秘書實(shí)務(wù)-課件

第二章日常事務(wù)工作第1節(jié)辦公室環(huán)境管理第2節(jié)管理自己與上司的時(shí)間第3節(jié)上司日程安排第4節(jié)接電話與處理郵件第5節(jié)印信管理與保密工作6節(jié)辦公室領(lǐng)用現(xiàn)金管理與商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷第二章日常事務(wù)工作第1節(jié)辦公室環(huán)境管理1

辦公室環(huán)境管理秘書實(shí)務(wù)-課件2

通過秘書辦公室管理工作的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練,掌握辦公室環(huán)境的設(shè)計(jì)和布置能力；妥善管理辦公用品的能力。

31辦公環(huán)境構(gòu)成4辦公用品管理2辦公環(huán)境布置3

辦公環(huán)境維護(hù)1辦公環(huán)境構(gòu)成4辦公用品管理2辦公環(huán)境布置34項(xiàng)目1辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的含義:

是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。主要分硬環(huán)境和軟環(huán)境，包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境、社會(huì)環(huán)境、文化氛圍等。

項(xiàng)目1辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的含義:

5二、

辦公室布置的三大原則

1、便于溝通2、利于監(jiān)督3、協(xié)調(diào)舒適二、

辦公室布置的三大原則

6辦公室環(huán)境的構(gòu)成及布置要求：1、辦公室布局及綠化2、空氣環(huán)境：

①空氣清新，無異味，有流動(dòng)；

②溫度適中；

③濕度合理；氣味芬芳。辦公室環(huán)境的構(gòu)成及布置要求：73、辦公室聲音：安靜，無噪音①避免戶外聲音干擾；②避免辦公室內(nèi)聲音干擾；③避免辦公設(shè)備聲音干擾。4、空間環(huán)境：無障礙①桌椅擺放合理，便于行走：②沒有私拉亂扯電線或電話線；③常用檔案柜及其設(shè)備應(yīng)就近擺放；④公共走道或安全出口不能擺放其他物品；⑤秘書座位與上司座位臨近，便于溝通。3、辦公室聲音：安靜，無噪音8辦公桌面整潔有序。①桌椅配套舒適。辦公桌多以平面轉(zhuǎn)交電腦辦公桌為好，辦公椅以有輪子有靠背能升降為佳。②電腦電話放在左手邊，便于使用和接聽，也便于讀寫。③辦公必需品齊備。④私人用品及個(gè)性化的物品不要放置桌面?！暨m當(dāng)美化：辦公室美化應(yīng)與單位性質(zhì)和企業(yè)文化適應(yīng)。可用盆景、掛畫等，但應(yīng)該高檔而有品位。辦公桌面整潔有序。95、視覺（光線）環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和光線。辦公室內(nèi)覆蓋物:

(1)有效地使用顏色。

(2)地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個(gè)統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。5、視覺（光線）環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和光10．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。

光亮宜遵循以下原則設(shè)計(jì)：減少光源的強(qiáng)度，避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強(qiáng)度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。（自然采光；照明光）．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。

116、辦公室的安全環(huán)境管理識(shí)別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。

辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。6、辦公室的安全環(huán)境管理識(shí)別辦公室安全隱患12辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。

工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電13案例分析：“如果是你，你會(huì)怎么辦呢？”秘書實(shí)務(wù)-課件14（二）辦公室的設(shè)備設(shè)施管理隨著物質(zhì)的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設(shè)備設(shè)施也日益復(fù)雜，設(shè)備設(shè)施管理成為辦公室管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。

辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理辦公房間自然以朝向好、通風(fēng)、采光好為宜，但秘書選擇辦公房間還要照顧到許多便于工作的因素。1（二）辦公室的設(shè)備設(shè)施管理隨著物質(zhì)的豐富和15秘書辦公室的配置要根據(jù)單位的普遍情況來設(shè)計(jì)。值得注意的是秘書伏案工作時(shí)間長(zhǎng)，辦公桌椅最講究久坐舒適的要求。桌和椅的高度既要適合秘書的身高需要，又要搭配起來適宜伏案。文具柜的選擇要考慮工作中存放文書材料的需要。為方便不同文書資料的存取，文具柜可以不同的式樣搭配配置，但要總體風(fēng)格一致。秘書辦公室的配置要根據(jù)單位的普遍情況16

辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理科學(xué)合理地使用做好資產(chǎn)登記不同的辦公室，設(shè)備配置不一，配置的依據(jù)應(yīng)當(dāng)是秘書工作的需要。目前秘書辦公室比較普遍的辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備包括電話機(jī)、移動(dòng)通訊終端（手機(jī)）、尋呼機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、裁紙機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、號(hào)碼打制器、打孔器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、電扇、空調(diào)、飲水機(jī)等等。有的辦公室還配有桌面印刷系統(tǒng)和過塑設(shè)備、攝影攝像設(shè)備、投影設(shè)備和筆記本電腦。2辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理科學(xué)合理217秘書部門對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理主要應(yīng)有三個(gè)方面。對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理做好資產(chǎn)登記定時(shí)定人負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)科學(xué)合理地使用對(duì)設(shè)備的管理秘書部門對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器18（三）辦公室的環(huán)境管理

秘書的辦公室環(huán)境是指秘書在工作中所處的場(chǎng)所和氛圍，因此包括物質(zhì)環(huán)境，也包括人文環(huán)境。

辦公室環(huán)境安排是指辦公房間、桌椅、文具柜的安排和秘書人員相對(duì)固定的辦公座位格局。1（三）辦公室的環(huán)境管理秘書的辦公室環(huán)境是指秘書19

秘書有兩種辦公形式：辦公的形式辦公的形式封閉式辦公一兩名秘書在一間辦公室開放式辦公若干秘書同在一間辦公室秘書有兩種辦公形式：辦公的形式辦公的形式封閉式辦公一兩名秘20開放式辦公室掌握不同類型辦公室的優(yōu)缺點(diǎn)開放式辦公室掌握不同類型辦公室的優(yōu)缺點(diǎn)21封閉式辦公室優(yōu)點(diǎn)：相對(duì)獨(dú)立、可集中注意力，保護(hù)資料的隱密性缺點(diǎn)：成本高、不易于監(jiān)督開放式辦公室

優(yōu)點(diǎn)：成本低、便于相互交流缺點(diǎn)：室內(nèi)空氣質(zhì)量差、電器多導(dǎo)致強(qiáng)輻射封閉式辦公室22不同的辦公室環(huán)境安排不僅是由秘書的工作內(nèi)容決定的，也和辦公室的管理理念、管理水平有關(guān)。開放式辦公室中幾十人辦公，各自默默忙碌，低聲言語，領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然井然有序的辦公狀態(tài)。不同的辦公室環(huán)境安排不僅是由秘書的工23辦公室環(huán)境布置是指辦公室桌上物品的擺放，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。秘書的辦公室是一扇體現(xiàn)機(jī)關(guān)整體水平的窗口，辦公室環(huán)境的布置應(yīng)當(dāng)和機(jī)關(guān)的整體風(fēng)格和格調(diào)一致，應(yīng)當(dāng)使辦公物品烘托環(huán)境的莊重、整潔和雅致。2辦公室環(huán)境布置224

燈具：辦公室燈具應(yīng)選擇樣式樸素、光照明亮的。

窗簾：窗簾應(yīng)選擇顏色柔和且便于保潔的材料。布料窗簾應(yīng)便于洗滌，百葉窗盡量選擇不易落塵的豎條式。辦公環(huán)境的窗簾不選擇幕布式樣，不加配任何流蘇。

物品的擺放：秘書的辦公桌上物件的擺放應(yīng)簡(jiǎn)單有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話機(jī)應(yīng)放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話機(jī)的潔凈。辦公桌如果配備玻璃板，下面應(yīng)放置電話聯(lián)絡(luò)表、機(jī)構(gòu)示意圖等和工作有關(guān)的東西。過于生活化的物件，像玩具、正在織的毛線之類不宜出現(xiàn)在辦公室。燈具：辦公室燈具應(yīng)選擇樣式樸素、光照明亮的。25辦公室環(huán)境是秘書工作中形成的布置，人們很容易由辦公室環(huán)境風(fēng)格認(rèn)識(shí)秘書的工作風(fēng)格、工作作風(fēng)，因此必須加以注意。

辦公室氛圍的營(yíng)造指辦公室秘書人員的素質(zhì)、彼此之間的人際關(guān)系和工作氛圍，特別是在工作中體現(xiàn)出的辦公室的工作作風(fēng)和工作風(fēng)格。秘書的工作和在工作中體現(xiàn)的風(fēng)格作風(fēng)，是最能表現(xiàn)辦公室管理水平的。3辦公室環(huán)境是秘書工作中形成的布置，人326主要應(yīng)注意以下三點(diǎn)：

營(yíng)造辦公室氛圍注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)注意培養(yǎng)秘書人員寬容開朗的性格形成秘書間的合作精神和團(tuán)隊(duì)精神保持辦公室健康文明的氛圍主要應(yīng)注意以下三點(diǎn)：營(yíng)造辦公室氛圍注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)注27辦公室，說到底是秘書工作的場(chǎng)所，有別于家庭親友的環(huán)境，在任何時(shí)候保持同事間的互尊、互敬和禮貌有利于營(yíng)造良好的秘書工作氛圍。辦公室，說到底是秘書工作的場(chǎng)所，有別28三、辦公環(huán)境的維護(hù)1、工作方法經(jīng)常清理責(zé)任區(qū)a.個(gè)人區(qū)域b.公共區(qū)域c.上司辦公區(qū)域設(shè)備物品放置適當(dāng)，取用有序a.本人……b.公共……三、辦公環(huán)境的維護(hù)1、工作方法29四、辦公用品的管理1、辦公用品的計(jì)劃a.分類；b.計(jì)劃與采購(gòu)2、辦公用品的發(fā)放a.專人負(fù)責(zé)；b.定時(shí)發(fā)放；c.填寫物品申請(qǐng)表3、節(jié)約使用的措施a.復(fù)?。籦.傳真；c.計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)；d.電話、移動(dòng)電話；e.辦公資源的調(diào)配四、辦公用品的管理1、辦公用品的計(jì)劃30第二章日常事務(wù)工作第1節(jié)辦公室環(huán)境管理第2節(jié)管理自己與上司的時(shí)間第3節(jié)上司日程安排第4節(jié)接電話與處理郵件第5節(jié)印信管理與保密工作6節(jié)辦公室領(lǐng)用現(xiàn)金管理與商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷第二章日常事務(wù)工作第1節(jié)辦公室環(huán)境管理31

辦公室環(huán)境管理秘書實(shí)務(wù)-課件32

通過秘書辦公室管理工作的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練,掌握辦公室環(huán)境的設(shè)計(jì)和布置能力；妥善管理辦公用品的能力。

331辦公環(huán)境構(gòu)成4辦公用品管理2辦公環(huán)境布置3

辦公環(huán)境維護(hù)1辦公環(huán)境構(gòu)成4辦公用品管理2辦公環(huán)境布置334項(xiàng)目1辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的含義:

是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。主要分硬環(huán)境和軟環(huán)境，包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境、社會(huì)環(huán)境、文化氛圍等。

項(xiàng)目1辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的含義:

35二、

辦公室布置的三大原則

1、便于溝通2、利于監(jiān)督3、協(xié)調(diào)舒適二、

辦公室布置的三大原則

36辦公室環(huán)境的構(gòu)成及布置要求：1、辦公室布局及綠化2、空氣環(huán)境：

①空氣清新，無異味，有流動(dòng)；

②溫度適中；

③濕度合理；氣味芬芳。辦公室環(huán)境的構(gòu)成及布置要求：373、辦公室聲音：安靜，無噪音①避免戶外聲音干擾；②避免辦公室內(nèi)聲音干擾；③避免辦公設(shè)備聲音干擾。4、空間環(huán)境：無障礙①桌椅擺放合理，便于行走：②沒有私拉亂扯電線或電話線；③常用檔案柜及其設(shè)備應(yīng)就近擺放；④公共走道或安全出口不能擺放其他物品；⑤秘書座位與上司座位臨近，便于溝通。3、辦公室聲音：安靜，無噪音38辦公桌面整潔有序。①桌椅配套舒適。辦公桌多以平面轉(zhuǎn)交電腦辦公桌為好，辦公椅以有輪子有靠背能升降為佳。②電腦電話放在左手邊，便于使用和接聽，也便于讀寫。③辦公必需品齊備。④私人用品及個(gè)性化的物品不要放置桌面?！暨m當(dāng)美化：辦公室美化應(yīng)與單位性質(zhì)和企業(yè)文化適應(yīng)?？捎门杈?、掛畫等，但應(yīng)該高檔而有品位。辦公桌面整潔有序。395、視覺（光線）環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和光線。辦公室內(nèi)覆蓋物:

(1)有效地使用顏色。

(2)地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個(gè)統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。5、視覺（光線）環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和光40．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。

光亮宜遵循以下原則設(shè)計(jì)：減少光源的強(qiáng)度，避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強(qiáng)度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。（自然采光；照明光）．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。

416、辦公室的安全環(huán)境管理識(shí)別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。

辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。6、辦公室的安全環(huán)境管理識(shí)別辦公室安全隱患42辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。

工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電43案例分析：“如果是你，你會(huì)怎么辦呢？”秘書實(shí)務(wù)-課件44（二）辦公室的設(shè)備設(shè)施管理隨著物質(zhì)的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設(shè)備設(shè)施也日益復(fù)雜，設(shè)備設(shè)施管理成為辦公室管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。

辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理辦公房間自然以朝向好、通風(fēng)、采光好為宜，但秘書選擇辦公房間還要照顧到許多便于工作的因素。1（二）辦公室的設(shè)備設(shè)施管理隨著物質(zhì)的豐富和45秘書辦公室的配置要根據(jù)單位的普遍情況來設(shè)計(jì)。值得注意的是秘書伏案工作時(shí)間長(zhǎng)，辦公桌椅最講究久坐舒適的要求。桌和椅的高度既要適合秘書的身高需要，又要搭配起來適宜伏案。文具柜的選擇要考慮工作中存放文書材料的需要。為方便不同文書資料的存取，文具柜可以不同的式樣搭配配置，但要總體風(fēng)格一致。秘書辦公室的配置要根據(jù)單位的普遍情況46

辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理科學(xué)合理地使用做好資產(chǎn)登記不同的辦公室，設(shè)備配置不一，配置的依據(jù)應(yīng)當(dāng)是秘書工作的需要。目前秘書辦公室比較普遍的辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備包括電話機(jī)、移動(dòng)通訊終端（手機(jī)）、尋呼機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、裁紙機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、號(hào)碼打制器、打孔器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、電扇、空調(diào)、飲水機(jī)等等。有的辦公室還配有桌面印刷系統(tǒng)和過塑設(shè)備、攝影攝像設(shè)備、投影設(shè)備和筆記本電腦。2辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理科學(xué)合理247秘書部門對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理主要應(yīng)有三個(gè)方面。對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理做好資產(chǎn)登記定時(shí)定人負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)科學(xué)合理地使用對(duì)設(shè)備的管理秘書部門對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器48（三）辦公室的環(huán)境管理

秘書的辦公室環(huán)境是指秘書在工作中所處的場(chǎng)所和氛圍，因此包括物質(zhì)環(huán)境，也包括人文環(huán)境。

辦公室環(huán)境安排是指辦公房間、桌椅、文具柜的安排和秘書人員相對(duì)固定的辦公座位格局。1（三）辦公室的環(huán)境管理秘書的辦公室環(huán)境是指秘書49

秘書有兩種辦公形式：辦公的形式辦公的形式封閉式辦公一兩名秘書在一間辦公室開放式辦公若干秘書同在一間辦公室秘書有兩種辦公形式：辦公的形式辦公的形式封閉式辦公一兩名秘50開放式辦公室掌握不同類型辦公室的優(yōu)缺點(diǎn)開放式辦公室掌握不同類型辦公室的優(yōu)缺點(diǎn)51封閉式辦公室優(yōu)點(diǎn)：相對(duì)獨(dú)立、可集中注意力，保護(hù)資料的隱密性缺點(diǎn)：成本高、不易于監(jiān)督開放式辦公室

優(yōu)點(diǎn)：成本低、便于相互交流缺點(diǎn)：室內(nèi)空氣質(zhì)量差、電器多導(dǎo)致強(qiáng)輻射封閉式辦公室52不同的辦公室環(huán)境安排不僅是由秘書的工作內(nèi)容決定的，也和辦公室的管理理念、管理水平有關(guān)。開放式辦公室中幾十人辦公，各自默默忙碌，低聲言語，領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然井然有序的辦公狀態(tài)。不同的辦公室環(huán)境安排不僅是由秘書的工53辦公室環(huán)境布置是指辦公室桌上物品的擺放，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。秘書的辦公室是一扇體現(xiàn)機(jī)關(guān)整體水平的窗口，辦公室環(huán)境的布置應(yīng)當(dāng)和機(jī)關(guān)的整體風(fēng)格和格調(diào)一致，應(yīng)當(dāng)使辦公物品烘托環(huán)境的莊重、整潔和雅致。2辦公室環(huán)境布置254

燈具：辦公室燈具應(yīng)選擇樣式樸素、光照明亮的。

窗簾：窗簾應(yīng)選擇顏色柔和且便于保潔的材料。布料窗簾應(yīng)便于洗滌，百葉窗盡量選擇不易落塵的豎條式。辦公環(huán)境的窗簾不選擇幕布式樣，不加配任何流蘇。

物品的擺放：秘書的辦公桌上物件的擺放應(yīng)簡(jiǎn)