFO報表系統(tǒng) 三、報表制作 （二）設置報表計算公式 1、賬務函數(shù)基本格式函數(shù)名（科目編碼，會計期間，方向，帳套號，會計年度，編碼1，編碼2 2、主要的帳務取數(shù)函數(shù) 期初額函數(shù)： QC （ ） 期末額函數(shù)： QM （ ） 發(fā)生額函數(shù)： FS （ ） 累計發(fā)生額函數(shù)：LFS ( ) 對方科目發(fā)生額函數(shù)： DFS ( ) 凈額函數(shù)：JE ( )UFO報表系統(tǒng) 三、報表制作UFO報表系統(tǒng)三、報表制作（三）套用模板 UFO報表系統(tǒng)提供了標準財務報表模板。 1：新建一個報表：文件-新建 2：套用模板：格式-報表模板 3：選擇所在行業(yè)、報表 4：進行修改 5：保存UFO報表系統(tǒng)三、報表制作UFO報表

10、系統(tǒng)四、報表管理（一）設置報表文件口令 1、報表建完之后 2、文件-文件口令 限制報表訪問權限 口令設置完之后，必須要保存報表。（二）設置報表格式加鎖 1、報表建完之后 2、格式-保護-格式加鎖UFO報表系統(tǒng)四、報表管理UFO報表系統(tǒng) 五、每月出表流程 1、打開報表 文件-打開 (數(shù)據狀態(tài)) 2、追加或插入表頁 3、點擊新的頁面號 4、錄入關鍵字 數(shù)據-關鍵字-錄入 5、計算 數(shù)據-表頁重算 6、設為表頁不計算狀態(tài) 7、保存報表EscUFO報表系統(tǒng) 五、每月出表流程工資管理系統(tǒng)教學目的：通過本章教學，使學生掌握工資 管理系統(tǒng)的相關內容，掌握工資 管理系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務處 理、工資分攤和處理的

11、操作。 教學重點：工資分攤和處理； 工資項目設置。教學難點：工資分攤和處理工資管理系統(tǒng)教學目的：通過本章教學，使學生掌握工資工資管理系統(tǒng) 工資管理系統(tǒng)概述 工資管理系統(tǒng)的初始設置 工資數(shù)據處理Esc工資管理系統(tǒng) 工資管理系統(tǒng)概述工資管理系統(tǒng)概述一、工資核算與管理的特點 1、及時性、準確性要求高。 用戶單位必須嚴格按照規(guī)定的時間完成工資的計算和 發(fā)放工作。 2、工資涉及面廣泛。 工資核算和管理不僅涉及到單位的每個職員，而且涉 及到單位所面對的多個組織機構。同時又是企業(yè)成本的重 要組成部分。 3、工資數(shù)據采集要求高。 工資數(shù)據的原始資料來源分散，必須建立健全完善的 數(shù)據采集管理制度，保證原始資料及

12、時、準確地集中到數(shù) 據處理部門。工資管理系統(tǒng)概述一、工資核算與管理的特點工資管理系統(tǒng)概述 二、工資管理系統(tǒng)的主要任務 正確計算職員工資，并按一定的分配原則進行費用的計提和分 配，同時登記有關的總賬和明細賬。 工資管理系統(tǒng)應包括以下主要功能 1）進行工資項目設置與工資運算公式的編輯。對工資核算項目的名 稱、屬性等進行必要的設置，對工資項目進行包括算術運算和關系運 算在內的運算關系的設置。 2）正確計算職員工資。按項目設置逐項錄入與編輯工資數(shù)據資料，形 成各種工資計算數(shù)據。 3）正確分攤工資費用。匯總工資費用并按規(guī)定比例計提福利費和工會 經費，形成工資費用分配表。 4）輸出工資報表。正確輸出工資表

13、、工資條、工資匯總表、工資費用 分配表等工資報表。Esc工資管理系統(tǒng)概述 二、工資管理系統(tǒng)的主要任務工資管理系統(tǒng)初始設置 工資系統(tǒng)也可以進行多套數(shù)據管理。工資系統(tǒng) 可以與會計軟件的賬務處理系統(tǒng)中已經存在的賬套 相對應，也可以獨立設置工資處理賬套。各套工資 數(shù)據資料相對獨立，分別處理，自成體系。 設置工資賬套主要有增加核算單位工資核算與 管理系統(tǒng)、刪除核算單位、修改核算單位基本資 料、指定關聯(lián)的賬務處理系統(tǒng)等操作項目。 工資管理系統(tǒng)初始設置 工資系統(tǒng)也可以進行多套工資管理系統(tǒng)初始設置一、工資項目定義 工資項目是指工資結算表或工資結算單上所列的各個 項目，包括工資構成項目、計算工資的原始數(shù)據項目和

14、中 間過渡項目。 不同單位的工資項目不盡相同。有些工資項目的名稱 與數(shù)據性質可能長期不會改變，屬于固定項目；有的項目名 稱不變但其數(shù)據每月都有可能變動，屬于變動項目。 工資項目一般由用戶根據需要自行增加和修改。這使得 工資管理系統(tǒng)既具有操作上的方便性，又具有廣泛的適用性。工資管理系統(tǒng)初始設置一、工資項目定義工資管理系統(tǒng)初始設置有關項目屬性及設置方法說明 （1）項目名稱。系統(tǒng)對項目名稱的定義沒有特別的規(guī)范，用戶可以使 用通用或方便的名稱定義工資項目。 （2）項目類型。一般提供“字符型”和“數(shù)值型”兩種屬性。一般將不參 加工資運算和工資編輯的項目設置為字符型，而將需要對數(shù)據進行編 輯或需要參與工資

15、計算的項目定義為數(shù)值型。 （3）項目長度。指項目數(shù)據在系統(tǒng)數(shù)據庫內所占用的空間數(shù)。 對于數(shù)據型項目來講，長度是指其數(shù)值的位數(shù)，總長度中包含小 數(shù)點和小數(shù)點后面的位數(shù)，如“基本工資”項目的長度是12位，則去掉 小數(shù)點和小數(shù)點后的2位后，整數(shù)部分最長可錄入9位數(shù)字。 （4）小數(shù)位數(shù)。指數(shù)值型數(shù)據的小點后需要保留的位數(shù)。在工資項目設置的操作中，一般會涉及以下幾項 （1）增加一個工資項目。 （2）刪除一個工資項目。工資管理系統(tǒng)初始設置有關項目屬性及設置方法說明工資管理系統(tǒng)初始設置二、工資計算方法設置 部分項目的數(shù)據來源于對其他工資項目的數(shù)據運算。 例如，“實發(fā)工資”等于“應發(fā)工資”減去“扣款合計”的差

16、額。因此，需要根據各項目的運算關系定義工資項目間的運算公式。工資管理系統(tǒng)初始設置二、工資計算方法設置工資管理系統(tǒng)初始設置（一）基本工資運算公式的設置 工資運算公式是指各工資項目相互間數(shù)據運算關系的表達式，一般由工資項目名稱與“+”、“”、“*”、“/”、“=”等數(shù)學符號構成。 按照821中例舉的某企業(yè)所設置的工資項目，其基本的工資項目運算公式設置如下： 應發(fā)工資=基本工資+崗位津貼+交通補貼+物價補貼+地區(qū) 補貼+通信補貼 扣款合計=扣住房公積+扣養(yǎng)老金+扣水電費+代扣所得稅 實發(fā)工資=應發(fā)工資扣款合計工資管理系統(tǒng)初始設置（一）基本工資運算公式的設置工資管理系統(tǒng)初始設置（二）注意問題 1、如果

17、工資項目發(fā)生了改變，則需要重新定義工資運算 公式。 2、定義工資項目和運算公式時要認真審核，杜絕因工資 數(shù)據資料計算錯誤而導致錯誤的核算結果。 3、要注意所定義公式的運算順序，前一步驟的公式中不 應包括需在后一步驟中獲得數(shù)據的工資項目。 4、工資項目及項目運算公式定義修改后，要重新計算工 資數(shù)據。 工資管理系統(tǒng)初始設置（二）注意問題工資管理系統(tǒng)初始設置三、工資項目其他屬性的設置（一）部門編碼設置 工資管理系統(tǒng)中強調對部門進行綜合管理，即需要對單位各部門設定部門編號。 部門編碼可以采用分級設置的辦法，所分級次可以根據單位的具體情況而定。 部門編碼一般在賬務處理系統(tǒng)中設置，工資管理系統(tǒng)中可任意調用

18、。工資管理系統(tǒng)初始設置三、工資項目其他屬性的設置工資管理系統(tǒng)初始設置（二）職員類型設置 職員類型是根據單位內部管理的需要而對全部職員所作的分類。 可以將職員區(qū)分為經營人員、管理人員、生產人員、福利人員、退休退職人員等多種類型。 設置職員類型的直接目的是在工資費用分配中自動設置工資及福利費的分配結轉對象。將不同人員的工資費用結轉至不同的會計科目或輔助核算項目。 對職員類型進行設置時，系統(tǒng)一般提供以下幾種作： 1、增加一個職員類型。 2、刪除一個職員類型。 工資管理系統(tǒng)初始設置（二）職員類型設置工資管理系統(tǒng)初始設置 （三）工資報表定義 工資系統(tǒng)允許用戶對各種工資報表的表頭或報 表結構進行設置?？稍O

19、置的報表包括工資發(fā)放表、 工資發(fā)放條、按部門匯總表、按類型匯總表、個人 所得稅申報表等。 工資系統(tǒng)輸出的各類報表的結構通常是由系統(tǒng) 根據用戶輸入的初始數(shù)據自動設置，必要時也可由 用戶定義表頭或表體結構內容。Esc工資管理系統(tǒng)初始設置 （三）工資報表定義工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理一、工資數(shù)據編輯 工資系統(tǒng)中需要再補充設置一些賬務系統(tǒng)中不完整的 信息，或對相關信息進行全面的校核。這些信息中主要包 括部門編碼、職員類別以及每個職員的工資基礎數(shù)據。（一）編輯工資數(shù)據 通用工資管理系統(tǒng)一般都提供給用戶比較完善的工資數(shù)據的編輯功能，系統(tǒng)列示所有工資數(shù)據的編輯區(qū)間，由用戶順序錄入初始工資數(shù)據。 一部分只是作為不同

20、職員的資料列示，以便用戶參照或辨別，如職員編碼、職員姓名、職員類別、所屬部門等，這些項目的具體內容將顯示在屏幕上，但不允許用戶對其進行修改。 編輯工資數(shù)據的常用方法是在適當位置直接錄入或修改每一職員的各項目工資額。 工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理一、工資數(shù)據編輯工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理常用的操作方法 1）定位。這是使用戶很快尋找到需要編輯的滿足指定條件的第一個工資記錄 位置的方法。 2）過濾。這是一種根據所輸入的條件對當前窗口所顯示的內容進行刪減的方 法。過濾操作中最主要的是對過濾條件的設置，一般允許用戶直接 輸入過濾條件，也可以根據系統(tǒng)提供的引導功能選擇輸入過濾條件。 3）查詢。這是為用戶提供的在當前界面

21、尋找適配職員記錄的方法。 查詢與過濾是兩種不同的處理功能，查詢將定位于滿足條件的第一 條記錄，過濾是將滿足條件的全部記錄都顯示在當前窗口。 4）替換。用戶通過替換操作對指定范圍內的記錄中的某一工資項目作規(guī)律性的 運算，從而一次性更改多個記錄數(shù)據。 替換操作適用于對多個職員的某一工資項目作規(guī)律性的更改。 例如，自本期起所有職員的“地區(qū)補貼”在原數(shù)據基礎上增加50元，則在 輸入內容為“地區(qū)補貼=地區(qū)補貼+50”的替換條件后，系統(tǒng)自動在每一職員的 “地區(qū)補貼”項目中加上50元。工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理常用的操作方法工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理（二）工資數(shù)據扣零處理 工資數(shù)據的扣零是指將本月工資尾數(shù)留待下月處理的

22、一種數(shù)據處理方式。 扣零處理的要點是將上月扣零數(shù)加上本月工資尾數(shù)后將整數(shù)部分合并到本月實發(fā)工資中，而將尾數(shù)部分作為本月扣零保存到下月處理。（三）查詢工資數(shù)據資料 與數(shù)據的編輯操作相類似，查詢時也可以借助于系統(tǒng)的基本功能實現(xiàn)定位、過濾、查看、打印等操作。工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理（二）工資數(shù)據扣零處理工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理二、工資計算 對當前會計期間的工資數(shù)據進行計算，從而形 成完整的工資數(shù)據，并按部門或類別分別匯總工資 數(shù)據資料，以生成工資發(fā)放表、工資發(fā)放條、部門 匯總表、職員類別匯總表以及所得稅申報表等基本 工資報表和表單。 工資計算是形成工資發(fā)放表單和輸出各類工資 報表以及向賬務處理系統(tǒng)傳遞工資費

23、用分配憑證的 基礎。 在計算工資前，應確保當前工資數(shù)據的正確性。 工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理二、工資計算工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理 工資計算過程通常有以下操作 （1）選擇會計期間。 （2）選擇計算范圍。 （3）計算工資。 （4）輸出工資報告表。 系統(tǒng)輸出各種工資相關的報表，如工資匯 總表、工資結算單、工資條等。 工資數(shù)據計算完畢，可使用系統(tǒng)提供的“月末結轉”功能將當前工資庫中的數(shù)據過渡到下一會計期間。 工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理 工資計算過程通常有以下操作工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理三、工資報表輸出 工資數(shù)據資料可由屏幕和打印機兩種途徑輸出。（一）工資報表的種類 1、工資發(fā)放表。用于在發(fā)放工資時提供給職員進行核對和簽領

24、，它 是從基礎工資數(shù)據資料按工資發(fā)放表的定義格式生成的報表。 2、工資條。是發(fā)放工資時提供給每位職員用于核對工資項目數(shù)額的 報表。 3、部門匯總表。用于統(tǒng)計各部門的工資費用的發(fā)生情況。 4、工資票面分解表。用于從銀行正確提取所需的不同面額的人民 幣，以便于分發(fā)工資。 5、所得稅申報表。根據個人所得稅的計算結果形成職員個人所得稅 申報表或所得稅計算表。 工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理三、工資報表輸出工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理（二）工資報表輸出的操作 1、工資項目排序。是指操作員通過設置而重新排列工資 報表中各工資項目的排列順序。 2、職員排序。對職員排序時也可按照某一工資項目數(shù)據 的升序或降序來排列。 3、工資

25、項目篩選。可由用戶對需要反映的工資項目進行 挑選，剔除不需要或不便于反映的工 資項目。 工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理（二）工資報表輸出的操作工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理四、工資憑證編制（一）自動轉賬憑證的定義 工資費用自動轉賬憑證的定義中需要對憑證涉及的各個要素逐一進行設置，可以采取系統(tǒng)默認設置和系統(tǒng)引導設置等方便用戶操作的方式。 通常需要對工資費用結轉憑證的以下要素進行設置： 1、憑證類型。用于指定工資費用結轉業(yè)務所生成的轉賬 憑證的類別。通常分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑 證。工資費用結轉憑證通常被定義為轉賬憑證。工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理四、工資憑證編制工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理 2、摘要。記賬憑證的每一行均有一個

26、摘要。而在設置自 動轉賬憑證時，一般只要求用戶設置一個摘要內容， 這個摘要將被這一憑證的每一行共同使用。比如：“分 配本期工資費用”、“結轉工資費用至各成本費用項目”等。 3、會計科目代碼。在設置工資費用科目時，需要直接指 定每一類職員的工資費用應結轉的會計科目。按照科 目操作的一般規(guī)律，輸入科目時可以輸入科目代碼或 科目助記碼，也可輸入科目名稱。 4、借/貸符號。表示憑證中某項目所涉及金額的方向。 5、工資費用欄目。用來表示當前會計科目中所記入的工 資費用金額所依據的工資欄目名稱。 工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理 2、摘要。記賬憑證的每一行均有工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理 （二）自動轉賬憑證的編制 根據定義的

27、工資費用分配憑證生成當月的記賬憑證，并 將憑證傳遞至賬務處理系統(tǒng)。 工資憑證生成過程中可能涉及以下基本操作： 1、分錄顯示。顯示已定義的自動轉賬憑證的會計分錄。 2、編制憑證。系統(tǒng)根據當前選定的自動轉賬憑證模型生 成會計憑證。 3、生成（或傳遞）憑證。即向賬務處理系統(tǒng)傳遞已生成 的記賬憑證.Esc工資管理系統(tǒng)數(shù)據處理 （二）自動轉賬憑證的編制固定資產管理系統(tǒng)教學目的：通過本章教學，使學生掌握固定 資產管理系統(tǒng)的相關內容，掌握 固定資產管理系統(tǒng)初始化、日常 業(yè)務處理和月末處理的操作。 教學重點：原始卡片錄入； 月末處理。教學難點：月末處理固定資產管理系統(tǒng)教學目的：通過本章教學，使學生掌握固定固定

28、資產管理系統(tǒng) 固定資產管理系統(tǒng)概述 固定資產管理系統(tǒng)的初始設置 固定資產變動資料輸入與處理 計提折舊與憑證傳遞 固定資產賬表輸出Esc固定資產管理系統(tǒng) 固定資產管理系統(tǒng)概述固定資產管理系統(tǒng)概述 固定資產是指使用期限較長，單位價值較高，并在使用過程中保持原有實物形態(tài)的資產。 固定資產管理系統(tǒng)的主要任務是，正確反映固定資產的分類、計價以及增減變動等情況，做好對固定資產的總分類核算和明細分類核算，保護公共財產的安全與完整；正確計提固定資產折舊，編制固定資產折舊報告表。固定資產管理系統(tǒng)概述固定資產管理系統(tǒng)概述一、固定資產管理系統(tǒng)的特點 固定資產日常增減業(yè)務相對較少；折舊核算是固定資產管理中最具特色的一

29、項內容。 固定資產的核算與管理通常有以下幾個明顯特點： 1、固定資產卡片是對固定資產進行管理的一種獨有的方 式，對固定資產的日常管理表現(xiàn)為對固定資產卡片的 管理和維護。 2、固定資產核算過程中日常數(shù)據的輸入與輸出的工作量 相對較少，但存儲數(shù)據的量較大。 3、固定資產核算中資產價值轉移以折舊方式來進行，折 舊計算方法較為復雜，對成本費用的影響較大。固定資產管理系統(tǒng)概述一、固定資產管理系統(tǒng)的特點固定資產管理系統(tǒng)概述二、固定資產管理系統(tǒng)的功能 1、管理固定資產卡片。對固定資產卡片進行錄入、增 減、刪除等管理。 2、管理固定資產的增減變動情況。隨時更新固定資產卡 片內容。 3、計提折舊、分配折舊費用。

30、支持對使用年限法、工作 量法、雙倍余額遞減法和年數(shù)總和法等基本折舊方 法，具備分配折舊費用和計算固定資產凈值等功能。固定資產管理系統(tǒng)概述二、固定資產管理系統(tǒng)的功能固定資產管理系統(tǒng)概述三、固定資產核算業(yè)務處理流程（一）固定資產的核算與管理主要包括兩方面的內容 第一，固定資產卡片管理及固定資產的增減變動處理。 固定資產的明細分類核算是通過設置固定資產卡片和固定資產 登記簿進行的。發(fā)生增減變動時，首先要填制憑證，然后將憑證的 內容登記到預先為每項固定資產設置的卡片中。要根據固定資產的 增減變動憑證，登記各項固定資產的增減金額，月末結出余額。 第二，固定資產折舊核算。 固定資產折舊是指固定資產由于磨損

31、而轉移到產品成本和費用 中去的價值。它以折舊費的形式計入產品成本，通過銷售從貨款中 收回。 固定資產管理系統(tǒng)概述三、固定資產核算業(yè)務處理流程固定資產管理系統(tǒng)概述 （二）固定資產進行核算與管理的業(yè)務流程可確定為 1、根據驗收單、領用單、報廢單等基本原始資料，設 置、調整或登記固定資產卡片內容，形成固定資產增 加、減少、價值調整等明細數(shù)據。 2、根據固定資產的特性，選擇或設置折舊方法。 3、根據固定資產卡片資料，按月計提固定資產折舊，并 編制折舊憑證傳遞至賬務處理系統(tǒng)。 4、按需輸出固定資產卡片、固定資產明細賬（表）、固 定資產登記簿等表單。Esc固定資產管理系統(tǒng)概述 （二）固定資產進行核算與管理

32、的業(yè)務固定資產管理系統(tǒng)初始設置一、固定資產核算賬套設置 固定資產管理軟件可同時管理多個單位的固定資產。每個核算單位均可獨立進行卡片設置、憑證輸入、賬表輸出、自動轉賬等功能的運用。 有關固定資產賬套管理的操作通常有以下幾項 1、增加核算單位，即設置賬套。是指在固定資產管理系 統(tǒng)中增加一個新的核算單位。 運行時可以分別輸入新增核算單位的代碼、名稱、啟 用日期，以及如單位性質、會計主管等特征信息。 固定資產管理系統(tǒng)初始設置一、固定資產核算賬套設置固定資產管理系統(tǒng)初始設置2、固定資產代碼級數(shù)設置。指定義核算單位固定資產管理的級數(shù)以及每 級編碼的長度。 例如，將固定資產代碼級數(shù)設置為“2-2-2”結構，

33、即固定資產代碼共分3級，一級代碼、二級代碼和三級代碼的位數(shù)均為2位，則對于生產用機床，可按以下方式來核算： 10 生產用固定資產 1010 機床類資產 101001 車床 101002 磨床3、部門分級設置。即定義該核算單位所使用的部門代碼共有幾個級次以 及每級部門代碼的長度。 4、刪除核算單位，即刪除賬套。刪除該單位的所有固定資產數(shù)據。 5、修改核算單位信息。修改指定核算單位的有關設置或數(shù)據內容。 固定資產管理系統(tǒng)初始設置2、固定資產代碼級數(shù)設置。指定義核固定資產管理系統(tǒng)初始設置二、固定資產卡片結構定義 固定資產卡片結構是指固定資產卡片中包含的項目以及每一個項 目的類型、長度等屬性。 對于固

34、定資產卡片項目中的自定義項目，必須在裝入卡片之前設 置完成，一旦開始錄入卡片后即不允許再作修改。 定義卡片項目時，要求輸入項目類型，比如文字型、數(shù)值型、日 期型、邏輯型等。 有的軟件預置了對固定資產核算與管理時所需要的所有的項目， 因而不需要或不允許用戶再增加新的項目。 在允許用戶自定義卡片項目的固定資產管理系統(tǒng)中，對固定資產 卡片項目的操作內容有： 1、增加卡片項目。增加一個自定義的卡片項目。 2、刪除卡片項目。刪除一個不再使用的自定義卡片項目。 3、保存定義的卡片項目。保存當前增加或修改的卡片項目。 固定資產管理系統(tǒng)初始設置二、固定資產卡片結構定義固定資產管理系統(tǒng)初始設置 三、初始卡片錄入

35、 初次使用固定資產系統(tǒng)時需要從手工資料轉入軟件系 統(tǒng)的卡片稱為初始卡片。 系統(tǒng)正式使用后需新增的卡片則不再是初始卡片，而 是作為變動資料處理。 固定資產的初始卡片應在系統(tǒng)提供的錄入窗口逐項輸入。 主要錄入項目的錄入方法及注意事項說明如下 1、固定資產卡片代碼。又稱固定資產代碼，是不同卡 片、不同固定資產相互區(qū)別的惟一標識。固定資產管理系統(tǒng)初始設置 三、初始卡片錄入固定資產管理系統(tǒng)初始設置 2、啟用日期。表示固定資產管理系統(tǒng)開始使用的日期，也 就是固定資產從手工過渡到計算機管理的日期。 3、折舊方法。表示該項固定資產采用哪一種折舊方法計提 折舊。 一般除了要求用戶選擇折舊方法外，還要求用戶選擇（

36、確認）或輸入折舊計算公式。 固定資產管理系統(tǒng)中，一般采用個別折舊法計提折 舊，通常有如下幾種折舊方法： 平均年限法。 工作量法。 雙倍余額遞減法。 年數(shù)總和法。固定資產管理系統(tǒng)初始設置 2、啟用日期。表示固定資產管理固定資產管理系統(tǒng)初始設置 4、累計折舊。表示該固定資產至目前為止累計計提的折舊 額。對于初始卡片，是指到開始使用固定資產管理系統(tǒng) 時的累計已提折舊。 5、原值。指固定資產的入賬價值。 原值應與賬務系統(tǒng)中“固定資產”科目的賬面價值一致。 6、預計殘值。指本項固定資產的預計凈殘值。 7、累計工作量。表示該固定資產至目前為止累計工作總量。 錄入固定資產卡片的主要操作有： 增加卡片、刪除卡

37、片、保存編輯的卡片、取消對卡片的編輯等。Esc固定資產管理系統(tǒng)初始設置 4、累計折舊。表示該固定固定資產管理系統(tǒng)變動資料一、變動資料輸入與修改 固定資產變動資料是記錄固定資產變動的各種憑證、文件的統(tǒng)稱。如：發(fā)票、購進合同、驗收報告、入庫單等。 固定資產因購建、報廢、增減等事項往往引起固定資產卡片的變動。 固定資產的變動資料屬于固定資產的日常核算資料，這些資料是對固定資產進行登賬、折舊、報廢核銷等會計處理的依據。 錄入固定資產變動資料表現(xiàn)為固定資產卡片的新增或修改。 固定資產變動資料錄入的項目與新建固定資產卡片時錄入的項目大致相同極少數(shù)區(qū)別于初始卡片的項目，這些項目的處理方法如下： （l）憑證號

38、（或業(yè)務號）。 是固定資產變動業(yè)務的標識。通常由系統(tǒng)自動遞增編號。 （2）憑證日期。系統(tǒng)默認為進入固定資產管理系統(tǒng)進行操作的日期。 （3）摘要。說明固定資產變動的原因。 固定資產管理系統(tǒng)變動資料一、變動資料輸入與修改固定資產管理系統(tǒng)變動資料 在對固定資產變動資料進行操作時，系統(tǒng)一般提供以下操作功能： 1、新增一項固定資產。 2、減少一項固定資產。 3、保存當前操作。 4、取消當前操作。 固定資產管理系統(tǒng)變動資料 在對固定資產變動資料固定資產管理系統(tǒng)變動資料二、改變固定資產折舊方法 當用戶單位需要改變折舊方法時，可以調用這一功能來進行針對性的處理。 也有的軟件提供給用戶修改卡片內容的操作命令，而修改卡片內容通常是針對固定資產的折舊方法的。 固定資產管理系統(tǒng)變動資料二、改變固定資產折舊方法固定資產管理系統(tǒng)變動資料 三、變動資料審核 凡是新輸入或修改的變動資料，需經過審核人員的審核后才能正式更新卡片內容并據以記賬。 變動資料的審核和輸入應由不同操作員擔任，以便于更好地發(fā)揮審查作用。 有些業(yè)務需要生成記賬憑證，如固定資產的增加、減少等，而有些業(yè)務則不需要生成記賬憑證，如折舊方法變更、預計殘值調整等。 通用軟件一般提供生成記賬憑證的選項命令。系統(tǒng)可根據用戶的要求來傳遞機制憑證。Esc