檔案管理條例4篇

檔案管理條例4篇名目第1篇地產(chǎn)項目案場（銷售中心）檔案管理條例第2篇酒店檔案管理條例（6）第3篇某技術(shù)學院同學檔案管理條例第4篇裝修公司檔案管理條例

【第1篇】酒店檔案管理條例（6）

酒店檔案管理條例(六)

1、為加強酒店檔案管理和收集、整理工作,有效地愛護和利用檔案,特制定本條例。

2、總經(jīng)理室主管酒店檔案工作,對酒店檔案實行統(tǒng)籌管理,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一高度,監(jiān)督指導,并對檔案工作人員進行培訓。

3、酒店檔案各部室及個人從事酒店公務活動直接形成的,對酒店有保存價值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。

4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務,各部室須指定專人保管本部室的檔案,檔案工作人員應當忠于職守并具備專業(yè)學問。

5、各部室應根據(jù)酒店文書檔案、管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定,收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案,并向有管轄權(quán)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)資料。有關(guān)組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時,各部門應供應便利并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

6、任何個人都不得將屬于酒店全部的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔,對有下列行為之一的,依據(jù)情節(jié)輕重,將賜予必要的懲罰、處分,并依據(jù)檔案的價值和數(shù)量,責令賠償損失。

a、損毀,丟失或者擅自銷毀部室應保存的檔案,

b、將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據(jù)為已有,拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交。

c、擅自供應、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應當保密的檔案。

d、涂改,偽造檔案。

e、玩忽職守,造成檔案損失。

7、在檔案的收集、整理、愛護和供應利用等方面成果顯著的單位或個人,由酒店保密委員會和總經(jīng)理室賜予嘉獎。

8、本條例由總經(jīng)理室負責解釋。

附:酒店文書立卷歸檔的幾點說明

1、會議及酒店、部門召開的專業(yè)會、研討會,單獨立卷歸檔。其內(nèi)容包括:會議的籌備、時間、地點、會議文件資料、參與人員、領(lǐng)導人員講話、簡報、總結(jié)等。

2、各部的專題報告、集體和個人的調(diào)研資料亦須歸檔。

3、各種基建施工圖紙在工程結(jié)束后應特地立卷歸檔。

4、以酒店名義的發(fā)文,包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文,由主管部門或會簽部門歸檔。

5、上級單位、各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件,由有相關(guān)的業(yè)務部門歸檔。綜合性的總結(jié)、方案,由總經(jīng)理室歸檔。

6、關(guān)于原稿,如有修改,以領(lǐng)導最終批簽字稿歸檔。

7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等,亦應立卷歸檔。

8、立卷歸檔的資料每卷不超過150面,超過者可立分卷。

【第2篇】某技術(shù)學院同學檔案管理條例

職業(yè)技術(shù)學院同學檔案管理條例

第一條高等學校是培育各種特地人才的重要基地,高校生檔案的管理是高校人事檔案管理的重要組成部分,由于每年都有同學入學和畢業(yè),同學檔案總是處于一個動態(tài)過程。為了適應這一特點,更好地加強對同學檔案的管理,使之更有效地為高校各項工作服務,現(xiàn)依據(jù)我院實際狀況制定本管理條例。

其次條同學檔案由同學處統(tǒng)一管理,同學處接收的同學檔案應符合下列要求:

(一)歸檔的材料要齊全、完整。

(二)歸檔的材料要有肯定保存價值,案卷標題要簡明準確,便于保管、利用和移交。

第三條新生入學二個月后,要對原檔案內(nèi)的材料進行清點、整理重新登記歸檔,并更換由我院統(tǒng)一印制的檔案袋。新生檔案應包括:中學畢業(yè)登記表,中同學學籍、評語、體檢表、高考登記表、高考錄用調(diào)配表、高考政審表、入團志愿書以及歸僑子女、臺籍青年、少數(shù)民族子女等證明材料。

第四條我院應歸入同學檔案的材料包括:獲院級以上“三好同學”、“優(yōu)秀同學干部”、“獎學金獲得者”、“優(yōu)秀畢業(yè)生”的有關(guān)材料;受到學院警告以上處分的有關(guān)材料;在校期間進展的同學黨、團員材料;參與社會實踐和軍訓記錄。

第五條同學臨畢業(yè)前,要對檔案再次清點。畢業(yè)生檔案包括第三條、第四條所列的內(nèi)容外,還應包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、同學成果登記表和畢業(yè)體檢表。

第六條同學畢業(yè)后,其檔案應準時移交給市人才溝通中心或畢業(yè)生所在地、市的人事部門。

第七條建立同學檔案的借閱制度。

(一)院內(nèi)老師和工作人員因工作需要借閱同學檔案,應經(jīng)同學處負責人同意,一般只能在檔案室內(nèi)查閱,不得外借。

(二)個別涉外單位和保密單位在接收畢業(yè)生前須預先進行政治審查的,須持有單位介紹信并經(jīng)同學處負責人批準后方可閱檔。一般的用人單位在畢業(yè)生未正式畢業(yè)安排前,不予閱檔。

第八條關(guān)于同學檔案信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意方可向外供應,并可以用于工作總結(jié)和工作討論。

【第3篇】地產(chǎn)項目案場（銷售中心）檔案管理條例

地產(chǎn)項目案場(銷售中心)檔案管理條例

一、案場全部檔案分類

1、案場管理手冊[各崗位職責、銷售流程、案場規(guī)范、各崗位考評表、行政表單原件、業(yè)務表單原件]

2、案場往來文件

a、行政文件[每周排班表/考勤匯總表/外出登記/改班單/請假單/日常工作交接單、案場會議記錄、物品申領(lǐng)/發(fā)放/庫存記錄、名片請印單、離職人員移交物品/業(yè)務記錄]

b、業(yè)務文件[日/周報表、請傭單、樓書/銷講資料、退定申請/房源打開/換房申請/退房申請/作廢認購書、簽約助理保管的全部文件資料]

c、公司下發(fā)文件[除銷售部外其它部門的發(fā)文]

d、銷售部下發(fā)文件[經(jīng)理例會記錄、通知/通告/公告/說明/條例等公文、會刊等]

3、其它類[一周工作小結(jié)等]

4、客戶投訴記錄

5、修正、備遺忘錄[每周]

二、檔案整理方法

1、40p插頁文件夾:裝置《案場管理手冊》

《案場管理手冊》中內(nèi)容分影印版、電腦版兩種,假如是影印版只須手填不要求電腦制作,電腦版必需由電腦制作完成。

2、3寸易事塊:裝置《案場往來文件》

用鋼筆/圓珠筆在不同顏色的分頁紙上按行政文件/業(yè)務文件/公司下發(fā)文件/銷售部下發(fā)文件分成四大類,每大類中用頓號點開的每小類內(nèi)容寫在分成四大類的分頁紙欄內(nèi)。對公司下發(fā)文件/銷售部下發(fā)文件的每單個文件主題須抄寫在標準格式的檔案名目清冊上[名目清冊另行發(fā)放]。

3、彈力文件夾:裝置《客戶投訴記錄》、《督導修正、備遺忘錄》《其它類》

左插頁袋為具體清冊名目,目的在于將各裝置文件內(nèi)容主題抄寫在清冊中存檔;每周須督導帶回公司的夾在右頁。

三、檔案條例

1、全部檔案由客服助理每周負責完成整理工作,按類置放于案場經(jīng)理辦公室。

2、客服助理有責任保持檔案的完整度、清潔度、保密度。

3、全部檔案由客服助理將明細內(nèi)容錄入統(tǒng)一格式的記錄總表內(nèi)。

4、銷售經(jīng)理/客服助理及督導有權(quán)調(diào)閱全部檔案,辦證助理有權(quán)調(diào)閱來往文件中的簽約助理經(jīng)手的文件,除此以外任何人借/調(diào)閱須至客服助理處辦理借/調(diào)手續(xù)。

5、每大類及分類內(nèi)容須用標簽紙標識。

6、全部文件編號歸檔[年度-案場名-文種-編號],最終填寫檔案清冊。

【第4篇】裝修公司檔案管理條例

裝飾公司檔案管理條例

第一章總則

第1條、為加強公司檔案管理工作,進一步發(fā)揮檔案為公司經(jīng)營管理直接服務的作用,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《北京市企業(yè)檔案管理暫行規(guī)章》的要求,結(jié)合公司詳細狀況,特制定本條例。

第2條、本條例所界定的檔案資料是指公司在經(jīng)營管理活動全過程中形成的具有查考、利用和保存價值的文字材料、圖紙、圖表、聲像等資料的總和。

第3條、檔案的管理和開發(fā)利用是公司基礎管理工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項重要工作,公司全部員工對檔案管理工作均需擔當義務,任何部門、企業(yè)(單位)、個人不得以任何借口、任何方式私自留存原始檔案材料或阻礙檔案收集歸檔工作。

其次章機構(gòu)設置及職責范圍

第4條、公司總經(jīng)理辦公室是公司檔案管理工作的主管部門、總經(jīng)理辦公室由專人詳細負責公司系統(tǒng)的檔案管理工作。

第5條、公司總經(jīng)理辦公室直接負責公司的檔案管理工作,同時負責公司系統(tǒng)檔案管理的組織領(lǐng)導工作。公司各部門及分公司應設專職或兼職人員負責檔案管理工作。

第6條、公司檔案管理人員的主要職責是:

1、負責公司檔案室的管理工作。

2、制定各類檔案管理方法、明確歸檔范圍和分類、編號方案,制定檔案工作方案。

3、依據(jù)檔案管理規(guī)定,收集整理各類檔案資料,負責立卷、歸檔工作。

4、檔案資料的鑒定、驗收和交接。

5、檔案資料的入庫管理和維護。

6、檔案的開發(fā)利用和信息處理。

7、對公司各部門及分公司檔案管理進行業(yè)務指導和監(jiān)督。

8、處理與檔案管理有關(guān)的其它事務。

第三章檔案管理的要求

第7條、公司檔案室由總經(jīng)理辦公室專人負責管理。檔案應一律保存在編號的鐵皮柜內(nèi)。檔案室要保持通風、清潔、安裝防盜、防火裝置,確保檔案安全。

第8條、公司各部門及分公司因工作需要借閱一般性檔案資料應填寫登記表,由檔案借閱部門負責人批準后方可借閱。重要檔案資料的借閱須經(jīng)總經(jīng)理批準。外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信,并按文件性質(zhì)的批準權(quán)限辦理借閱手續(xù)。

第9條、凡經(jīng)批準借閱的檔案資料,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,原則上只可在總經(jīng)理辦公室閱讀,復印檔案必需經(jīng)檔案借閱部門負責人批準。

第10條、依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際狀況,公司檔案的保管期限定為永久、長期和短期3種:

1、永久保管:凡是反映公司主要經(jīng)濟和管理活動以及基本歷史面貌的,對公司的建設進展有長遠利用價值的檔案資料,列為永久保管。

2、長期保管:凡是反映公司系統(tǒng)的經(jīng)濟和管理活動,在較長時間內(nèi)對公司建設和進展有利用價值的檔案資料列為長期保管,時限一般為10年。

3、短期保管:凡是在較短時間內(nèi)對公司系統(tǒng)的經(jīng)濟和管理活動有利用價值的檔案資料,列為短期保管,時限一般為3年以下。

第四章歸檔工作的程序及要求

第11條、劃定歸檔范圍,目的是保證確有參考價值的文件資料能齊全完整地立卷保存,既避開遺漏重要文件,以不使案卷重復龐雜。

第12條、公司總經(jīng)理辦公室檔案室歸檔范圍一般包括公司系統(tǒng)在經(jīng)濟或管理活動中形成、使用并辦理完畢,具有參考價值的文件資料。主要有:

1、公司各部門及分公司形成的直接反映本身業(yè)務工作的重要文件。

2、與各部門及分公司產(chǎn)生的文件有親密聯(lián)系的上下級單位的批復、批準、請示、報告等文件資料。

3、各部門及分公司開展工作需要遵循和查考的上下級單位的文件資料。

4、具有參考價值的不相隸屬單位的文件資料。

5、詳細歸檔范圍詳見附件。

第13條、立卷應依據(jù)文件的形成規(guī)律,如:時間、組成機構(gòu)、問題、性質(zhì)、名稱等進行分類,以便查找。

第14條、卷內(nèi)文件的排列應保持內(nèi)在聯(lián)系,一般應把來文和復文放在一起,來文在前,復文在后;批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;打印件在前,原稿在后。

第15條、跨年度的文件,一般應放在針對的年度,多年的方案、規(guī)劃放在開頭的一年,多年的總結(jié)放在最終一年,既有方案又有總結(jié)放在總結(jié)為主的一年。

第16條、卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后,應用阿拉伯數(shù)字編寫頁號,以固定排列挨次,便利查找。

第17條、編號的位置應當統(tǒng)一,一般左側(cè)裝訂的案卷編在右上角,凡有字跡的紙頁每頁正面編一個號,大張圖表折疊后也編一個頁號,卷內(nèi)有印刷小冊子的只編一個頁號,另在備考中注明。

第18條、編號宜使用鉛筆,以區(qū)分原有文件頁碼,并便于編排時修改,必要時也可使用編號機。

第19條、在每卷文件前須填寫卷內(nèi)文件名目,用以介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容與組成。卷內(nèi)文件名目包括:挨次號、、文件標題、發(fā)文日期、所在頁號、備注等。

第20條、卷內(nèi)文件名目除一份附在卷內(nèi)文件首頁之上外,應復印一份填寫卷號,按案卷排列挨次裝訂成冊,做為查找文件的工具。

第21條、備考表是用來說明卷內(nèi)文件的狀況,應注明卷內(nèi)文件實有頁數(shù)、立卷日期、立卷人簽名,日后卷內(nèi)文件如有變動,檔案管理人員應準時注明。

第22條、案卷封皮應用統(tǒng)一的厚紙印制,使用毛筆或鋼筆正楷字填寫,主要包括:組織機構(gòu)名稱、案卷標題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、立卷日期、保管期限、全宗號、名目號、案卷號等。

第23條、歸檔案卷均應裝訂,以避開文件散失或損壞,未經(jīng)許可不得任憑拆卷。對于某些特別寶貴的手稿、照片、圖紙,可采納卷盒、卷袋保管。

第24條、案卷裝訂前,須去掉文件上的金屬釘、針,以防年久腐蝕文件。凡書寫未留裝訂線的應補貼加邊,殘缺文件應當修補。裝訂時使用線繩勒緊結(jié)牢,留意防止倒置、脫漏頁張。

第25條、案卷經(jīng)過編目裝訂后,應按保管期限分別排列,并留意保持每卷之間的內(nèi)在聯(lián)系,以系統(tǒng)反映本部門的年度工作。

第26條、將系統(tǒng)排列的案卷按案卷挨次號、案卷標題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等編號登記就形成案卷名目,該名目可作為各部門向總公司檔案室移交案卷的依據(jù)和憑證。

第五章檔案移交方法

第27條、每年3月底前,為公司各部門及分公司向公司檔案室移交檔案的截止時間。各部門檔案管理人員應按本條例要求完成上年度文件資料的收集、整理、立卷,經(jīng)公司檔案管理人員檢查驗收后,移交公司檔案室統(tǒng)一保管。

第28條、分公司應歸檔的文件資料由主管部門統(tǒng)一整理、立卷后隨該部歸檔案卷一并移交公司檔案室。

第29條、公司人事、合同、企業(yè)咨質(zhì)等專項檔案除原件經(jīng)整理、立卷后移交總經(jīng)理辦公室外,因工作需要本部門可保存一套復印件以備查詢。

第30條、公司財務部設財務分檔案室,公司系統(tǒng)的全部財務檔案由財務分檔案室負責管理。

第31條、公司人力資源部設人事檔案室,公司系統(tǒng)的部分人事檔案由人事檔案室負責管理。

第32條、公司工程部設工程檔案室,公司系統(tǒng)的全部工程檔案由工程檔案室負責管理。

第33條、公司行政部設企業(yè)資質(zhì)檔案管理室,公司系統(tǒng)的全部資質(zhì)檔案由行政部負責管理。

第34條、歸檔的案卷必需編制移交名目,一式兩份,由交接雙方清點無誤后履行簽字手續(xù),名目一份留移交部門備查,一份由公司檔案室保存。

第六章檔案的銷毀

第35條、總部檔案管理人員要依據(jù)檔案資料的保管期限定期會同原檔案資料形成部門的詳細承辦人和負責人對過期檔案資料進行鑒定。

第36條、經(jīng)鑒定已確無保存價值的檔案資料要登記造冊,并填寫《銷毀文件清單》,經(jīng)檔案主管部門負責

人審核,公司總經(jīng)理批準后進行銷毀,并在原案卷備考表中加以注明。

第七章附則

第37條、本條例的解釋權(quán)、修改權(quán)屬公司總經(jīng)理辦公室。

第38條、各分公司可參照本條例結(jié)合實際狀況,制定本單位檔案管理方法。

附件:《文件資料歸檔范圍及保管期限》

文件資料歸檔范圍及保管期限

一、公文檔案范圍:

1、以公司名義形成的各種正式文件,包括通知、通告、規(guī)定、方法、規(guī)章、制度、告示、打算、會議紀要、處理看法等的原稿及正式稿件。(永久保管)

2、公司日常工作中的對外行文、信函、電傳件、傳真件、重要電話記錄的原件。(長期保管)

3、凡外單位發(fā)送公司的重要公文、信函、電傳件、傳真件重要電話記錄的原件。(長期保管)

4、公司各部門及分公司報送公司的請示、報告及公司批復的原件。(長期保管)

5、公司各部門及分公司形成的各項工作方案、規(guī)劃、工作總結(jié)、工作簡報及調(diào)查報告等。(長期保管)

二、業(yè)務檔案范圍:

1、公司在開展各項業(yè)務活動中形成的各種意向書、協(xié)議書、備忘錄、會議紀要的原件、合同正式文本及有關(guān)附件的原件。(永久保管)

2、公司各類重要業(yè)務電話記錄、業(yè)務往來的信函及電傳件、傳真件的原件。(長期保管)

3、針對公司系統(tǒng)各項業(yè)務形成的文字、數(shù)據(jù)資料、圖表、及政府批文、證照、工程圖紙、概預算書的原件。(長期保管)

4、與各項業(yè)務有關(guān)的各類統(tǒng)計報表的原件。(長期保管)

5、涉及公司系統(tǒng)業(yè)務活動的有關(guān)法律事務方面全套文件的原件。(永久保管)

三、人事檔案范圍:

1、公司員工的個人檔案,包括:聘請員工的資料表、員工轉(zhuǎn)正申請表、員工離職手續(xù)審批表及身份證、學歷證、專業(yè)證書的復印件。(長期保管)

2、公司員工與公司正式簽訂的《勞動合同》的正本。(長期保管)

3、公司員工辭職、辭退手續(xù)的原件。(短期保管)

4、公司員工任免、嘉獎或懲罰打算的原件。(短期保管)

5、有關(guān)公司人事勞資管理工作各類統(tǒng)計報表的原件。(短期保管)

以上人事檔案由人力資源部人事檔案室負責保管

6、公司員工個人工作總結(jié)及高中級管理人員述職報告。(總辦短期保管)

四、企業(yè)咨質(zhì)檔案范圍:

1、公司系統(tǒng)全部登記注冊企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照正副本的復印件。(永久保管)

2、公司系統(tǒng)全部登記注冊企業(yè)全套審批手續(xù)。(長期保管)