企業(yè)檔案文件存檔規(guī)范

1、企業(yè)檔案文件存檔規(guī)范企業(yè)檔案文件存檔規(guī)范企業(yè)檔案文件存檔規(guī)范資料僅供參考文件編號：2022年4月企業(yè)檔案文件存檔規(guī)范版本號： A修改號： 1頁 次： 1.0 審 核： 批 準(zhǔn): 發(fā)布日期： 企業(yè)檔案文件存檔規(guī)范一、檔案定義企業(yè)檔案，是指企業(yè)在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案材料總稱，是企業(yè)各項工作活動的真實記錄和歷史見證，是業(yè)務(wù)工作日常查考、總結(jié)經(jīng)驗、決策研究、保障權(quán)益、編史修志的原始憑證和重要依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。檔案分類公司將檔案分為四類，分別是行政檔案、經(jīng)營檔案、業(yè)務(wù)檔案與財務(wù)檔案。歸檔時間文件材料的歸檔時間一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；業(yè)務(wù)項目文

2、件材料在其項目鑒定、財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔；外購設(shè)備儀器在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔；會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管兩年后向檔案部門移交；電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致；磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料在工作結(jié)束及時歸檔。四、檔案兼職人員職責(zé)（一）認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的有關(guān)制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求；（二）根據(jù)文件材料的形成特點和范圍，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累，確保檔案的準(zhǔn)確、完整、安全；（三）按照制度要求，接受集團檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)；（四）根據(jù)歸檔制度規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案。五、公司檔案存檔周期按自然

3、年算，每年5月份之前存檔上個自然年的所有檔案文件材料。六、公司檔案存檔內(nèi)容檔案在存檔時需要準(zhǔn)備三份內(nèi)容：一是完整的檔案（整理完成的檔案、裝訂，并標(biāo)識頁數(shù)）；二是輸出電子及書面卷內(nèi)目錄（詳見附件一）；三是檔案盒背脊（詳見附件二），四是檔案移交表。具體存檔內(nèi)容如下：序號一級類目二級類目存檔內(nèi)容存檔形式編號要求負(fù)責(zé)人1一、行政檔案1、行政事務(wù)（1）公司安全風(fēng)險工作形成的材料（永久、長期、短期）文本、紙質(zhì)記錄*-fk-編號行政經(jīng)理2（2）公司內(nèi)審、管理評審等形成的相關(guān)材料（永久、長期、短期）文本、紙質(zhì)記錄32、公安保衛(wèi)（1）刑事案件處理（永久）聲像、紙質(zhì)記錄4（2）交通事故處理等材料（永久）聲像、紙質(zhì)

4、記錄5（3）消防、安全管理等材料（永久、長期、短期）紙質(zhì)記錄63、人事管理（1）組織架構(gòu)、職級評定形成的材料（永久、長期、短期）文本、紙質(zhì)記錄*-rl-編號人力資源經(jīng)理/專員7（2）薪資改革、調(diào)整等材料（永久）文本、紙質(zhì)記錄8（3）工資表、提成表、獎金分配表、績效考核表等（永久、長期、短期）文本、紙質(zhì)記錄9（4）年度招聘計劃、招用人員登記表、員工關(guān)系其他審批資料（短期）文本、紙質(zhì)記錄10（5）年度培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)實施思路、培訓(xùn)實施過程計劃等資料（長期（文本、聲像、紙質(zhì)記錄11（6）企業(yè)文化推廣計劃、理論支撐及企業(yè)文化活動實施過程等資料文本、聲像、紙質(zhì)記錄12（7）員工花名冊、社會保險審報表（包括

5、增/減員表）、勞動合同管理(永久)文本、紙質(zhì)記錄13（8）員工檔案（包括員工辭職以后的工作交接表、轉(zhuǎn)正審批表、解除勞動關(guān)系申請表）（永久）文本、紙質(zhì)記錄14（9）人力資源規(guī)范化、信息化系統(tǒng)推進過程中形成的材料（長期）文本、紙質(zhì)記錄15（10）人力資源審計清單及在審計過程中形成的文件、材料（長期）文本、紙質(zhì)記錄164、資產(chǎn)管理（1）固定資產(chǎn)盤點表、固定資產(chǎn)報廢申請表等（短期）文本、紙質(zhì)記錄*-zc-編號行政經(jīng)理17（2）物資采購供應(yīng)計劃、物資保管存放、供應(yīng)調(diào)配等，固定資產(chǎn)申請臺賬等（短期）文本、紙質(zhì)記錄18（3）資產(chǎn)分析報告（永久） 文本、紙質(zhì)記錄19 二、經(jīng)營檔案1、經(jīng)營決策(1) 公司改革、

6、經(jīng)營戰(zhàn)略決策、經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃、發(fā)展規(guī)劃綱要、轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制等文件材料（永久）文本*-jy-編號綜合管理部總監(jiān)20(2) 公司及各中心年度工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)等(永久、長期)文本21(3) 公司信用管理、達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)文件材料（永久）文本、紙質(zhì)記錄222、計劃管 理（1）公司經(jīng)營計劃總結(jié)、經(jīng)濟招標(biāo)完成情況等材料（永久）文本、紙質(zhì)記錄233、企業(yè)管 理（1）公司管理計劃、總結(jié)（長期）文本24（2）公司管理標(biāo)準(zhǔn)、通知 （短期）文本發(fā)文管理254、財務(wù)管 理（1）公司資金管理文件材料（永久、長期、短期）文本、紙質(zhì)記錄資金經(jīng)理26（2）資產(chǎn)評估、驗資報告（永久） 文本、紙質(zhì)記錄275、 營銷工 作（1）公司銷售計

7、劃、總結(jié)、銷售手冊（永久、長期）文本、紙質(zhì)記錄*-yx-編號銷售經(jīng)理28（2）招投標(biāo)標(biāo)書（永久）文本、紙質(zhì)記錄29（3）公司網(wǎng)站信息、照片等（永久）文本營銷專員30（4）公司宣傳報紙、宣傳頁、折頁等材料（永久）文本、紙質(zhì)記錄31（5）公司廣告設(shè)計、雜志樣本等材料（永久）文本、紙質(zhì)記錄32（6）各部門調(diào)研分析報告、市場調(diào)研、市場分析資料（長期）文本33 三、業(yè)務(wù)檔案1、業(yè)務(wù)發(fā) 展（1）業(yè)務(wù)實現(xiàn)過程中依據(jù)各類標(biāo)準(zhǔn)、流程形成的記錄表單紙質(zhì)記錄*-yw-編號各生產(chǎn)運作崗34（2）運輸車輛形成的相關(guān)表單（短期 ）紙質(zhì)記錄352、合同（1）客戶類合同（2）班線運輸車輛合同（3）供應(yīng)商合作合同（4）采購合同

8、（5）租賃合同（6）民間借貸合同（7）其他合同文本、紙質(zhì)記錄CD-年份-編號行政經(jīng)理363、客服（1）客戶投訴臺賬（短期）文本、紙質(zhì)記錄*-kf-編號客服崗37（2）客服中心工作、客戶投訴等報告（長期）文本、紙質(zhì)記錄38（3）客戶滿意度調(diào)查表、調(diào)查分析報告（長期、短期）文本、紙質(zhì)記錄39（4）索賠函及處理客戶投訴的各類表格（短期）文本、紙質(zhì)記錄40四、財務(wù)檔案1、憑證（1）會計憑證（30年）紙質(zhì)記錄按集團檔案要求編號各會計崗412、賬簿（1）總賬、明細(xì)賬（30年）文本、紙質(zhì)記錄財務(wù)專員42（2）現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬（30年）文本、紙質(zhì)記錄433、報表（1）稅務(wù)報表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表（永久）

9、文本*-cw-編號各會計崗44（2）年度財務(wù)報告（決算）（包括文字分析）（永久）文本45財務(wù)單據(jù)(1)運單整車運輸議(5年)紙質(zhì)原件資金數(shù)據(jù)管理崗位46(2)公路運輸發(fā)票存根聯(lián)(5年)紙質(zhì)原件47(3)銀行賬戶資料(開戶變更注銷銀行印鑒卡等)(永久)紙質(zhì)原件48（4）銀行對帳表（10年）紙質(zhì)原件494、其它（1）貨幣資金盤點表、備用金盤點表、繳款日報盤點表（短期）文本、紙質(zhì)記錄財務(wù)專員50（2）會計檔案盤點表（短期）文本、紙質(zhì)記錄51（3）財務(wù)清算實地盤點匯總表、辦理移交匯總表、財務(wù)交接表、后續(xù)事項處理表（短期）文本、紙質(zhì)記錄各會計崗七、公司檔案存檔要求（一）以下對接人員即公司各部門檔案管理人

10、員序號部門檔案管理人員序號部門檔案管理人員1*4*2*5*3*6*（二）存檔形式要求1、在檔案存檔過程中，具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。聲像檔案的暫時只以電子文檔形式存檔。2、各部門整理歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更收。3、歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，歸檔的文件應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或毛筆書寫。文件材料質(zhì)地優(yōu)良、字跡線條清晰、工整。4、各部門在各項活動中直接形成的錄像、照片等需以刻錄成光盤，移交時需輔以文字說明（寫明四要素：時間、地點、人物、事件、照片數(shù)量）。（三）檔案移交要求1、收集：各部門由對

11、接人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理與移交工作，部門內(nèi)部由對接人各自對接；2、整理：由各對接人按分類（按模塊、按時間分類）、編號、裝訂（三點一線，16厘米）、填寫卷內(nèi)文件目錄（附件一）、填寫備考表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人檢查簽字后提交行政，再由行政到集團檔案室填寫檔案移交（接收）登記薄，辦理移交手續(xù)。3、移交：行政檔案、經(jīng)營檔案、業(yè)務(wù)檔案由各對接人與*直接對接。會計檔案因數(shù)量較多，存檔要求高，由公司財務(wù)直接與集團檔案負(fù)責(zé)人*對接存檔。（四）各部門出具的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范要求本方案規(guī)范的是*公司檔案管理，各部門可以在此要求下有針對性的出具自己的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范，以期達(dá)到對檔案更有效的管理。八、附件附件1：卷內(nèi)文件目錄附件2：檔案盒背脊附件一：卷 內(nèi) 文 件 目 錄部門： 分類（模塊）： 編號： 盒號:序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁次備注1按照公司編號要求填寫（公司